Cách nộp công văn giải trình thuế qua mạng 2025

Nộp công văn giải trình thuế qua mạng 2025 là phương thức hiện đại giúp doanh nghiệp rút ngắn thời gian xử lý hồ sơ và đảm bảo tính minh bạch với cơ quan thuế. Hình thức nộp trực tuyến không chỉ hạn chế rủi ro thất lạc mà còn hỗ trợ kế toán tuân thủ đúng quy định pháp luật. Bài viết này sẽ hướng dẫn chi tiết cách nộp công văn giải trình qua mạng, kèm những lưu ý quan trọng để doanh nghiệp thực hiện hiệu quả.

1. Khái niệm công văn giải trình thuế

Công văn giải trình thuế là văn bản kế toán – thuế chính thức được doanh nghiệp lập và gửi cho cơ quan thuế khi có yêu cầu làm rõ số liệu hoặc nội dung kê khai. Đây không chỉ là phương tiện để trình bày chi tiết, minh bạch các vấn đề còn vướng mắc, mà còn là công cụ giúp doanh nghiệp chứng minh tính hợp lý, hợp lệ của hồ sơ kế toán. Việc soạn thảo công văn giải trình thuế đúng quy định vừa thể hiện sự hợp tác chuyên nghiệp với cơ quan quản lý, vừa bảo vệ quyền lợi hợp pháp và uy tín tài chính của doanh nghiệp.

Công văn giải trình thuế

2. Các trường hợp nào phải gửi công văn giải trình vi phạm hành chính về thuế, hóa đơn?

Theo khoản 1 Điều 37  Nghị định 125/2020/NĐ-CP, doanh nghiệp cần lưu ý các trường hợp phải giải trình vi phạm hành chính về thuế, hóa đơn như sau:

Điều 37. Giải trình vi phạm hành chính về thuế, hóa đơn

1. Các trường hợp giải trình vi phạm hành chính về thuế, hóa đơn
2. a) Hành vi vi phạm hành chính về thuế, hóa đơn được phát hiện thông qua công tác thanh tra thuế, kiểm tra thuế hoặc các trường hợp lập biên bản vi phạm hành chính điện tử;
3. b) Hành vi vi phạm hành chính quy định tại Điều 16, 17, 18; khoản 3 Điều 20; khoản 7 Điều 21; Điều 22 và Điều 28 Nghị định này.
4. Việc giải trình vi phạm hành chính về thuế, hóa đơn thực hiện theo quy định của pháp luật về xử lý vi phạm hành chính.

Như vậy, các trường hợp doanh nghiệp phải giải trình vi phạm hành chính về thuế, hóa đơn theo khoản 1 Điều 37 Nghị định 125/2020/NĐ-CP gồm:

+ Khi hành vi vi phạm hành chính về thuế, hóa đơn được phát hiện trong quá trình thanh tra, kiểm tra thuế;

+ Khi hành vi vi phạm được lập trong biên bản vi phạm hành chính điện tử;

+ Khi doanh nghiệp có hành vi vi phạm quy định tại:

– Điều 16, Điều 17, Điều 18;

– Khoản 3 Điều 20;

– Khoản 7 Điều 21;

– Điều 22;

– Điều 28 của Nghị định 125/2020/NĐ-CP.

👉 Vì vậy, bất kỳ khi nào rơi vào các trường hợp trên, doanh nghiệp đều phải thực hiện công văn giải trình vi phạm hành chính về thuế, hóa đơn để bảo vệ quyền lợi và đảm bảo tuân thủ pháp luật.

3. Các trường hợp  không ra quyết định xử phạt vi phạm hành chính về thuế, hóa đơn

Theo khoản 1 Điều 38 Nghị định 125/2020/NĐ-CP, có những trường hợp không ra quyết định xử phạt vi phạm hành chính về thuế, hóa đơn, cụ thể như sau:

Điều 38. Những trường hợp không ra quyết định xử phạt vi phạm hành chính về thuế, hóa đơn

