Nếu khác kỳ khai thuế thì phải kê khai hóa đơn thay thế vào kỳ xuất hóa đơn bị sai – ưu tiên

Việc kê khai hóa đơn thay thế vào kỳ xuất hóa đơn bị sai luôn là một trong những nghiệp vụ quan trọng đối với kế toán doanh nghiệp. Đặc biệt, khi hóa đơn bị sai sót nhưng đã được kê khai ở một kỳ khác, thì quy định mới nhất tại Nghị định 70/2025/NĐ-CP yêu cầu phải kê khai bổ sung vào kỳ phát sinh hóa đơn gốc bị sai. Bài viết này sẽ giúp bạn hiểu rõ cách thực hiện, hồ sơ cần có và những lưu ý quan trọng để tránh rủi ro về thuế.

1. Tổng quan về hóa đơn thay thế

1.1 Hóa đơn thay thế là gì?

Hóa đơn thay thế là một loại hóa đơn mới được lập ra để thay thế hóa đơn cũ đã phát hành nhưng có sai sót hoặc bị mất. Nói đơn giản, nếu doanh nghiệp đã xuất hóa đơn cho khách hàng nhưng sau đó phát hiện có lỗi như: sai tên, sai địa chỉ, sai mã số thuế, sai số tiền… thì phải lập một hóa đơn khác để thay thế hóa đơn bị sai.

Theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP, hóa đơn là chứng từ kế toán quan trọng, ghi nhận giao dịch mua bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ. Vì vậy, việc sử dụng hóa đơn thay thế giúp doanh nghiệp đảm bảo chứng từ hợp pháp, chính xác và minh bạch trong hạch toán cũng như kê khai thuế.

1.2 Ví dụ minh họa

Ngày 05/03/2025, Công ty X lập hóa đơn số 00002568 để bán hàng cho Công ty Y. Tuy nhiên, đến ngày 12/03/2025, kế toán Công ty X phát hiện hóa đơn số 00002568 đã ghi sai thuế suất GTGT.

Sau khi thống nhất với bên mua, Công ty X lập hóa đơn thay thế cho hóa đơn số 00002568. Hóa đơn mới sẽ có số và ngày lập khác, đồng thời phần diễn giải ghi rõ: “Thay thế cho hóa đơn số 00002568 ngày 05/03/2025”.

👉 Nhờ việc lập hóa đơn thay thế, doanh nghiệp vừa khắc phục được sai sót, vừa đảm bảo chứng từ kế toán hợp lệ, hợp pháp và tuân thủ đúng quy định về quản lý hóa đơn, chứng từ.

2. Thời điểm và nguyên tắc kê khai hóa đơn thay thế, điều chỉnh khác kỳ

2.1 Thời điểm kê khai hóa đơn thay thế theo quy định mới 2025

Theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP (sửa đổi, bổ sung Nghị định 123/2020/NĐ-CP), thời điểm kê khai hóa đơn được xác định như sau:

+ Trường hợp hóa đơn điều chỉnh, hóa đơn thay thế phát sinh từ sai sót của hóa đơn gốc: Người bán và người mua phải kê khai bổ sung vào kỳ phát sinh hóa đơn bị sai sót.

+ Trường hợp hóa đơn điều chỉnh phát sinh từ khoản chiết khấu, giảm giá, trả lại hàng hóa, dịch vụ…:

– Người bán kê khai vào kỳ lập hóa đơn điều chỉnh.

– Người mua kê khai vào kỳ nhận được hóa đơn điều chỉnh/thay thế.

👉 Điều này đồng nghĩa, nếu hóa đơn gốc được xuất ở kỳ trước nhưng đến kỳ sau mới phát hiện sai sót và lập hóa đơn thay thế hoặc hóa đơn điều chỉnh, thì kế toán bắt buộc phải khai bổ sung hồ sơ khai thuế tại kỳ gốc.

2.2 Quyền kê khai bổ sung hồ sơ thuế theo Luật Quản lý thuế 2019 (sửa đổi 2024)

Theo Điều 47 Luật Quản lý thuế 2019 (sửa đổi bởi Luật năm 2024, có hiệu lực từ 01/01/2025):

+ Người nộp thuế có quyền kê khai bổ sung trong vòng 10 năm kể từ ngày hết hạn nộp hồ sơ khai thuế của kỳ có sai sót.

+ Việc kê khai bổ sung chỉ hợp lệ nếu:

– Thực hiện trước khi cơ quan thuế công bố quyết định thanh tra, kiểm tra.

– Hồ sơ không thuộc phạm vi, thời kỳ đã có quyết định kiểm tra thuế.

Trong trường hợp sai sót làm thay đổi nghĩa vụ thuế GTGT (tăng/giảm thuế phải nộp, tăng/giảm số thuế được khấu trừ), doanh nghiệp phải lập tờ khai bổ sung thuế GTGT cho kỳ có hóa đơn gốc bị sai.

