Công ty không xuất chứng từ khấu trừ thuế TNCN có bị phạt không

Công ty không xuất chứng từ khấu trừ thuế TNCN có bị phạt không? Đây là câu hỏi được nhiều kế toán và người lao động quan tâm khi doanh nghiệp trì hoãn hoặc từ chối cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN. Bài viết phân tích chi tiết quy định mới nhất năm 2025, hướng dẫn quyền lợi của người lao động, cách xử lý khi công ty không cấp chứng từ, đồng thời cập nhật các chế tài và trách nhiệm pháp lý cho doanh nghiệp.

1. Tổng quan chứng từ khấu trừ thuế TNCN

1.1 Chứng từ khấu trừ thuế TNCN là gì?

Theo Khoản 4, Điều 3 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, chứng từ là tài liệu dùng để ghi nhận thông tin về:

+ Các khoản thuế TNCN đã khấu trừ

+ Các khoản thu thuế, phí và lệ phí thuộc ngân sách nhà nước

Chứng từ có thể được thể hiện dưới hình thức điện tử hoặc bản in, tự in. Trong đó, chứng từ khấu trừ thuế TNCN là một loại chứng từ quan trọng, giúp người lao động theo dõi số thuế đã nộp và phục vụ quyết toán thuế TNCN.

1.2 Nguyên tắc khấu trừ thuế

Theo Điều 25 Thông tư 111/2013/TT-BTC, khấu trừ thuế được hiểu là:

Việc tổ chức hoặc cá nhân trả thu nhập thực hiện trừ trước số thuế phải nộp vào thu nhập của người lao động trước khi chi trả.

👉 Điều này đảm bảo rằng thu nhập chịu thuế được tính toán chính xác, và cơ quan thuế có căn cứ để kiểm tra, quyết toán.

2. Mục đích sử dụng của chứng từ khấu trừ thuế TNCN

Chứng từ khấu trừ thuế TNCN là giấy tờ quan trọng giúp người lao động và doanh nghiệp quản lý thuế minh bạch. Theo luật quản lý thuế 2025, chứng từ này có các mục đích chính:

+ Chứng minh số thuế đã khấu trừ: Xác nhận khoản thuế TNCN của người lao động đã được khấu trừ đúng quy định.

+ Kiểm tra nghĩa vụ thuế cá nhân: Người lao động biết mình có phải nộp thêm thuế hay không và mức khấu trừ đã chính xác chưa.

+ Minh bạch tài chính: Thể hiện rõ các khoản thu nhập đã bị khấu trừ, giúp doanh nghiệp và người lao động quản lý quỹ lương minh bạch.

+ Hồ sơ quyết toán thuế TNCN: Là phần bắt buộc trong bộ hồ sơ quyết toán thuế, quy định tại Phụ lục I Nghị định 126/2020/NĐ-CP.

+ Trường hợp doanh nghiệp chấm dứt hoạt động: Nếu công ty không còn hoạt động, cơ quan thuế sẽ sử dụng dữ liệu ngành thuế để xử lý hồ sơ mà không cần chứng từ.

3. Công ty không xuất chứng từ khấu trừ thuế TNCN có bị phạt không?

Theo Điều 25 Thông tư 111/2013/TT-BTC và sửa đổi bởi Thông tư 92/2015/TT-BTC, tổ chức, cá nhân trả thu nhập phải cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN khi cá nhân yêu cầu.

3.1 Nghĩa vụ của công ty

Theo khoản 2, Điều 25 Thông tư 111/2013/TT-BTC:

+ Tổ chức, cá nhân trả thu nhập phải cấp chứng từ khấu trừ thuế khi người lao động yêu cầu.

+ Trường hợp cá nhân ủy quyền quyết toán thuế, doanh nghiệp không phải cấp chứng từ.

👉 Như vậy, người lao động cần yêu cầu tất cả công ty đã làm việc trong năm xuất chứng từ khấu trừ thuế TNCN để thực hiện quyết toán.

