Quyết toán thuế là gì ? Các loại thuế phải quyết toán trong năm 2025

Quyết toán thuế – hai từ tưởng chừng khô khan nhưng lại là nỗi trăn trở lớn của bất kỳ kế toán hay chủ doanh nghiệp nào. Một năm chỉ làm một lần, nhưng nếu không chuẩn bị kỹ, hậu quả có thể kéo dài cả năm sau. Vậy làm thế nào để quyết toán thuế đơn giản, hiệu quả và không lo rủi ro pháp lý?

Hãy cùng tìm hiểu toàn bộ quy trình, các loại thuế cần quyết toán, thời hạn, hồ sơ cần chuẩn bị và những mẹo “xương máu” giúp doanh nghiệp luôn chủ động trong cuộc chơi thuế.

1. Quyết toán thuế là gì?

Theo Luật Quản lý thuế 2019, khai quyết toán thuế là việc xác định số thuế phải nộp hoặc được hoàn trong một kỳ tính thuế, thường là 1 năm tài chính. Doanh nghiệp cần tổng hợp tất cả các giao dịch, doanh thu – chi phí và các khoản thuế phát sinh để báo cáo với cơ quan thuế.

Nói đơn giản, quyết toán thuế là lúc “soi lại” toàn bộ hoạt động tài chính của doanh nghiệp trong năm để xác nhận mình đã nộp đủ, nộp đúng hay chưa.

2. Các loại thuế phải quyết toán phổ biến

2.1. Thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN)

Đây là khoản thuế được tính trên phần lợi nhuận của doanh nghiệp sau khi đã trừ chi phí hợp lý. Việc quyết toán đòi hỏi kế toán rà soát doanh thu, chi phí, lợi nhuận và các khoản được miễn giảm.

2.2. Thuế thu nhập cá nhân (TNCN)

Doanh nghiệp cần quyết toán khoản thuế này thay cho nhân viên hoặc nhân viên tự quyết toán với điều kiện cụ thể. Việc này áp dụng với tất cả cá nhân có thu nhập từ lương, thưởng.

2.3. Thuế giá trị gia tăng (GTGT)

Doanh nghiệp cần tổng hợp thuế GTGT đầu vào – đầu ra để xác định số thuế cần nộp hoặc được hoàn. Việc kiểm tra hóa đơn, chứng từ là cực kỳ quan trọng ở bước này.

3. Thời hạn quyết toán thuế

• Doanh nghiệp: Chậm nhất là 90 ngày kể từ khi kết thúc năm tài chính (thường là 31/3).

• Cá nhân trực tiếp quyết toán: Chậm nhất là 30/4 hằng năm.

• Trong các trường hợp giải thể, sáp nhập: Quyết toán thuế trong vòng 45 ngày kể từ ngày có quyết định thay đổi.

4. Hồ sơ cần chuẩn bị khi quyết toán thuế

4.1. Đối với thuế TNDN:

• Tờ khai quyết toán thuế TNDN (mẫu 03/TNDN)

• Báo cáo tài chính (kèm thuyết minh)

• Chứng từ tạm nộp thuế TNDN

• Sổ sách kế toán liên quan

4.2. Đối với thuế TNCN:

• Tờ khai quyết toán thuế (05/KK-TNCN)

• Danh sách ủy quyền của người lao động

• Giấy ủy quyền, cam kết không khấu trừ (nếu có)

• Bảng lương, hợp đồng lao động, chứng từ thanh toán

4.3. Đối với thuế GTGT:

• Hóa đơn đầu vào – đầu ra

• Tờ khai thuế hàng tháng

• Chứng từ nộp thuế

• Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn

5. Quy trình quyết toán thuế

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ

• Kiểm tra và in đầy đủ chứng từ, hóa đơn, hợp đồng kinh tế, sổ sách kế toán.

• Đảm bảo có đầy đủ chữ ký, đóng dấu và sắp xếp theo từng tháng, từng loại thuế.

Bước 2: Nộp tờ khai điện tử

• Truy cập hệ thống Thuế điện tử

• Điền thông tin, tải file XML và ký số nộp online.

• In tờ khai lưu trữ nội bộ.

Bước 3: Nhận kết quả và phản hồi

• Cơ quan thuế sẽ gửi biên bản nếu có sai sót.

• Doanh nghiệp cần giải trình hoặc nộp bổ sung nếu bị truy thu hoặc điều chỉnh thuế.

6. Những lỗi sai thường gặp khi quyết toán thuế

• Ghi thiếu doanh thu, chi phí không hợp lệ

• Không đúng thời điểm ghi nhận doanh thu

• Bỏ sót khoản phải thu, phải trả

• Chọn sai phương pháp tính giá tồn kho (FIFO, LIFO…)

• Sử dụng hóa đơn không hợp lệ hoặc bị mất

7. Mẹo giúp doanh nghiệp quyết toán thuế hiệu quả

✅ Luôn cập nhật chính sách thuế mới nhất

✅ Lưu trữ chứng từ cẩn thận, sắp xếp logic theo kỳ kế toán

✅ Sử dụng phần mềm kế toán tự động để lập tờ khai, thống kê số liệu nhanh chóng

✅ Kiểm tra sổ sách định kỳ thay vì dồn vào cuối năm

✅ Đối chiếu công nợ và biên bản xác nhận với khách hàng, nhà cung cấp trước khi nộp hồ sơ

Kết luận

Quyết toán thuế không chỉ là nghĩa vụ mà còn là cơ hội để doanh nghiệp rà soát lại toàn bộ hoạt động tài chính, từ đó điều chỉnh chiến lược kinh doanh cho năm tiếp theo. Việc chuẩn bị đầy đủ, kiểm tra kỹ càng và nắm rõ quy trình là cách tốt nhất để bạn biến “gánh nặng thuế” thành lợi thế tài chính.

Bài viết cùng chủ đề