4 phương pháp hạch toán chi phí nhân công thuê ngoài không có hóa đơn cần biết 2025
Chi phí nhân công thuê ngoài trong hoạt động sản xuất – kinh doanh, đặc biệt ở lĩnh vực xây dựng, là nhu cầu tất yếu. Tuy nhiên, việc phát sinh khoản chi này mà không có hóa đơn lại khiến nhiều kế toán và chủ doanh nghiệp băn khoăn: liệu có được tính vào chi phí hợp lý? Hồ sơ cần chuẩn bị thế nào? Cơ sở pháp lý nào quy định?
Bài viết này sẽ giúp bạn hiểu rõ khái niệm, cơ sở pháp lý và cách hạch toán chi phí nhân công thuê ngoài, từ đó tối ưu thuế và hạn chế rủi ro khi quyết toán.
I. Nhân công thuê ngoài và chi phí thuê nhân công ngoài là gì?
+ Nhân công thuê ngoài: là lao động không thuộc biên chế của doanh nghiệp, được thuê theo hợp đồng giao khoán, dịch vụ hoặc lao động ngắn hạn để thực hiện công việc theo yêu cầu.
+ Chi phí thuê nhân công ngoài: là khoản tiền doanh nghiệp phải trả cho nhân công sau khi họ hoàn thành công việc theo thỏa thuận. Khoản chi này được tính vào chi phí hợp lý nếu có đầy đủ chứng từ hợp pháp.
II. Cơ sở pháp lý về chi phí nhân công thuê ngoài
Doanh nghiệp khi tập hợp chi phí nhân công thuê ngoài cần căn cứ vào các văn bản pháp luật sau:
+ Thông tư 92/2015/TT-BTC: Hướng dẫn thuế GTGT, TNCN đối với cá nhân cư trú có hoạt động kinh doanh.
+ Thông tư 78/2014/TT-BTC (Điều 6, Khoản 1): Quy định chi phí được trừ khi tính thuế TNDN.
+ Thông tư 111/2013/TT-BTC:
- Điều 2, khoản 2, điểm a: Thu nhập từ tiền công, tiền lương.
- Điều 25, khoản 1, điểm i: Khấu trừ thuế TNCN 10%.
+ Luật Bảo hiểm xã hội 2014: Quy định nghĩa vụ đóng BHXH đối với hợp đồng lao động từ 1 tháng trở lên.
+ Bộ luật Lao động 2019: Điều chỉnh quan hệ lao động, quyền và nghĩa vụ của người lao động.
+ Thông tư 200/2014/TT-BTC và Thông tư 133/2016/TT-BTC: Hệ thống tài khoản kế toán doanh nghiệp.
III. Các phương án thuê nhân công ngoài và chứng từ cần thiết
3.1. Doanh nghiệp giao khoán cho cá nhân không kinh doanh
- Thuế TNCN: Khấu trừ 10% trước khi chi trả.
- Hóa đơn: Không có hóa đơn.
- Hồ sơ cần có: Hợp đồng giao khoán, biên bản nghiệm thu, CMND/CCCD của người lao động, chứng từ thanh toán, chứng từ khấu trừ thuế.
- Hạch toán:
- Nợ TK 627/622
- Có TK 331
- Nợ TK 331
- Có TK 3335
- Nợ TK 331
- Có TK 111/112
3.2. Doanh nghiệp giao khoán cho cá nhân kinh doanh
- Hóa đơn: Cơ quan thuế cấp hóa đơn nếu doanh thu ≥ 100 triệu/năm.
- Hồ sơ: Hợp đồng giao khoán, biên bản nghiệm thu, quyết toán khối lượng, hóa đơn.
- Hạch toán:
- Nợ TK 627/622
- Có TK 331
- Nợ TK 331
- Có TK 111/112
3.3. Doanh nghiệp thuê công ty thầu xây dựng
- Hóa đơn: Có hóa đơn VAT, được khấu trừ thuế GTGT đầu vào.
- Hồ sơ: Hợp đồng, biên bản nghiệm thu, xác nhận khối lượng, quyết toán, hóa đơn VAT, ủy nhiệm chi.
- Hạch toán: Như trường hợp cá nhân kinh doanh.
