Không trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho: Rủi ro & Quy định kế toán năm 2025

Không trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho khiến doanh nghiệp sai lệch báo cáo tài chính, rủi ro bị xử phạt. Cập nhật quy định & cách xử lý 2025.

I. Dự phòng giảm giá hàng tồn kho là gì?

+ Dự phòng giảm giá hàng tồn kho là khoản dự phòng mà doanh nghiệp phải trích lập khi giá trị thuần có thể thực hiện được của hàng tồn kho thấp hơn giá gốc ghi trên sổ sách. Đây là một nguyên tắc thận trọng trong kế toán, nhằm phản ánh giá trị tài sản trung thực, hợp lý và hạn chế rủi ro khi giá hàng hóa giảm so với thị trường.

+ Theo quy định tại Thông tư 200/2014/TT-BTC và Chuẩn mực kế toán Việt Nam (VAS 02 – Hàng tồn kho), doanh nghiệp cần trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho cho các loại nguyên vật liệu, thành phẩm, hàng hóa… bị giảm giá hoặc chậm luân chuyển, để đảm bảo báo cáo tài chính không bị “ảo” về lợi nhuận.

+ Việc không trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho có thể dẫn đến tình trạng tài sản bị ghi cao hơn thực tế, báo cáo tài chính thiếu minh bạch và tiềm ẩn rủi ro pháp lý khi bị cơ quan thuế kiểm tra.

II. Đối tượng lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho

Không phải tất cả hàng tồn kho đều phải trích lập dự phòng giảm giá. Theo VAS 02 – Hàng tồn kho và Thông tư 200/2014/TT-BTC, doanh nghiệp chỉ lập dự phòng với những tài sản có giá trị thuần có thể thực hiện được thấp hơn giá gốc. Cụ thể:

+ Nguyên vật liệu, vật tư: khi giá thị trường giảm xuống thấp hơn giá gốc nhập kho, hoặc khi chúng đã bị lỗi thời, kém chất lượng.

+ Hàng hóa, thành phẩm: khi không còn phù hợp thị hiếu, chậm luân chuyển, hoặc giá bán ước tính giảm thấp hơn giá vốn.

+ Sản phẩm dở dang: nếu chi phí sản xuất dở dang cao hơn giá trị sản phẩm dự kiến thu hồi sau khi hoàn thành.

👉 Lưu ý:

+ Không lập dự phòng cho công cụ, dụng cụ đã phân bổ chi phí, tài sản cố định, hay hàng tồn kho đã có dấu hiệu hư hỏng, mất mát (vì đây là khoản tổn thất thực tế, không phải dự phòng).

+ Việc lập dự phòng cần căn cứ vào giá thị trường tại thời điểm cuối kỳ kế toán và hồ sơ, chứng từ chứng minh (bảng kê hàng tồn kho, báo giá thị trường, hợp đồng mua bán…).

✅ Ví dụ: Doanh nghiệp tồn kho 1.000 sản phẩm A, giá vốn 200.000đ/sản phẩm. Cuối năm, giá bán thị trường chỉ còn 150.000đ → phải trích lập dự phòng giảm giá:
(200.000 – 150.000) × 1.000 = 50.000.000 đồng.

III. Công thức tính mức trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho

Theo quy định tại Thông tư 200/2014/TT-BTC (và tương tự trong Thông tư 133/2016/TT-BTC cho DN nhỏ và vừa), mức dự phòng giảm giá hàng tồn kho được xác định như sau:

Mức trích lập dự phòng = (Giá gốc hàng tồn kho – Giá trị thuần có thể thực hiện được) x Số lượng tồn kho

Trong đó:

+ Giá gốc hàng tồn kho: là chi phí thực tế để có được hàng hóa (giá mua + chi phí thu mua + chi phí gia công, chế biến).

+ Giá trị thuần có thể thực hiện được: là giá bán ước tính trong điều kiện kinh doanh bình thường trừ (-) chi phí ước tính để hoàn thành sản phẩm và chi phí bán hàng phát sinh.

+ Số lượng tồn kho: số lượng hàng hóa, thành phẩm, nguyên vật liệu còn lại tại thời điểm lập dự phòng.

👉 Nguyên tắc:

+ Chỉ trích lập dự phòng cho phần chênh lệch giảm giá.

+ Nếu giá trị thuần >= giá gốc, thì không cần trích lập dự phòng.

✅ Ví dụ minh họa:
Công ty B tồn kho 500 sản phẩm X.

