
Hạch toán chi phí nghỉ mát và các quy định liên quan
Hướng Dẫn Hạch Toán Chi Phí Nghỉ Mát Cho Nhân Viên và Các Quy Định Thuế Liên Quan
Tổ chức chương trình nghỉ mát cho nhân viên không chỉ là một hoạt động mang tính chất phúc lợi mà còn là chiến lược giữ chân người tài và xây dựng văn hóa doanh nghiệp. Tuy nhiên, để khoản chi này được ghi nhận hợp lệ và được khấu trừ khi tính thuế, doanh nghiệp cần tuân thủ đúng các quy định của pháp luật. Trong bài viết dưới đây, chúng tôi sẽ cung cấp hướng dẫn chi tiết và đầy đủ nhất về cách hạch toán chi phí nghỉ mát cũng như các quy định về thuế liên quan.
1. Doanh Nghiệp Có Bắt Buộc Phải Tổ Chức Nghỉ Mát Cho Nhân Viên?
Theo quy định pháp luật hiện hành, không có điều khoản bắt buộc doanh nghiệp phải tổ chức nghỉ mát định kỳ cho người lao động. Tuy nhiên, trên thực tế, đây là hoạt động được rất nhiều công ty áp dụng nhằm:
+ Cải thiện sức khỏe tinh thần và thể chất cho nhân viên
+ Tạo môi trường làm việc tích cực, tăng sự gắn kết
+ Là công cụ quan trọng trong chính sách giữ chân nhân tài
Việc tổ chức nghỉ mát thường được ghi nhận trong thỏa ước lao động tập thể, nội quy lao động, quy chế tài chính nội bộ, hoặc được thỏa thuận cụ thể trong hợp đồng lao động.
Đáng lưu ý, nếu doanh nghiệp đảm bảo điều kiện theo Thông tư 96/2015/TT-BTC–cụ thể là chi phí nghỉ mát không vượt quá 01 tháng lương bình quân thực tế/năm – thì khoản chi này được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN.

Hạch toán chi phí nghỉ mát cho nhân viên
2. Hạch Toán Chi Phí Nghỉ Mát Như Thế Nào?
Tùy thuộc vào nguồn chi, cách hạch toán chi phí nghỉ mát sẽ khác nhau. Căn cứ theo Điều 63 Thông tư 200/2014/TT-BTC, kế toán thực hiện ghi sổ như sau:
Trường hợp 1: Sử dụng quỹ phúc lợi của doanh nghiệp
Nếu doanh nghiệp đã trích lập quỹ khen thưởng, phúc lợi và dùng quỹ này để tổ chức nghỉ mát:
Nợ TK 353 – Quỹ khen thưởng, phúc lợi (TK 3532)
Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (Nếu được khấu trừ hoặc nếu có)
Có các TK 111, 112, 331.
Trường hợp 2: Không trích lập quỹ, chi trực tiếp từ vốn
Nếu doanh nghiệp không trích lập quỹ phúc lợi mà chi trực tiếp từ nguồn vốn hoặc chi phí quản lý:
Nợ TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp
Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (Nếu được khấu trừ hoặc nếu có)
Có các TK 111, 112, 331.
3. Chi Phí Nghỉ Mát Có Được Tính Là Chi Phí Hợp Lý Khi Tính Thuế TNDN?
Câu trả lời là CÓ, nếu khoản chi nghỉ mát đáp ứng đầy đủ các điều kiện theo Thông tư 96/2015/TT-BTC.
Cụ thể, điểm 2.30 khoản 2 Điều 6 Thông tư số 78/2014/TT-BTC (sửa đổi bởi Thông tư 96/2015/TT-BTC) quy định: Doanh nghiệp được đưa các khoản chi có tính chất phúc lợi vào chi phí được trừ nếu:
+ Chi trực tiếp cho người lao động
+ Có chính sách rõ ràng về phúc lợi (trong quy chế, thỏa ước lao động…)
+ Có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp lệ
+ Tổng chi không vượt quá 01 tháng lương bình quân thực tế trong năm tính thuế
Các khoản chi phúc lợi bao gồm: chi nghỉ mát, chi đám hiếu hỷ, hỗ trợ học tập, hỗ trợ thiên tai, bảo hiểm sức khỏe, đi lại lễ Tết, tặng quà cho con em nhân viên đạt thành tích, v.v.

