Dưới đây là tổng hợp đầy đủ và cập nhật những hồ sơ – tài liệu doanh nghiệp cần chuẩn bị khi có đoàn thanh tra hoặc kiểm tra thuế, dựa trên quy định hiện hành và kinh nghiệm thực tiễn từ các cuộc thanh tra, kiểm tra thuế tại doanh nghiệp:
✅ 1. Hồ sơ pháp lý của doanh nghiệp
Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp (bản sao công chứng).
Điều lệ công ty và các sửa đổi, bổ sung (nếu có).
Quyết định bổ nhiệm Giám đốc, Kế toán trưởng.
Giấy chứng nhận đăng ký thuế / mã số thuế.
Đăng ký phương pháp tính thuế (trực tiếp hay khấu trừ…).
Quyết định thành lập các chi nhánh, địa điểm kinh doanh (nếu có).
✅ 2. Hồ sơ tài chính – kế toán
Báo cáo tài chính các năm thanh tra (đã nộp cho cơ quan thuế).
Sổ sách kế toán liên quan:
Sổ cái.
Sổ chi tiết các tài khoản (TK doanh thu, chi phí, công nợ…).
Sổ nhật ký chung / sổ nhật ký thu tiền – chi tiền – mua hàng – bán hàng.
Bảng cân đối kế toán, kết quả hoạt động kinh doanh, lưu chuyển tiền tệ.
Bảng kê chi tiết tài sản cố định, trích khấu hao.
Bảng phân bổ chi phí trả trước, công cụ dụng cụ.
✅ 3. Chứng từ kế toán – chứng từ gốc
Hóa đơn GTGT đầu vào, đầu ra (kèm bảng kê hóa đơn).
Hợp đồng kinh tế: mua bán hàng hóa, dịch vụ, thuê tài sản, lao động, gia công…
Phiếu thu, phiếu chi, phiếu nhập, xuất kho (kèm theo bảng kê).
Biên bản nghiệm thu, bàn giao, thanh lý hợp đồng.
Chứng từ ngân hàng: sao kê tài khoản, ủy nhiệm chi, ủy nhiệm thu…
Chứng từ nộp thuế: giấy nộp tiền vào NSNN, biên lai thuế.
✅ 4. Hồ sơ liên quan đến thuế
📌 Thuế Giá trị gia tăng (GTGT):
Tờ khai thuế GTGT theo tháng/quý.
Bảng kê hóa đơn đầu vào, đầu ra.
Biên bản đối chiếu thuế và hoàn thuế (nếu có).
📌 Thuế Thu nhập doanh nghiệp (TNDN):
Tờ khai quyết toán thuế TNDN.
Hồ sơ xác định chi phí được trừ và không được trừ.
Bảng phân bổ chi phí, bảng tính giá thành sản phẩm (nếu có).
Hồ sơ tạm nộp thuế TNDN theo quý.
📌 Thuế Thu nhập cá nhân (TNCN):
Tờ khai và quyết toán thuế TNCN theo năm.
Danh sách nhân viên, bảng lương, bảng kê thu nhập chịu thuế.
Hợp đồng lao động, quyết định bổ nhiệm, điều chuyển.
Chứng từ khấu trừ thuế, bảng thanh toán tiền lương, BHXH, các khoản phụ cấp.
✅ 5. Hồ sơ liên quan đến hoạt động sản xuất – kinh doanh
Hồ sơ kê khai định mức nguyên vật liệu (nếu có).
Hồ sơ tính giá thành sản phẩm.
Hồ sơ về hàng tồn kho: thẻ kho, sổ chi tiết hàng hóa, biên bản kiểm kê.
Biên bản đối chiếu công nợ với khách hàng, nhà cung cấp.
Hồ sơ vay, mượn, góp vốn (nếu có).
✅ 6. Hồ sơ giải trình, thuyết minh (nếu cần)
Các bảng phân tích doanh thu – chi phí theo từng hoạt động, mặt hàng.
Giải trình số liệu chênh lệch giữa kê khai và báo cáo tài chính.
Biên bản làm việc với cơ quan thuế (nếu đã từng kiểm tra trước đó).
Hồ sơ giải trình số tiền nộp thuế chậm, sai sót đã điều chỉnh (nếu có).
🔒 7. Cam kết và lưu ý khi làm việc với đoàn thanh tra thuế
Tài liệu cần sắp xếp rõ ràng, có đánh số, phân loại theo từng năm và loại thuế.
Cần cử người phụ trách kế toán có chuyên môn cao để trực tiếp làm việc với đoàn thanh tra.
Tuyệt đối không tẩy xóa, hợp thức hóa chứng từ giả – có thể dẫn đến xử lý hình sự.
Nên sao lưu dữ liệu kế toán trên máy tính, tránh chỉ lưu trữ bản cứng.
Nếu không rõ chính sách thuế, nên có đơn vị tư vấn hỗ trợ giải trình và làm việc cùng.
🧩 Gợi ý từ Anta:
Nếu bạn đang chuẩn bị đón đoàn thanh tra, hãy sử dụng ngay dịch vụ Rà soát – Hoàn thiện sổ sách kế toán của Anta.
Chúng tôi sẽ giúp bạn:
Rà soát toàn bộ sổ sách, báo cáo thuế, chứng từ.
Phát hiện sớm các rủi ro, sai sót có thể bị truy thu, xử phạt.
Hỗ trợ trực tiếp trong quá trình làm việc với cơ quan thuế.