1. Không ra quyết định xử phạt vi phạm hành chính về thuế, hóa đơn trong các trường hợp sau đây:
2. a) Trường hợp quy định tại Điều 9 Nghị định này;
3. b) Không xác định được đối tượng vi phạm hành chính về thuế, hóa đơn;
4. c) Đã hết thời hiệu xử phạt vi phạm hành chính về thuế, hóa đơn quy định tại Điều 8 Nghị định này hoặc hết thời hạn ra quyết định xử phạt theo quy định của pháp luật về xử lý vi phạm hành chính;
5. d) Cá nhân vi phạm hành chính về thuế, hóa đơn đã chết, mất tích; tổ chức vi phạm hành chính đã bị giải thể, phá sản trong thời gian xem xét ra quyết định xử phạt, trừ trường hợp quy định tại điểm c khoản 4 Điều 41 Nghị định này.

Căn cứ xác định cá nhân chết, mất tích; tổ chức bị giải thể, phá sản theo quy định tại khoản 2 Điều 41 Nghị định này;

đ) Chuyển hồ sơ vụ vi phạm có dấu hiệu tội phạm để truy cứu trách nhiệm hình sự.

2. Trường hợp không ra quyết định xử phạt vi phạm hành chính theo quy định tại điểm a, b, c, d khoản 1 Điều này thì người có thẩm quyền xử phạt không ra quyết định xử phạt nhưng phải áp dụng biện pháp khắc phục hậu quả theo quy định (nếu có). Quyết định áp dụng biện pháp khắc phục hậu quả phải ghi rõ lý do không ra quyết định xử phạt vi phạm hành chính; biện pháp khắc phục hậu quả được áp dụng, trách nhiệm và thời hạn thực hiện.

Theo đó, có những trường hợp cơ quan thuế sẽ không ra quyết định xử phạt vi phạm hành chính về thuế, hóa đơn, cụ thể như sau:

+ Các trường hợp đã được quy định tại Điều 9 Nghị định 125/2020/NĐ-CP;

+ Không xác định được rõ đối tượng vi phạm hành chính về thuế, hóa đơn;

+ Hành vi vi phạm đã hết thời hiệu xử phạt (Điều 8 Nghị định 125/2020/NĐ-CP) hoặc đã hết thời hạn ra quyết định xử phạt theo quy định pháp luật;

+ Cá nhân vi phạm đã chết, mất tích; tổ chức vi phạm đã giải thể, phá sản trong quá trình xem xét, trừ trường hợp quy định tại điểm c khoản 4 Điều 41 Nghị định 125/2020/NĐ-CP;

+ Căn cứ xác định tình trạng chết, mất tích, giải thể, phá sản được áp dụng theo khoản 2 Điều 41 Nghị định 125/2020/NĐ-CP;

+ Trường hợp hồ sơ vi phạm có dấu hiệu tội phạm và được chuyển sang cơ quan có thẩm quyền để truy cứu trách nhiệm hình sự.

👉 Việc nắm rõ các trường hợp này giúp doanh nghiệp và kế toán chủ động trong quá trình rà soát, tránh bị xử phạt không đáng có, đồng thời đảm bảo tuân thủ chặt chẽ quy định pháp luật về thuế và hóa đơn.

4. Cách nộp công văn giải trình thuế qua mạng 2025

Trong bối cảnh chuyển đổi số, hầu hết doanh nghiệp đều lựa chọn nộp công văn giải trình thuế qua hệ thống thuế điện tử eTax, vừa nhanh chóng, vừa đảm bảo tính pháp lý. Quy trình thực hiện gồm các bước sau:

+ Bước 1: Kết nối chữ ký số (USB Token)
Doanh nghiệp cần cắm USB chữ ký số (ví dụ BkavCA) vào máy tính và chắc chắn rằng phần mềm quản lý Token đã được cài đặt đầy đủ.

+ Bước 2: Đăng nhập hệ thống thuế điện tử
Truy cập vào website https://thuedientu.gdt.gov.vn, sử dụng tài khoản của doanh nghiệp để đăng nhập.

+ Bước 3: Chọn biểu mẫu giải trình thuế
Tại giao diện chính, chọn mục “Biểu mẫu thuế” → “Gửi biểu mẫu XML” và tải lên tệp biểu mẫu công văn giải trình cần nộp.

