Các khoản phải thu khác trên báo cáo tài chính (Tài khoản 138)

Trong công tác kế toán doanh nghiệp, việc quản lý công nợ là nhiệm vụ vô cùng quan trọng. Bên cạnh TK 131 – Phải thu khách hàng hay TK 136 – Phải thu nội bộ, doanh nghiệp còn thường xuyên phát sinh các khoản công nợ khác cần theo dõi. Khi đó, Tài khoản 138 – Phải thu khác sẽ được sử dụng. Bài viết này sẽ giúp bạn hiểu rõ bản chất, nguyên tắc kế toán và kết cấu hạch toán của TK 138 theo Thông tư 200/2014/TT-BTC

1. Tài khoản 138 là gì?

Phải thu khác

Theo Khoản 1 Điều 21 Thông tư 200/2014/TT-BTC, Tài khoản 138 – Phải thu khác được sử dụng để phản ánh các khoản nợ phải thu không thuộc phạm vi các tài khoản chính như TK 131 (Phải thu khách hàng) hay TK 136 (Phải thu nội bộ).

Nói cách khác, TK 138 được coi là “tài khoản tổng hợp” để ghi nhận những khoản công nợ phát sinh từ:

+ Các giao dịch tài chính khác,

+ Các khoản cần thu hồi do mất mát, hư hỏng tài sản,

+ Các khoản chi hộ, chi sai chế độ cần thu lại,

+ Hoặc các khoản phải thu trong quá trình cổ phần hóa doanh nghiệp nhà nước.

👉 Hiểu đúng bản chất TK 138 (phải thu khác) sẽ giúp kế toán doanh nghiệp quản lý công nợ toàn diện, minh bạch và tuân thủ pháp luật.

2. Nguyên tắc kế toán Tài khoản 138 theo Thông tư 200

Căn cứ Thông tư 200, TK 138 (phải thu khác) phản ánh khá đa dạng các khoản phải thu. Doanh nghiệp cần ghi nhận theo đúng nguyên tắc sau:

+ Giá trị tài sản thiếu chờ xử lý: Bao gồm hàng hóa, tài sản, vật tư bị mất mát, hư hỏng nhưng chưa xác định được nguyên nhân.

+ Khoản đền bù thiệt hại: Do cá nhân hoặc tổ chức gây ra, sau khi có quyết định xử lý buộc bồi thường.

+ Cho mượn tài sản phi tiền tệ: Ví dụ cho mượn máy móc, thiết bị (nếu cho vay bằng tiền phải hạch toán vào TK 1283).

+ Các khoản chi chưa được duyệt: Như chi phí đầu tư XDCB, chi cho dự án nhưng không được cấp có thẩm quyền phê duyệt.

+ Chi hộ phải thu hồi: Điển hình như chi hộ phí ủy thác xuất nhập khẩu, phí vận chuyển, giám định, thuế hộ.

+ Công nợ phát sinh từ cổ phần hóa: Bao gồm các khoản chi phí cổ phần hóa, hỗ trợ lao động dôi dư, đào tạo lại nhân sự…

+ Thu nhập tài chính: Tiền lãi, cổ tức, lợi nhuận từ đầu tư tài chính chưa thu.

+ Các khoản công nợ khác: Phát sinh ngoài phạm vi của các tài khoản phải thu chính.

📌 Lưu ý: Doanh nghiệp cần theo dõi chi tiết từng đối tượng công nợ để đảm bảo dễ dàng đối chiếu, thu hồi và tránh rủi ro tài chính.

3. Kết cấu và nội dung phản ánh của Tài khoản 138

Tài khoản 138 – Phải thu khác

Nội dung tài khoản 138 – Phải thu khác: 

Tài khoản 138 – Phải thu khác được sử dụng để ghi nhận các khoản nợ phải thu không nằm trong phạm vi của tài khoản 131 và 136. Theo Thông tư 200, tài khoản này phản ánh các khoản như sau:

+ Giá trị tài sản bị thiếu nhưng nguyên nhân chưa được xác định và đang chờ xử lý.

