Tạm ứng là tài sản ngắn hạn hay dài hạn?

Câu hỏi “Tạm ứng là tài sản ngắn hạn hay dài hạn?” là một trong những thắc mắc phổ biến của kế toán viên mới và chủ doanh nghiệp nhỏ tại Việt Nam. Việc nắm rõ bản chất kế toán và cách hạch toán khoản tạm ứng không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ đúng quy định pháp lý, mà còn nâng cao hiệu quả quản lý tài chính và dòng tiền.

Bài viết này sẽ phân tích chi tiết từ khái niệm, cách ghi nhận, đến vị trí của tạm ứng trên Bảng cân đối kế toán, dựa trên các chuẩn mực kế toán Việt Nam (VAS) và các Thông tư hướng dẫn hiện hành. Qua đó, bạn sẽ hiểu vì sao tạm ứng được phân loại vào nhóm tài sản, cụ thể là tài sản ngắn hạn, và cách trình bày phù hợp trong báo cáo tài chính của doanh nghiệp.

Khái niệm và bản chất của khoản tạm ứng

Định nghĩa tạm ứng trong doanh nghiệp

Tạm ứng là khoản tiền hoặc vật tư mà doanh nghiệp giao cho người lao động hoặc tổ chức khác để thực hiện một nhiệm vụ sản xuất, kinh doanh hoặc công tác nhất định. Mục đích của khoản tạm ứng thường là để chi trả cho các khoản như công tác phí, mua vật tư, hàng hóa, hoặc các chi phí phát sinh khác phục vụ hoạt động của doanh nghiệp. Khoản này chỉ được sử dụng đúng mục đích và sau đó người nhận tạm ứng phải làm thủ tục thanh toán, quyết toán với doanh nghiệp.

Tạm ứng là tài sản hay nguồn vốn?

Trong kế toán, tài sản là các nguồn lực kinh tế mà doanh nghiệp kiểm soát và dự kiến sẽ mang lại lợi ích kinh tế trong tương lai. Nguồn vốn là nguồn hình thành nên tài sản đó, bao gồm nợ phải trả và vốn chủ sở hữu. Khoản tạm ứng bản chất là một khoản tiền mà doanh nghiệp đã bỏ ra nhưng chưa thu hồi được, đồng thời nó phát sinh nghĩa vụ cho người nhận tạm ứng phải hoàn trả hoặc quyết toán. Do đó, tạm ứng được coi là một loại tài sản của doanh nghiệp, cụ thể là tài sản ngắn hạn.

Lý do tạm ứng là tài sản ngắn hạn là vì nó dự kiến sẽ được thu hồi hoặc sử dụng hết trong vòng một chu kỳ kinh doanh bình thường (thường là dưới một năm). Sau khi hoàn thành nhiệm vụ, người nhận tạm ứng sẽ quyết toán, số tiền còn thừa phải hoàn trả hoặc số tiền thiếu sẽ được chi bổ sung.

Căn cứ pháp lý và chuẩn mực kế toán liên quan

Việc ghi nhận và quản lý khoản tạm ứng tuân thủ theo các quy định của Bộ Tài chính Việt Nam, đặc biệt là:

+ Thông tư 200/2014/TT-BTC hướng dẫn Chế độ kế toán doanh nghiệp.

+ Thông tư 133/2016/TT-BTC hướng dẫn Chế độ kế toán doanh nghiệp nhỏ và vừa.

Các thông tư này đều quy định rõ tài khoản 141 – Tạm ứng là tài khoản thuộc nhóm Tài sản ngắn hạn.

Ghi nhận và xử lý khoản tạm ứng trên sổ sách kế toán

Tài khoản sử dụng để ghi nhận tạm ứng

Theo Chuẩn mực kế toán Việt Nam, tài khoản 141 – Tạm ứng được sử dụng để phản ánh các khoản tiền hoặc vật tư đã tạm ứng cho cán bộ, nhân viên của doanh nghiệp và tình hình thanh toán các khoản tạm ứng đó. Tài khoản này có kết cấu như tài khoản tài sản, tức là phát sinh tăng ghi bên Nợ và phát sinh giảm ghi bên Có.

Ví dụ minh họa ghi nhận tạm ứng công tác phí và tiền hàng

Ví dụ 1: Doanh nghiệp tạm ứng 5.000.000 VNĐ cho nhân viên đi công tác.

– Nợ TK 141: 5.000.000 VNĐ

– Có TK 111 (Tiền mặt) / TK 112 (Tiền gửi ngân hàng): 5.000.000 VNĐ

Ví dụ 2: Doanh nghiệp tạm ứng 10.000.000 VNĐ cho nhân viên mua hàng hóa.

