Bên mua kê khai hóa đơn điều chỉnh như thế nào? Hướng dẫn chi tiết theo quy định mới nhất 2025

Bên mua kê khai hóa đơn điều chỉnh như thế nào? Hướng dẫn chi tiết cách kê khai tăng, giảm, đúng kỳ, đúng luật thuế 2025, kèm ví dụ thực tế.

I. Tổng quan về hóa đơn điều chỉnh và trách nhiệm kê khai của bên mua

Trong hoạt động kinh doanh, không ít trường hợp hóa đơn điện tử đã phát hành có sai sót: sai số lượng, đơn giá, thuế suất hoặc giá trị tính thuế. Khi đó, doanh nghiệp sẽ phải lập hóa đơn điều chỉnh để thay thế hoặc bổ sung cho hóa đơn gốc.

Vậy bên mua kê khai hóa đơn điều chỉnh như thế nào để đảm bảo đúng quy định và tránh rủi ro về thuế? Đây là vấn đề quan trọng bởi hóa đơn điều chỉnh có thể làm thay đổi nghĩa vụ thuế GTGT đầu vào của doanh nghiệp.

Theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP (sửa đổi, bổ sung Nghị định 123/2020/NĐ-CP) và Luật Quản lý thuế 2019, việc kê khai hóa đơn điều chỉnh của bên mua được quy định rõ ràng nhằm đảm bảo minh bạch và đồng bộ dữ liệu thuế.

Hóa đơn điều chỉnh là chứng từ do bên bán lập để điều chỉnh thông tin sai sót trên hóa đơn gốc đã phát hành trước đó.
Sai sót có thể là:

+ Sai tên, địa chỉ, mã số thuế của bên mua

+ Sai số lượng, đơn giá, thành tiền

+ Sai thuế suất hoặc tiền thuế GTGT

+ Các thông tin khác làm thay đổi nghĩa vụ thuế

➡️ Đối với bên mua, việc kê khai hóa đơn điều chỉnh là bắt buộc để đảm bảo số liệu khớp với bên bán và đúng quy định pháp luật.

Tham khảo thêm: Khi nào lập hóa đơn điều chỉnh khi nào lập hóa đơn thay thế 2025

II. Căn cứ pháp lý về việc kê khai hóa đơn điều chỉnh

+ Luật Quản lý thuế 2019 (sửa đổi bổ sung năm 2023)

+ Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về hóa đơn, chứng từ

+ Thông tư 80/2021/TT-BTC hướng dẫn quản lý thuế

+ Nghị định 70/2025/NĐ-CP (mới nhất) về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực hóa đơn, thuế

+ Công văn hướng dẫn của Tổng cục Thuế từng thời kỳ

Như vậy, việc kê khai hóa đơn điều chỉnh phải tuân thủ đúng quy định về thời điểm kê khai, phương pháp kê khai và trách nhiệm lưu trữ chứng từ.

III. Bên mua kê khai hóa đơn điều chỉnh vào kỳ nào?

Theo khoản 13 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP, việc kê khai được chia thành 2 trường hợp:

+ Trường hợp hóa đơn điều chỉnh thay đổi nghĩa vụ thuế:

👉 Bên mua kê khai bổ sung tại kỳ nhận được hóa đơn điều chỉnh.

+ Trường hợp hóa đơn thay thế hóa đơn gốc:

👉 Bên mua kê khai vào kỳ nhận hóa đơn thay thế, đồng thời phải điều chỉnh lại số liệu của kỳ phát sinh hóa đơn gốc thông qua tờ khai bổ sung.

💡 Lưu ý: Nếu hóa đơn điều chỉnh chỉ liên quan đến thông tin không ảnh hưởng đến thuế (ví dụ: sai tên hàng, sai mã hàng, không ảnh hưởng giá trị tính thuế), thì bên mua không cần nộp tờ khai bổ sung, chỉ lưu giữ biên bản điều chỉnh và hóa đơn kèm theo để giải trình khi cần.

IV. Cách bên mua kê khai hóa đơn điều chỉnh khác kỳ

Trong thực tế, có nhiều tình huống hóa đơn điều chỉnh phát sinh ở kỳ sau so với hóa đơn gốc. Khi đó, bên mua cần thực hiện theo quy trình:

4.1. Trường hợp hóa đơn điều chỉnh không làm thay đổi thuế GTGT

+ Sai sót không ảnh hưởng đến chỉ tiêu [23] (giá trị hàng hóa mua vào) hoặc chỉ tiêu [25] (thuế GTGT đầu vào được khấu trừ).

