Hướng dẫn nhập quỹ tiền mặt định khoản chi tiết

Nhập quỹ tiền mặt định khoản là nghiệp vụ kế toán cơ bản nhưng rất quan trọng, giúp doanh nghiệp luân chuyển tiền giữa tài khoản ngân hàng và quỹ tiền mặt một cách minh bạch, đúng quy định. Thực hiện chính xác nghiệp vụ này không chỉ hỗ trợ kiểm soát chặt chẽ nguồn vốn, tránh thất thoát mà còn đảm bảo tuân thủ pháp luật. Bài viết sẽ hướng dẫn chứng từ cần thiết, quy trình thực hiện và cách định khoản chuẩn để kế toán viên mới và chủ doanh nghiệp tự tin hơn trong quản lý tài chính.

Tổng quan về nghiệp vụ nhập quỹ tiền mặt

Khái niệm và vai trò nhập quỹ tiền mặt trong doanh nghiệp

Nhập quỹ tiền mặt là nghiệp vụ kế toán ghi nhận sự tăng lên của số tiền mặt hiện có tại quỹ của doanh nghiệp. Nguồn tiền nhập quỹ có thể đa dạng, từ tiền bán hàng hóa, dịch vụ thu ngay, thu hồi công nợ, cho đến việc rút tiền từ tài khoản ngân hàng về nhập quỹ. Đối với các SME, việc giữ một lượng tiền mặt nhất định trong quỹ là cần thiết để đáp ứng các khoản chi thường xuyên, cấp bách mà không thể hoặc không tiện chi trả qua ngân hàng.

Vai trò tài khoản 111 và TK 112 trong nghiệp vụ

Trong hệ thống kế toán Việt Nam theo Thông tư 200/2014/TT-BTC và Thông tư 133/2016/TT-BTC, tiền mặt và tiền gửi ngân hàng được phản ánh qua các tài khoản sau:

+ Tài khoản 111 – Tiền mặt: Dùng để phản ánh số hiện có và tình hình biến động tăng, giảm của tiền mặt tại quỹ doanh nghiệp (gồm 1111 – Tiền Việt Nam, 1112 – Ngoại tệ, 1113 – Vàng tiền tệ).

+ Tài khoản 112 – Tiền gửi ngân hàng: Dùng để phản ánh số hiện có và tình hình biến động tăng, giảm của tiền gửi tại các ngân hàng, kho bạc Nhà nước (gồm 1121 – Tiền Việt Nam, 1122 – Ngoại tệ, 1123 – Vàng tiền tệ).

Nghiệp vụ nhập quỹ tiền mặt, đặc biệt từ việc rút tiền ngân hàng, thể hiện sự chuyển dịch dòng tiền giữa hai tài khoản này, ảnh hưởng trực tiếp đến cấu trúc tài sản của doanh nghiệp.

Tác động đến quản lý dòng tiền và báo cáo tài chính

Nhập quỹ tiền mặt có ảnh hưởng trực tiếp đến quản lý dòng tiền của doanh nghiệp. Nghiệp vụ này giúp tăng khả năng thanh khoản cho chi tiêu tức thời nhưng đồng thời làm giảm số dư tài khoản ngân hàng. Trên báo cáo tài chính, tổng tài sản không đổi, chỉ thay đổi cơ cấu tài sản ngắn hạn: tiền mặt tăng và tiền gửi ngân hàng giảm. Sự biến động này được phản ánh rõ trong báo cáo lưu chuyển tiền tệ.

Chứng từ cần thiết khi nhập quỹ tiền mặt từ rút tiền gửi ngân hàng

Séc rút tiền, giấy rút tiền mặt

Đây là các chứng từ do ngân hàng cung cấp, doanh nghiệp sử dụng để yêu cầu ngân hàng chi trả tiền mặt từ tài khoản của mình. Séc hoặc giấy rút tiền mặt cần được điền đầy đủ thông tin, có chữ ký của chủ tài khoản/người được ủy quyền và đóng dấu (nếu có) theo quy định của ngân hàng.