3.4. Doanh nghiệp tự thuê nhân công
- Hồ sơ: Hợp đồng khoán việc hoặc HĐLĐ, bảng chấm công, bảng lương, CMND/CCCD.
- Trường hợp ký HĐLĐ < 1 tháng:
- Nợ TK 622
- Có TK 334
- Nợ TK 334
- Có TK 3335
- Nợ TK 334
- Có TK 111/112
- Trường hợp HĐLĐ ≥ 1 tháng:
- Nợ TK 622
- Có TK 334
- Nợ TK 622, 334
- Có TK 338
- Nợ TK 334
- Có TK 3335
- Nợ TK 334
- Có TK 111/112
IV. Ưu – nhược điểm khi thuê nhân công ngoài không có hóa đơn
+ Ưu điểm:
- Chi phí thuê nhân công rẻ.
- Không phát sinh nghĩa vụ BHXH (trong trường hợp khoán việc hoặc HĐLĐ < 1 tháng).
- Được tính vào chi phí hợp lý khi quyết toán TNDN.
+ Nhược điểm:
- Không có hóa đơn VAT → không được khấu trừ thuế GTGT đầu vào.
- Phải khấu trừ và kê khai 10% thuế TNCN.
- Rủi ro về chứng từ, hồ sơ nếu không chuẩn bị đầy đủ.
V. Hồ sơ của chi phí thuê nhân công
Để chi phí thuê nhân công ngoài được tính vào chi phí hợp lý khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN, doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ hồ sơ chứng từ theo đúng quy định pháp luật. Cụ thể, hồ sơ bao gồm:
+ Hợp đồng giao khoán công việc (Mẫu số 08 – LĐTL theo Thông tư 200/2014/TT-BTC).
+ Giấy phép hành nghề, chứng chỉ hành nghề, giấy đăng ký kinh doanh và đăng ký thuế theo quy định (nếu có).
+ Biên bản xác nhận công việc hoàn thành giữa các bên liên quan.
+ Bảng kê mua hàng hóa, dịch vụ mua vào Mẫu 01/TNDN (ghi rõ số tiền chi trả cho nhân công hoặc hoa hồng môi giới theo hợp đồng).
+ Chứng từ khấu trừ thuế TNCN trước khi trả tiền cho cá nhân (nếu thuộc đối tượng phải khấu trừ).
+ Chứng từ chi tiền (Phiếu chi) ghi rõ: số lượng, giá trị, ngày tháng, địa chỉ, số CMND/CCCD của người cung cấp dịch vụ và chữ ký xác nhận của hai bên.
Việc chuẩn bị đầy đủ các hồ sơ trên không chỉ giúp doanh nghiệp chứng minh chi phí thuê nhân công là hợp lệ mà còn giảm thiểu rủi ro bị loại chi phí khi quyết toán thuế. Ngoài ra, doanh nghiệp cần lưu trữ hồ sơ một cách khoa học, đảm bảo dễ dàng xuất trình khi cơ quan thuế kiểm tra.
VI. Ưu nhược điểm của các phương pháp hạch toán chi phí nhân công thuê ngoài
Để đưa ra giải pháp tối ưu cho doanh nghiệp, cần xem xét các ưu điểm và nhược điểm của từng phương pháp thuê nhân công ngoài:
<
| Phương pháp | Ưu điểm | Nhược điểm |
| 1. Doanh nghiệp giao khoán cho cá nhân không kinh doanh | – Không phải đóng BHXH.– Chi phí thuê nhân công thấp.– Chi phí được tính vào chi phí hợp lý khi xác định thuế TNDN. | – Không có hóa đơn VAT, không được khấu trừ thuế GTGT đầu vào.– Phải trích 10% thuế TNCN (do doanh nghiệp thường chịu thay cho người lao động). |
| 2. Doanh nghiệp giao khoán cho cá nhân kinh doanh | – Không phải đóng BHXH.– Có hóa đơn trực tiếp, được tính vào chi phí hợp lý khi xác định thuế TNDN.– Không phải trích 10% thuế TNCN. | – Không có hóa đơn VAT, không được khấu trừ thuế GTGT đầu vào.– Phải trả 7% thuế khi mua hóa đơn (2% thuế TNCN + 5% thuế GTGT).– Khó tìm cá nhân kinh doanh phù hợp. |
