Chi phí phát sinh trong thời gian tạm ngừng kinh doanh? Doanh nghiệp cần lưu ý gì?

Chi phí phát sinh trong thời gian tạm ngừng kinh doanh là vấn đề khiến nhiều doanh nghiệp lo lắng. Trong năm 2025, theo quy định pháp luật mới nhất, doanh nghiệp tạm ngừng trọn năm có thể được miễn nhiều nghĩa vụ thuế, trong khi tạm ngừng không trọn năm vẫn phải lập báo cáo tài chính, quyết toán thuế. Bài viết dưới đây phân tích chi tiết các loại chi phí, nghĩa vụ kế toán và giải pháp tối ưu để doanh nghiệp tiết kiệm chi phí và tránh rủi ro pháp lý.

1. Tạm ngừng kinh doanh là gì?

Tạm ngừng kinh doanh được hiểu là tình trạng pháp lý của doanh nghiệp khi chủ thể này đăng ký ngừng toàn bộ hoạt động sản xuất – kinh doanh trong một khoảng thời gian nhất định theo quy định của pháp luật. Căn cứ khoản 1 Điều 41 Nghị định 01/2021/NĐ-CP và khoản 1 Điều 206 Luật Doanh nghiệp 2020, doanh nghiệp phải gửi thông báo đến Phòng Đăng ký kinh doanh để ghi nhận việc tạm ngừng.

+ Ngày bắt đầu tạm ngừng kinh doanh: là thời điểm doanh nghiệp đăng ký chính thức ngừng hoạt động.

+ Ngày kết thúc tạm ngừng: là thời điểm doanh nghiệp đã thông báo trong hồ sơ hoặc ngày doanh nghiệp đăng ký quay trở lại hoạt động trước hạn.

Có thể thấy, tạm ngừng kinh doanh không đồng nghĩa với việc chấm dứt hoạt động doanh nghiệp. Đây là cơ chế pháp lý quan trọng, giúp doanh nghiệp có thời gian tái cơ cấu, xử lý khó khăn tài chính, hoặc điều chỉnh chiến lược kinh doanh mà vẫn tuân thủ quy định pháp luật.

2. Chi phí phát sinh trong thời gian tạm ngừng kinh doanh

2.1 Chi phí tạm ngừng kinh doanh trọn năm

Trong thực tế, nhiều doanh nghiệp băn khoăn liệu chi phí phát sinh trong thời gian tạm ngừng kinh doanh có còn bao gồm các khoản thuế, báo cáo tài chính hay không. Theo quy định hiện hành, nếu doanh nghiệp đăng ký tạm ngừng kinh doanh trọn năm dương lịch (01/01 – 31/12) thì sẽ được miễn hầu hết nghĩa vụ thuế và kê khai, bao gồm:

❌ Không phải nộp lệ phí môn bài.

❌ Không phải kê khai, nộp thuế GTGT, thuế TNCN, thuế TNDN.

❌ Không phải lập và nộp báo cáo tài chính cho năm tạm ngừng.

Ví dụ thực tế 1

Công ty X gửi thông báo tạm ngừng từ 01/01/2025 – 31/12/2025. Như vậy, trong suốt năm 2025 công ty:

+ Không phải nộp lệ phí môn bài 2025.

+ Không phải lập tờ khai thuế GTGT, thuế TNCN hàng quý.

+ Không phải quyết toán thuế TNDN, TNCN và GTGT.

+ Không phải nộp báo cáo tài chính năm 2025.

👉 Đây là cách giúp doanh nghiệp tiết kiệm đáng kể chi phí, đồng thời tránh rủi ro phát sinh nghĩa vụ thuế trong giai đoạn tạm ngừng.

Ví dụ thực tế 2

Công ty Y lần 1 đăng ký tạm ngừng từ 01/07/2024 – 30/06/2025. Sau đó tiếp tục đăng ký lần 2 từ 01/07/2025 – 30/06/2026 (tức trọn năm dương lịch 2025). Khi đó:

+ Doanh nghiệp được miễn lệ phí môn bài năm 2025.

+ Không phải nộp báo cáo thuế, báo cáo tài chính trong năm 2025.

⚠️ Lưu ý: Khi làm thủ tục tạm ngừng lần 2, doanh nghiệp phải thông báo cho cơ quan thuế để được điều chỉnh giảm nghĩa vụ thuế môn bài chính xác, tránh bị tính sai hoặc phát sinh nợ thuế.

2.2 Chi phí khi tạm ngừng kinh doanh không trọn năm

Theo Nghị định 126/2020/NĐ-CP và các quy định mới nhất năm 2025, nếu doanh nghiệp tạm ngừng kinh doanh không trọn tháng, quý hoặc năm dương lịch thì vẫn phát sinh nhiều nghĩa vụ tài chính. Cụ thể:

+ Phải nộp tờ khai thuế định kỳ (theo tháng hoặc quý tùy quy mô doanh nghiệp).

+ Phải lập và nộp báo cáo tài chính năm đầy đủ, kể cả trong trường hợp chỉ hoạt động vài ngày.

+ Phải thực hiện quyết toán các sắc thuế gồm thuế GTGT, thuế TNDN, thuế TNCN.

+ Không được xuất hóa đơn trong suốt thời gian tạm ngừng.

👉 Lưu ý đặc biệt: Nếu tại thời điểm tạm ngừng doanh nghiệp vẫn còn nợ bảo hiểm xã hội thì phải thanh toán toàn bộ khoản nợ và làm thủ tục báo giảm lao động. Chỉ sau khi hoàn tất, doanh nghiệp mới được xác nhận là không còn phát sinh nghĩa vụ bảo hiểm xã hội.

