Cách kiểm tra số liệu trước khi lên BCTC 2025

Cách kiểm tra số liệu trước khi lên BCTC 2025

By 0 Comments 22nd Tháng 8 2025

Kiểm tra số liệu trước khi lên BCTC 2025 là bước quan trọng giúp doanh nghiệp đảm bảo tính chính xác, trung thực và minh bạch của báo cáo tài chính. Bài viết hướng dẫn chi tiết cách rà soát các tài khoản kế toán, từ tài sản, nợ phải trả, đến doanh thu và chi phí. Đồng thời, cung cấp kinh nghiệm xử lý chênh lệch, đánh giá công nợ, hàng tồn kho và tài sản cố định. Áp dụng những bước kiểm tra này giúp kế toán tối ưu hóa quy trình lập BCTC cuối kỳ, giảm thiểu rủi ro và tuân thủ đúng chuẩn mực kế toán.

Cách kiểm tra số liệu trước khi lên BCTC 2025

1. Tổng quan về nhóm tài khoản kế toán trong BCTC

Trước khi tiến hành kiểm tra số liệu trước khi lên BCTC 2025, kế toán cần nắm rõ đặc điểm của các nhóm tài khoản:

Nhóm lớnĐầu sốNhóm nhỏKý hiệuPhát sinh
Tài sản1Nhóm TK tiềnTừ 111 đến 128, 171Tăng ghi Nợ, giảm ghi Có
Nhóm TK phải thuTừ 131 đến 141
Nhóm TK hàng tồn khoTừ 152 đến 157
2Nhóm TK TSCĐ, tài sản dài hạn khácTừ 211 đến 244
Nguồn vốn3Nhóm TK nợ phải trảTừ 311 đến 356Giảm ghi Nợ, tăng ghi Có
4Nhóm TK vốn chủ sở hữuTừ 411 đến 421
Doanh thu, chi phí, KQKD5,7Nhóm TK doanh thu, thu nhập511, 515, 521, 711Tăng ghi Nợ, giảm ghi Có
6,8Nhóm TK chi phíTừ 611 đến 642, 811, 821
9TK xác định kết quả KD911

Nguyên tắc số dư:

+ Tài khoản tài sản: số dư bên nợ (trừ một số ngoại lệ như TK 131, 138, 171).

+ Tài khoản nguồn vốn: số dư bên có (một số ngoại lệ như TK 331, 333, 338, 412, 413, 421).

+ TK 5–9: không có số dư sau khi kết chuyển lãi lỗ.

Các bảng trên BCTC:

+ Bảng cân đối tài khoản: TK 1–9

+ Bảng cân đối kế toán: TK 1,2,3,4

+ Báo cáo kết quả kinh doanh: TK 5–9

+ Báo cáo lưu chuyển tiền tệ: TK 111, 112

+ Thuyết minh BCTC: TK 1–9

Cách kiểm tra số liệu trước khi lên BCTC 2025

Tổng quan về nhóm tài khoản kế toán trong BCTC

2. Cách kiểm tra số liệu trước khi lên BCTC

Khi kiểm tra số liệu trước khi lên BCTC 2025, kế toán cần đặc biệt chú trọng đến tính trung thực của số dư các tài khoản. Với những tài khoản còn số dư, độ chính xác của số dư cuối kỳ phụ thuộc trực tiếp vào tính chính xác của số dư đầu kỳ. Do đó, bước đầu tiên là so sánh số dư đầu kỳ với số dư cuối kỳ trên BCTC năm trước để đảm bảo không có sai lệch.

Tiếp theo, kế toán tiến hành rà soát chi tiết các phát sinh trong kỳ và đối chiếu số dư cuối kỳ của từng tài khoản. Phương pháp này giúp phát hiện sai sót kịp thời và đảm bảo BCTC phản ánh trung thực, hợp lý tình hình tài chính doanh nghiệp. Dưới đây là hướng dẫn kiểm tra chi tiết một số nhóm tài khoản quan trọng.

Cách kiểm tra số liệu trước khi lên BCTC 2025

Cách kiểm tra số liệu trước khi lên BCTC 2025

2.1 Kiểm tra các tài khoản chủ chốt trên bảng cân đối kế toán

2.1.1 Tiền mặt, tiền gửi và khoản đầu tư ngắn hạn (TK 111, 112, 113, 121, 128, 171)

Để đảm bảo kiểm tra số liệu trước khi lên BCTC 2025 chính xác, kế toán cần thu thập bằng chứng xác thực cho sự tồn tại và tính đúng đắn của số dư các tài khoản quan trọng.