+ Giá gốc: 120.000đ/sản phẩm

+ Giá bán ước tính trên thị trường: 100.000đ/sản phẩm

+ Chi phí bán hàng ước tính: 5.000đ/sản phẩm

👉 Giá trị thuần có thể thực hiện được = 100.000 – 5.000 = 95.000đ
👉 Mức trích lập dự phòng = (120.000 – 95.000) × 500 = 12.500.000 đồng

IV. Thực hiện trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho

Để việc trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho đúng quy định, kế toán doanh nghiệp cần thực hiện theo các bước sau:

🔹 Bước 1: Xác định phạm vi và đối tượng cần trích lập

+ Rà soát toàn bộ hàng tồn kho cuối kỳ: nguyên vật liệu, thành phẩm, hàng hóa.

+ Đánh giá khả năng tiêu thụ, giá thị trường, chi phí phát sinh để hoàn thiện hoặc tiêu thụ.

+ Chỉ trích lập cho những mặt hàng có giá trị thuần có thể thực hiện được < giá gốc.

🔹 Bước 2: Tính toán mức trích lập

+ Áp dụng công thức:

Mức trích lập dự phòng = (Giá gốc hàng tồn kho – Giá trị thuần có thể thực hiện được) x Số lượng tồn kho

+ Lập bảng chi tiết từng loại hàng hóa để chứng minh cơ sở trích lập.

🔹 Bước 3: Ghi nhận kế toán

+ Sử dụng TK 2294 – Dự phòng giảm giá hàng tồn kho để phản ánh số dự phòng đã trích.

+ Bút toán:

• • Nợ TK 632 – Giá vốn hàng bán

  • Có TK 2294 – Dự phòng giảm giá hàng tồn kho

🔹 Bước 4: Hoàn nhập dự phòng (nếu có)

+ Nếu kỳ sau giá trị thuần có thể thực hiện được tăng lên → phải hoàn nhập phần dự phòng đã trích thừa.

+ Bút toán hoàn nhập:

• • Nợ TK 2294

  • Có TK 632

V. Xử lý đối với hàng tồn kho đã trích lập dự phòng

Sau khi doanh nghiệp đã trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho, trong các kỳ kế toán tiếp theo cần theo dõi và xử lý đúng quy định để đảm bảo báo cáo tài chính phản ánh trung thực, hợp lý.

🔹 1. Trường hợp giá trị thuần có thể thực hiện được giảm thêm

+ Nếu giá trị hàng tồn kho tiếp tục giảm so với kỳ trước → doanh nghiệp phải trích lập bổ sung dự phòng.

+ Phần chênh lệch bổ sung được ghi nhận thêm vào chi phí giá vốn (TK 632).

Bút toán:

+ Nợ TK 632 – Giá vốn hàng bán

+ Có TK 2294 – Dự phòng giảm giá hàng tồn kho

🔹 2. Trường hợp giá trị thuần có thể thực hiện được tăng lên

+ Nếu giá trị thị trường hồi phục hoặc hàng hóa có khả năng tiêu thụ tốt hơn → doanh nghiệp phải hoàn nhập phần dự phòng đã trích thừa.

+ Việc hoàn nhập giúp chi phí giảm đi và lợi nhuận tăng lên, đảm bảo tính minh bạch.

Bút toán:

+ Nợ TK 2294 – Dự phòng giảm giá hàng tồn kho

+ Có TK 632 – Giá vốn hàng bán

🔹 3. Trường hợp hàng tồn kho được bán hoặc thanh lý

+ Khi bán/ thanh lý hàng tồn kho đã trích lập dự phòng:

• • Giá vốn ghi nhận theo giá gốc trừ đi phần dự phòng đã lập.

  • Nếu dự phòng lớn hơn thực tế → phải hoàn nhập phần chênh lệch.

🔹 4. Lưu ý quản lý

+ Doanh nghiệp phải lập bảng kê chi tiết dự phòng cho từng mặt hàng.

+ Chứng từ, báo giá, hợp đồng phải lưu đầy đủ để chứng minh cho cơ quan thuế.

+ Việc xử lý dự phòng phải tuân thủ đúng Thông tư 200/2014/TT-BTC hoặc Thông tư 133/2016/TT-BTC tùy loại hình doanh nghiệp.

VI. Hậu quả khi không trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho

Nếu doanh nghiệp bỏ qua việc trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho, có thể đối mặt với nhiều rủi ro:

+ Báo cáo tài chính không phản ánh trung thực: Giá trị hàng tồn kho bị ghi cao hơn thực tế, làm sai lệch tình hình tài chính.

+ Ảnh hưởng đến lợi nhuận và thuế TNDN: Chi phí không được ghi nhận kịp thời khiến lợi nhuận “ảo” tăng, dẫn đến nộp thuế nhiều hơn.

