Chi phí mua hàng hạch toán vào tài khoản nào?

Trong hoạt động kinh doanh, quá trình mua hàng hóa, nguyên vật liệu hay công cụ dụng cụ thường phát sinh nhiều khoản chi phí kèm theo. Việc xác định đúng tài khoản hạch toán các khoản chi phí này là yêu cầu quan trọng để phản ánh chính xác giá trị hàng tồn kho, giá vốn và kết quả kinh doanh.

Bài viết này sẽ giúp bạn hiểu rõ chi phí mua hàng là gì, bao gồm những khoản nào, và được hạch toán vào tài khoản nào theo các phương pháp kế toán phổ biến hiện nay, kèm sơ đồ tài khoản và ví dụ minh họa dễ hiểu.

1. Chi phí mua hàng là gì?

Chi phí mua hàng là các khoản phát sinh liên quan trực tiếp đến việc mua hàng hóa, nguyên vật liệu hoặc công cụ dụng cụ phục vụ sản xuất, kinh doanh. Các khoản này thường gồm:

+ Giá mua thực tế: Giá ghi trên hóa đơn hoặc hợp đồng mua bán.

+ Chi phí vận chuyển, bốc dỡ, bảo hiểm: Các chi phí phát sinh để đưa hàng hóa từ nơi bán về kho doanh nghiệp.

+ Chi phí lưu kho, bảo quản (trong quá trình vận chuyển hoặc chờ nhập kho).

+ Chi phí thủ tục hải quan, thuế nhập khẩu (đối với hàng nhập khẩu).

+ Các khoản chi phí khác liên quan trực tiếp đến quá trình mua hàng.

Những khoản chi phí này đều được tính vào giá gốc hàng tồn kho theo nguyên tắc kế toán, trừ các khoản được hạch toán trực tiếp vào chi phí tài chính hoặc chi phí quản lý theo quy định.

2. Nguyên tắc hạch toán chi phí mua hàng

Theo Thông tư 200/2014/TT-BTC và các chuẩn mực kế toán Việt Nam (VAS), nguyên tắc cơ bản khi hạch toán chi phí mua hàng là:

• Hạch toán theo giá gốc: Bao gồm giá mua và toàn bộ chi phí liên quan để đưa hàng hóa về địa điểm và trạng thái sẵn sàng sử dụng.

• Phân bổ chi phí hợp lý: Nếu chi phí liên quan đến nhiều loại hàng hóa, cần phân bổ theo tiêu thức phù hợp (giá trị, số lượng, trọng lượng…).

• Tùy phương pháp kế toán (kê khai thường xuyên hay kiểm kê định kỳ) mà tài khoản sử dụng sẽ khác nhau.

3. Chi phí mua hàng hạch toán vào tài khoản nào?

3.1. Doanh nghiệp theo phương pháp kê khai thường xuyên

Đây là phương pháp phổ biến với các doanh nghiệp thương mại, sản xuất.

• Khi mua hàng nhập kho, chi phí mua hàng được hạch toán trực tiếp vào TK 156 – Hàng hóa (hoặc TK 152 – Nguyên vật liệu, TK 153 – Công cụ dụng cụ, TK 155 – Thành phẩm tùy loại tài sản).

• Các khoản chi phí vận chuyển, bốc dỡ… nếu phát sinh riêng cho từng lô hàng thì ghi trực tiếp vào giá trị nhập kho. Nếu phát sinh chung cho nhiều mặt hàng thì tập hợp vào TK 1562 – Chi phí mua hàng rồi phân bổ vào từng loại hàng.

  Bút toán thường dùng:

  • • Mua hàng nhập kho (một mặt hàng, có chi phí kèm theo):

    Nợ TK 156 (hoặc TK 152, 153, 155) – Giá mua + chi phí mua hàng
Nợ TK 1331 – Thuế GTGT đầu vào (nếu có)
Có TK 111/112/331 – Tổng số tiền thanh toán


    • Chi phí vận chuyển, bốc dỡ nhiều mặt hàng:

    Nợ TK 1562 – Chi phí mua hàng
Nợ TK 1331 – Thuế GTGT đầu vào (nếu có)
Có TK 111/112/331


    Cuối kỳ hoặc sau khi phân bổ:

    Nợ TK 1561 – Giá trị hàng hóa
Có TK 1562 – Chi phí mua hàng


    ---

    3.2. Doanh nghiệp theo phương pháp kiểm kê định kỳ

    Với phương pháp kiểm kê định kỳ, doanh nghiệp không theo dõi liên tục hàng tồn kho trên sổ sách mà chỉ xác định cuối kỳ.