+ Các khoản phải thu bồi thường vật chất từ cá nhân hoặc tập thể do mất mát, hư hỏng tài sản đã được xử lý qua việc bồi thường.

+ Các khoản cho bên khác mượn tài sản phi tiền tệ (nếu là tiền mượn thì ghi trên TK 1283).

+ Các khoản chi cho hoạt động sự nghiệp, dự án, đầu tư xây dựng cơ bản (XDCB), sản xuất, kinh doanh chưa được cấp có thẩm quyền phê duyệt nhưng phải thu hồi.

+ Các khoản chi hộ phải thu hồi, bao gồm phí ngân hàng, phí giám định hải quan, phí vận chuyển, bốc vác, và thuế từ các khoản nhận ủy thác xuất nhập khẩu (XNK).

+ Các khoản phải thu phát sinh khi cổ phần hóa doanh nghiệp nhà nước, bao gồm chi phí cổ phần hóa, trợ cấp lao động thôi việc, hỗ trợ đào tạo lại.

+ Lãi cho vay, cổ tức và lợi nhuận phải thu từ các hoạt động đầu tư tài chính.

+ Số tiền hoặc tài sản doanh nghiệp cầm cố, thế chấp, ký quỹ, ký cược tại các tổ chức khác theo quy định pháp luật.

+ Các khoản phải thu khác không thuộc các loại trên

Kết cấu tài khoản 138 

 4. Các tài khoản cấp 2 của TK 138

Phải thu khác

Để thuận tiện trong quản lý, TK 138 được chi tiết thành 3 tài khoản cấp 2:

+ TK 1381 – Tài sản thiếu chờ xử lý: Ghi nhận giá trị tài sản, hàng hóa bị thiếu nhưng chưa rõ nguyên nhân.

+ TK 1385 – Phải thu về cổ phần hóa: Phản ánh các khoản phải thu trong quá trình cổ phần hóa doanh nghiệp nhà nước.

+ TK 1388 – Phải thu khác: Bao gồm toàn bộ các khoản phải thu ngoài phạm vi TK 131, 136.

👉 Việc phân tách chi tiết giúp doanh nghiệp dễ kiểm soát từng loại công nợ, từ đó có phương án thu hồi hiệu quả.

5. Phương pháp hạch toán tài khoản 138 – Phải thu khác theo Thông tư 200 và Thông tư 133

5.1.Hạch toán tài sản thiếu chờ xử lý – TK 1381

Tài sản thiếu chờ xử lý (TK 1381) là các khoản tài sản, hàng hóa, tiền mặt bị thiếu hụt, mất mát nhưng chưa xác định được nguyên nhân. Doanh nghiệp cần hạch toán tạm thời vào TK 1381, sau đó xử lý theo quyết định của cấp có thẩm quyền.

🔹 Trường hợp thiếu TSCĐ trong sản xuất kinh doanh

+ Khi phát hiện thiếu TSCĐ hữu hình:

Nợ TK 1381 – Tài sản thiếu chờ xử lý (Giá trị còn lại)
Nợ TK 214 – Hao mòn TSCĐ (Giá trị hao mòn)
Có TK 211 – TSCĐ hữu hình (Nguyên giá)

🔹 Trường hợp thiếu TSCĐ phục vụ phúc lợi

+ Ghi giảm TSCĐ:

+ Ghi nhận giá trị còn lại vào khoản phải thu:

Nợ TK 1381 – Tài sản thiếu chờ xử lý
Có TK 3532 – Quỹ khen thưởng, phúc lợi

🔹 Khi có quyết định xử lý

Nợ TK 1388 – Phải thu khác (cá nhân, tổ chức bồi thường)
Nợ TK 334 – Phải trả người lao động (trừ lương bồi thường)
Nợ TK 632 – Giá vốn hàng bán (phần thiệt hại sau bồi thường)
Nợ TK 811 – Chi phí khác (tổn thất phải ghi nhận)
Có TK 1381 – Tài sản thiếu chờ xử lý

🔹 Khi kiểm kê thiếu tiền mặt, hàng hóa, vật tư

+ Chưa xác định nguyên nhân:

Nợ TK 1381
Có TK 111 – Tiền mặt
Có TK 112 – Tiền gửi ngân hàng
Có TK 152, 153, 155, 156… – Vật tư, hàng hóa thiếu
Có TK 154 – Chi phí SXKD dở dang (nếu thiếu hàng đưa vào sản xuất)

+ Khi có quyết định xử lý:

6. Ý nghĩa quản lý của TK 138 đối với doanh nghiệp

+ Kiểm soát rủi ro tài chính: Theo dõi kịp thời các khoản công nợ bất thường, giảm nguy cơ thất thoát tài sản.

