Quyết toán thuế TNCN khi công ty giải thể: Chủ doanh nghiệp cần chuẩn bị gì?
Quyết toán thuế TNCN khi công ty giải thể là bước quan trọng để doanh nghiệp hoàn tất thủ tục chấm dứt hoạt động đúng quy định. Bài viết này giúp bạn hiểu rõ trách nhiệm của công ty và chủ sở hữu, những giấy tờ cần chuẩn bị cũng như cách thực hiện hồ sơ quyết toán thuế. Thực hiện đúng và đủ sẽ giúp doanh nghiệp tránh rủi ro pháp lý, đảm bảo nghĩa vụ thuế được xử lý minh bạch trước khi giải thể.
1. Căn cứ pháp luật:
Căn cứ khoản 1 và khoản 10 Điều 3 Luật Quản lý thuế 2019 có giải thích:
- Thuế là một khoản nộp ngân sách nhà nước bắt buộc của tổ chức, hộ gia đình, hộ kinh doanh, cá nhân theo quy định của các luật thuế.
…
- Khai quyết toán thuế là việc xác định số tiền thuế phải nộp của năm tính thuế hoặc thời gian từ đầu năm tính thuế đến khi chấm dứt hoạt động phát sinh nghĩa vụ thuế hoặc thời gian từ khi phát sinh đến khi chấm dứt hoạt động phát sinh nghĩa vụ thuế theo quy định của pháp luật.
1.1 Quyết toán thuế là gì?
Quyết toán thuế là quá trình doanh nghiệp hoặc cá nhân xác định lại số thuế phải nộp cho Nhà nước sau một kỳ tính thuế. Đây là bước tổng hợp toàn bộ thu nhập, đối chiếu với số thuế đã tạm nộp để biết còn thiếu, thừa hay bằng nghĩa vụ thực tế. Quyết toán thuế giúp đảm bảo số liệu kế toán minh bạch, tránh sai sót và thể hiện sự tuân thủ pháp luật về thuế.
1.2 Quyết toán thuế TNCN là gì?
Quyết toán thuế TNCN là việc cá nhân có thu nhập từ tiền lương, tiền công kê khai lại thu nhập trong năm để tính đúng số thuế phải nộp. Thủ tục này giúp xác định xem cá nhân cần nộp thêm thuế, được hoàn thuế hay bù trừ sang kỳ sau. Thực hiện quyết toán thuế TNCN không chỉ là nghĩa vụ mà còn là quyền lợi, bởi người nộp thuế có thể hưởng các ưu đãi giảm trừ và hoàn thuế theo quy định.
2. Đối tượng phải quyết toán thuế thu nhập cá nhân
Theo Công văn 9188/CTHN-HKDCN ngày 18/03/2022 của Cục Thuế TP. Hà Nội, đối tượng phải quyết toán thuế thu nhập cá nhân được chia thành hai nhóm chính: cá nhân có thu nhập chịu thuế và tổ chức, cá nhân chi trả thu nhập.
(1) Cá nhân có thu nhập từ tiền lương, tiền công
Người lao động có thu nhập thuộc diện chịu thuế TNCN sẽ phải trực tiếp khai quyết toán thuế với cơ quan thuế trong các trường hợp sau:
+ Có số thuế phải nộp thêm sau quyết toán, trừ trường hợp số thuế phải nộp thêm từng năm từ 50.000 đồng trở xuống.
+ Có số thuế đã nộp thừa và muốn đề nghị hoàn thuế hoặc bù trừ vào kỳ khai thuế tiếp theo.
+ Có thu nhập từ tiền lương, tiền công và thuộc diện được giảm thuế do thiên tai, hỏa hoạn, tai nạn hoặc bệnh hiểm nghèo.
+ Là cá nhân cư trú là người nước ngoài kết thúc hợp đồng lao động tại Việt Nam, phải khai quyết toán thuế trước khi xuất cảnh.
Lưu ý: Nếu cá nhân có mặt tại Việt Nam trong năm dương lịch đầu tiên dưới 183 ngày nhưng trong 12 tháng liên tục kể từ ngày đầu tiên có mặt tại Việt Nam đủ 183 ngày trở lên, thì năm quyết toán đầu tiên sẽ được tính theo chu kỳ 12 tháng liên tục, không tính theo năm dương lịch.
(2) Tổ chức, cá nhân chi trả thu nhập
Doanh nghiệp, tổ chức hoặc cá nhân trả thu nhập từ tiền lương, tiền công có trách nhiệm:
+ Khai quyết toán thuế TNCN cho người lao động, kể cả khi không phát sinh khấu trừ thuế.
+ Thực hiện quyết toán thay cho những cá nhân có ủy quyền.
+ Với trường hợp cá nhân có số thuế phải nộp thêm sau quyết toán từ 50.000 đồng trở xuống (được miễn), tổ chức vẫn phải kê khai thông tin trong hồ sơ quyết toán nhưng không tổng hợp số thuế này vào nghĩa vụ chung.
