Các trường hợp không phải xuất hóa đơn mới nhất 2025

Xuất hóa đơn là một trong những thủ tục bắt buộc khi thực hiện hoạt động bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ. Tuy nhiên, không phải lúc nào doanh nghiệp, hộ kinh doanh hay cá nhân cũng phải lập hóa đơn. Vậy cụ thể những trường hợp nào không bắt buộc phải xuất hóa đơn? Nếu không lập hóa đơn theo đúng quy định thì sẽ bị xử phạt như thế nào? Bài viết dưới đây sẽ cung cấp cho bạn cái nhìn đầy đủ và cập nhật nhất theo quy định hiện hành, giải đáp chi tiết thắc mắc từ chị Nga (Bình Thuận) và nhiều người quan tâm khác.

1. Quy định chung về việc lập hóa đơn khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ

Theo khoản 1 Điều 4 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, nguyên tắc sử dụng hóa đơn được quy định rất rõ ràng. Cụ thể:

“Khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, người bán phải lập hóa đơn để giao cho người mua. Quy định này áp dụng cho tất cả các trường hợp, bao gồm:

+ Hàng hóa, dịch vụ sử dụng cho mục đích khuyến mại, quảng cáo, làm hàng mẫu;

+ Hàng hóa, dịch vụ dùng để cho, biếu, tặng, trao đổi;

+ Trả thay lương cho người lao động;

+ Tiêu dùng nội bộ;

+ Cho vay, cho mượn hoặc hoàn trả hàng hóa.”

Lưu ý: Trường hợp duy nhất không bắt buộc phải lập hóa đơn là hàng hóa luân chuyển nội bộ để tiếp tục quá trình sản xuất. Điều này cũng đồng nghĩa với việc mọi giá trị giao dịch dù lớn hay nhỏ đều phải xuất hóa đơn, không còn áp dụng ngưỡng 200.000 đồng/lần giao dịch như trước đây tại Thông tư 39/2014/TT-BTC (đã hết hiệu lực).

2. Các trường hợp không phải xuất hóa đơn theo quy định mới nhất

Mặc dù quy định bắt buộc lập hóa đơn áp dụng rộng rãi, vẫn có một số trường hợp ngoại lệ được pháp luật thừa nhận, bao gồm:

✅ 2.1. Hàng hóa luân chuyển nội bộ để tiếp tục quá trình sản xuất

Đây là trường hợp duy nhất được loại trừ khỏi nghĩa vụ lập hóa đơn theo quy định tại khoản 1 Điều 4 Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Luân chuyển nội bộ ở đây được hiểu là việc chuyển hàng hóa, nguyên vật liệu, bán thành phẩm giữa các bộ phận trong cùng một doanh nghiệp để tiếp tục quá trình sản xuất – không phải là hoạt động kinh doanh.

Ví dụ: Công ty A chuyển nguyên vật liệu từ kho nguyên liệu đến xưởng sản xuất. Trường hợp này không cần lập hóa đơn, nhưng doanh nghiệp vẫn cần lập phiếu xuất kho nội bộ để phục vụ công tác kế toán và kiểm soát nội bộ.

3. Không lập hóa đơn khi bán hàng sẽ bị xử phạt bao nhiêu?

Việc không lập hóa đơn khi bán hàng, cung cấp dịch vụ là hành vi vi phạm hành chính về hóa đơn, bị xử phạt theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP. Mức xử phạt cụ thể được phân theo tính chất và mức độ vi phạm như sau:

❌ 3.1. Phạt từ 500.000 đồng đến 1.500.000 đồng (đối với tổ chức)

Áp dụng cho các hành vi sau (theo khoản 2 Điều 15 Nghị định 125/2020/NĐ-CP):

+ Không lập hóa đơn tổng hợp bán lẻ theo quy định;

+ Không lập hóa đơn đối với các trường hợp:

    – Hàng hóa, dịch vụ dùng để khuyến mại, quảng cáo, làm mẫu;

    – Dùng để cho, biếu, tặng, trao đổi;

    – Trả thay lương cho người lao động;

    – Tiêu dùng nội bộ không phải là luân chuyển phục vụ sản xuất.

Đối với cá nhân, hộ kinh doanh: mức phạt tương ứng từ 250.000 đồng đến 750.000 đồng.

❌ 3.2. Phạt từ 10.000.000 đồng đến 20.000.000 đồng (đối với tổ chức)

Mức phạt cao hơn này được áp dụng khi không lập hóa đơn khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ cho người mua, theo khoản 2 Điều 15 Nghị định 125/2020/NĐ-CP.

Đối với cá nhân, hộ gia đình, hộ kinh doanh: phạt từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng.

