Tạm ứng hợp đồng có phải xuất hóa đơn không?

Câu hỏi “tạm ứng hợp đồng có phải xuất hóa đơn không” là mối quan tâm lớn của nhiều doanh nghiệp, đặc biệt là kế toán viên và chủ doanh nghiệp nhỏ. Với Nghị định 70/2025/NĐ-CP (có hiệu lực 01/06/2025), các quy định về thời điểm lập hóa đơn điện tử cho tạm ứng dịch vụ đã có những cập nhật quan trọng. Việc hiểu rõ và áp dụng đúng các quy định này không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ pháp luật, tránh sai sót mà còn đảm bảo hoạt động kinh doanh minh bạch. Bài viết này sẽ hướng dẫn chi tiết về vấn đề này.

Quy định chung về tạm ứng hợp đồng dịch vụ và việc xuất hóa đơn

Khái niệm tiền tạm ứng và đặt cọc

Tiền tạm ứng là khoản thanh toán trước cho một phần dịch vụ, được cấn trừ vào tổng giá trị hợp đồng. Khoản này khác với tiền đặt cọc (thường dùng để đảm bảo thực hiện hợp đồng và có thể không hoàn lại nếu vi phạm). Tiền tạm ứng mang bản chất là một khoản thanh toán thực tế cho dịch vụ. Phân biệt rõ hai khoản này là rất quan trọng để xác định nghĩa vụ lập hóa đơn chính xác.

Căn cứ pháp luật và thời điểm lập hóa đơn

Theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Nghị định 70/2025/NĐ-CP, thời điểm lập hóa đơn điện tử đối với cung cấp dịch vụ là khi hoàn thành việc cung cấp dịch vụ hoặc khi lập biên bản nghiệm thu. Tuy nhiên, nếu doanh nghiệp thu tiền trước (tức là tiền tạm ứng), hóa đơn phải được lập tại thời điểm thu tiền đó. Chỉ tiền đặt cọc thuần túy để đảm bảo thực hiện hợp đồng, chưa phát sinh việc cung cấp dịch vụ, mới không cần lập hóa đơn GTGT.

Tình huống áp dụng trong dịch vụ

Trong các lĩnh vực dịch vụ phổ biến như tổ chức sự kiện, tư vấn hay xây dựng, việc thu tiền tạm ứng là rất thường xuyên. Ví dụ, một công ty tổ chức sự kiện nhận 50% chi phí hợp đồng trước ngày diễn ra; hoặc một đơn vị tư vấn nhận 30% khi ký kết hợp đồng. Trong cả hai trường hợp, bên cung cấp dịch vụ đều phải xuất hóa đơn ngay tại thời điểm thu khoản tiền tạm ứng đó, tuân thủ đúng quy định về hóa đơn điện tử.

Thực tiễn lập và xuất hóa đơn tạm ứng hợp đồng dịch vụ

Quy trình xuất hóa đơn khi thu tiền tạm ứng

Khi doanh nghiệp nhận được khoản tiền tạm ứng, kế toán phải lập hóa đơn điện tử ngay. Hóa đơn cần ghi rõ số tiền tạm ứng, thuế suất GTGT áp dụng và nội dung “thu tiền tạm ứng theo Hợp đồng số […]”. Việc này đảm bảo nghĩa vụ thuế GTGT được thực hiện đồng bộ với dòng tiền phát sinh.

Hóa đơn cho tạm ứng chưa hoàn thành dịch vụ

Điểm mấu chốt là thời điểm thu tiền, không phải thời điểm hoàn thành dịch vụ. Do đó, ngay cả khi dịch vụ chưa được cung cấp một phần nào, việc thu tiền tạm ứng đã phát sinh nghĩa vụ lập hóa đơn. Doanh nghiệp không thể trì hoãn việc xuất hóa đơn với lý do dịch vụ chưa hoàn thành, tránh bị phạt hành chính.

Lưu ý về kê khai thuế

Khoản tạm ứng đã xuất hóa đơn GTGT phải được kê khai thuế trong kỳ tính thuế phát sinh. Kế toán cần ghi nhận đúng vào các tài khoản công nợ phù hợp (ví dụ: Nợ TK 112/111, Có TK 3387/131) và theo dõi công nợ chi tiết để đảm bảo khớp với số liệu trên hóa đơn và báo cáo tài chính.