+ Bên mua không phải lập tờ khai bổ sung.

+ Chỉ cần lưu giữ biên bản điều chỉnh + hóa đơn điều chỉnh để làm căn cứ giải trình.

👉 Ví dụ: Sai tên hàng, sai mã số thuế nhưng không ảnh hưởng giá trị.

4.2. Trường hợp hóa đơn điều chỉnh làm thay đổi số thuế GTGT đầu vào

+ Nếu sai sót dẫn đến tăng hoặc giảm số thuế được khấu trừ, bên mua phải kê khai theo nguyên tắc:

👉 Lập tờ khai bổ sung cho kỳ phát sinh hóa đơn gốc:

+ Điều chỉnh các chỉ tiêu [23], [24], [25] trên tờ khai về số đúng.

+ Kèm theo KHBS (khai bổ sung) và bản giải trình.

👉 Trên tờ khai của kỳ phát hiện hóa đơn điều chỉnh:

+ Nếu số thuế được khấu trừ tăng (chỉ tiêu [43] > 0): Ghi tăng vào chỉ tiêu [38] của kỳ hiện tại.

+ Nếu số thuế được khấu trừ giảm (chỉ tiêu [43] < 0): Ghi giảm vào chỉ tiêu [37] của kỳ hiện tại.

💡 Quy tắc quan trọng: Chỉ tiêu [22] (Thuế GTGT còn được khấu trừ kỳ trước chuyển sang) của kỳ hiện tại phải bằng chỉ tiêu [43] trên tờ khai bổ sung của kỳ trước.

V. Thời điểm kê khai hóa đơn điều chỉnh

+ Nếu hóa đơn điều chỉnh phát sinh cùng kỳ với hóa đơn gốc: kê khai ngay trong kỳ đó.

+ Nếu hóa đơn điều chỉnh phát sinh khác kỳ với hóa đơn gốc:

Điều chỉnh tăng ⇒ kê khai bổ sung vào kỳ gốc.

Điều chỉnh giảm ⇒ kê khai vào kỳ hiện tại.

Ví dụ:

+ Hóa đơn gốc tháng 5/2025, sai thuế suất GTGT. Tháng 7/2025 mới phát hiện và lập hóa đơn điều chỉnh.

Nếu sai sót làm tăng thuế, bên mua kê khai bổ sung tờ khai tháng 5/2025.

Nếu sai sót làm giảm thuế, bên mua kê khai điều chỉnh giảm trong tờ khai tháng 7/2025.

VI. Các trường hợp kê khai hóa đơn điều chỉnh chi tiết

6.1. Điều chỉnh tăng giá trị hàng hóa, dịch vụ

+ Bên bán xuất hóa đơn điều chỉnh tăng số lượng, đơn giá hoặc thuế.

+ Bên mua kê khai bổ sung tờ khai kỳ gốc (theo mẫu 01/KHBS).

+ Ghi nhận phần chênh lệch tăng thêm vào chi phí hoặc giá trị tài sản.

6.2. Điều chỉnh giảm giá trị hàng hóa, dịch vụ

+ Bên bán xuất hóa đơn điều chỉnh giảm số lượng, đơn giá hoặc thuế.

+ Bên mua kê khai điều chỉnh giảm ngay tại kỳ hiện tại (không bổ sung kỳ gốc).

6.3. Sai thuế suất, tiền thuế GTGT

+ Nếu áp dụng sai thuế suất (ví dụ 8% thành 10%):

Tăng ⇒ kê khai bổ sung kỳ gốc.

Giảm ⇒ kê khai tại kỳ hiện tại.

6.4. Sai thông tin không ảnh hưởng đến số thuế

+ Ví dụ: sai địa chỉ, sai tên công ty, nhưng đúng mã số thuế và số tiền.

+ Trường hợp này không phải kê khai lại. Chỉ cần bên bán lập hóa đơn điều chỉnh để lưu kèm.

VII. Quy trình bên mua kê khai hóa đơn điều chỉnh

1. Nhận hóa đơn điều chỉnh từ bên bán.

2. Đối chiếu với hóa đơn gốc để xác định sai sót.

3. Phân loại trường hợp (tăng, giảm, hay không ảnh hưởng).

4. Lập tờ khai bổ sung (nếu cần).

5. Ghi nhận vào sổ kế toán.

6. Lưu trữ hóa đơn gốc + hóa đơn điều chỉnh + tờ khai bổ sung.

VIII. Ví dụ minh họa thực tế

Ví dụ 1:

Công ty A mua hàng từ Công ty B, hóa đơn tháng 3/2025 ghi sai thuế suất 8% thay vì 10%.