2.3 Nguyên tắc quan trọng khi kê khai hóa đơn thay thế khác kỳ

Khi hóa đơn thay thế hoặc điều chỉnh và hóa đơn gốc rơi vào hai kỳ kê khai khác nhau, doanh nghiệp phải nhớ:

+ Luôn kê khai trên tờ khai bổ sung của kỳ có hóa đơn gốc bị sai.

+ Không kê khai hóa đơn thay thế vào kỳ hiện tại nếu sai sót thuộc kỳ trước.

+ Đảm bảo tính liên tục giữa các chỉ tiêu kê khai thuế GTGT để tránh sai lệch dữ liệu.

3. Cách kê khai hóa đơn thay thế vào kỳ xuất hóa đơn bị sai – ưu tiên

Khi phát sinh hóa đơn thay thế hoặc hóa đơn điều chỉnh, doanh nghiệp cần xác định sai sót cũng như mức độ ảnh hưởng của việc lập hóa đơn thay thế/hóa đơn điều chỉnh đối với nghĩa vụ thuế của kỳ gốc và thực hiện kê khai theo hướng dẫn sau:

4. Lưu ý quan trọng khi kê khai bổ sung hồ sơ khai thuế

4.1 Thời hạn kê khai bổ sung

+ Theo Khoản 1 Điều 47 Luật Quản lý thuế 2019, thời hạn kê khai bổ sung là 10 năm kể từ ngày hết hạn nộp hồ sơ khai thuế của kỳ tính thuế có sai sót.

+ Thời hạn này áp dụng trước khi cơ quan thuế hoặc cơ quan có thẩm quyền công bố quyết định thanh tra, kiểm tra.

4.2 Quy định khi cơ quan thuế kiểm tra, xử lý

+ Sau khi cơ quan thuế ban hành kết luận hoặc quyết định xử lý thuế, việc khai bổ sung hồ sơ sẽ được thực hiện như sau:

1. Nếu kê khai bổ sung làm tăng số thuế phải nộp hoặc giảm số thuế được hoàn/miễn giảm, người nộp thuế được khai bổ sung nhưng có thể bị xử phạt vi phạm hành chính theo Điều 142 và 143 Luật Quản lý thuế 2019.

2. Nếu kê khai bổ sung làm giảm số thuế phải nộp hoặc tăng số thuế được khấu trừ/miễn giảm, thực hiện theo quy định về giải quyết khiếu nại thuế.

4.3 Hồ sơ kê khai bổ sung

Theo Khoản 4 Điều 47 Luật Quản lý thuế 2019, hồ sơ kê khai bổ sung bao gồm:

+ Tờ khai bổ sung;

+ Bản giải trình kê khai bổ sung;

+ Các tài liệu liên quan minh chứng cho việc điều chỉnh số liệu.

5. Kết luận

Việc kê khai hóa đơn thay thế vào kỳ xuất hóa đơn bị sai  – ưu tiên là nghiệp vụ quan trọng, giúp doanh nghiệp đảm bảo chứng từ hợp pháp, chính xác và tránh rủi ro về thuế. Tuân thủ đúng Nghị định 70/2025/NĐ-CP và Luật Quản lý thuế 2019 (sửa đổi 2024) sẽ giúp kế toán xử lý các sai sót một cách hợp lý, đảm bảo số liệu kê khai liên tục và chính xác.

Doanh nghiệp nên lưu ý thời hạn kê khai bổ sung 10 năm và chuẩn bị đầy đủ hồ sơ bao gồm tờ khai bổ sung, bản giải trình và các tài liệu liên quan. Để tối ưu quy trình và đảm bảo tuân thủ đúng pháp luật, bạn có thể liên hệ Dịch vụ kế toán ANTA để được tư vấn và hỗ trợ trực tiếp các nghiệp vụ kê khai hóa đơn điện tử.

6. Câu hỏi thường gặp (FAQ)

Câu 1: Hóa đơn thay thế là gì?
Là hóa đơn lập ra để thay thế cho hóa đơn đã xuất nhưng có sai sót hoặc bị mất, đảm bảo chứng từ hợp pháp và chính xác.

Câu 2: Khi nào phải kê khai hóa đơn thay thế vào kỳ gốc?
Khi hóa đơn gốc phát sinh sai sót và đã kê khai ở kỳ trước, doanh nghiệp phải kê khai bổ sung vào kỳ xuất hóa đơn bị sai.

Câu 3: Thời hạn kê khai bổ sung hồ sơ khai thuế là bao lâu?
Theo Luật Quản lý thuế 2019 (sửa đổi 2024), thời hạn kê khai bổ sung là 10 năm kể từ ngày hết hạn nộp hồ sơ khai thuế của kỳ có sai sót.

Câu 4: Hồ sơ kê khai bổ sung gồm những gì?
Bao gồm: tờ khai bổ sung, bản giải trình kê khai bổ sung và các tài liệu liên quan minh chứng cho việc điều chỉnh số liệu.

Câu 5: Nếu khai bổ sung làm tăng số thuế phải nộp, có bị xử phạt không?
Có, doanh nghiệp phải kê khai bổ sung và có thể bị xử phạt vi phạm hành chính theo Điều 142, 143 Luật Quản lý thuế 2019.

Bài viết cùng chủ đề