⚠️ 3.3. Trường hợp nghiêm trọng: Bị xem là hành vi trốn thuế

Nếu không xuất hóa đơn nhằm che giấu doanh thu, giảm số thuế phải nộp, hành vi này có thể bị xử lý về trốn thuế theo Điều 17 Nghị định 125/2020/NĐ-CP. Hậu quả bao gồm:

* Phạt 1 lần số thuế trốn nếu người nộp thuế có từ 1 tình tiết giảm nhẹ trở lên khi thực hiện các hành vi như:

+ Không nộp hoặc nộp chậm hồ sơ khai thuế quá 90 ngày;

+ Không ghi chép sổ sách kế toán đầy đủ, khai sai dẫn đến thiếu thuế;

+ Không lập hóa đơn khi bán hàng, dịch vụ (trừ trường hợp đã khai thuế đúng);

+ Sử dụng hóa đơn, chứng từ không hợp pháp;

+ Khai sai thực tế làm giảm thuế phải nộp hoặc tăng thuế được hoàn/miễn/giảm;

+ Sử dụng hàng miễn thuế sai mục đích;

+ Kinh doanh trong thời gian tạm ngừng nhưng không thông báo với cơ quan thuế.

* Phạt 1,5 lần số thuế trốn nếu không có tình tiết tăng nặng hay giảm nhẹ.

* Phạt 2 lần số thuế trốn nếu có 1 tình tiết tăng nặng.

* Phạt 2,5 lần số thuế trốn nếu có 2 tình tiết tăng nặng.

* Phạt 3 lần số thuế trốn nếu có từ 3 tình tiết tăng nặng trở lên.

4. Trường hợp không thể xuất hóa đơn do lỗi hệ thống thuế thì xử lý thế nào?

Thực tế, có những tình huống người bán không thể xuất hóa đơn không phải do cố ý mà do lỗi kỹ thuật từ phía cơ quan thuế. Trường hợp này được điều chỉnh tại Điều 20 Nghị định 123/2020/NĐ-CP như sau:

👉 Khi hệ thống cấp mã hóa đơn điện tử của cơ quan thuế gặp sự cố:

+ Tổng cục Thuế sẽ chuyển sang hệ thống dự phòng để tiếp tục xử lý yêu cầu cấp mã.

+ Trong thời gian khắc phục, cơ quan thuế có thể ủy quyền tạm thời cho một số tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử đủ điều kiện để cấp mã thay.

+ Nếu vẫn chưa khắc phục được, cơ quan thuế sẽ bán hóa đơn đặt in cho một số tổ chức, cá nhân để tạm thời sử dụng.

Sau khi hệ thống được khôi phục, tổ chức/cá nhân phải ngừng sử dụng hóa đơn giấy và trở lại sử dụng hóa đơn điện tử có mã theo quy định.

Đồng thời, người nộp thuế phải nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn giấy (mẫu BC26/HĐG) trong vòng 02 ngày làm việc kể từ ngày ghi trên thông báo của cơ quan thuế.

5. Kết luận: Xuất hóa đơn là nghĩa vụ pháp lý bắt buộc – đừng chủ quan!

Việc không lập hóa đơn, dù vô tình hay cố ý, đều có thể dẫn đến xử phạt hành chính, thậm chí là xử lý hình sự trong trường hợp trốn thuế. Ngoại trừ duy nhất một trường hợp là hàng hóa luân chuyển nội bộ để phục vụ sản xuất, thì mọi hoạt động bán hàng, cung cấp dịch vụ đều bắt buộc phải lập hóa đơn.

Người nộp thuế, đặc biệt là các doanh nghiệp, hộ kinh doanh, cần thường xuyên cập nhật các quy định mới nhất để tránh vi phạm và bảo vệ quyền lợi chính đáng của mình.

📌 Câu hỏi thường gặp

Câu hỏi: Không lập hóa đơn cho giao dịch dưới 200.000 đồng có được không?

Trả lời: Không. Theo quy định mới tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP, mọi giao dịch bán hàng, cung cấp dịch vụ đều phải lập hóa đơn, không còn áp dụng ngưỡng giá trị như trước.

Câu hỏi: Tôi là hộ kinh doanh nhỏ, bán hàng online, có phải xuất hóa đơn không?

Trả lời: Có, nếu bạn thuộc đối tượng đăng ký thuế và có phát sinh hoạt động bán hàng, cung cấp dịch vụ thì phải lập hóa đơn theo quy định.

Tìm hiểu thêm các cá nhân cung cấp dịch vụ có phải xuất hóa đơn không: Cá nhân cung cấp dịch vụ có phải xuất hóa đơn không?

Bài viết cùng chủ đề