Quy định về tạm ứng và thanh toán tạm ứng cho kế toán

Nắm vững quy định về tạm ứng và thanh toán tạm ứng là yếu tố then chốt giúp doanh nghiệp và các đơn vị sử dụng ngân sách nhà nước đảm bảo tuân thủ pháp luật, đặc biệt trong bối cảnh có nhiều cập nhật mới từ Thông tư 17/2024/TT-BTC và Nghị định 254/2025/NĐ-CP.

Việc quản lý và thanh toán tạm ứng không chỉ ảnh hưởng đến dòng tiền hoạt động, mà còn tác động trực tiếp đến tính hợp lệ của chứng từ kế toán, tính minh bạch của báo cáo tài chính và khả năng kiểm soát nội bộ.

Bài viết này sẽ hướng dẫn chi tiết các quy định hiện hành, thủ tục thực hiện, cũng như những lưu ý quan trọng trong thực tế, giúp doanh nghiệp quản lý tạm ứng hiệu quả, hạn chế rủi ro pháp lý và nâng cao chất lượng công tác kế toán.

Tổng quan về tạm ứng và thanh toán tạm ứng theo quy định mới

Khái niệm và phạm vi áp dụng của tạm ứng

Tạm ứng là khoản tiền hoặc vật tư mà doanh nghiệp hoặc đơn vị ngân sách nhà nước giao cho cá nhân (nhân viên) để thực hiện nhiệm vụ sản xuất kinh doanh hoặc công vụ được giao, sau đó phải thanh toán và quyết toán. Mục đích của tạm ứng thường là chi phí đi công tác, mua sắm vật tư nhỏ lẻ, tiếp khách, v.v. Khoản tạm ứng này được áp dụng rộng rãi trong các doanh nghiệp theo Thông tư 200/2014/TT-BTC, Thông tư 133/2016/TT-BTC và cả trong quản lý ngân sách nhà nước theo các văn bản mới như Thông tư 17/2024/TT-BTC, Nghị định 254/2025/NĐ-CP.

Quy định mức tạm ứng theo hợp đồng và luật hiện hành

Theo quy định, mức tạm ứng tối đa có thể khác nhau tùy vào loại hình và giá trị hợp đồng. Đối với hợp đồng xây dựng, mức tạm ứng không vượt quá 50% giá trị hợp đồng nếu hợp đồng có giá trị trên 50 triệu đồng. Tuy nhiên, mức tạm ứng cụ thể còn phụ thuộc vào thỏa thuận trong hợp đồng và đặc thù của từng ngành. Đối với hàng hóa nhập khẩu, thiết bị chuyên dụng, mức tạm ứng có thể được điều chỉnh linh hoạt hơn nhưng phải đảm bảo kiểm soát chặt chẽ.

Quy trình thẩm định, phê duyệt và thanh toán tạm ứng

Quy trình tạm ứng bắt đầu bằng việc lập giấy đề nghị tạm ứng, nêu rõ mục đích, số tiền và thời gian dự kiến thanh toán. Kế toán cần kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ của đề nghị trước khi trình cấp có thẩm quyền phê duyệt. Sau khi được duyệt, thủ tục tạm ứng tiền mặt hoặc chuyển khoản sẽ được thực hiện. Việc kiểm soát chi tiết từng khoản tạm ứng là rất quan trọng để tránh sai sót và đảm bảo tuân thủ.

Thủ tục thanh toán và quyết toán tạm ứng

Hồ sơ thanh toán tạm ứng hợp lệ theo quy định

Để thanh toán tạm ứng, người nhận tạm ứng cần lập giấy đề nghị thanh toán tạm ứng kèm theo bảng kê các nội dung đã chi. Hồ sơ phải bao gồm đầy đủ chứng từ gốc, hóa đơn, hợp đồng liên quan đến khoản chi. Đối với doanh nghiệp, các chứng từ này cần tuân thủ Luật Kế toán và các Thông tư hướng dẫn. Đối với đơn vị ngân sách nhà nước, hồ sơ phải đáp ứng yêu cầu của Kho bạc Nhà nước theo Thông tư 17/2024/TT-BTC.

Thời hạn và cách thức thanh toán tạm ứng với Kho bạc Nhà nước

Thời hạn thanh toán tạm ứng với Kho bạc Nhà nước thường được quy định chậm nhất vào cuối tháng kế tiếp hoặc theo thời hạn cụ thể của từng dự án, dự toán năm. Việc thanh toán tạm ứng có thể được thực hiện bằng cách bù trừ vào các khoản chi tiếp theo hoặc hoàn trả tiền mặt/chuyển khoản vào tài khoản của đơn vị. Các trường hợp đặc biệt về thời hạn thanh toán được quy định rõ trong Nghị định 254/2025/NĐ-CP về quản lý vốn đầu tư công.