+ Khó khăn trong quản lý hàng tồn kho: Không đánh giá đúng chất lượng, giá trị thuần, doanh nghiệp dễ bị tồn đọng vốn.

+ Rủi ro kiểm toán và thanh tra thuế: Doanh nghiệp có thể bị cơ quan thuế xuất toán chi phí, điều chỉnh lại số liệu và xử phạt hành chính.

+ Ảnh hưởng đến quyết định kinh doanh: Ban lãnh đạo có thể dựa vào số liệu không chính xác, dẫn đến sai lầm trong chiến lược mua hàng, bán hàng.

VII. Giải pháp cho doanh nghiệp năm 2025

Để tránh rủi ro và nâng cao hiệu quả quản trị, doanh nghiệp cần áp dụng các giải pháp sau:

1. Xây dựng quy trình đánh giá hàng tồn kho định kỳ: Cập nhật giá thị trường, chất lượng, tình trạng lưu kho để xác định kịp thời mặt hàng cần trích lập dự phòng.

2. Ứng dụng công nghệ quản lý kho: Sử dụng phần mềm ERP/Kế toán giúp kiểm soát số lượng, giá trị và tự động tính toán dự phòng.

3. Tuân thủ chuẩn mực và Thông tư mới nhất: Thực hiện theo Thông tư 200/2014/TT-BTC hoặc Thông tư 133/2016/TT-BTC để hợp pháp chi phí dự phòng.

4. Đào tạo bộ phận kế toán: Trang bị kiến thức cập nhật về thuế, kế toán, đặc biệt là cách tính và hạch toán dự phòng.

5. Kết hợp với kiểm toán nội bộ: Thường xuyên rà soát, đánh giá tính hợp lý của khoản dự phòng, tránh bị sai sót khi cơ quan thuế kiểm tra.

6. Chủ động lập kế hoạch tài chính: Xem khoản dự phòng như “lá chắn rủi ro”, giúp doanh nghiệp ổn định lợi nhuận, hạn chế biến động khi giá hàng hóa giảm mạnh.

VIII.Câu hỏi thường gặp (FAQ) về trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho

1. Dự phòng giảm giá hàng tồn kho có bắt buộc không?
Có. Theo quy định của chuẩn mực kế toán và Thông tư 200/2014/TT-BTC, doanh nghiệp bắt buộc phải trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho khi giá trị thuần có thể thực hiện thấp hơn giá gốc.

2. Khi nào doanh nghiệp cần trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho?
Doanh nghiệp phải trích lập vào cuối kỳ kế toán năm, dựa trên kết quả kiểm kê hàng tồn kho và so sánh với giá trị thị trường.

3. Hàng tồn kho nào không được trích lập dự phòng?
Một số trường hợp không được trích lập như: nguyên vật liệu dùng để sản xuất sản phẩm theo đơn đặt hàng, sản phẩm/dịch vụ có hợp đồng bao tiêu, hoặc hàng tồn kho đã có cam kết tiêu thụ theo giá cố định.

4. Không trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho có bị xử phạt không?
Có thể. Nếu doanh nghiệp không trích lập đúng quy định, cơ quan thuế có quyền loại chi phí dự phòng khi tính thuế TNDN, đồng thời doanh nghiệp có thể bị phạt do lập báo cáo tài chính sai lệch.

5. Có thể hoàn nhập dự phòng giảm giá hàng tồn kho không?
Có. Khi giá trị thuần có thể thực hiện được của hàng tồn kho tăng lên so với kỳ trước, doanh nghiệp được hoàn nhập phần dự phòng đã trích lập nhưng không còn phù hợp.

6. Giải pháp nào giúp doanh nghiệp hạn chế rủi ro khi trích lập dự phòng?
Doanh nghiệp nên áp dụng phần mềm quản lý kho hiện đại, đánh giá lại giá trị hàng hóa định kỳ, đồng thời tham khảo ý kiến chuyên gia kế toán để tuân thủ quy định mới nhất năm 2025.

IX. Kết luận

Trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho không chỉ là yêu cầu bắt buộc theo chuẩn mực kế toán, mà còn là công cụ giúp doanh nghiệp phản ánh trung thực giá trị tài sản, ổn định lợi nhuận và tối ưu nghĩa vụ thuế.

Ngược lại, việc không trích lập dự phòng có thể dẫn đến báo cáo tài chính sai lệch, rủi ro pháp lý và thiệt hại kinh tế.

Trong năm 2025, các doanh nghiệp cần chú trọng xây dựng quy trình đánh giá tồn kho định kỳ, áp dụng công nghệ quản lý và tuân thủ chặt chẽ quy định pháp luật để nâng cao hiệu quả quản trị và đảm bảo tính minh bạch tài chính.

Bài viết cùng chủ đề