+ Bước 4: Ký điện tử trên công văn
Hệ thống sẽ hiển thị biểu mẫu, kế toán chọn “Chữ ký số”, nhập mã PIN USB Token để tiến hành ký điện tử.

+ Bước 5: Xác nhận thành công và nộp tờ khai
Khi màn hình báo “Tệp khai báo đã được ký thành công”, chọn “Chấp nhận” và nhấn “Gửi tờ khai” để hoàn tất.

👉 Với quy trình này, doanh nghiệp có thể nộp công văn giải trình thuế qua mạng 2025 nhanh chóng, minh bạch và tiết kiệm thời gian, đồng thời đảm bảo tuân thủ đúng quy định pháp luật.

Cách nộp công văn giải trình thuế qua mạng 2025

5. Mức xử phạt khi vi phạm công văn giải trình thuế

Khi doanh nghiệp không nộp công văn giải trình thuế đúng hạn, sẽ bị xử phạt theo quy định tại Nghị định 125/2020/NĐ-CP. Cụ thể:

+ Phạt 20% số thuế thiếu hoặc số thuế được miễn, giảm, hoàn không đúng nếu doanh nghiệp kê khai sai dẫn đến thiếu nghĩa vụ thuế hoặc hưởng ưu đãi không hợp pháp;

+ Doanh nghiệp phải nộp công văn giải trình trong 05 ngày kể từ ngày lập biên bản vi phạm hành chính thuế. Trường hợp cần xác minh, điều tra thêm thì thời hạn này có thể được kéo dài và sẽ được thông báo bằng văn bản;

+ Nếu thực hiện giải trình trực tiếp, thời hạn nộp công văn chỉ còn 02 ngày kể từ ngày lập biên bản vi phạm.

👉 Như vậy, việc nộp công văn giải trình thuế đúng hạn là yêu cầu bắt buộc, vừa giúp doanh nghiệp tránh bị xử phạt, vừa đảm bảo hồ sơ thuế minh bạch và kịp thời xử lý các vướng mắc phát sinh.

6. Kết luận

Việc nộp công văn giải trình thuế qua mạng 2025 không chỉ là yêu cầu pháp lý bắt buộc mà còn là giải pháp giúp doanh nghiệp tối ưu quy trình kế toán – thuế trong kỷ nguyên số. Khi hiểu rõ khái niệm, các trường hợp phải giải trình, những tình huống không bị xử phạt, quy trình nộp qua eTax cũng như mức xử phạt nếu vi phạm, doanh nghiệp sẽ chủ động hơn trong quản trị thuế, giảm thiểu rủi ro và bảo vệ quyền lợi hợp pháp.

👉 Nếu doanh nghiệp cần tư vấn thuế chuyên sâu, hỗ trợ soạn thảo và nộp công văn giải trình thuế đúng quy định, vui lòng liên hệ với Dịch vụ kế toán ANTA để được đội ngũ chuyên gia kế toán – thuế đồng hành và hỗ trợ hiệu quả nhất.

7. Các câu hỏi thường gặp (FAQ)

1. Bao lâu doanh nghiệp phải nộp công văn giải trình thuế sau khi nhận biên bản vi phạm?
Theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP, doanh nghiệp phải nộp công văn giải trình trong 05 ngày làm việc kể từ ngày lập biên bản vi phạm hành chính thuế. Nếu giải trình trực tiếp, thời hạn chỉ còn 02 ngày.

2. Doanh nghiệp có thể ủy quyền cho dịch vụ kế toán nộp công văn giải trình thuế không?
Có. Doanh nghiệp hoàn toàn có thể ủy quyền cho kế toán dịch vụ hoặc đại lý thuế nộp công văn giải trình thay, miễn là có giấy ủy quyền hợp pháp và chữ ký số hợp lệ.

3. Nếu công văn giải trình thuế có sai sót, doanh nghiệp có được nộp bổ sung không?
Trong trường hợp công văn giải trình chưa đầy đủ hoặc có sai sót, doanh nghiệp vẫn có thể nộp bổ sung, chỉnh sửa theo yêu cầu của cơ quan thuế. Tuy nhiên, cần thực hiện trong thời hạn được quy định để tránh bị xử phạt.

Bài viết cùng chủ đề