+ Minh bạch số liệu kế toán: Ghi nhận đúng, đủ, giúp báo cáo tài chính phản ánh trung thực tình hình tài chính.

+ Hỗ trợ quyết định quản trị: Ban lãnh đạo có cơ sở đánh giá mức độ an toàn tài chính, từ đó xây dựng chính sách thu hồi nợ hợp lý.

+ Tuân thủ pháp luật: Đảm bảo doanh nghiệp hạch toán đúng quy định, tránh vi phạm trong công tác kế toán – kiểm toán.

7. Các câu hỏi thường gặp (FAQ) về Tài khoản 138 – Các khoản phải thu khác

1. Tài khoản 138 – Các khoản phải thu khác là gì?
Tài khoản 138 dùng để phản ánh các khoản phải thu ngoài phạm vi các khoản phải thu từ khách hàng, phải thu nội bộ hoặc cho vay. Đây thường là các khoản bồi thường vật chất, tiền phạt, phải thu từ cá nhân, tổ chức khác.

2. Doanh nghiệp thường gặp các khoản phải thu khác nào?
Một số khoản phổ biến:

• Các khoản phải thu bồi thường vật chất do cá nhân, tập thể gây ra.

• Các khoản cho nhân viên vay ngắn hạn.

• Các khoản phải thu về thuế, phí, lệ phí được hoàn lại.

• Các khoản tạm ứng nhưng chưa quyết toán kịp thời.

3. Khi nào ghi nhận vào TK 138 thay vì TK 131 hoặc 136?

• Nếu khoản phải thu phát sinh từ bán hàng hóa, dịch vụ, phải hạch toán vào TK 131.

• Nếu khoản phải thu phát sinh giữa công ty mẹ và công ty con, hoặc giữa các đơn vị nội bộ, hạch toán vào TK 136.

• Các khoản khác không thuộc 2 trường hợp trên thì hạch toán vào TK 138.

4. TK 138 có ảnh hưởng gì đến báo cáo tài chính?
Trên báo cáo tài chính, TK 138 phản ánh ở chỉ tiêu “Phải thu khác” trong phần Tài sản ngắn hạn. Việc quản lý TK 138 giúp doanh nghiệp kiểm soát tốt công nợ phát sinh ngoài hoạt động chính, tránh thất thoát hoặc tồn đọng khó thu hồi.

5. Doanh nghiệp cần lưu ý gì khi hạch toán TK 138?

• Phải có chứng từ đầy đủ, rõ ràng cho từng khoản phải thu.

• Thường xuyên đối chiếu, đôn đốc thu hồi công nợ.

• Trích lập dự phòng nếu có dấu hiệu khó đòi, ghi nhận vào chi phí theo quy định.

8. Kết luận

Tài khoản 138 – Phải thu khác giữ vai trò quan trọng trong hệ thống kế toán, giúp doanh nghiệp phản ánh đầy đủ và chính xác các khoản nợ phải thu ngoài phạm vi thông thường. Việc nắm rõ nguyên tắc hạch toán và kết cấu của TK 138 theo Thông tư 200/2014/TT-BTC không chỉ đảm bảo sự minh bạch, đúng quy định pháp luật mà còn hỗ trợ doanh nghiệp quản lý công nợ, thu hồi tài sản hiệu quả, hạn chế rủi ro tài chính.

THÔNG TIN LIÊN HỆ:
• Website: https://luatthue.net/
• Fanpage: https://www.facebook.com/ketoananta

Bài viết cùng chủ đề