*) Rà soát TK 111 – Tiền mặt:

+ So sánh số dư nợ TK 111 với kết quả kiểm kê quỹ thực tế tại ngày kết thúc năm tài chính.

+ Nếu có chênh lệch, kế toán cần truy nguyên nhân thông qua phiếu thu, phiếu chi và hóa đơn, chứng từ liên quan.

+ Khi nguyên nhân được xác định, hạch toán bổ sung để số dư trên sổ khớp với số thực tế.

+ Nếu chưa xác định được nguyên nhân, lập biên bản có xác nhận của thủ quỹ và hạch toán như sau:

Trong trường hợp này, khi kiểm kê phát hiện thiếu quỹ tiền mặt (số dư trên sổ kế toán lớn hơn tiền mặt thực tế), nhưng nguyên nhân chưa xác định rõ, kế toán sẽ thực hiện hạch toán như sau:

Nợ TK 138 – Phải thu khác (1381)

Có TK 111 – Tiền mặt.

Trong trường hợp thừa quỹ tiền mặt (số dư trên sổ kế toán thấp hơn số tiền kiểm kê thực tế), nhưng nguyên nhân chưa xác định rõ, kế toán sẽ hạch toán như sau:

Nợ TK 111 – Tiền mặt

Có TK 338 – Phải trả, phải nộp khác (3381).

Lưu ý: Chênh lệch TK 111 có thể xuất phát từ:

+ Thủ quỹ kiểm tiền nhầm khi thu, chi;

+ Bỏ sót hoặc ghi sai bút toán thu, chi;

+ Thực thu, thực chi nhưng chưa lập phiếu tương ứng.

Để đảm bảo tính chính xác, kế toán và thủ quỹ nên kiểm kê quỹ tiền mặt định kỳ theo ngày, tuần hoặc tháng, tùy theo khối lượng giao dịch.

*) Rà soát tài khoản TK 112, 128, 171:

Để kiểm tra số liệu trước khi lên BCTC 2025, kế toán cần rà soát chi tiết các tài khoản liên quan đến tiền gửi, khoản cho vay và trái phiếu ngắn hạn nhằm đảm bảo số dư phản ánh trung thực tình hình tài chính.

TK 112 – Tiền gửi ngân hàng:

+ So sánh số dư nợ TK 112 trên sổ kế toán với sao kê, sổ phụ ngân hàng.

+ Nếu số dư không khớp, tiến hành truy nguyên nhân tương tự như TK 111: kiểm tra phiếu thu, phiếu chi, hóa đơn kèm chứng từ.

+ Hạch toán điều chỉnh để phản ánh đầy đủ, chính xác các nghiệp vụ phát sinh liên quan đến tài khoản tiền gửi.

TK 128 – Khoản cho vay và sổ tiết kiệm:

+ Kiểm tra các hợp đồng cho vay, sổ tiết kiệm, sổ phụ của công ty chứng khoán.

+ Đối chiếu từng khoản với số dư trên sổ chi tiết, đảm bảo tất cả các khoản đều được theo dõi và hạch toán chính xác.

TK 171 – Trái phiếu chính phủ:

+ Kiểm tra hợp đồng mua bán lại trái phiếu chính phủ.

+ Đảm bảo đã hạch toán đầy đủ bút toán phân bổ chênh lệch giữa giá bán và giá mua lại.

+ Xác nhận khoản chênh lệch đã được ghi nhận đúng vào doanh thu hoặc chi phí tài chính.

Lưu ý quan trọng:

+ Các tài khoản có gốc ngoại tệ (ví dụ: TK 1112, 1122, 1132, 128, 228, 131, 136, 138, 331, 341…) cần được đánh giá lại tỷ giá cuối kỳ.

+ Tỷ giá đánh giá lại phải lấy theo công bố của ngân hàng thương mại nơi doanh nghiệp thường xuyên giao dịch.

2.1.2 Kiểm soát các khoản phải thu cuối kỳ (TK 131, 133, 136, 138, 141)

Để kiểm tra số liệu trước khi lên BCTC 2025 một cách chính xác, kế toán cần thực hiện rà soát chi tiết các khoản phải thu, đặc biệt là TK 131 – Phải thu khách hàng.

*) Rà soát TK 131 – Phải thu khách hàng:

+ Tại cuối kỳ, lập bảng tổng hợp công nợ theo từng khách hàng và tiến hành biên bản xác nhận công nợ với khách hàng.

+ So sánh số dư trên biên bản với số dư trên sổ chi tiết. Nếu phát hiện chênh lệch, khoanh vùng thời gian phát sinh sai số (6 tháng, 3 tháng hoặc 1 tháng) để đối chiếu tổng phát sinh và số dư giữa hai bên.