| 3. Doanh nghiệp thuê công ty thầu xây dựng | – Có hóa đơn GTGT, được khấu trừ thuế GTGT đầu vào.– Không phải trích 10% thuế TNCN.– Được tính vào chi phí hợp lý khi xác định thuế TNDN.– Có thể tạm không trích 10% thuế TNCN với bản cam kết 02/CK-TNCN (nếu hợp đồng dưới 1 tháng). | – Chi phí thuê cao do bao gồm tiền công, BHXH và thuế TNCN cho công nhân.– Rủi ro nếu không thẩm định kỹ đối tác, có thể gặp vấn đề mua bán hóa đơn. |
| 4. Doanh nghiệp tự tìm nhân công | – Không phải đóng BHXH nếu hợp đồng dưới 1 tháng.– Chi phí thuê nhân công thấp. | – Không có hóa đơn VAT, không được khấu trừ thuế GTGT đầu vào.– Phải trích 10% thuế TNCN nếu người lao động có thu nhập từ hai nguồn hoặc trên 132 triệu/năm.– Thủ tục, hồ sơ, chứng từ nhiều. |
Nhận xét và so sánh các phương án
+ Phương án 1: Dù phải nộp thuế GTGT và 10% thuế TNCN cho người lao động, nhưng chi phí thuê nhân công thấp và thủ tục tương đối đơn giản. Đây là phương án được coi là an toàn nhất nếu thực hiện đúng.
+ Phương án 2: Doanh nghiệp phải chi trả cao hơn do cá nhân kinh doanh thường không muốn thực hiện thủ tục thuế. Tuy nhiên, ưu điểm là có hóa đơn trực tiếp hợp lệ.
+ Phương án 3: Được đánh giá an toàn và có lợi thế về khấu trừ thuế GTGT, nhưng chi phí thuê cao và rủi ro về mua bán hóa đơn nếu không thẩm định kỹ đối tác.
+ Phương án 4: Có chi phí thuê thấp nhất nhưng tiềm ẩn rủi ro cao về thuế TNCN và BHXH, đồng thời thủ tục phức tạp hơn.
VII. Các chứng từ cần thiết để tính chi phí nhân công thuê ngoài hợp lý
Chi phí nhân công thuê ngoài chỉ được tính vào chi phí hợp lý khi có đầy đủ chứng từ, hồ sơ đi kèm. Nếu thiếu một trong các chứng từ quan trọng, chi phí có thể bị loại khi cơ quan thuế thanh tra, kiểm tra.
Các chứng từ cần chuẩn bị gồm:
- Hợp đồng giao khoán công việc
– Theo Mẫu số 08 – LĐTL ban hành kèm Thông tư 200/2014/TT-BTC.
– Thể hiện rõ nội dung công việc, khối lượng, đơn giá, thời gian thực hiện. - Biên bản xác nhận hoàn thành công việc
– Có chữ ký xác nhận của cả hai bên, làm căn cứ ghi nhận chi phí. - Giấy phép hành nghề, chứng chỉ hành nghề hoặc giấy ĐKKD, mã số thuế (nếu có).
- Bảng kê mua hàng hóa, dịch vụ
– Theo Mẫu số 01/TNDN, ghi rõ số tiền chi trả và đối tượng nhận tiền. - Chứng từ chi tiền
– Phiếu chi hoặc ủy nhiệm chi, ghi rõ số lượng, giá trị, ngày tháng, thông tin CMND/CCCD của người nhận tiền và chữ ký hai bên. - Chứng từ khấu trừ thuế TNCN (nếu có)
– Doanh nghiệp phải khấu trừ trước khi chi trả cho nhân công theo quy định.
VIII. Mẫu bảng kê chi phí nhân công thuê ngoài
Mẫu hợp đồng giao khoán công việc là văn bản pháp lý quan trọng, quy định các điều khoản thỏa thuận giữa bên giao khoán và bên nhận khoán trong việc thực hiện một công việc hoặc nhiệm vụ cụ thể.
Mẫu bảng chi phí nhân công thuê ngoài
Mẫu hợp đồng giao khoán công việc
IX. Giải pháp tối ưu chi phí và hạn chế rủi ro
- Doanh nghiệp nhỏ, ít nhân công, công việc ngắn hạn: Nên chọn phương án khoán việc cho cá nhân không kinh doanh hoặc tự thuê nhân công.