+ Tháng 6/2025 phát hiện, Công ty B xuất hóa đơn điều chỉnh tăng thuế.

+ Công ty A (bên mua) phải kê khai bổ sung tờ khai tháng 3/2025, nộp thêm số thuế chênh lệch.

Ví dụ 2:

Công ty X mua dịch vụ vận chuyển tháng 4/2025, giá trị 100 triệu.
Tháng 7/2025, bên bán điều chỉnh giảm còn 90 triệu.

+ Công ty X kê khai điều chỉnh giảm tại kỳ tháng 7/2025.

IX. Lưu ý quan trọng khi bên mua kê khai hóa đơn điều chỉnh

1. Thời hạn kê khai bổ sung: 10 năm kể từ ngày hết hạn nộp hồ sơ khai thuế kỳ có sai sót (theo Điều 47 Luật Quản lý thuế 2019).

2. Không kê khai lũy kế: Việc điều chỉnh chỉ ghi nhận chênh lệch tăng/giảm, không thay đổi số liệu các kỳ đã nộp.

3. Cần biên bản điều chỉnh: Luôn đi kèm giữa bên bán và bên mua để làm căn cứ pháp lý.

4. Phân biệt hóa đơn điều chỉnh và hóa đơn thay thế:

Hóa đơn điều chỉnh: sửa đổi tăng/giảm số liệu.

Hóa đơn thay thế: hủy bỏ hóa đơn cũ và lập hóa đơn mới.

5. Rủi ro thuế: Nếu kê khai sai kỳ hoặc không bổ sung kịp thời, doanh nghiệp có thể bị phạt vi phạm hành chính theo Điều 142, 143 Luật Quản lý thuế 2019.

X. Hồ sơ cần chuẩn bị khi lập tờ khai bổ sung

1. Hóa đơn gốc và hóa đơn điều chỉnh.

2. Tờ khai bổ sung 01/KHBS.

3. Phụ lục giải trình 01-1/KHBS.

4. Biên bản làm việc với bên bán (nếu có).

5. Chứng từ nộp thuế bổ sung (nếu điều chỉnh tăng).

XI. Câu hỏi thường gặp (FAQ)

1. Bên mua có bắt buộc kê khai hóa đơn điều chỉnh không?

👉 Có, nếu hóa đơn điều chỉnh làm thay đổi nghĩa vụ thuế. Nếu chỉ sai thông tin không liên quan thuế thì không cần kê khai.

2. Nếu bên mua nhận hóa đơn điều chỉnh khác kỳ thì kê khai thế nào?

👉 Bên mua kê khai bổ sung vào kỳ gốc phát sinh sai sót và kê khai chênh lệch vào kỳ hiện tại.

3. Bên mua có được khấu trừ thuế GTGT của hóa đơn điều chỉnh không?

👉 Có, miễn là hóa đơn hợp lệ, có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt theo quy định.

4. Nếu hóa đơn điều chỉnh làm giảm số thuế GTGT đầu vào thì sao?

👉 Bên mua phải kê khai giảm số thuế được khấu trừ, ghi vào chỉ tiêu [37] trên tờ khai kỳ hiện tại.

5. Hóa đơn thay thế khác gì hóa đơn điều chỉnh với bên mua?

👉 Hóa đơn thay thế hủy hoàn toàn hóa đơn cũ, kê khai theo hóa đơn mới. Hóa đơn điều chỉnh chỉ sửa đổi một phần thông tin.

XII. Kết luận

Việc bên mua kê khai hóa đơn điều chỉnh là một nghiệp vụ kế toán – thuế quan trọng, cần tuân thủ chặt chẽ quy định tại Nghị định 70/2025/NĐ-CP và Luật Quản lý thuế 2019. Doanh nghiệp cần:

+ Phân loại chính xác hóa đơn điều chỉnh hay thay thế.

+ Kê khai đúng kỳ, đúng chỉ tiêu trên tờ khai thuế GTGT.

+ Lưu giữ đầy đủ biên bản và chứng từ liên quan.

👉 Làm đúng ngay từ đầu sẽ giúp doanh nghiệp tránh rủi ro phạt thuế, đảm bảo tính minh bạch và hợp pháp của chi phí, thuế GTGT đầu vào.

Bài viết cùng chủ đề