+ Nếu người lao động được điều chuyển sang tổ chức mới do sáp nhập, hợp nhất, chia, tách hoặc chuyển đổi loại hình doanh nghiệp, thì tổ chức mới có trách nhiệm quyết toán cho cá nhân (bao gồm cả phần thu nhập do tổ chức cũ chi trả) và thu lại chứng từ khấu trừ đã cấp từ tổ chức cũ (nếu có).
3. Trách nhiệm quyết toán thuế TNCN khi công ty giải thể
3.1. Doanh nghiệp trả thu nhập chịu thuế
+ Công ty TNHH một thành viên có chi trả thu nhập từ tiền lương, tiền công phải kê khai quyết toán thuế TNCN, bao gồm cả trường hợp cá nhân ủy quyền.
+ Nếu trong năm công ty không phát sinh trả thu nhập, thì không phải nộp hồ sơ quyết toán thuế TNCN.
3.2. Trách nhiệm khi công ty giải thể hoặc phá sản
+ Nghĩa vụ thuế phải được hoàn thành trước khi hoàn tất thủ tục giải thể, theo quy định tại Luật Doanh nghiệp 2020 và Luật Phá sản.
+ Trường hợp công ty bỏ địa chỉ đăng ký kinh doanh hoặc chấm dứt hoạt động khi chưa nộp đủ thuế, chủ sở hữu công ty TNHH một thành viên phải chịu trách nhiệm nộp toàn bộ số thuế TNCN còn nợ.
👉 Đây là điểm đặc biệt quan trọng, vì chủ sở hữu không thể né tránh trách nhiệm về nghĩa vụ thuế ngay cả khi công ty đã giải thể.
4. Thời hạn nộp hồ sơ quyết toán thuế TNCN khi công ty giải thể
Theo Điều 44 Luật Quản lý thuế, thời hạn nộp hồ sơ quyết toán thuế TNCN trong trường hợp giải thể, phá sản là:
+ Chậm nhất 45 ngày kể từ ngày có quyết định giải thể hoặc phá sản.
+ Nếu ngày cuối cùng của thời hạn nộp hồ sơ trùng với ngày nghỉ lễ, Tết, thì được lùi sang ngày làm việc liền kề tiếp theo.
⏳ Doanh nghiệp cần lưu ý mốc thời gian này để tránh bị xử phạt hành chính do nộp hồ sơ muộn.
5. Hồ sơ quyết toán thuế TNCN khi công ty giải thể
Công ty TNHH một thành viên phải chuẩn bị đầy đủ hồ sơ theo hướng dẫn tại Thông tư 80/2021/TT-BTC, gồm:
+ Tờ khai quyết toán thuế TNCN (mẫu 05/QTT-TNCN).
+ Phụ lục bảng kê chi tiết cá nhân tính thuế theo biểu lũy tiến từng phần (mẫu 05-1/BK-QTT-TNCN).
+ Phụ lục bảng kê cá nhân nộp thuế theo thuế suất toàn phần (mẫu 05-2/BK-QTT-TNCN).
+ Phụ lục người phụ thuộc giảm trừ gia cảnh (mẫu 05-3/BK-QTT-TNCN).
+ Giấy ủy quyền quyết toán thuế TNCN của cá nhân ủy quyền cho công ty (mẫu 08/UQ-QTT-TNCN).
📌 Nơi nộp hồ sơ: Cơ quan thuế quản lý trực tiếp công ty.
6. Không quyết toán thuế thu nhập cá nhân bị xử phạt như thế nào?
Trong thực tiễn kế toán – thuế, quyết toán thuế thu nhập cá nhân (TNCN) là nghĩa vụ bắt buộc của cả doanh nghiệp trả thu nhập và cá nhân có thu nhập chịu thuế. Tuy nhiên, không ít trường hợp doanh nghiệp hoặc người lao động không quyết toán thuế TNCN đúng thời hạn, dẫn đến bị xử phạt theo quy định pháp luật.
