Kế toán hộ kinh doanh cần làm những gì? Hướng dẫn chi tiết 2025

Kế toán hộ kinh doanh là công tác quan trọng trong bối cảnh Luật Quản lý thuế số 38/2019/QH14 và Thông tư 88/2021/TT-BTC chính thức có hiệu lực, khi mà hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh phải tuân thủ nhiều thay đổi quan trọng. Đồng thời, định hướng xóa bỏ dần hộ khoán từ năm 2026 theo Nghị quyết 68 yêu cầu minh bạch tài chính: xuất hóa đơn, lập sổ sách và ghi chép chứng từ đầy đủ theo đúng quy định.

Vậy, kế toán hộ kinh doanh cần thực hiện những bước nào để tuân thủ pháp luật và tối ưu hiệu quả quản lý? Hãy cùng tìm hiểu chi tiết trong bài viết dưới đây.

I. Khái niệm về kế toán hộ kinh doanh

Kế toán hộ kinh doanh là hoạt động ghi chép, tổng hợp, phân tích và báo cáo các nghiệp vụ kinh tế – tài chính phát sinh trong quá trình hoạt động của hộ kinh doanh hoặc cá nhân kinh doanh. Mục đích của kế toán hộ kinh doanh là cung cấp thông tin chính xác, kịp thời về doanh thu, chi phí, lợi nhuận, tài sản và nghĩa vụ thuế của hộ kinh doanh, giúp chủ hộ kinh doanh quản lý tài chính hiệu quả, minh bạch và tuân thủ pháp luật.

Khi thực hiện kế toán hộ kinh doanh, hộ kinh doanh sẽ lập và lưu trữ đầy đủ chứng từ, sổ sách theo quy định tại Thông tư 88/2021/TT-BTC, từ đó dễ dàng kiểm soát dòng tiền, xác định chi phí hợp lý, tối ưu nghĩa vụ thuế và ra quyết định kinh doanh đúng đắn.

II. Căn cứ pháp lý mới nhất về kế toán hộ kinh doanh

• Luật Kế toán 88/2015/QH13;
• Nghị định 174/2016/NĐ-CP hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Kế toán;
• Luật Quản lý thuế số 38/2019/QH14;
• Thông tư 40/2021/TT-BTC quy định thuế GTGT, thuế TNCN và quản lý thuế đối với hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh;
• Thông tư 88/2021/TT-BTC (có hiệu lực từ 01/01/2022) về chế độ kế toán cho hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh.

III. Lợi ích khi thực hiện kế toán hộ kinh doanh đầy đủ

1. Quản lý tài chính minh bạch và hiệu quả nhờ kế toán hộ kinh doanh
   Thực hiện kế toán hộ kinh doanh giúp hộ kinh doanh biết rõ doanh thu, chi phí và lợi nhuận thực tế, từ đó quản lý tài chính minh bạch và hiệu quả hơn.

2. Kiểm soát dòng tiền với kế toán hộ kinh doanh
   Ghi chép đầy đủ trong kế toán hộ kinh doanh giúp kiểm soát dòng tiền, tránh thất thoát và tách biệt chi tiêu kinh doanh với chi tiêu cá nhân.

3. Tuân thủ pháp luật nhờ kế toán hộ kinh doanh
   Thực hiện kế toán hộ kinh doanh đúng quy định về hóa đơn, chứng từ, sổ sách và báo cáo thuế giúp giảm rủi ro bị xử phạt hành chính do kê khai thiếu, sai hoặc nộp chậm.

4. Tối ưu chi phí thuế với kế toán hộ kinh doanh
   Khi chứng từ hợp lệ được ghi đầy đủ trong kế toán hộ kinh doanh, chi phí được công nhận hợp lý, từ đó giảm số thuế phải nộp và tránh bị loại trừ chi phí.

5. Tăng uy tín và khả năng mở rộng nhờ kế toán hộ kinh doanh
   Minh bạch tài chính qua kế toán hộ kinh doanh giúp hộ kinh doanh tạo niềm tin với khách hàng, đối tác và là nền tảng thuận lợi nếu muốn chuyển đổi lên doanh nghiệp trong tương lai.