+ Kiểm tra các chứng từ liên quan: hợp đồng, đơn đặt hàng, hóa đơn, phiếu giao hàng, chứng từ thanh toán để xác định nguyên nhân.

+ Xác định bên chịu trách nhiệm và hạch toán điều chỉnh, bổ sung nếu cần.

Nguyên nhân phổ biến dẫn đến chênh lệch:

+ Các bên hạch toán công nợ vào thời điểm khác nhau: bên bán ghi nhận khi xuất hàng, bên mua ghi nhận khi nhận hàng.

+ Khách hàng đã thanh toán nhưng doanh nghiệp chưa nhận hoặc chưa ghi sổ.

+ Ghi nhầm đối tượng công nợ trong phần mềm kế toán.

Lưu ý quan trọng khi rà soát công nợ phải thu:

+ Kế toán cần đối chiếu và lập biên bản xác nhận công nợ với tất cả khách hàng còn số dư cuối kỳ.

+ Đặc biệt, với các khách hàng có số dư bên có TK 131 – khoản tiền ứng trước, cần có tài liệu chứng minh chưa đến hạn giao hàng hoặc chưa bàn giao nghiệm thu dự án.

+ Các số dư bên có tồn dài ngày mà không chứng minh được thường phát sinh rủi ro, yêu cầu giải trình khi kiểm tra thuế.

*) Rà soát TK 133 – Thuế GTGT đầu vào:

+ So sánh số dư nợ TK 133 với chỉ tiêu số {43} trên tờ khai thuế GTGT cuối năm.

+ Nếu theo dõi chuẩn, số liệu trên sổ kế toán và tờ khai thuế phải khớp nhau.

+Kết chuyển thuế GTGT theo tháng hoặc quý giúp kiểm soát kịp thời số dư TK 133.

Lưu ý: TK 133 liên quan đến TK 331, nếu TK 133 sai, TK 331 cũng có khả năng sai.

*) Rà soát TK 136, 138, 141 – Các khoản phải thu khác:

+ Sử dụng kỹ thuật kiểm tra tương tự TK 131: kiểm tra chứng từ chi, chứng từ thu, chứng từ hoàn ứng và các chứng từ liên quan.

+ Có thể lập biên bản xác nhận công nợ để xác định tính hiện hữu và số dư, đặc biệt với các khoản lớn.

+ Rà soát các khoản không phát sinh giao dịch từ đầu năm, tìm nguyên nhân để xử lý phù hợp, ví dụ lập dự phòng nếu đối tác không còn khả năng trả nợ hoặc thu hồi khoản tạm ứng.

2.1.3 Các tài khoản hàng tồn kho (TK152, 153, 154, 155, 156, 157)

*) Rà soát các TK 152, 153, 155, 156, 157:

Để kiểm tra số liệu trước khi lên BCTC 2025, kế toán cần phối hợp chặt chẽ với bộ phận kho để kiểm kê kho nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ, thành phẩm và hàng hóa. Việc này giúp đảm bảo số liệu trên sổ kế toán phản ánh đúng tồn kho thực tế.

Các bước rà soát hàng tồn kho:

– Chuẩn bị kiểm kê: Ghi sổ đầy đủ các phiếu nhập – xuất đến thời điểm kiểm kê, tạm dừng xuất nhập kho trong thời gian kiểm kê.

– Đối chiếu số lượng thực tế và sổ sách:

+ Nếu tồn thực tế > tồn trên sổ, lập phiếu nhập kho:

Nợ TK 152,153,155,156

Có TK 3388.

+ Nếu tồn thực tế < tồn trên sổ, lập phiếu xuất kho:

Nợ TK 1381

Có TK 152,153,155,156

Nếu nguyên nhân thừa thiếu đã rõ, hạch toán bút toán bổ sung dựa trên kết quả kiểm kê.

+ Đánh giá chất lượng hàng tồn kho:

– Kết hợp với thủ kho đánh giá chất lượng, phát hiện hàng hư hỏng hoặc giảm giá trị.

– Nếu hàng tồn kém chất lượng, lập dự phòng giảm giá theo Chuẩn mực kế toán Hàng tồn kho.

+ Quản lý và lưu trữ kho:

– Áp dụng khoa học sắp xếp, tạo mã hàng hóa để kiểm kê nhanh chóng.

– Thủ kho cần liên tục đối chiếu số tồn thực với sổ kế toán, phát hiện và xử lý sai sót kịp thời.

*) Rà soát TK 154

+ Đối chiếu số liệu kho:

– So sánh số phát sinh nợ, có và dư cuối kỳ với bảng xuất – nhập – tồn kho.