Kiểm soát và thu hồi vốn tạm ứng quá hạn

Kiểm soát tạm ứng cần được thực hiện thường xuyên để phát hiện kịp thời các khoản tạm ứng quá hạn. Kế toán cần có biện pháp nhắc nhở, đôn đốc người nhận tạm ứng thanh toán hoặc quyết toán. Trường hợp không thu hồi được, đơn vị cần xác định rõ trách nhiệm của người nhận tạm ứng và thực hiện các biện pháp xử lý theo quy định của pháp luật lao động và tài chính. Việc thiết lập quy trình rút dự toán tạm ứng bằng tiền mặt và theo dõi công nợ tạm ứng là rất cần thiết.

Quản lý hiệu quả và lưu ý quan trọng trong tạm ứng

Nguyên tắc quản lý dòng tiền tạm ứng hiệu quả

Để quản lý dòng tiền tạm ứng hiệu quả, doanh nghiệp và đơn vị cần thiết lập các nguyên tắc rõ ràng: chỉ tạm ứng cho đối tượng được phép và mục đích rõ ràng; kiểm soát chặt chẽ từng khoản tạm ứng thông qua việc theo dõi công nợ chi tiết theo từng đối tượng và dự án cụ thể. Điều này giúp đảm bảo vốn được sử dụng đúng mục đích, tránh thất thoát và quản lý vốn lưu động một cách tối ưu.

Những lưu ý để tránh sai sót và thất thoát trong tạm ứng

Cần đặc biệt lưu ý về đối tượng được phép tạm ứng, mục đích sử dụng và các giới hạn về mức tạm ứng. Tránh tình trạng tạm ứng vượt mức quy định mà không có phê duyệt rõ ràng. Trường hợp tạm ứng vượt mức cần được xử lý kịp thời, có thể yêu cầu hoàn trả hoặc có giải trình cụ thể. Hạch toán tạm ứng đúng theo Thông tư 200/2014/TT-BTC hoặc Thông tư 133/2016/TT-BTC là yếu tố quan trọng để tránh sai sót.

Áp dụng công nghệ, phần mềm hỗ trợ quản lý tạm ứng

Việc ứng dụng các phần mềm kế toán hiện đại giúp tự động hóa quy trình quản lý tạm ứng, từ việc lập đề nghị, phê duyệt đến theo dõi công nợ và kiểm tra thanh toán. Lợi ích của tự động hóa là giảm thiểu sai sót thủ công, tiết kiệm thời gian, cung cấp báo cáo quản trị nhanh chóng, minh bạch, giúp doanh nghiệp và đơn vị ngân sách kiểm soát tốt hơn các khoản chi tạm ứng và đảm bảo tuân thủ các văn bản hướng dẫn của Bộ Tài chính.

FAQ – Các câu hỏi thường gặp về quy định tạm ứng và thanh toán tạm ứng

1. Tạm ứng là gì và áp dụng trong những trường hợp nào?

Tạm ứng là khoản tiền giao cho cá nhân để thực hiện công việc, sau đó phải thanh toán/quyết toán. Áp dụng cho chi phí công tác, mua sắm vật tư, tiếp khách, v.v., cả trong doanh nghiệp và đơn vị ngân sách.

2. Mức tạm ứng tối đa theo hợp đồng là bao nhiêu?

Đối với hợp đồng xây dựng trên 50 triệu đồng, mức tạm ứng tối đa không quá 50% giá trị hợp đồng, tùy thuộc thỏa thuận và quy định pháp luật hiện hành.

3. Hồ sơ nào cần chuẩn bị khi thanh toán tạm ứng qua Kho bạc Nhà nước?

Cần chuẩn bị giấy đề nghị thanh toán, bảng kê nội dung chi, chứng từ gốc, hóa đơn, hợp đồng liên quan theo Thông tư 17/2024/TT-BTC.

4. Cách xử lý tình huống tạm ứng quá hạn chưa thu hồi được?

Đôn đốc, nhắc nhở người nhận tạm ứng. Nếu không thu hồi được, xác định rõ trách nhiệm và áp dụng biện pháp xử lý theo quy định của công ty và pháp luật.

Việc nắm vững và tuân thủ quy định về tạm ứng và thanh toán tạm ứng là yếu tố không thể thiếu đối với mọi kế toán viên và chủ doanh nghiệp. Đặc biệt, trước những thay đổi từ Thông tư 17/2024/TT-BTC và Nghị định 254/2025/NĐ-CP, việc cập nhật kiến thức thường xuyên sẽ giúp đơn vị giảm thiểu rủi ro pháp lý và tài chính.

Doanh nghiệp cần rà soát quy trình nội bộ, đảm bảo hồ sơ, chứng từ đầy đủ – hợp lệ, đồng thời ứng dụng công nghệ để nâng cao hiệu quả quản lý. Một hệ thống quản lý tạm ứng chặt chẽ không chỉ bảo vệ tài sản, mà còn tăng tính minh bạch và bền vững cho hoạt động tài chính.

Bài viết cùng chủ đề