3.2 Xử lý khi công ty không cấp chứng từ

Trường hợp doanh nghiệp vẫn đang hoạt động nhưng không cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN, người lao động có thể thực hiện theo các bước sau:

Cách 1: Yêu cầu trực tiếp qua email hoặc liên hệ bộ phận nhân sự

+ Gửi email yêu cầu công ty cung cấp chứng từ, nội dung cần đầy đủ thông tin: họ tên, mã số thuế cá nhân, thời gian làm việc tại công ty, số điện thoại liên hệ.

+ Nếu không nhận phản hồi sau vài ngày, gửi nhắc lại email hoặc liên hệ trực tiếp với kế toán của công ty.

Cách 2: Khiếu nại đến cơ quan thuế

+ Nếu công ty vẫn không cấp chứng từ, người lao động có thể nộp đơn khiếu nại lên Chi cục thuế nơi công ty đặt trụ sở để yêu cầu cơ quan thuế hướng dẫn xử lý.

Cách 3: Khởi kiện ra Tòa án

+ Trong trường hợp người lao động đã nhờ cơ quan thuế can thiệp nhưng vẫn không nhận được chứng từ, dẫn đến thiệt hại như không được hoàn thuế, người lao động có thể khởi kiện công ty ra Tòa án để bảo vệ quyền lợi hợp pháp của mình.

Lưu ý: Nếu công ty đã chấm dứt hoạt động, cơ quan thuế sẽ dựa trên dữ liệu ngành thuế để xử lý hồ sơ quyết toán cho người lao động mà không bắt buộc phải có chứng từ khấu trừ thuế.

4. Trường hợp người lao động được quyền yêu cầu cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN

Theo Điều 25 Thông tư 111/2013/TT-BTC, sửa đổi bởi khoản 1 và khoản 2 Điều 20 Thông tư 92/2015/TT-BTC, người lao động (NLĐ) có quyền yêu cầu công ty cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN trong các trường hợp sau:

+ Thu nhập của NLĐ là cá nhân không cư trú.

+ Thu nhập từ tiền lương, tiền công.

+  Thu nhập từ đại lý bảo hiểm, đại lý xổ số, bán hàng đa cấp hoặc thu nhập từ cho thuê tài sản của doanh nghiệp, tổ chức kinh tế.

+ Thu nhập từ đầu tư vốn.

+ Thu nhập từ chuyển nhượng chứng khoán.

+ Thu nhập từ chuyển nhượng vốn góp của cá nhân không cư trú.

+ Thu nhập từ trúng thưởng.

+ Thu nhập từ bản quyền, nhượng quyền thương mại.

+ Các trường hợp khác bị khấu trừ 10% tại nguồn trước khi trả thu nhập.

Trường hợp cụ thể theo hợp đồng lao động:

+ Hợp đồng dưới 03 tháng hoặc không ký hợp đồng: cá nhân có quyền yêu cầu cấp chứng từ cho từng lần khấu trừ hoặc một chứng từ tổng hợp cho nhiều lần khấu trừ trong kỳ thuế.

+ Hợp đồng từ 03 tháng trở lên: doanh nghiệp chỉ cấp một chứng từ khấu trừ trong kỳ thuế cho người lao động.

5. Cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN có bắt buộc không?

5.1 Lý thuyết pháp lý

Căn cứ khoản 2, Điều 25 Thông tư 111/2013/TT-BTC, quy định về khấu trừ thuế và chứng từ khấu trừ thuế như sau:

(1) Chứng từ khấu trừ là bắt buộc khi người lao động yêu cầu:
+ Tổ chức, cá nhân trả thu nhập đã khấu trừ thuế phải cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN cho cá nhân bị khấu trừ.

+ Trường hợp cá nhân ủy quyền quyết toán thuế thì không phải cấp chứng từ.