Giấy báo nợ từ ngân hàng

Sau khi thực hiện giao dịch rút tiền mặt, ngân hàng sẽ cấp Giấy báo nợ hoặc thông báo điện tử xác nhận số tiền đã bị trừ khỏi tài khoản tiền gửi của doanh nghiệp. Đây là bằng chứng quan trọng xác nhận giao dịch đã được thực hiện.

Phiếu thu tiền mặt và quy định phê duyệt, lưu trữ

Phiếu thu (Mẫu số 01-TT theo Thông tư 200/2014/TT-BTC hoặc 133/2016/TT-BTC) là chứng từ nội bộ quan trọng để ghi nhận tiền mặt nhập quỹ. Phiếu thu phải thể hiện đầy đủ thông tin: ngày lập, họ tên và địa chỉ người nộp, lý do thu, số tiền bằng số và chữ, cùng chữ ký của người lập, thủ quỹ, kế toán trưởng và thủ trưởng đơn vị. Việc phê duyệt cần tuân thủ phân cấp, đồng thời chứng từ phải được lưu trữ đúng quy định để phục vụ kiểm tra và đối chiếu.

Nguyên tắc tránh nhập chứng từ trùng lặp

Để đảm bảo tính chính xác và tránh sai sót, kế toán cần đối chiếu kỹ lưỡng các chứng từ ngân hàng (giấy báo nợ) với phiếu thu tiền mặt để đảm bảo không có sự trùng lặp hoặc bỏ sót nghiệp vụ. Mỗi giao dịch rút tiền từ ngân hàng về nhập quỹ chỉ được lập một phiếu thu tương ứng.

Quy trình thực hiện nhập quỹ tiền mặt đúng chuẩn

Các bước chuẩn bị và phê duyệt chứng từ

1. Đề nghị rút tiền: Kế toán hoặc người có nhu cầu chi tiền mặt lập Giấy đề nghị thanh toán/Giấy đề nghị tạm ứng, trình Ban Giám đốc phê duyệt.

2. Lập séc/giấy rút tiền: Kế toán dựa vào Giấy đề nghị đã được duyệt để lập séc hoặc giấy rút tiền mặt gửi ngân hàng.

3. Kiểm tra và ký duyệt: Kế toán trưởng và Giám đốc (hoặc người được ủy quyền) kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp của séc/giấy rút tiền trước khi ký duyệt.

Tìm hiểu thêm: Quy trình thu chi tiền mặt tại công ty

Thủ tục thực hiện rút tiền và nhập quỹ tại ngân hàng/kho bạc

Người được ủy quyền mang séc/giấy rút tiền và giấy tờ tùy thân đến ngân hàng để thực hiện rút tiền. Sau khi ngân hàng chi tiền và cung cấp giấy báo nợ, người này mang tiền và giấy báo nợ về doanh nghiệp.

Ghi nhận, kiểm soát, lưu trữ phiếu thu, sổ quỹ tiền mặt

1. Lập phiếu thu: Thủ quỹ (hoặc kế toán) lập Phiếu thu, ghi rõ số tiền đã nhận từ ngân hàng, kèm theo Giấy báo nợ của ngân hàng.

2. Kiểm đếm tiền: Thủ quỹ kiểm đếm tiền mặt thực tế nhận được so với số ghi trên Phiếu thu và Giấy báo nợ.

3. Ký nhận: Người nộp tiền (người đi rút tiền), thủ quỹ, kế toán trưởng và thủ trưởng đơn vị ký vào Phiếu thu.

4. Ghi sổ quỹ và sổ kế toán: Thủ quỹ ghi vào Sổ quỹ tiền mặt, kế toán ghi vào Sổ cái TK 111 và các sổ chi tiết liên quan.

5. Lưu trữ: Toàn bộ chứng từ (séc/giấy rút tiền, giấy báo nợ, phiếu thu) phải được sắp xếp và lưu trữ khoa học theo quy định.

Định khoản hạch toán nghiệp vụ nhập quỹ tiền mặt

Định khoản chuẩn: Nợ TK 111, Có TK 112

Khi doanh nghiệp rút tiền gửi ngân hàng về nhập quỹ tiền mặt, định khoản kế toán chuẩn mực được thực hiện như sau:

Nợ Tài khoản 111 – Tiền mặt (1111 – Tiền Việt Nam)

Có Tài khoản 112 – Tiền gửi ngân hàng (1121 – Tiền Việt Nam)

(Số tiền đã rút từ ngân hàng về nhập quỹ)

Giải thích:

+ Nợ TK 111: Ghi tăng tài sản tiền mặt tại quỹ của doanh nghiệp.