➡️ Như vậy, có thể thấy rằng tạm ngừng kinh doanh không trọn năm đồng nghĩa với việc doanh nghiệp vẫn phải kê khai thuế và nộp báo cáo tài chính, dù chỉ hoạt động trong một thời gian rất ngắn.

3. Thủ tục và hồ sơ tạm ngừng kinh doanh

Để thực hiện tạm ngừng kinh doanh theo đúng quy định pháp luật 2025, doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ hồ sơ và nộp cho cơ quan đăng ký kinh doanh.

3.1 Hồ sơ tạm ngừng kinh doanh gồm:

+ Thông báo tạm ngừng kinh doanh (theo mẫu mới nhất).

+ Bản sao hợp lệ CCCD/CMND/hộ chiếu của người nộp hồ sơ.

+ Giấy ủy quyền (nếu người nộp không phải là người đại diện pháp luật).

+ Quyết định tạm ngừng kinh doanh của chủ sở hữu (đối với công ty TNHH 1TV).

+ Biên bản họp và quyết định tạm ngừng kinh doanh (đối với công ty TNHH 2TV trở lên và công ty cổ phần).

📌 Lưu ý: Doanh nghiệp có thể tải miễn phí mẫu hồ sơ tạm ngừng kinh doanh tại Cổng thông tin đăng ký doanh nghiệp.

3.2 Nơi tiếp nhận hồ sơ và Cách thức nộp hồ sơ

(1) Nơi tiếp nhận hồ sơ

+ Phòng Đăng ký kinh doanh – Sở Kế hoạch và Đầu tư nơi đặt trụ sở chính.

(2) Cách thức nộp hồ sơ

+ Trực tiếp tại Phòng Đăng ký kinh doanh.

+ Trực tuyến qua Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

➡️ Như vậy, chỉ cần chuẩn bị đủ hồ sơ và nộp đúng thời hạn (ít nhất 3 ngày làm việc trước ngày tạm ngừng), doanh nghiệp sẽ được xác nhận tạm ngừng hợp pháp và tránh các rủi ro về xử phạt hành chính.

4. Thời hạn tạm ngừng kinh doanh theo quy định mới nhất

Theo Khoản 1 Điều 66 Nghị định 01/2021/NĐ-CP, thời hạn tạm ngừng kinh doanh tối đa cho mỗi lần thông báo là 01 năm.

Sau khi hết thời hạn, nếu doanh nghiệp vẫn muốn tiếp tục ngừng hoạt động thì phải gửi thông báo gia hạn đến Phòng Đăng ký kinh doanh chậm nhất 03 ngày làm việc trước khi hết hạn tạm ngừng.

📌 Lưu ý quan trọng:

+ Doanh nghiệp không bị giới hạn số lần tạm ngừng kinh doanh liên tiếp, nhưng phải đảm bảo nộp thông báo đúng thời hạn.

+ Việc chậm thông báo có thể dẫn đến vi phạm pháp luật và phát sinh xử phạt hành chính.

➡️ Như vậy, mỗi lần đăng ký tạm ngừng chỉ có giá trị tối đa 01 năm, doanh nghiệp cần theo dõi lịch để gia hạn kịp thời, tránh rủi ro pháp lý và gián đoạn kế hoạch kinh doanh.

5. Kết luận

Tạm ngừng kinh doanh là giải pháp giúp doanh nghiệp giảm gánh nặng chi phí, đồng thời có thời gian tái cơ cấu hoạt động. Tuy nhiên, để tránh rủi ro pháp lý và phát sinh chi phí ngoài dự kiến, doanh nghiệp cần nắm rõ quy định về nghĩa vụ thuế, báo cáo tài chính cũng như thủ tục gia hạn tạm ngừng.

👉 Nếu bạn đang cần tư vấn chi tiết về thủ tục tạm ngừng kinh doanh, miễn lệ phí môn bài hoặc lập báo cáo tài chính, hãy liên hệ ngay với dịch vụ kế toán của chúng tôi để được hỗ trợ nhanh chóng và chính xác.

6. Câu hỏi thường gặp (FAQ)

Câu 1: Doanh nghiệp tạm ngừng kinh doanh trọn năm có phải nộp báo cáo tài chính không?
👉 Không. Nếu doanh nghiệp đăng ký tạm ngừng trọn năm dương lịch (01/01 – 31/12), sẽ được miễn lập và nộp báo cáo tài chính cũng như hầu hết các nghĩa vụ thuế.

Câu 2: Khi tạm ngừng không trọn năm thì có phải nộp báo cáo tài chính không?
👉 Có. Doanh nghiệp tạm ngừng giữa chừng (không trọn năm) vẫn phải lập và nộp báo cáo tài chính đầy đủ, kể cả khi chỉ hoạt động vài ngày trong năm.

Câu 3: Doanh nghiệp tạm ngừng kinh doanh có phải nộp lệ phí môn bài không?
👉 Nếu tạm ngừng trọn năm thì được miễn lệ phí môn bài. Ngược lại, nếu chỉ tạm ngừng một phần năm thì vẫn phải nộp lệ phí môn bài cho cả năm đó.

Câu 4: Có giới hạn số lần tạm ngừng kinh doanh liên tiếp không?
👉 Không. Doanh nghiệp có thể tạm ngừng nhiều lần liên tiếp, miễn là mỗi lần không quá 01 năm và phải thông báo đúng hạn cho Phòng Đăng ký kinh doanh.

Câu 5: Khi tạm ngừng kinh doanh, doanh nghiệp có được xuất hóa đơn không?
👉 Không. Trong suốt thời gian tạm ngừng kinh doanh, doanh nghiệp không được phát hành hay sử dụng hóa đơn.

Bài viết cùng chủ đề