- Doanh nghiệp xây dựng, dự án dài hạn, nhân công lớn: Nên khoán cho cá nhân kinh doanh hoặc công ty thầu xây dựng để đảm bảo hồ sơ, hóa đơn đầy đủ và dễ kiểm soát.
- Nguyên tắc vàng: Dù áp dụng phương án nào, kế toán cần lưu trữ hợp đồng, biên bản nghiệm thu, chứng từ thanh toán, chứng từ khấu trừ thuế để đảm bảo chi phí được chấp nhận khi quyết toán.
X. Một số câu hỏi thường gặp về chi phí thuê nhân công ngoài không có hóa đơn
1. Chi phí thuê nhân công ngoài không có hóa đơn có được tính vào chi phí hợp lý không?
👉 Có, nếu doanh nghiệp có đầy đủ hồ sơ chứng từ hợp lệ (hợp đồng giao khoán, biên bản nghiệm thu, chứng từ thanh toán, bảng kê 01/TNDN, chứng từ khấu trừ thuế TNCN…). Nếu không, chi phí sẽ bị loại khi quyết toán thuế.
2. Trường hợp nhân công thuê ngoài không có mã số thuế cá nhân thì xử lý thế nào?
👉 Doanh nghiệp vẫn phải khấu trừ thuế TNCN 10% trước khi chi trả. Người lao động có thể làm thủ tục đăng ký mã số thuế để quyết toán và hoàn thuế sau.
3. Nếu doanh nghiệp chỉ thuê nhân công thời vụ, ngắn hạn thì có cần hợp đồng không?
👉 Có. Hợp đồng giao khoán hoặc hợp đồng thời vụ vẫn bắt buộc để làm căn cứ pháp lý, tránh rủi ro bị loại chi phí.
4. Trường hợp trả công bằng tiền mặt thì chứng từ thế nào?
👉 Doanh nghiệp cần lập phiếu chi có chữ ký của hai bên, ghi rõ số tiền, nội dung chi, kèm theo CMND/CCCD của người nhận tiền.
5. Doanh nghiệp có được thanh toán chi phí nhân công thuê ngoài qua chuyển khoản không?
👉 Có, và đây là hình thức ưu tiên vì vừa minh bạch vừa dễ chứng minh với cơ quan thuế.
XI. Kết luận
Chi phí thuê nhân công ngoài không có hóa đơn vẫn được tính vào chi phí hợp lý nếu doanh nghiệp chuẩn bị đầy đủ hồ sơ và chứng từ theo quy định pháp luật. Tùy đặc thù ngành nghề, quy mô dự án, doanh nghiệp có thể lựa chọn phương án thuê nhân công phù hợp để vừa tối ưu chi phí thuế, BHXH vừa đảm bảo an toàn khi quyết toán.
✅ Lời khuyên: Kế toán nên cập nhật thường xuyên các quy định mới về thuế và lao động, đồng thời áp dụng phần mềm kế toán để tự động hóa hạch toán, giảm thiểu sai sót và tiết kiệm thời gian quản lý.
Bài viết cùng chủ đề
- Thu nhập khác có phải là doanh thu không? Phân tích chi tiết tài khoản 711 theo Thông tư 200
- Tài khoản 711 tăng bên nào? Những điều mà kế toán cần biết
- Thuế Môn Bài Hộ Kinh Doanh Cá Thể: 5 Mức Nộp và 3 Điều Cần Biết
- Thu nhập khác 711 có tính thuế TNDN không? Giải đáp chi tiết theo Thông tư 200
- Tài khoản 711 theo Thông tư 200
- Tài khoản 811 theo Thông tư 133: Hướng dẫn hạch toán chi tiết chi phí khác
- Tài khoản 811 theo thông tư 200 – Những điều mà kế toán cần biết
- Chi phí 811 có được trừ khi tính thuế TNDN không?
- Tài khoản 811 tăng bên nào? Hướng dẫn chi tiết theo Thông tư 200/2014/TT-BTC
- Tài khoản 811 hạch toán như thế nào? Những điều kế toán cần biết