– Nợ TK 141: 10.000.000 VNĐ

– Có TK 111 / TK 112: 10.000.000 VNĐ

Quy trình hoàn ứng và điều chỉnh tạm ứng

Sau khi hoàn thành nhiệm vụ, người nhận tạm ứng phải lập bảng kê các chứng từ chi tiêu và quyết toán với doanh nghiệp.

+ Nếu số tiền chi thực tế ít hơn số tạm ứng: Người nhận tạm ứng phải nộp lại số tiền thừa cho quỹ hoặc chuyển khoản. Kế toán ghi: Nợ TK 111/112; Có TK 141.

+ Nếu số tiền chi thực tế bằng số tạm ứng: Kế toán ghi nhận các khoản chi phí tương ứng và giảm TK 141.

+ Nếu số tiền chi thực tế nhiều hơn số tạm ứng: Doanh nghiệp sẽ chi bổ sung cho người nhận tạm ứng. Kế toán ghi: Nợ các TK chi phí liên quan; Có TK 111/112 và giảm TK 141.

Ảnh hưởng và vai trò của khoản tạm ứng trong doanh nghiệp

Tác động vào tài sản lưu động và quản lý vốn doanh nghiệp

Khoản tạm ứng trực tiếp làm giảm lượng tiền mặt hoặc tiền gửi ngân hàng của doanh nghiệp, do đó ảnh hưởng đến khả năng thanh toán ngắn hạn (tài sản lưu động) nếu không được quản lý chặt chẽ. Việc tồn đọng các khoản tạm ứng chưa được quyết toán có thể làm kẹt vốn, ảnh hưởng đến dòng tiền và hiệu quả sử dụng vốn lưu động của doanh nghiệp.

So sánh tạm ứng với các loại nguồn vốn khác

Khác với nguồn vốn (bao gồm nợ phải trả và vốn chủ sở hữu) là nguồn hình thành nên tài sản, tạm ứng bản chất là một phần tài sản đã được doanh nghiệp chi ra nhưng chưa hoàn thành chu trình chuyển hóa giá trị. Nguồn vốn thể hiện quyền sở hữu hoặc nghĩa vụ của doanh nghiệp đối với các bên khác, trong khi tạm ứng thể hiện khoản tiền doanh nghiệp có quyền đòi hỏi hoặc mong muốn được thu hồi/quyết toán.

Quản lý và kiểm soát khoản tạm ứng hiệu quả

Để quản lý tạm ứng hiệu quả, doanh nghiệp cần xây dựng quy chế tạm ứng rõ ràng, quy định thời hạn và hồ sơ quyết toán cụ thể. Thường xuyên đối chiếu, đôn đốc nhân viên quyết toán đúng hạn. Kế toán cần kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp của các chứng từ chi tiêu trước khi ghi nhận vào chi phí, đảm bảo khoản tạm ứng được sử dụng đúng mục đích và mang lại lợi ích cho doanh nghiệp.

FAQ – Các câu hỏi thường gặp về tạm ứng là tài sản ngắn hạn hay dài hạn

+ Tạm ứng là tài sản hay nguồn vốn trong kế toán?

Tạm ứng là một loại tài sản.

+ Tạm ứng thuộc loại tài sản ngắn hạn hay dài hạn?

Tạm ứng thuộc tài sản ngắn hạn, vì dự kiến sẽ được thu hồi hoặc quyết toán trong vòng một chu kỳ kinh doanh bình thường (thường là dưới một năm).

+ Tài khoản nào dùng để ghi nhận khoản tạm ứng?

Tài khoản 141 – Tạm ứng được sử dụng để ghi nhận các khoản tạm ứng.

+ Khi nào tạm ứng được quyết toán hoặc hoàn trả?

Tạm ứng được quyết toán khi người nhận hoàn thành nhiệm vụ và nộp các chứng từ chi tiêu hợp lệ, hoặc hoàn trả khi số tiền tạm ứng chưa sử dụng hết.

Qua bài viết này, hy vọng bạn đã có cái nhìn rõ ràng về việc tạm ứng là tài sản ngắn hạn, cách ghi nhận và quản lý nó theo đúng chuẩn mực kế toán Việt Nam. Việc nắm vững kiến thức này không chỉ giúp bạn thực hiện công việc kế toán một cách chính xác mà còn góp phần vào sự minh bạch và hiệu quả tài chính của doanh nghiệp. Hãy luôn tuân thủ các quy định hiện hành và xây dựng quy trình quản lý tạm ứng chặt chẽ để tối ưu hóa nguồn lực.

Bài viết cùng chủ đề