– Số liệu trên sổ và bảng kho phải thống nhất tuyệt đối để đảm bảo tính chính xác.

+ Kinh nghiệm hạch toán chuẩn:

– Khi mua nguyên vật liệu, kế toán nên hạch toán nhập kho trước, sau đó mới xuất kho khi giao cho bộ phận sản xuất hoặc bộ phận tiêu dùng.

– Tránh hạch toán trực tiếp vào TK 621 khi vật liệu chưa qua kho, vì sẽ khó thống kê số lượng và giá trị vật liệu phục vụ báo cáo và kiểm tra.

Lưu ý quan trọng: Việc rà soát TK 154 không chỉ giúp đảm bảo số liệu BCTC 2025 chính xác, mà còn giảm rủi ro sai lệch chi phí sản xuất, hỗ trợ đánh giá hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh.

2.1.4 Các tài khoản tài sản cố định, tài sản dài hạn (TK 211, 212, …, 244)

*) Rà soát TK 211, 212, 242

+ Về số lượng: Tại thời điểm cuối kỳ, kế toán đối chiếu số liệu kiểm kê với danh mục tài sản cố định, công cụ dụng cụ đang theo dõi trên sổ, đồng thời kiểm tra tất cả tài sản thực tế có tại công ty đã được theo dõi đầy đủ để đảm bảo tính đầy đủ của số liệu.

+ Về giá trị: Nếu quá trình kiểm kê phát hiện tài sản hỏng hóc, suy giảm hiệu suất hoặc thời gian sử dụng hữu ích, lập biên bản đánh giá làm cơ sở cho ban giám đốc điều chỉnh, đánh giá lại tài sản.

+ Kiểm tra khấu hao: Kế toán so sánh số liệu khấu hao tính toán (ví dụ trên bảng excel) với số liệu hạch toán trên phần mềm để đảm bảo khớp đúng.

+ Phân bổ chi phí CCDC và chi phí trả trước: Kiểm tra sự thống nhất giữa TK 242 với bảng phân bổ chi phí, đồng thời phân loại đúng chi phí trả trước theo thời hạn gốc để trình bày chính xác các chỉ tiêu ngắn hạn, dài hạn trên Bảng cân đối kế toán.

*) Rà soát TK 241

Trong kế toán, việc quản lý TK 241 luôn tiềm ẩn hai rủi ro chính cần lưu ý:

+ Chưa tập hợp đầy đủ chi phí phát sinh vào TK 241.

+ Chậm chuyển giá trị từ TK 241 sang các tài khoản 211, 213, 217… khi công trình hoàn thiện, sẵn sàng bàn giao cho bộ phận sử dụng.

Để kiểm soát hiệu quả, kế toán có thể xác định giá trị thực tế và tình trạng hoàn thành của công trình thông qua các thủ tục sau:

+ Quan sát trực tiếp hiện trạng công trình.

+ So sánh với tiến độ chi phí trên dự toán.

+ Đối chiếu các biên bản nghiệm thu từng phần, biên bản đánh giá khối lượng hoàn thành cuối năm.

+ Phỏng vấn nhân sự trực tiếp quản lý xây dựng nếu cần thiết.

*) Rà soát tài khoản 244 – Ký quỹ
Kiểm tra số dư ký quỹ tại ngân hàng hoặc công ty tài chính bằng cách đối chiếu với hợp đồng, biên bản ký kết giữa doanh nghiệp và bên nhận ký quỹ, đảm bảo số liệu chính xác và đầy đủ.

2.1.5. Các tài khoản nợ phải trả (TK 331 đến 356)

Kiểm tra TK 331, 335, 336, 338:
Kỹ thuật kiểm tra TK 331 tương tự như TK 131. Khi phát hiện chênh lệch giữa số liệu sổ sách của doanh nghiệp với nhà cung cấp, kế toán thực hiện xử lý như với TK 131, bao gồm lập biên bản đối chiếu với tất cả nhà cung cấp.

Kiểm tra TK 3331:
Đối với TK 3331 (thuế GTGT phải nộp), kế toán rà soát xem đã kết chuyển đầy đủ bút toán thuế GTGT các tháng hay chưa. Do TK 3331 liên quan trực tiếp đến TK 131, nếu TK 131 có sai sót thì TK 3331 cũng có khả năng sai.

Kiểm tra TK 334:
Số dư TK 334 phản ánh tiền lương và các khoản phải trả người lao động chưa thanh toán đến cuối kỳ. Thông thường bao gồm: tiền lương các tháng cuối năm chưa chi, tiền thưởng năm hạch toán cuối năm dương lịch nhưng chi trước Tết âm lịch. Kế toán đối chiếu bảng lương, bảng thưởng và chứng từ chi để xác định tính chính xác.