Lỗi phổ biến và lưu ý khi xuất hóa đơn tạm ứng hợp đồng dịch vụ

Những sai sót thường gặp

Các sai sót phổ biến bao gồm không lập hóa đơn kịp thời khi nhận tạm ứng, nhầm lẫn giữa tiền tạm ứng và tiền đặt cọc dẫn đến việc không xuất hóa đơn, hoặc kê khai sai thuế GTGT. Ghi chung chung nội dung hóa đơn mà không đề cập cụ thể là “tạm ứng”, thiếu cập nhật Nghị định 70/2025/NĐ-CP cũng là lỗi thường gặp.

Cách khắc phục và tránh nhầm lẫn

Để khắc phục, doanh nghiệp cần rà soát lại các hợp đồng để phân biệt rõ ràng khoản tạm ứng và đặt cọc. Đối với tạm ứng, phải lập hóa đơn ngay khi nhận tiền. Tổ chức đào tạo nội bộ về quy định hóa đơn điện tử theo Nghị định 123 và 70 là cần thiết. Luôn ghi rõ “tạm ứng theo Hợp đồng số X” trên hóa đơn. Chọn đúng loại hóa đơn và thuế suất áp dụng.

Tác động của việc xuất hóa đơn không đúng

Việc xuất hóa đơn không đúng thời điểm hoặc không lập hóa đơn khi nhận tiền tạm ứng sẽ dẫn đến các rủi ro pháp lý và tài chính nghiêm trọng. Doanh nghiệp có thể bị xử phạt hành chính về hóa đơn, chứng từ. Đồng thời, có thể bị truy thu thuế cùng các khoản phạt chậm nộp, ảnh hưởng trực tiếp đến uy tín và tình hình tài chính.

FAQ – Các câu hỏi thường gặp về Tạm ứng hợp đồng có phải xuất hóa đơn không?

1. Tạm ứng hợp đồng dịch vụ có bắt buộc xuất hóa đơn không?
+ Có, trong hầu hết các trường hợp, khi doanh nghiệp nhận được khoản tiền tạm ứng cho việc cung cấp dịch vụ, bắt buộc phải xuất hóa đơn GTGT ngay tại thời điểm nhận tiền theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Nghị định 70/2025/NĐ-CP.

2. Thời điểm chính xác để lập hóa đơn tạm ứng theo quy định là khi nào?
+ Thời điểm lập hóa đơn là tại thời điểm thu tiền tạm ứng, kể cả khi dịch vụ chưa được hoàn thành hay cung cấp.

3. Có trường hợp tạm ứng nào không cần lập hóa đơn không?
+ Chỉ tiền đặt cọc thuần túy để đảm bảo thực hiện hợp đồng, mà không phải là khoản thanh toán cho một phần dịch vụ, thì mới không phải lập hóa đơn GTGT. Các trường hợp còn lại đều phải xuất hóa đơn.

4. Xử lý thế nào khi xuất hóa đơn không đúng thời điểm?
+ Việc xuất hóa đơn không đúng thời điểm sẽ bị xử phạt vi phạm hành chính về hóa đơn, đồng thời có thể dẫn đến việc truy thu thuế và phạt chậm nộp nếu ảnh hưởng đến nghĩa vụ thuế của doanh nghiệp.

Tóm lại, quy định về “tạm ứng hợp đồng có phải xuất hóa đơn không” đã rất rõ ràng với Nghị định 70/2025/NĐ-CP và Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Hóa đơn điện tử phải được lập ngay khi thu tiền tạm ứng, ngoại trừ tiền đặt cọc thuần túy. Việc tuân thủ chính xác không chỉ giúp doanh nghiệp tránh rủi ro pháp lý, xử phạt mà còn đảm bảo minh bạch tài chính. Kế toán và chủ doanh nghiệp cần liên tục cập nhật để áp dụng đúng đắn, quản lý hiệu quả.

Bài viết cùng chủ đề