(2) Cấp chứng từ khấu trừ trong các trường hợp cụ thể:

+ Cá nhân không ký hợp đồng lao động hoặc hợp đồng dưới 03 tháng: có quyền yêu cầu tổ chức/cá nhân trả thu nhập cấp chứng từ cho mỗi lần khấu trừ thuế hoặc cấp một chứng từ tổng hợp cho nhiều lần khấu trừ trong kỳ tính thuế.

+ Cá nhân ký hợp đồng lao động từ 03 tháng trở lên: tổ chức/cá nhân trả thu nhập chỉ cấp một chứng từ khấu trừ trong kỳ tính thuế.

👉 Như vậy, việc cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN là bắt buộc nếu người lao động yêu cầu và là căn cứ quan trọng để thực hiện quyết toán thuế TNCN.

5.2 Ví dụ minh họa 

Trường hợp 1: Hợp đồng lao động dưới 03 tháng hoặc không ký hợp đồng

Ông Q ký hợp đồng dịch vụ tại Công ty X từ tháng 9/2024 đến tháng 4/2025, được thanh toán 3 triệu đồng/tháng.

+ Yêu cầu chứng từ: Ông Q có thể yêu cầu Công ty X cấp chứng từ cho từng tháng hoặc một chứng từ tổng hợp nhiều tháng trong kỳ tính thuế.

+ Cách cấp chứng từ:

– Từng tháng: cấp 8 chứng từ, từ tháng 9/2024 đến tháng 4/2025.

– Tổng hợp: 01 chứng từ từ tháng 9–12/2024 và 01 chứng từ từ tháng 1–4/2025.

Trường hợp 2: Hợp đồng lao động từ 03 tháng trở lên

Ông R ký hợp đồng dài hạn với Công ty Y từ tháng 9/2024 đến tháng 8/2025.

+ Yêu cầu chứng từ: Công ty Y chỉ cấp 01 chứng từ khấu trừ thuế TNCN cho toàn bộ kỳ tính thuế.

+ Cách cấp chứng từ: phản ánh tổng số thuế đã khấu trừ từ tháng 9/2024 đến tháng 8/2025.

6. Kết luận

Việc công ty không xuất chứng từ khấu trừ thuế TNCN là vấn đề pháp lý quan trọng, ảnh hưởng trực tiếp đến quyền lợi của người lao động trong việc quyết toán thuế TNCN. Theo quy định mới nhất từ Nghị định 70/2025/NĐ-CP và các Thông tư hướng dẫn, doanh nghiệp có nghĩa vụ cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN khi người lao động yêu cầu

Để được hỗ trợ chi tiết về thủ tục quyết toán thuế TNCN hoặc tư vấn pháp lý liên quan đến chứng từ khấu trừ thuế, bạn có thể liên hệ Dịch vụ kế toán ANTA để nhận hướng dẫn nhanh và chuyên nghiệp.

7. Câu hỏi thường gặp (FAQ)

Câu 1: Công ty có thể từ chối cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN không?

Không. Theo khoản 2 Điều 25 Thông tư 111/2013/TT-BTC, công ty phải cấp chứng từ khi người lao động yêu cầu, trừ trường hợp cá nhân ủy quyền quyết toán thuế.

Câu 2: Người lao động phải làm gì nếu công ty không cấp chứng từ?

Người lao động có thể gửi công văn đến cơ quan thuế để được hướng dẫn xử lý hồ sơ quyết toán thuế và đảm bảo quyền lợi về hoàn thuế (nếu có).

Câu 3: Trường hợp hợp đồng lao động khác nhau thì cấp chứng từ thế nào?

+ Hợp đồng dưới 03 tháng hoặc không ký hợp đồng: được cấp chứng từ cho mỗi lần khấu trừ hoặc tổng hợp nhiều lần.

+ Hợp đồng từ 03 tháng trở lên: được cấp 01 chứng từ khấu trừ trong kỳ tính thuế.

Bài viết cùng chủ đề