6. Dễ dàng tiếp cận vốn vay ngân hàng nhờ kế toán hộ kinh doanh
   Hồ sơ kế toán, báo cáo thuế rõ ràng từ kế toán hộ kinh doanh giúp chứng minh năng lực tài chính, từ đó ngân hàng dễ dàng xem xét và phê duyệt các khoản vay vốn.

7. Hỗ trợ ra quyết định kinh doanh chính xác với kế toán hộ kinh doanh
   Số liệu chi tiết từ kế toán hộ kinh doanh giúp phân tích lãi/lỗ, xu hướng doanh thu, chi phí và hỗ trợ chủ hộ kinh doanh điều chỉnh chiến lược kịp thời để tăng lợi nhuận.

IV. Đối tượng áp dụng chế độ kế toán hộ kinh doanh

Không phải mọi hộ kinh doanh đều phải lập sổ sách kế toán. Theo Thông tư 88/2021/TT-BTC, đối tượng được chia thành:

1. Đối tượng bắt buộc áp dụng

• Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh nộp thuế theo phương pháp kê khai.
• Doanh thu từ 1 tỷ đồng trở lên (hoặc từ 1 – 3 tỷ đồng trong lĩnh vực xây dựng, công nghiệp, nông nghiệp).

2. Đối tượng khuyến khích áp dụng

• Hộ kinh doanh nộp thuế theo phương pháp khoán nhưng muốn minh bạch tài chính và quản lý tốt hơn.

👉 Đây là bước chuyển quan trọng, vì từ năm 2026, thuế khoán sẽ được xóa bỏ dần, hộ kinh doanh sẽ phải xuất hóa đơn và ghi chép kế toán.

V. Tổ chức công tác kế toán hộ kinh doanh

• Người làm kế toán: Chủ hộ kinh doanh có thể tự làm hoặc phân công cho người thân (cha mẹ, vợ chồng, con, anh chị em ruột) hoặc nhân viên trong hộ (thủ kho, thủ quỹ, người quản lý) kiêm nhiệm.
• Lựa chọn chế độ kế toán:
  • Thông tư 88/2021/TT-BTC (áp dụng cho hộ, cá nhân kinh doanh).
  • Hoặc chế độ kế toán doanh nghiệp siêu nhỏ theo Thông tư 132/2018/TT-BTC.
• Bảo quản và lưu trữ tài liệu kế toán: Hộ kinh doanh cần lưu giữ đầy đủ chứng từ, sổ sách để phục vụ việc xác định nghĩa vụ thuế với NSNN và kiểm tra của cơ quan thuế.

VI. Các loại sổ sách, chứng từ hộ kinh doanh cần áp dụng

1. Chứng từ kế toán

Theo Thông tư 88/2021/TT-BTC, hộ kinh doanh cần lập và lưu trữ các chứng từ sau:

• Phiếu thu – Phiếu chi (ghi nhận dòng tiền ra/vào);
• Phiếu nhập kho – Phiếu xuất kho (quản lý hàng hóa, vật tư);
• Bảng thanh toán tiền lương và thu nhập của người lao động.

Nguyên tắc:

• Mỗi nghiệp vụ phát sinh chỉ lập một chứng từ duy nhất.
• Chứng từ phải đầy đủ thông tin, chữ ký, không được tẩy xóa.
• Có thể lập chứng từ điện tử, nhưng cần đảm bảo bảo mật và lưu trữ tối thiểu 10 năm.

2. Sổ sách kế toán

Hộ kinh doanh cần mở và ghi chép đầy đủ các loại sổ theo mẫu ban hành tại Thông tư 88:

• Sổ chi tiết doanh thu bán hàng, dịch vụ (Mẫu S1-HKD)
• Sổ chi phí sản xuất, kinh doanh (Mẫu S3-HKD)
• Sổ theo dõi nghĩa vụ thuế với NSNN (Mẫu S4-HKD)
• Sổ quỹ tiền mặt (Mẫu S6-HKD)
• Sổ tiền gửi ngân hàng (Mẫu S7-HKD)

Lưu ý:

• Ghi sổ liên tục, chính xác, đúng thời gian phát sinh nghiệp vụ.
• Khóa sổ vào cuối kỳ kế toán trước khi lập báo cáo tài chính.
• Có thể ghi sổ trên phần mềm kế toán hoặc trực tiếp trên giấy, nhưng phải in và lưu trữ theo quy định.