Kiểm tra TK 3383, 3384, 3386:
Số dư các tài khoản BHXH chưa nộp cuối kỳ được kiểm tra dựa trên thông báo của cơ quan bảo hiểm, kết hợp đối chiếu số lượng lao động tăng giảm trong kỳ.

Kiểm tra TK 341:
Kế toán tổng hợp và đối chiếu số dư nợ vay, thuê tài chính với bảng xác nhận từ ngân hàng hoặc đơn vị cho thuê tài chính. Đồng thời kiểm tra chi phí lãi vay đã trích trước đầy đủ, số dư lãi vay phải trả trên TK 338 theo từng khoản vay và từng khế ước vay.

Lưu ý:

+ Phân loại nợ phải trả đến hạn trong 12 tháng tiếp theo thành nợ ngắn hạn; các khoản đến hạn sau 12 tháng ghi nhận vào nợ dài hạn trên Bảng cân đối kế toán.

+ Đánh giá các khoản nợ có gốc ngoại tệ cuối kỳ theo đúng tỷ giá đánh giá lại quy định tại Thông tư 200.

2.1.6 Rà soát tài khoản nguồn vốn chủ sở hữu (TK 411 – 421)

Kế toán kết chuyển số dư TK 4212 sang TK 4211 đầu năm và kiểm tra đầy đủ, chính xác các nghiệp vụ phát sinh liên quan đến vốn góp chủ sở hữu, trích lập và sử dụng quỹ theo đúng quy định.

2.2. Các tài khoản trên Báo cáo kết quả kinh doanh

2.2.1. Rà soát các tài khoản doanh thu (TK 511, 515, 521, 711)

+ Kiểm tra hóa đơn cuối năm: Đối chiếu điều khoản hợp đồng, phiếu xuất kho, ngày nghiệm thu công trình/dịch vụ. Xuất hóa đơn khi quyền sở hữu đã chuyển giao.

+ Đối chiếu số liệu: So sánh số phát sinh TK 511, 711 với tổng chỉ tiêu doanh thu trên tờ khai thuế 12 tháng và báo cáo bán hàng. Giải thích rõ mọi chênh lệch.

+ Lưu ý đặc biệt: Hàng biếu, tặng không ghi doanh thu nhưng vẫn phải kê khai thuế.

+ Kiểm tra chi phí: Rà soát TK 515, 521, 711 về tính đúng kỳ và bản chất nghiệp vụ, tương tự TK 511.

2.2.2. Rà soát các tài khoản chi phí (TK 641, 642, 811, 821)

*) Kiểm tra đối ứng tài khoản:
Kế toán cần rà soát các cặp tài khoản thường đi cùng nhau, ví dụ:

+ Nợ TK 621, 6272 → Có TK 152

+ Nợ TK 622, 6271, 6411, 6421 → Có TK 334

+ Nợ TK 6274, 6414, 6424 → Có TK 214

+ Nợ TK 821 → Có TK 3334

Nếu xuất hiện tài khoản đối ứng bất thường, cần xem xét từng trường hợp cụ thể.

*) Phân tích biến động:
So sánh chi phí, doanh thu giữa các kỳ, so với kế hoạch hoặc cùng kỳ năm trước để phát hiện biến động bất thường. Việc này giúp khoanh vùng sai sót và nắm bắt xu hướng sản xuất kinh doanh.

3. Kết luận

Kiểm tra số liệu trước khi lập BCTC 2025 là bước then chốt giúp doanh nghiệp đảm bảo tính chính xác, trung thực và minh bạch của báo cáo tài chính. Việc rà soát chi tiết các tài khoản từ tài sản, nợ phải trả, nguồn vốn chủ sở hữu, doanh thu đến chi phí không chỉ giúp phát hiện và xử lý kịp thời các sai sót mà còn hỗ trợ nhà quản trị nắm bắt xu hướng hoạt động kinh doanh.

Áp dụng các phương pháp kiểm tra chuyên nghiệp, kết hợp phần mềm kế toán và quy trình nội bộ chuẩn sẽ tối ưu hóa việc lập BCTC, giảm thiểu rủi ro và tuân thủ đúng chuẩn mực kế toán.

Để được tư vấn chi tiết và hỗ trợ rà soát số liệu BCTC, vui lòng liên hệ Dịch vụ kế toán ANTA – giải pháp kế toán tin cậy cho mọi doanh nghiệp.

Bài viết cùng chủ đề 

Releted Tags

Leave a comment

Dịch vụ doanh nghiệp Anta