Chi phí mời khách hàng đi du lịch có được tính vào chi phí hợp lý? Giải đáp thắc mắc thường gặp cho doanh nghiệp

Chi phí mời khách hàng đi du lịch có được tính vào chi phí hợp lý là thắc mắc phổ biến của nhiều doanh nghiệp khi quyết toán thuế TNDN. Bài viết phân tích chi tiết cơ sở pháp lý, điều kiện được trừ, các trường hợp bị loại. Doanh nghiệp sẽ biết cách chuẩn bị hóa đơn, chứng từ hợp pháp và kiểm soát tỷ lệ chi phí không vượt quá quy định. Đây là cẩm nang cần thiết giúp doanh nghiệp tối ưu thuế và tránh rủi ro khi cơ quan thuế thanh tra, kiểm tra.

1. Cơ sở pháp lý liên quan

Để xác định chi phí mời khách hàng đi du lịch có được tính vào chi phí hợp lý khi tính thuế TNDN hay không, doanh nghiệp cần căn cứ vào:

+ Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp 2008, đã được sửa đổi, bổ sung bởi Luật số 32/2013/QH13.

+ Nghị định 218/2013/NĐ-CP hướng dẫn thi hành Luật Thuế TNDN.

+ Thông tư 78/2014/TT-BTC, Thông tư 96/2015/TT-BTC, và các văn bản hướng dẫn liên quan.

+ Các văn bản cập nhật của Bộ Tài chính đến năm 2025.

Theo khoản 2 Điều 6 Thông tư 78/2014/TT-BTC (sửa đổi bởi Thông tư 96/2015/TT-BTC):

Các khoản chi nếu không liên quan trực tiếp đến hoạt động sản xuất kinh doanh thì không được tính vào chi phí được trừ, trừ một số trường hợp đặc biệt như chi phúc lợi cho người lao động.

Trong khi đó, chi phí mời khách hàng đi du lịch được xếp vào nhóm chi phí tiếp khách, quảng bá, khuyến mại. Theo quy định, nhóm chi phí này chỉ được trừ khi:

+ Có liên quan trực tiếp đến hoạt động SXKD.

+ Có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp.

+ Không vượt mức khống chế theo luật.

2. Chi phí mời khách hàng đi du lịch có được tính vào chi phí hợp lý?

Chi phí du lịch có được tính vào chi phí hợp lý hay không là câu hỏi thường gặp của nhiều doanh nghiệp khi thực hiện quyết toán thuế TNDN. Theo quy định tại Điểm 2.30, Khoản 2, Điều 6 Thông tư 78/2014/TT-BTC, được sửa đổi bởi Thông tư 96/2015/TT-BTC, khoản chi du lịch cho nhân viên được coi là chi phí phúc lợi hợp lý nếu đáp ứng đủ điều kiện sau:

2.1 Chi phí có tính chất phúc lợi hợp pháp

Khoản chi nghỉ mát, du lịch cho người lao động được xếp vào nhóm chi phúc lợi trực tiếp cho nhân viên, tương tự như:

• Chi hiếu, hỷ cho bản thân hoặc gia đình người lao động;
• Chi hỗ trợ điều trị, hỗ trợ học tập, chi thưởng cho con em có thành tích tốt;
• Chi đi lại lễ tết, bảo hiểm sức khỏe, bảo hiểm tai nạn…

2.2 Không vượt quá 01 tháng lương bình quân

Tổng chi phí du lịch cùng với các khoản chi phúc lợi khác không được vượt quá 01 tháng lương bình quân thực tế trong năm tính thuế của doanh nghiệp. Cách xác định như sau:

+ Nếu doanh nghiệp hoạt động đủ 12 tháng:

01 tháng lương bình quân = quỹ tiền lương thực hiện trong năm : 12 tháng

+ Nếu doanh nghiệp hoạt động không đủ 12 tháng:

01 tháng lương bình quân = Quỹ tiền lương thực hiện trong năm : Số tháng hoạt động thực tế

Lưu ý: Quỹ tiền lương thực hiện chỉ bao gồm tiền lương thực tế đã chi trả cho người lao động trong năm quyết toán (không tính khoản trích lập quỹ dự phòng tiền lương của năm trước).

