Quy định thời gian lưu trữ chứng từ kế toán quy định mới nhất 2025

Thời hạn lưu trữ chứng từ kế toán của doanh nghiệp theo quy định mới nhất: Bao lâu là đủ?

Trong công tác kế toán, việc lưu trữ chứng từ không chỉ là yêu cầu mang tính kỹ thuật mà còn là nghĩa vụ pháp lý quan trọng đối với mọi doanh nghiệp. Tuy nhiên, vẫn còn không ít người chưa hiểu rõ thời hạn lưu trữ cụ thể đối với từng loại tài liệu kế toán. Có người nói là 5 năm, có người lại bảo 10 năm. Thậm chí, một số tài liệu còn cần lưu giữ vĩnh viễn. Vậy, chính xác thời hạn lưu trữ là bao lâu? Những loại chứng từ nào bắt buộc phải được lưu trữ vĩnh viễn? Hãy cùng tìm hiểu rõ trong bài viết dưới đây.

1. Tài liệu kế toán được lưu trữ ở đâu?

Thời hạn lưu trữ chứng từ kế toán

Theo quy định tại Điều 11 Nghị định 174/2016/NĐ-CP, tài liệu kế toán phải được lưu trữ đúng nơi, đúng cách để đảm bảo tính toàn vẹn, bảo mật và an toàn trong suốt thời hạn lưu trữ. Cụ thể:

(1) Lưu trữ tại kho của đơn vị kế toán

+ Mỗi đơn vị kế toán có trách nhiệm tự tổ chức nơi lưu trữ tài liệu tại kho của đơn vị mình.

+ Kho lưu trữ cần có đầy đủ trang thiết bị nhằm bảo quản chứng từ, sổ sách theo quy chuẩn.

+ Nếu không có khả năng tự tổ chức kho lưu trữ, đơn vị có thể ký hợp đồng thuê cơ quan hoặc tổ chức chuyên lưu trữ theo quy định pháp luật.

(2) Với doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài

+ Tài liệu phải được lưu trữ tại trụ sở đơn vị kế toán ở Việt Nam hoặc có thể thuê tổ chức lưu trữ tại Việt Nam.

+ Khi kết thúc hoạt động, người đại diện pháp luật quyết định nơi lưu trữ trừ khi pháp luật có quy định riêng.

(3) Với đơn vị giải thể, phá sản hoặc dự án kết thúc hoạt động

Tài liệu kế toán thuộc kỳ kế toán đang trong thời hạn lưu trữ và các tài liệu liên quan phải được lưu giữ tại nơi do người đại diện pháp luật hoặc cơ quan có thẩm quyền quyết định.

(4) Trường hợp chuyển đổi hình thức sở hữu hoặc loại hình doanh nghiệp

Toàn bộ tài liệu đang còn thời hạn lưu trữ và tài liệu liên quan đến việc chuyển đổi sẽ được lưu giữ tại đơn vị kế toán mới hoặc theo quyết định của cơ quan có thẩm quyền.

(5) Khi chia, tách đơn vị kế toán

Nếu tài liệu có thể phân chia thì lưu tại đơn vị kế toán mới.

Nếu không thể phân chia, sẽ được lưu tại đơn vị kế toán bị chia/tách hoặc theo quyết định của cơ quan có thẩm quyền.

(6) Trường hợp sáp nhập hoặc hợp nhất

Tất cả tài liệu đang trong thời hạn lưu trữ sẽ được chuyển về lưu tại đơn vị nhận sáp nhập hoặc đơn vị kế toán hợp nhất.

(7) Đối với tài liệu kế toán về an ninh, quốc phòng

Phải thực hiện lưu trữ theo quy định riêng của pháp luật liên quan đến an ninh quốc phòng.

2. Thời hạn lưu trữ chứng từ kế toán là bao lâu?

Đây chính là điểm nhiều người còn chưa rõ ràng. Theo khoản 5 Điều 41 của Luật Kế toán năm 2015, thời hạn lưu trữ tài liệu kế toán được phân loại theo mục đích sử dụng và tính chất tài liệu:

a) Lưu trữ tối thiểu 5 năm

+ Áp dụng đối với các tài liệu kế toán dùng trong quản lý, điều hành nội bộ của đơn vị.

