Hàng về trước hóa đơn về sau có được không?

Hàng về trước, hóa đơn về sau có vi phạm quy định về thời điểm xuất hóa đơn không?

Theo quy định hiện hành tại Nghị định số 123/2020/NĐ-CP, thời điểm lập hóa đơn được xác định rất rõ ràng và cụ thể. Tại Điều 4 của nghị định này, nguyên tắc lập hóa đơn quy định: khi bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ, người bán phải lập hóa đơn để giao cho người mua, đồng thời ghi đầy đủ các nội dung theo quy định pháp luật.

Bên cạnh đó, tại Điều 9 Nghị định 123/2020/NĐ-CP cũng nêu rõ về thời điểm lập hóa đơn. Đối với hoạt động bán hàng hóa, thời điểm lập hóa đơn là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa. Trong trường hợp cung cấp dịch vụ, thời điểm lập hóa đơn là ngày hoàn thành việc cung cấp dịch vụ, không phụ thuộc vào việc đã thu tiền hay chưa thu tiền.

Như vậy, có thể thấy rõ rằng: nếu hàng hóa đã được giao cho khách hàng nhưng người bán lại lập hóa đơn sau thời điểm giao hàng, thì hành vi này bị xem là lập hóa đơn sai thời điểm, và có dấu hiệu vi phạm quy định pháp luật về hóa đơn.

Hàng về trước, hóa đơn về sau sẽ bị xử phạt như thế nào?

Khi đã xác định hành vi lập hóa đơn sau thời điểm giao hàng là vi phạm thời điểm lập hóa đơn, thì căn cứ xử phạt sẽ được áp dụng theo Điều 24 Nghị định số 125/2020/NĐ-CP về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực thuế và hóa đơn.

Tùy theo mức độ vi phạm, hậu quả để lại và tình tiết giảm nhẹ hoặc tăng nặng, doanh nghiệp hoặc cá nhân có thể bị xử phạt như sau:

(1) Cảnh cáo đối với các hành vi:

+ Lập hóa đơn sai thời điểm nhưng không làm chậm nghĩa vụ thuế và có tình tiết giảm nhẹ.

+ Lập hóa đơn không theo thứ tự quyển (từ số nhỏ đến lớn) nhưng đã tự hủy các quyển sai.

+ Lập sai loại hóa đơn, đã lập lại đúng trước khi bị thanh tra và không ảnh hưởng nghĩa vụ thuế.

(2) Phạt từ 500.000 – 1.500.000 đồng với hành vi:

+ Không lập hóa đơn tổng hợp theo quy định.

+ Không lập hóa đơn đối với hàng khuyến mại, biếu tặng, trả lương bằng hiện vật, trừ hàng tiêu dùng nội bộ.

(3) Phạt từ 3.000.000 – 5.000.000 đồng nếu lập hóa đơn sai thời điểm nhưng không làm chậm nghĩa vụ thuế (trừ trường hợp được cảnh cáo nêu trên).

(4) Phạt từ 4.000.000 – 8.000.000 đồng với các hành vi:

+ Lập hóa đơn sai thời điểm (không thuộc trường hợp được cảnh cáo).

+ Lập hóa đơn không theo số thứ tự.

+ Ghi ngày trên hóa đơn trước ngày mua hóa đơn của cơ quan thuế.

+ Lập sai loại hóa đơn và đã giao/kê khai thuế (không thuộc trường hợp cảnh cáo).

+ Lập hóa đơn điện tử khi chưa được cơ quan thuế chấp thuận.

+ Lập hóa đơn trong thời gian tạm ngừng kinh doanh (trừ hợp đồng ký trước).

+ Lập hóa đơn điện tử từ máy tính tiền không kết nối dữ liệu với cơ quan thuế.

(5) Phạt từ 10.000.000 – 20.000.000 đồng nếu không lập hóa đơn khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ (trừ trường hợp đã phạt ở khoản 2).

Lưu ý quan trọng: Các mức phạt nêu trên được áp dụng đối với tổ chức vi phạm. Trong trường hợp cá nhân hoặc hộ kinh doanh cá thể có hành vi tương tự, thì mức phạt sẽ bằng 50% so với mức phạt đối với tổ chức.

Ngoài việc bị phạt tiền, doanh nghiệp cũng có thể bị yêu cầu khắc phục hậu quả, như điều chỉnh lại hóa đơn, giải trình lý do vi phạm, hoặc bị tăng cường kiểm tra, giám sát thuế trong kỳ kế tiếp.

Hóa đơn có ngày ký khác với ngày lập có hợp lệ không? Có bị xử phạt không?