+ Có TK 112: Ghi giảm tài sản tiền gửi ngân hàng của doanh nghiệp.

Ví dụ minh họa các trường hợp phổ biến

Ví dụ 1: Ngày 15/05/2024, Công ty Cổ phần ABC rút 50.000.000 VNĐ từ tài khoản tiền gửi tại Ngân hàng Vietcombank về nhập quỹ tiền mặt để chi lương tạm ứng cho nhân viên.

Định khoản:

Nợ TK 1111: 50.000.000 VNĐ

Có TK 1121: 50.000.000 VNĐ

(Nội dung: Rút tiền gửi ngân hàng về nhập quỹ tiền mặt)

Phân biệt với TK 113 – Tiền đang chuyển

Tài khoản 113 – Tiền đang chuyển được dùng để phản ánh những khoản tiền mà doanh nghiệp đã gửi vào ngân hàng, kho bạc nhưng chưa nhận được giấy báo Có. Trường hợp khác là khi doanh nghiệp nộp tiền vào ngân hàng khác hoặc qua bưu điện nhưng chưa có xác nhận đã thu.

Ví dụ: doanh nghiệp nộp séc vào ngân hàng để rút tiền mặt. Tuy nhiên, séc cần thời gian xử lý nên tiền chưa về ngay tài khoản ngân hàng. Khi đó, kế toán có thể tạm ghi nhận qua TK 113.

Tuy nhiên, đối với nghiệp vụ rút tiền gửi ngân hàng về nhập quỹ tiền mặt, giao dịch thường diễn ra tức thời và có giấy báo Nợ ngay. Vì vậy, trong thực tế, nghiệp vụ này thường không liên quan đến TK 113.

So sánh TK 331 với các TK 111, 112, 133, 152 và 156 liên quan

Chức năng, vai trò trong giao dịch tài chính

Trong khi TK 111 và TK 112 phản ánh tài sản tiền của doanh nghiệp, các tài khoản khác như TK 331, TK 133, TK 152, TK 156 cũng đóng vai trò quan trọng trong việc hình thành và sử dụng dòng tiền:

+ TK 331 – Phải trả cho người bán: Phản ánh các khoản nợ phải trả cho nhà cung cấp về hàng hóa, dịch vụ, tài sản.

+ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ: Phản ánh số thuế GTGT đầu vào được khấu trừ.

+ TK 152 – Nguyên vật liệu: Phản ánh giá trị hiện có và tình hình biến động của nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ.

+ TK 156 – Hàng hóa: Phản ánh giá trị hiện có và tình hình biến động của các loại hàng hóa mua vào để bán.

Ví dụ định khoản nghiệp vụ công nợ và tiền mặt

Khi doanh nghiệp sử dụng tiền mặt (TK 111) hoặc tiền gửi ngân hàng (TK 112) để thanh toán công nợ cho nhà cung cấp (TK 331), nghiệp vụ sẽ được định khoản như sau:

Nợ TK 331 (Giảm công nợ phải trả)

Có TK 111/112 (Giảm tiền mặt/tiền gửi ngân hàng)

Khi mua nguyên vật liệu (TK 152) hoặc hàng hóa (TK 156) và thanh toán bằng tiền mặt/ngân hàng, đồng thời có thuế GTGT được khấu trừ (TK 133):

Nợ TK 152/156

Nợ TK 133

Có TK 111/112

Ảnh hưởng của TK 331 đến dòng tiền và quản lý thanh toán

TK 331 (Phải trả người bán) trực tiếp ảnh hưởng đến dòng tiền ra của doanh nghiệp. Việc quản lý công nợ hiệu quả, bao gồm thời điểm thanh toán và các chính sách chiết khấu, có thể giúp doanh nghiệp tối ưu hóa dòng tiền, duy trì quan hệ tốt với nhà cung cấp và tận dụng các ưu đãi. Khi khoản phải trả này được thanh toán bằng tiền mặt (TK 111) hoặc chuyển khoản (TK 112), sẽ tạo ra một luồng tiền chi ra từ hoạt động kinh doanh.

