Hướng dẫn kê khai thuế hộ kinh doanh trên HTKK 2025

HƯỚNG DẪN KÊ KHAI THUẾ HỘ KINH DOANH TRÊN HTKK 2025

Kê khai thuế đúng và đủ không chỉ là nghĩa vụ pháp lý, mà còn là bước đi quan trọng giúp hộ kinh doanh hoạt động bền vững và minh bạch. Với những thay đổi lớn từ năm 2025, đặc biệt là quy định bắt buộc áp dụng phương pháp kê khai, việc nắm rõ quy trình kê khai thuế qua phần mềm HTKK trở nên cấp thiết hơn bao giờ hết. EDX sẽ đồng hành cùng bạn trong bài hướng dẫn chi tiết dưới đây.

 PHẦN 1: BẠN CÓ PHẢI KÊ KHAI THUẾ KHÔNG?

Đối tượng cần kê khai thuế theo phương pháp kê khai:

Theo Thông tư 40/2021/TT-BTC và cập nhật mới nhất năm 2025, bạn thuộc diện kê khai thuế nếu:

• Doanh thu từ 100 triệu đồng/năm trở lên
• Kinh doanh bán lẻ, dịch vụ, sản xuất, xây dựng, hoặc vận tải
• Bán hàng trên sàn thương mại điện tử (TMĐT) như Shopee, Lazada (áp dụng khấu trừ thuế tại nguồn từ 1/1/2025)
• Hộ kinh doanh sử dụng hóa đơn GTGT hoặc có quy mô hoạt động phức tạp, yêu cầu sổ sách kế toán chi tiết.

Phương pháp kê khai yêu cầu hộ kinh doanh phải quản lý chặt chẽ sổ sách kế toán, ghi nhận đầy đủ mọi khoản doanh thu, chi phí và xuất hóa đơn GTGT cho từng giao dịch với khách hàng. Đây là nền tảng để đảm bảo tính minh bạch và hợp pháp trong hoạt động kinh doanh, nhưng cũng đồng nghĩa với việc hộ kinh doanh cần đầu tư kỹ lưỡng vào quy trình kế toán và hệ thống chứng từ để đáp ứng đúng quy định của cơ quan thuế.

Lưu ý: Từ 01/6/2025, các hộ kinh doanh lớn bắt buộc chuyển sang phương pháp kê khai, không còn áp dụng thuế khoán.

 Khi nào phải kê khai?

+) Bắt buộc: Khi doanh thu > 100 triệu/năm (tính theo năm dương lịch).

+) Không cần kê khai GTGT & TNCN: Nếu doanh thu < 100 triệu/năm.

+) Lưu ý: Thuế môn bài vẫn phải đóng nếu không được miễn, không phụ thuộc doanh thu.

PHẦN 2: KỲ KÊ KHAI THUẾ – NỘP KHI NÀO?

Tuỳ vào quy mô và quy định, hộ kinh doanh có thể kê khai thuế định kỳ, cụ thể:

(1) Kê khai hàng tháng:

• Hạn nộp: Trước ngày 20 của tháng kế tiếp theo của tháng phát sinh nghĩa vụ thuế.

(2) Kê khai hàng quý:

• Hạn nộp: Ngày cuối cùng của tháng đầu quý tiếp theo, liền kề với quý phát sinh thuế.

Các hộ kinh doanh chuyển từ thuế khoán sang kê khai (sau 1/6/2025) cần chuẩn bị kỹ hồ sơ sổ sách, lưu hóa đơn, chứng từ để đáp ứng thanh kiểm tra.Đặc biệt, đối với các hộ kinh doanh mới thành lập hoặc đang trong giai đoạn chuyển đổi phương pháp tính thuế, nên chủ động liên hệ với cơ quan thuế địa phương để được hướng dẫn cụ thể về chu kỳ kê khai, thời hạn nộp tờ khai và các mẫu biểu cần sử dụng, đảm bảo tuân thủ đúng quy định ngay từ đầu.

