Cách tăng chi phí hợp lý cho doanh nghiệp không cần hóa đơn

Trong quá trình lập báo cáo tài chính và xác định thu nhập chịu thuế, một trong những mục tiêu quan trọng của kế toán là đảm bảo doanh nghiệp được hưởng đầy đủ các khoản chi phí hợp lý để giảm thiểu nghĩa vụ thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN). Việc ghi nhận đúng và đủ chi phí không chỉ giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí thuế mà còn góp phần phản ánh chính xác hiệu quả hoạt động sản xuất – kinh doanh.

Bài viết dưới đây tổng hợp các biện pháp hợp pháp để tăng chi phí hợp lý, trong đó có cả các khoản không cần hóa đơn, căn cứ theo Điều 6 Thông tư 78/2014/TT-BTC, được sửa đổi bổ sung tại Thông tư 119/2014/TT-BTC và Thông tư 96/2015/TT-BTC.

1. Tăng chi phí tiền lương và các khoản liên quan

Chi phí tiền lương là khoản chi thường xuyên, có giá trị lớn và có thể phân bổ hợp lý trên nhiều bộ phận, dự án. Để được ghi nhận là chi phí được trừ, doanh nghiệp cần đảm bảo:

+ Hợp đồng lao động, phụ lục hợp đồng và quy chế lương, thưởng được ban hành đầy đủ.

+ Có bảng lương, bảng chấm công và chứng từ thanh toán tiền lương minh bạch.

+ Các khoản phụ cấp như tiền ăn trưa (không quá 680.000 đồng/người/tháng), trang phục (không quá 5 triệu đồng/người/năm), thưởng lễ Tết,… cần được quy định rõ trong nội quy hoặc chính sách công ty.

+ Chi phí công tác phải có quyết định cử đi, xác nhận công tác, vé xe, hóa đơn khách sạn và các tài liệu liên quan.

+ Các chương trình nghỉ mát, team building nếu được ban hành trong kế hoạch năm và có hóa đơn, hợp đồng thì vẫn được tính là chi phí hợp lý.

+ Trường hợp có người phụ thuộc hợp pháp, cần khai báo giảm trừ gia cảnh để tối ưu chi phí thuế TNCN, đồng thời giảm chi phí thực nộp của nhân sự.

Cách tăng chi phí hợp lý cho doanh nghiệp không cần hóa đơn

2. Tối ưu khấu hao và phân bổ công cụ dụng cụ

Kế toán có thể giảm thời gian khấu hao tài sản cố định (TSCĐ) trong khung thời gian cho phép để tăng chi phí trong kỳ. Đồng thời, điều chỉnh thời gian phân bổ chi phí công cụ dụng cụ (CCDC) cho phù hợp với chu kỳ sử dụng thực tế, đặc biệt đối với các loại tài sản có giá trị nhỏ.

Các khoản chi phí sửa chữa, bảo trì TSCĐ, nếu có đầy đủ hóa đơn, hợp đồng và biên bản nghiệm thu, đều có thể đưa vào chi phí hợp lý.

3. Tăng chi phí khuyến mại, chiết khấu và xử lý hàng tồn, hàng lỗi

Doanh nghiệp có thể thực hiện các chương trình khuyến mại, giảm giá bán, hoặc trích lập chi phí cho hàng lỗi, hàng hư hỏng. Tuy nhiên, cần đảm bảo các chương trình khuyến mại được thông báo với cơ quan thuế theo đúng quy định pháp luật về thương mại và có đầy đủ chứng từ.

4. Điều chỉnh định mức tiêu hao đối với ngành sản xuất, vận tải, xây dựng

Đối với các doanh nghiệp có hoạt động sản xuất, vận hành phương tiện, hoặc xây dựng, việc xây dựng và điều chỉnh định mức nguyên vật liệu, nhiên liệu tiêu hao hợp lý là cơ sở quan trọng để ghi nhận chi phí.

+ Tăng định mức tiêu hao nguyên vật liệu sản xuất.

+ Tăng định mức tiêu thụ xăng dầu, vật tư phục vụ vận tải.

+ Xây dựng định mức hao hụt hợp lý được cơ quan thuế chấp thuận.

5. Gia tăng chi phí quảng cáo, tiếp thị, tiếp khách

Các khoản chi cho hoạt động quảng bá, khuyến mãi, hội họp, tiếp khách,… có thể được ghi nhận là chi phí hợp lý nếu có đầy đủ hóa đơn, hợp đồng, bảng kê, chương trình sự kiện,… Hóa đơn ăn uống, khách sạn, di chuyển cần phù hợp với lịch trình công tác, đặc biệt khi diễn ra tại tỉnh thành khác.

Việc lấy hóa đơn xăng dầu cần thực hiện có kế hoạch, không tập trung vào một số ngày liên tiếp để tránh nghi ngờ từ cơ quan thuế.

6. Tận dụng chi phí thuê ngoài

Các khoản chi phí thuê ngoài như: vận chuyển, gia công, thuê khoán việc, thuê nhân công theo thời vụ… đều có thể được ghi nhận nếu đi kèm hợp đồng, bảng kê công việc, bảng lương khoán và chứng từ thanh toán hợp lệ.

7. Ghi nhận chi phí không có hóa đơn

Một số khoản chi đặc thù không có hóa đơn vẫn được tính vào chi phí hợp lý nếu có bảng kê theo Mẫu 01/TNDN ban hành kèm Thông tư 78/2014/TT-BTC. Bao gồm:

+ Chi phí tiền điện, tiền nước, phí dịch vụ khi doanh nghiệp thuê nhà dân.

+ Mua sản phẩm nông nghiệp, thủy sản, khoáng sản chưa qua chế biến từ người dân.

+ Mua nguyên liệu như đất, đá, cát, sỏi từ hộ gia đình cá thể.

8. Tăng chi phí có hóa đơn

Kế toán có thể tăng chi phí hợp lý thông qua việc ghi nhận thêm các chi phí có hóa đơn như:

+ Mua công cụ, vật tư, thiết bị văn phòng phục vụ hoạt động sản xuất – kinh doanh.

+ Ghi nhận xuất dùng nội bộ, sản phẩm tự tiêu thụ đúng quy định.

+ Lưu ý với các hóa đơn từ 20 triệu đồng trở lên: thanh toán qua chuyển khoản để đảm bảo tính hợp lệ.

+ Chuyển lỗ giữa các năm nếu còn thời hạn được phép bù trừ.

+ Điều chỉnh thời điểm ghi nhận chi phí hoặc thời điểm xuất hóa đơn đúng quy trình và có đầy đủ hồ sơ kèm theo.

Kết luận

Việc ghi nhận chi phí hợp lý đóng vai trò then chốt trong công tác quyết toán thuế TNDN. Tuy nhiên, kế toán cần tuân thủ đầy đủ các quy định về chứng từ, hóa đơn, hợp đồng, định mức và thanh toán không dùng tiền mặt. Mỗi giải pháp cần được lựa chọn linh hoạt dựa trên tình hình tài chính, quy mô hoạt động và chế độ kế toán của doanh nghiệp.

Tìm hiểu quy chế lương thưởng cho người lao động: Quy chế lương thưởng chế độ cho người lao động

Bài viết cùng chủ đề