    • Toàn bộ hàng mua trong kỳ được hạch toán vào TK 611 – Mua hàng.

    • Cuối kỳ, căn cứ kết quả kiểm kê hàng tồn kho, kế toán sẽ kết chuyển số hàng mua còn tồn sang tài khoản hàng tồn kho tương ứng (TK 152, 153, 156…).

    Bút toán thường dùng:

    • Mua hàng trong kỳ:

    Nợ TK 611 – Mua hàng


    Nợ TK 1331 – Thuế GTGT đầu vào (nếu có)


    Có TK 111/112/331 – Tổng số tiền thanh toán


    • Cuối kỳ, kết chuyển hàng tồn kho:

    Nợ TK 152/153/156 – Hàng tồn kho cuối kỳ


    Có TK 611 – Mua hàng


    ---

    4. Phân bổ chi phí mua hàng

    Khi chi phí mua hàng phát sinh cho nhiều loại hàng hóa, doanh nghiệp phải phân bổ hợp lý. Hai phương pháp phổ biến:

    • Phân bổ theo giá trị:
      Công thức:

      Chi phí phân bổ cho mặt hàng A
= Tổng chi phí mua hàng x (Giá trị hàng A / Tổng giá trị hàng)


    • Phân bổ theo số lượng:
      Công thức:

      Chi phí phân bổ cho mặt hàng A
= Tổng chi phí mua hàng x (Số lượng hàng A / Tổng số lượng hàng)


    Phương pháp lựa chọn tùy đặc điểm hàng hóa và yêu cầu quản lý. Mục tiêu là đảm bảo phản ánh chính xác giá gốc hàng tồn kho và giá vốn khi xuất bán.

    ---

    5. Tóm tắt các tài khoản thường sử dụng

    Trường hợp	Tài khoản sử dụng
    Kê khai thường xuyên – Mua một mặt hàng	TK 156 (hoặc 152, 153, 155) + TK 1331 → Có TK 111/112/331
    Kê khai thường xuyên – Nhiều mặt hàng	TK 1562 tập hợp chi phí → phân bổ sang TK 1561
    Kiểm kê định kỳ	TK 611 (6111/6112) trong kỳ, cuối kỳ kết chuyển sang TK 152, 153, 156
    Chi phí vận chuyển, bảo hiểm, bốc dỡ	TK 1562 → kết chuyển vào TK 1561 sau khi phân bổ

    ---

    6. Lưu ý quan trọng khi hạch toán

    • Áp dụng đúng tài khoản tùy phương pháp kế toán.

    • Tài khoản 611 chỉ dùng cho phương pháp kiểm kê định kỳ; không sử dụng cho phương pháp kê khai thường xuyên.

    • Chi phí mua hàng phải có chứng từ hợp lệ (hóa đơn, hợp đồng, phiếu xuất kho, phiếu vận chuyển…) để được tính vào giá gốc hàng tồn kho.

    • Phân bổ hợp lý để đảm bảo không làm sai lệch giá vốn và lợi nhuận.

    • Tuân thủ Thông tư 200/2014/TT-BTC và các chuẩn mực kế toán liên quan.

    ---

    7. Kết luận

    Việc hạch toán đúng chi phí mua hàng giúp doanh nghiệp phản ánh chính xác giá trị hàng tồn kho, tính toán đúng giá vốn hàng bán và đảm bảo tuân thủ quy định kế toán. Kế toán cần xác định rõ phương pháp kế toán áp dụng (kê khai thường xuyên hoặc kiểm kê định kỳ) để lựa chọn tài khoản phù hợp, đồng thời phân bổ chi phí hợp lý.

    Nắm vững các nguyên tắc và cách hạch toán sẽ giúp doanh nghiệp quản lý tốt chi phí, tối ưu lợi nhuận và hạn chế rủi ro sai sót trong báo cáo tài chính.