Trong thực tế, không ít doanh nghiệp rơi vào tình huống: hóa đơn đã được lập đúng thời điểm theo quy định (ngày lập đúng ngày giao hàng), nhưng ngày ký hóa đơn điện tử lại xảy ra sau đó vài ngày. Vậy trong trường hợp này, hóa đơn có còn được xem là hợp lệ? Có bị xử phạt vi phạm hành chính không?

Để trả lời, cần căn cứ theo khoản 8 Điều 10 và Điều 9 Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Theo đó:

+ Ngày lập hóa đơn là thời điểm ghi trên hóa đơn, được thể hiện theo định dạng ngày/tháng/năm của năm dương lịch.

+ Ngày ký hóa đơn là thời điểm người bán hoặc người mua sử dụng chữ ký số để ký trên hóa đơn điện tử, cũng được thể hiện theo định dạng ngày/tháng/năm dương lịch.

Từ quy định trên, có thể hiểu rằng: ngày lập hóa đơn và ngày ký có thể khác nhau, miễn là việc lập hóa đơn được thực hiện đúng theo thời điểm quy định (ví dụ: vào ngày giao hàng). Như vậy, hóa đơn vẫn được xem là hợp lệ và có giá trị pháp lý trong kê khai, khấu trừ và hoàn thuế.

Tuy nhiên, doanh nghiệp vẫn có thể bị xử phạt nếu không tuân thủ quy định về chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử đến cơ quan thuế đúng thời hạn. Theo Điều 30 Nghị định 125/2020/NĐ-CP, việc chậm chuyển hoặc không chuyển dữ liệu hóa đơn cũng là hành vi vi phạm hành chính và sẽ bị xử phạt cụ thể như sau:

+ Chuyển dữ liệu hóa đơn đến cơ quan thuế quá thời hạn từ 01 đến 05 ngày làm việc kể từ ngày hết hạn quy định: bị phạt từ 2 triệu đồng đến 5 triệu đồng.

+ Chuyển dữ liệu trễ từ 06 đến 10 ngày làm việc: mức phạt tăng lên từ 5 triệu đồng đến 8 triệu đồng.

+ Chuyển dữ liệu trễ từ 11 ngày làm việc trở lên, hoặc không chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử đến cơ quan thuế: mức phạt nghiêm trọng hơn, dao động từ 10 triệu đồng đến 20 triệu đồng.

+ Trường hợp chuyển bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn không đầy đủ số lượng hóa đơn đã lập trong kỳ, mức phạt cũng từ 5 triệu đến 8 triệu đồng.

Tất cả các mức xử phạt nêu trên áp dụng đối với tổ chức. Với cá nhân hoặc hộ kinh doanh vi phạm, mức phạt được tính bằng một nửa so với tổ chức.

Ngoài ra, biện pháp khắc phục hậu quả còn bao gồm buộc chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử đến cơ quan thuế nếu chưa thực hiện hoặc thực hiện chưa đầy đủ.

Kết luận: Cẩn trọng trong việc xuất hóa đơn đúng thời điểm để tránh rủi ro pháp lý

Việc lập hóa đơn là một phần không thể thiếu trong mọi hoạt động bán hàng và cung cấp dịch vụ của doanh nghiệp. Tuy nhiên, lập hóa đơn sai thời điểm dù vô tình hay cố ý đều có thể dẫn đến các chế tài xử phạt về hành chính. Do đó, doanh nghiệp cần lưu ý một số vấn đề cốt lõi sau:

+ Hàng hóa được giao đến khách hàng thì phải lập hóa đơn ngay tại thời điểm giao hàng, không được trì hoãn.

+ Trong trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử, phải chuyển dữ liệu đến cơ quan thuế đúng thời hạn, đồng thời ký số đầy đủ trên hóa đơn.

+ Ngày lập và ngày ký hóa đơn có thể khác nhau, nhưng phải đảm bảo khai thuế theo đúng thời điểm lập.

+ Luôn theo dõi thời hạn chuyển dữ liệu hóa đơn, tránh để quá hạn dẫn đến bị xử phạt không đáng có.

Việc tuân thủ quy định về thời điểm lập hóa đơn không chỉ giúp doanh nghiệp tránh bị xử phạt mà còn góp phần tạo dựng uy tín, đảm bảo tính hợp pháp trong các giao dịch thương mại và hoạt động tài chính. Trong bối cảnh cơ quan thuế ngày càng tăng cường giám sát thông qua hóa đơn điện tử, thì việc chấp hành nghiêm túc các quy định về hóa đơn chính là chìa khóa để quản lý rủi ro và vận hành doanh nghiệp một cách chuyên nghiệp, hiệu quả.

Tìm hiểu thêm cách hạch toán nợ phải thu khó đòi: Hạch toán nợ phải thu khó đòi – Dịch vụ doanh nghiệp Anta

Bài viết cùng chủ đề