2.3 Có chứng từ, hóa đơn hợp pháp

Doanh nghiệp cần chuẩn bị và lưu giữ:

+ Hợp đồng dịch vụ du lịch, hóa đơn VAT hợp pháp;

+ Quyết định, kế hoạch tổ chức du lịch;

+ Danh sách nhân viên tham gia, chứng từ thanh toán qua ngân hàng (nếu trên 20 triệu đồng).

➡️ Như vậy, chi phí du lịch của doanh nghiệp dành cho nhân viên được tính vào chi phí hợp lý khi tính thuế TNDN, với điều kiện: (i) không vượt quá 01 tháng lương bình quân thực tế trong năm và (ii) có đủ hồ sơ, chứng từ chứng minh hợp pháp.

3. Ví dụ minh họa: 

Công ty A tổ chức chuyến du lịch 3 ngày 2 đêm cho nhân viên vào tháng 7/2025, tổng chi phí 500 triệu đồng. Quỹ tiền lương thực hiện năm 2025 của công ty là 12 tỷ đồng.

+ Xác định 01 tháng lương bình quân:
12 tỷ : 12 tháng = 1 tỷ đồng/tháng.

+ So sánh với chi phí du lịch:
Chi phí 500 triệu < 1 tỷ đồng/tháng → không vượt mức quy định.

+ Hồ sơ chứng từ đầy đủ gồm: hợp đồng với công ty du lịch, hóa đơn VAT, quyết định phê duyệt của giám đốc và danh sách nhân viên tham gia.

➡️ Như vậy, khoản chi phí 500 triệu đồng này được tính vào chi phí hợp lý khi quyết toán thuế TNDN.

4. Những trường hợp không được tính vào chi phí hợp lý

Các khoản chi không được tính vào chi phí hợp lý khi tính thuế TNDN

Căn cứ khoản 2 Điều 9 Luật Thuế TNDN 2008 (sửa đổi, bổ sung 2013), những khoản chi sau đây không được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế:

4.1 Khoản chi không đáp ứng điều kiện chung

+ Không phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh;

+ Không có đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp;

+ Không thanh toán qua ngân hàng (đối với hóa đơn từ 20 triệu đồng trở lên).

4.2 Các khoản chi bị pháp luật loại trừ

+ Tiền phạt vi phạm hành chính.

+ Chi phí đã được bù đắp bằng nguồn kinh phí khác.

+ Khoản tài trợ không thuộc lĩnh vực được Nhà nước cho phép (ngoài giáo dục, y tế, nghiên cứu khoa học, thiên tai, nhà tình nghĩa…).

4.3 Các khoản chi vượt mức khống chế

+ Chi quảng cáo, tiếp thị, khuyến mại, hoa hồng môi giới, khánh tiết, hội nghị… vượt quá 15% tổng chi phí được trừ.

+ Chi dự phòng vượt quá quy định.

+ Trích nộp quỹ hưu trí tự nguyện, bảo hiểm hưu trí vượt mức.

4.4 Chi phí lãi vay và vốn

+ Lãi vay của đối tượng không phải tổ chức tín dụng/kinh tế vượt quá 150% lãi suất cơ bản.

+ Lãi vay tương ứng với phần vốn điều lệ còn thiếu so với mức đăng ký.

4.5 Khấu hao và trích trước

+ Khấu hao TSCĐ không đúng quy định.

+ Trích trước chi phí sai quy định.

4.6 Tiền lương, tiền công không hợp lệ

+ Lương của chủ doanh nghiệp tư nhân.

+ Thù lao trả cho sáng lập viên không trực tiếp điều hành.

+ Tiền lương, công và các khoản hạch toán nhưng không chi trả thực tế hoặc không có chứng từ.

4.7 Một số khoản chi đặc thù khác

+ Thuế GTGT đầu vào đã được khấu trừ; thuế TNDN.

+ Chi phí quản lý doanh nghiệp nước ngoài phân bổ vượt mức.