3. Báo cáo và nghĩa vụ thuế

• Thực hiện kê khai thuế GTGT, TNCN theo quy định tại Thông tư 40/2021/TT-BTC.
• Lập báo cáo tài chính (nếu thuộc diện bắt buộc).
• Đảm bảo nộp đầy đủ, đúng hạn để tránh bị xử phạt.

VII. Lộ trình áp dụng kế toán cho hộ kinh doanh (2025 – 2028)

VIII. Các lỗi thường gặp khi hộ kinh doanh làm kế toán

1. Không lưu giữ đầy đủ hóa đơn, chứng từ

• • Nhiều hộ kinh doanh chỉ quan tâm đến doanh thu mà bỏ qua việc lưu giữ hóa đơn đầu vào/đầu ra.
  • Hậu quả: khi cơ quan thuế kiểm tra sẽ khó chứng minh chi phí hợp lý, dễ bị loại trừ khi tính thuế.

2. Ghi chép sổ sách kế toán không đầy đủ hoặc sai sót

• • • Ghi chép thiếu ngày, bỏ sót giao dịch, hoặc không cập nhật kịp thời.
    • Hậu quả: sai lệch số liệu, khó đối chiếu với báo cáo thuế, dễ bị phạt hành chính.

3. Không phân biệt rõ ràng chi phí kinh doanh và chi phí cá nhân

• • Hộ kinh doanh thường gộp lẫn chi phí sinh hoạt với chi phí kinh doanh.
  • Hậu quả: không được tính vào chi phí hợp lý khi xác định thu nhập chịu thuế.

4. Không nộp tờ khai và báo cáo thuế đúng hạn

• • Quên hoặc chậm nộp tờ khai thuế môn bài, thuế GTGT, thuế TNCN.
  • Hậu quả: bị phạt chậm nộp, phạt hành chính, thậm chí tính lãi chậm nộp.

5. Không in và lưu trữ sổ sách theo quy định

• • Nhiều hộ chỉ lưu trên file Excel mà không in, ký đóng dấu để lưu trữ.
  • Hậu quả: vi phạm quy định về kế toán, dễ bị phạt khi thanh tra.

6. Không theo dõi công nợ và hàng tồn kho

• • Không có sổ chi tiết theo dõi khách hàng nợ, hoặc số lượng hàng tồn thực tế.
  • Hậu quả: thất thoát tài sản, khó quản lý dòng tiền, ảnh hưởng uy tín khi nợ xấu.

7. Chỉ làm kế toán khi có kiểm tra thuế

• • Thay vì làm định kỳ, nhiều hộ kinh doanh chỉ lo sổ sách khi cơ quan thuế yêu cầu.
  • Hậu quả: số liệu gấp gáp, sai sót nhiều, dễ bị xử lý nặng hơn.

 IX. Câu hỏi thường gặp (FAQ)

1. Người đại diện hộ kinh doanh có thể tự làm kế toán không?

• Có. Người đại diện có thể tự làm hoặc phân công cho vợ, chồng, con, cha mẹ hoặc thuê kế toán bên ngoài.

2. Có bắt buộc phải in sổ kế toán không?

• Có. Dù ghi sổ bằng phần mềm, hộ kinh doanh vẫn phải in sổ, đóng quyển và lưu trữ theo kỳ kế toán.
• Thời hạn lưu trữ chứng từ và sổ sách là bao lâu?
• Theo Luật Kế toán 2015, tối thiểu 10 năm đối với chứng từ, sổ sách thông thường.

X. Kết luận

• Từ năm 2025, công tác kế toán hộ kinh doanh ngày càng quan trọng và bắt buộc. Việc ghi chép chứng từ, lập sổ sách, xuất hóa đơn không chỉ giúp hộ kinh doanh tuân thủ đúng luật, mà còn hỗ trợ quản lý tài chính minh bạch, nâng cao uy tín và dễ dàng vay vốn ngân hàng.
• 👉 Nếu bạn là hộ kinh doanh, hãy chủ động cập nhật quy định mới và triển khai chế độ kế toán phù hợp ngay từ bây giờ, tránh bị động khi thuế khoán bị xóa bỏ vào năm 2026.

THÔNG TIN LIÊN HỆ:
• Website: https://luatthue.net/
• Fanpage: https://www.facebook.com/ketoananta

Bài viết cùng chủ đề