Sai sót thường gặp và xử lý trong nghiệp vụ nhập quỹ tiền mặt

Sai sót do chứng từ không hợp lệ, nhập trùng lặp

Một số sai sót phổ biến:

+ Chứng từ không hợp lệ: Thiếu chữ ký, thiếu thông tin, số liệu không khớp giữa các liên.

+ Nhập trùng lặp: Ghi nhận một giao dịch rút tiền hai lần vào sổ quỹ/sổ cái.

+ Chênh lệch tiền mặt thực tế và sổ sách: Do lỗi kiểm đếm, ghi chép hoặc thất thoát.

Cách kiểm tra, điều chỉnh và xử lý sổ sách

+ Đối chiếu định kỳ: Kế toán tiền mặt và thủ quỹ cần thường xuyên đối chiếu Sổ quỹ tiền mặt với Sổ cái TK 111 và các chứng từ gốc.

+ Kiểm kê đột xuất/định kỳ: Thực hiện kiểm kê tiền mặt thực tế để phát hiện chênh lệch.

+ Điều chỉnh sai sót: Sử dụng bút toán điều chỉnh hoặc biên bản điều chỉnh theo quy định, đảm bảo tính minh bạch và hợp lý.

Biện pháp phòng tránh rủi ro và đảm bảo kiểm soát nội bộ

+ Phân công nhiệm vụ rõ ràng: Tách bạch trách nhiệm giữa người lập chứng từ, người duyệt, thủ quỹ và kế toán ghi sổ.

+ Quy định phê duyệt chặt chẽ: Đảm bảo mọi giao dịch đều có đầy đủ chữ ký phê duyệt theo đúng thẩm quyền.

+ Sử dụng phần mềm kế toán: Giúp tự động hóa việc ghi sổ, giảm thiểu sai sót thủ công.

Mẹo và công cụ hỗ trợ quản lý nghiệp vụ nhập quỹ tiền mặt hiệu quả

Sử dụng phần mềm kế toán tự động hóa nghiệp vụ

Các phần mềm kế toán phổ biến tại Việt Nam như MISA SME, Fast Accounting, Bravo… đều hỗ trợ mạnh mẽ nghiệp vụ quản lý tiền mặt và tiền gửi ngân hàng. Chúng giúp tự động hóa việc lập phiếu thu, ghi sổ quỹ, đối chiếu sổ sách, giảm thiểu thời gian và sai sót thủ công.

Phân quyền, kiểm soát chứng từ rõ ràng, chặt chẽ

Thiết lập hệ thống phân quyền rõ ràng trong nội bộ doanh nghiệp về việc ai có quyền lập, duyệt, và ghi sổ các chứng từ liên quan đến tiền mặt là yếu tố cốt lõi để đảm bảo kiểm soát nội bộ. Luôn tuân thủ nguyên tắc “bất kiêm nhiệm” để tránh rủi ro gian lận.

Báo cáo dòng tiền và đánh giá hiệu quả quản lý

Việc theo dõi và phân tích Báo cáo lưu chuyển tiền tệ định kỳ sẽ giúp doanh nghiệp đánh giá được tình hình quản lý tiền mặt, dự báo dòng tiền và đưa ra các quyết định tài chính kịp thời. Luôn so sánh số tiền mặt thực tế với kế hoạch để phát hiện và điều chỉnh kịp thời các sai lệch.

Nghiệp vụ nhập quỹ tiền mặt, đặc biệt khi rút từ ngân hàng, tuy đơn giản nhưng đòi hỏi chứng từ, quy trình và định khoản chính xác theo Thông tư 200/2014/TT-BTC và 133/2016/TT-BTC. Thực hiện đúng giúp doanh nghiệp tránh sai sót, quản lý dòng tiền hiệu quả và phát triển bền vững. Kế toán viên cần thường xuyên cập nhật kiến thức, ứng dụng công cụ hỗ trợ và duy trì kiểm soát nội bộ chặt chẽ để đảm bảo mọi giao dịch minh bạch.

Bài viết cùng chủ đề