+ Các khoản chi đặc thù của ngành ngân hàng, bảo hiểm, chứng khoán, xổ số… theo quy định riêng của Bộ Tài chính.

5. Kỳ tính thuế TNDN là gì? Doanh nghiệp phải nộp theo năm hay theo quý?

5.1 Kỳ tính thuế TNDN theo quy định chung

Theo Điều 5 Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp 2008, kỳ tính thuế TNDN của doanh nghiệp được xác định như sau:

+ Theo năm dương lịch (từ ngày 01/01 đến ngày 31/12).

+ Theo năm tài chính: Doanh nghiệp được lựa chọn năm tài chính khác với năm dương lịch nhưng phải thông báo với cơ quan thuế và thực hiện thống nhất trong suốt quá trình hoạt động.

👉 Như vậy, đa số doanh nghiệp tại Việt Nam áp dụng kỳ tính thuế TNDN theo năm dương lịch.

5.2 Kỳ tính thuế TNDN đối với doanh nghiệp nước ngoài

Riêng doanh nghiệp nước ngoài có thu nhập chịu thuế tại Việt Nam, kỳ tính thuế thu nhập doanh nghiệp được xác định theo từng lần phát sinh thu nhập, cụ thể:

+ Doanh nghiệp nước ngoài có cơ sở thường trú tại Việt Nam: Nộp thuế đối với khoản thu nhập phát sinh tại Việt Nam nhưng không liên quan đến hoạt động của cơ sở thường trú.

+ Doanh nghiệp nước ngoài không có cơ sở thường trú tại Việt Nam: Nộp thuế đối với mọi khoản thu nhập phát sinh tại Việt Nam.

6. Lưu ý quan trọng cho doanh nghiệp

+ Chuẩn bị đầy đủ hồ sơ chứng từ: hợp đồng dịch vụ, hóa đơn VAT, quyết định phê duyệt, danh sách khách hàng tham dự.

+ Ghi rõ nội dung trên chứng từ: “Chi phí tổ chức hội nghị khách hàng kết hợp du lịch”.

+ Thanh toán qua ngân hàng với khoản chi trên 20 triệu đồng.

+ Theo dõi tỷ lệ 15% để tránh bị loại chi phí khi quyết toán thuế.

+ Thường xuyên cập nhật luật thuế vì quy định có thể thay đổi.

7. Kết luận

Chi phí mời khách hàng đi du lịch có thể được tính vào chi phí hợp lý khi tính thuế TNDN nếu đáp ứng đủ điều kiện: có liên quan trực tiếp đến hoạt động sản xuất kinh doanh, không vượt quá 01 tháng lương bình quân thực tế trong năm và có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp. Ngược lại, nếu vượt mức khống chế hoặc thiếu hồ sơ chứng minh, khoản chi sẽ bị loại khi quyết toán thuế.

👉 Để tránh rủi ro và tối ưu thuế, doanh nghiệp hãy tham khảo dịch vụ tư vấn kế toán – thuế chuyên nghiệp tại kế toán ANTA để được hướng dẫn chi tiết cách hạch toán, lập hồ sơ chứng từ đúng quy định.

8. Câu hỏi thường gặp (FAQ)

Câu hỏi 1: Chi phí du lịch cho khách hàng có được khấu trừ thuế GTGT không?
✅ Trả lời: Không. Đây là khoản chi tiếp khách, quảng bá, nên không được khấu trừ thuế GTGT đầu vào, chỉ được xem xét khi tính chi phí hợp lý TNDN.

Câu hỏi 2: Nếu chi phí du lịch vượt quá 1 tháng lương bình quân thì xử lý thế nào?
✅ Trả lời: Phần chi vượt quá sẽ không được tính vào chi phí hợp lý, chỉ phần trong hạn mức mới được trừ.

Câu hỏi 3: Hóa đơn dịch vụ du lịch đứng tên cá nhân có được chấp nhận không?
✅ Trả lời: Không. Hóa đơn phải đứng tên doanh nghiệp và có đầy đủ chứng từ thanh toán hợp pháp thì mới được tính vào chi phí hợp lý.

Bài viết cùng chủ đề