Hạch toán chi phí nghỉ mát cho nhân viên
4. Chi Phí Nghỉ Mát Có Được Khấu Trừ Thuế GTGT Không?
Có thể khấu trừ thuế GTGT đầu vào, nếu đáp ứng đủ các điều kiện theo hướng dẫn tại Công văn số 4005/TCT-CS ngày 29/09/2015 và 4003/TCT-CS ngày 17/10/2018.
Điều kiện để được khấu trừ thuế GTGT:
+ Khoản chi được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN
+ Có hóa đơn GTGT hợp lệ cho hàng hóa, dịch vụ phục vụ nghỉ mát
+ Có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt đối với hóa đơn từ 20 triệu đồng trở lên
Lưu ý: Nếu chi nhiều lần trong ngày với tổng giá trị > 20 triệu, thì toàn bộ giao dịch cũng phải thanh toán qua ngân hàng để đủ điều kiện khấu trừ thuế.
Trường hợp quà tặng dịp lễ tết:
Nếu doanh nghiệp tặng quà lễ tết, trung thu… cho nhân viên và:
+ Không dùng từ quỹ phúc lợi
+ Chi trong giới hạn 01 tháng lương bình quân
+ Có hóa đơn và thanh toán hợp lệ
=> vẫn được khấu trừ thuế GTGT đầu vào.
5. Chi Phí Nghỉ Mát Có Tính Thuế TNCN Không?
Vấn đề này được quy định tại Thông tư 111/2013/TT-BTC, Thông tư 92/2015/TT-BTC và hướng dẫn từ Tổng cục Thuế.
Khoản chi nghỉ mát có tính thuế TNCN nếu:
+ Ghi rõ tên cá nhân được hưởng trên kế hoạch, bảng chi tiết
+ Không mang tính chất phúc lợi tập thể
+ Không xuất phát từ quỹ chung, mà chi riêng lẻ theo tên
Khoản chi không tính vào thu nhập chịu thuế TNCN nếu:
+ Là chi chung cho tập thể (không ghi đích danh ai được hưởng)
+ Có tính chất phúc lợi – ví dụ: hợp đồng nghỉ dưỡng cho cả phòng/ban
Gợi ý: Doanh nghiệp nên sử dụng các hợp đồng, hóa đơn chung cho cả tập thể thay vì cá nhân hóa từng người để tránh phát sinh thuế TNCN.
Tổng Kết
Chi phí nghỉ mát là một khoản chi phúc lợi quan trọng và hợp pháp nếu doanh nghiệp:
✅ Có quy định rõ ràng trong quy chế nội bộ
✅ Có hóa đơn chứng từ hợp lệ, thanh toán đúng cách
✅ Không vượt quá 01 tháng lương bình quân thực tế năm
✅ Hạch toán chính xác theo nguồn chi (quỹ phúc lợi hay chi phí quản lý)
✅ Không chi đích danh cá nhân nếu không muốn phát sinh thuế TNCN
Nếu đáp ứng đủ các điều kiện trên, doanh nghiệp vừa được tính chi phí nghỉ mát vào chi phí được trừ khi tính thuế TNDN, vừa được khấu trừ thuế GTGT, mà không bị tính thuế TNCN cho người lao động.
Tìm hiểu thêm về thời gian lưu trữ chứng từ kế toán: Thời hạn lưu trữ chứng từ kế toán quy định mới nhất 2025 – Dịch vụ doanh nghiệp edX
Bài viết cùng chủ đề
- Các trường hợp không được hoàn thuế GTGT xuất khẩu
- Thời hạn nộp thuế TNCN chuyển nhượng bất động sản
- Doanh nghiệp trốn thuế bị phạt như thế nào?
- Hành vi trốn thuế từ 100 triệu đồng trở lên sẽ bị khép vào tội gì?
- Trích lập dự phòng phải thu khó đòi theo TT133 và TT200
- Tăng vốn điều lệ từ lợi nhuận sau thuế có phải nộp thuế TNCN?
- Chia lợi nhuận sau thuế có phải nộp thuế TNCN
- Cách tính lợi nhuận sau thuế khi biết lợi nhuận trước thuế
- Tài sản thuế thu nhập hoãn lại (TK 243), thuế thu nhập hoãn lại phải trả (TK 347)
- Hướng dẫn khai thuế GTGT hàng tạm nhập tái xuất