+ Bao gồm các chứng từ không sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán hay lập báo cáo tài chính, ví dụ: bản ghi nhớ, phiếu báo giá, thông báo nội bộ,…

b) Lưu trữ tối thiểu 10 năm

Dành cho các loại tài liệu kế toán có liên quan trực tiếp đến việc lập sổ sách, báo cáo tài chính: Chứng từ kế toán dùng để ghi sổ; Sổ kế toán; Báo cáo tài chính năm

c) Lưu trữ vĩnh viễn

Đối với các tài liệu có giá trị lịch sử, ý nghĩa đặc biệt về kinh tế, an ninh, quốc phòng hoặc có tính sử liệu cao, thời hạn lưu trữ là vĩnh viễn.

Tóm lại: Tuỳ vào tính chất, mức độ quan trọng và mục đích sử dụng, thời hạn lưu trữ tài liệu kế toán sẽ là tối thiểu 5 năm, 10 năm hoặc vĩnh viễn.

Thời hạn lưu trữ chứng từ kế toán

3. Những tài liệu kế toán nào phải lưu trữ vĩnh viễn?

Theo Điều 14 Nghị định 174/2016/NĐ-CP, tài liệu kế toán cần lưu trữ vĩnh viễn được chia thành hai nhóm chính:

(1) Tài liệu thuộc lĩnh vực kế toán nhà nước

Phải lưu trữ vĩnh viễn các tài liệu sau:

+ Báo cáo tổng quyết toán ngân sách nhà nước năm đã được Quốc hội phê chuẩn.

+ Báo cáo quyết toán ngân sách địa phương đã được Hội đồng nhân dân cấp tỉnh, huyện phê chuẩn.

+ Hồ sơ, báo cáo quyết toán các dự án hoàn thành thuộc nhóm A hoặc các dự án quan trọng quốc gia.

+ Tài liệu kế toán khác có tính sử liệu, ý nghĩa về kinh tế, an ninh, quốc phòng.

Lưu ý: Việc xác định những tài liệu này sẽ do người đứng đầu đơn vị kế toán, cơ quan ngành hoặc địa phương xem xét và quyết định dựa trên giá trị lịch sử và tầm quan trọng của tài liệu.

(2) Tài liệu thuộc các đơn vị kinh doanh

Phải lưu trữ vĩnh viễn những tài liệu:

+ Có tính sử liệu

+ Mang ý nghĩa quan trọng về kinh tế, an ninh, quốc phòng

Việc quyết định lưu trữ vĩnh viễn cũng thuộc quyền của người đại diện pháp luật hoặc người đứng đầu đơn vị kế toán, tùy theo giá trị sử liệu và tính lâu dài của thông tin. Các tài liệu này có thể được lưu bằng bản gốc, bản sao chứng thực hoặc dạng điện tử.

Thời hạn lưu trữ chứng từ kế toán

(3) Thời hạn lưu trữ “vĩnh viễn” là bao lâu?

Theo quy định, tài liệu lưu trữ vĩnh viễn phải được giữ trên 10 năm, cho đến khi:

+ Tài liệu bị hủy hoại tự nhiên (do thời gian, môi trường…)

+ Hoặc có quyết định tiêu hủy theo quy định pháp luật.

Lưu ý: Đối với mỗi doanh nghiệp, nên xây dựng chính sách lưu trữ nội bộ riêng, có quy trình phân loại, đánh giá và bảo quản tài liệu kế toán hợp lý ngay từ đầu nhằm đáp ứng đúng quy định pháp luật, đồng thời tránh lãng phí tài nguyên lưu trữ.

Tìm hiểu thêm về cách xây dựng thang lương, bậc lương: Thang lương, bảng lương là gì? Mới nhất 2025 – Dịch vụ doanh nghiệp edX

Bài viết cùng chủ đề