Căn cứ Điều 13 Nghị định 125/2020/NĐ-CP, hành vi nộp chậm hoặc không nộp hồ sơ quyết toán thuế sẽ bị xử phạt như sau:
6.1 Mức phạt đối với hành vi chậm nộp hồ sơ khai thuế TNCN
| Thời gian nộp muộn hồ sơ | Mức phạt | Ghi chú |
|---|---|---|
| 01 – 05 ngày | Phạt cảnh cáo | Áp dụng khi có tình tiết giảm nhẹ |
| 01 – 30 ngày | 2.000.000 – 5.000.000 đồng | Không có |
| 31 – 60 ngày | 5.000.000 – 8.000.000 đồng | Không có |
| 61 – 90 ngày | 8.000.000 – 15.000.000 đồng | Hồ sơ nộp muộn từ 61 – 90 ngày |
| Trên 91 ngày nhưng không phát sinh số thuế phải nộp | 8.000.000 – 15.000.000 đồng | Không nộp hồ sơ nhưng không phát sinh thuế |
| Không nộp hồ sơ khai thuế nhưng không phát sinh thuế | 8.000.000 – 15.000.000 đồng | Không có |
| Trên 90 ngày và có phát sinh số thuế phải nộp | 15.000.000 – 25.000.000 đồng | Người nộp thuế vẫn phải nộp đủ tiền thuế và tiền chậm nộp trước khi cơ quan thuế kiểm tra/thanh tra |
6.2 Biện pháp khắc phục hậu quả
Ngoài mức phạt tiền, cá nhân và tổ chức vi phạm còn phải:
+ Nộp đủ số tiền thuế và tiền chậm nộp vào ngân sách nhà nước
+ Bổ sung đầy đủ hồ sơ quyết toán thuế, bao gồm cả các phụ lục bắt buộc theo quy định.
6.3 Lưu ý quan trọng đối với cá nhân
Theo khoản 5 Điều 5 Nghị định 125/2020/NĐ-CP, mức xử phạt đối với cá nhân bằng 1/2 mức phạt đối với tổ chức. Ví dụ, nếu tổ chức bị phạt 10.000.000 đồng thì cá nhân trong trường hợp tương tự chỉ bị phạt 5.000.000 đồng.
7. Kết luận
Quyết toán thuế TNCN khi công ty giải thể là bước quan trọng để doanh nghiệp hoàn tất thủ tục chấm dứt hoạt động, đảm bảo mọi nghĩa vụ thuế được thực hiện minh bạch trước khi đóng cửa. Việc thực hiện đầy đủ và đúng hạn không chỉ giúp tránh rủi ro về phạt hành chính mà còn đảm bảo quyền lợi của người lao động và chủ sở hữu công ty. Chủ sở hữu công ty TNHH một thành viên cần nắm rõ trách nhiệm nộp thuế, chuẩn bị đầy đủ hồ sơ và thời hạn nộp quyết toán để tuân thủ pháp luật, tránh các tranh chấp hoặc xử lý bổ sung sau khi giải thể.
8. Câu hỏi thường gặp (FAQ)
Câu 1: Công ty TNHH một thành viên không chi trả thu nhập trong năm có phải quyết toán thuế TNCN khi giải thể không?
Không. Nếu công ty không phát sinh chi trả thu nhập từ tiền lương, tiền công trong năm, công ty sẽ không phải nộp hồ sơ quyết toán thuế TNCN.
Câu 2: Thời hạn nộp hồ sơ quyết toán thuế TNCN khi công ty giải thể là bao lâu?
Thời hạn nộp hồ sơ quyết toán thuế TNCN là chậm nhất 45 ngày kể từ ngày có quyết định giải thể hoặc phá sản. Nếu ngày cuối cùng trùng với ngày nghỉ lễ, Tết, thời hạn sẽ được lùi sang ngày làm việc liền kề tiếp theo.
Câu 3: Chủ sở hữu công ty có trách nhiệm gì nếu công ty chưa nộp đủ thuế trước khi giải thể?
Chủ sở hữu công ty TNHH một thành viên phải chịu trách nhiệm nộp toàn bộ số thuế TNCN còn nợ, ngay cả khi công ty đã chấm dứt hoạt động hoặc bỏ địa chỉ đăng ký kinh doanh.
Bài viết cùng chủ đề
- Hướng dẫn lập tờ khai bổ sung thuế TNDN theo TT80: Bí quyết nộp đúng hạn, đúng luật
- Cách hạch toán tài khoản 2412 theo Thông tư 200 – Hướng dẫn chi tiết mới nhất 2025
- Công cụ dụng cụ là tài sản ngắn hạn hay dài hạn? Hướng dẫn kế toán chi tiết 2025
- Tạm ứng là tài sản hay nguồn vốn? Kế toán cần hiểu rõ ngay để tránh sai sót
- Tiền mặt là tài sản ngắn hạn hay dài hạn? Hiểu sai 1 chi tiết nhỏ – doanh nghiệp trả giá lớn
- Nhà xưởng là tài sản ngắn hạn hay dài hạn? Giải đáp chi tiết cho doanh nghiệp
- Thành phẩm là tài sản ngắn hạn hay dài hạn? Mọi doanh nghiệp đều cần biết để tránh rủi ro
- Tiền gửi ngân hàng là tài sản ngắn hạn hay dài hạn? 90% người làm kinh doanh chưa biết!
- Hao mòn tài sản cố định là tài sản ngắn hạn hay dài hạn? Điều mọi kế toán viên cần biết trước khi lập báo cáo
- Hạch toán hao mòn tài sản cố định theo Thông tư 24 – Cách ghi sổ chuẩn từng nghiệp vụ kế toán cần biết