Hướng dẫn kê khai thuế hộ kinh doanh trên HTKK 2025

PHẦN 3: CÓ NÊN DÙNG PHẦN MỀM HTKK? Lợi ích sử dụng phần mềm HTKK

Phần mềm HTKK (Hỗ trợ kê khai) – phần mềm kê khai thuế chính thức của Tổng cục Thuế, là trợ thủ đắc lực cho hộ kinh doanh từ năm 2025.

Lợi ích khi kê khai thuế trên HTKK:

+) Tiết kiệm thời gian & chi phí: Nộp tờ khai online, không cần đến cơ quan thuế, giảm thiểu thời gian đi lại và thủ tục giấy tờ.

+) Giảm sai sót: Phần mềm tự động kiểm tra logic, báo lỗi trước khi nộp, đảm bảo hồ sơ chính xác.

+) Cập nhật nhanh các quy định: Ví dụ như hỗ trợ mã định danh cá nhân từ 1/7/2025 hoặc hỗ trợ báo cáo hóa đơn điện tử

+) Quản lý hồ sơ dễ dàng: Lưu trữ, tra cứu mọi lúc mọi nơi khi cần.

Mặc dù lần đầu sử dụng phần mềm HTKK có thể mất chút thời gian làm quen, nhưng bạn sẽ tiết kiệm hàng giờ công sau đó.

PHẦN 4: CÁC BƯỚC KÊ KHAI THUẾ TRÊN HTKK

Để kê khai thuế trên phần mềm HTKK cần thực hiện các bước:

Bước 1: Truy cập thuedientu.gdt.gov.vn

→ Chọn “Cá nhân”

→ Đăng nhập

Bước 2: Hệ thống chuyển đến canhan.gdt.gov.vn

+) Chọn “Đăng nhập”

+) Nhập mã số thuế, mã xác nhận, mật khẩu để đăng nhập.

+) Nhập mật khẩu đăng nhập hệ thống kê khai thuế điện tử hộ kinh doanh.

Bước 3: Chọn mục “Kê khai thuế”

Bước 4: Lập và tải tờ khai XML

+) Chọn loại tờ khai là mẫu 01/CNKD (Theo Thông tư 40/2021/TT-BTC)

+) Tải lên file XML → Nhập mã xác nhận 

+) Nhập mã xác nhận và gửi tờ khai

Bước 5: Đính kèm Phụ lục 43 (PL43) (kể cả không có giảm thuế cũng phải gửi kèm, để trống nếu không phát sinh).

Bước 6: Nhập mã OTP được gửi về điện thoại đã đăng ký kê khai  (nếu chưa nhận trong 3 phút → chọn “Gửi lại mã OTP”)

Bước 7: Tra cứu kết quả nộp tờ khai → Hệ thống hiển thị toàn bộ tờ khai đã nộp trong kỳ.

Hướng dẫn kê khai thuế hộ kinh doanh trên HTKK 2025

PHẦN 5: HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG HÓA ĐƠN CHO HỘ KINH DOANH

Các bước sử dụng hóa đơn điện tử:

Bước 1: Đăng ký với cơ quan thuế để sử dụng hóa đơn điện tử.

Bước 2: Phát hành hóa đơn qua phần mềm như EasyInvoice (đã được phê duyệt).

Bước 3: Nộp báo cáo định kỳ với cơ quan thuế (theo quý hoặc khi được yêu cầu).

Bước 4: Lưu trữ hóa đơn trong ít nhất 10 năm.

 Nếu sử dụng hóa đơn sai quy định, hộ kinh doanh có thể bị phạt từ 4 – 8 triệu đồng.

Tìm hiểu thêm về các phương pháp khai thuế của hộ kinh doanh: Các phương pháp kê khai thuế hộ kinh doanh mới nhất 2025

Bài viết cùng chủ đề