Chi phí thuê nhân công ngoài không có hóa đơn: Cách xử lý hợp lý và đúng quy định

Trong hoạt động sản xuất – kinh doanh, rất nhiều doanh nghiệp thường xuyên thuê nhân công ngoài để đáp ứng nhu cầu lao động thời vụ, khoán việc hay dịch vụ gia công. Tuy nhiên, chi phí thuê nhân công ngoài không có hóa đơn lại là một vấn đề khiến kế toán đau đầu vì dễ bị loại khi quyết toán thuế nếu không xử lý đúng quy định.

Vậy làm sao để ghi nhận khoản chi phí này một cách hợp lý, hợp lệ và không bị cơ quan thuế “tuýt còi”? Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn hiểu rõ các trường hợp thuê nhân công không có hóa đơn và cách hạch toán chi tiết theo Thông tư 200/2014/TT-BTC, đảm bảo tối ưu thuế và tuân thủ pháp luật.

1. Chi phí thuê nhân công ngoài không có hóa đơn là gì?

Chi phí thuê nhân công ngoài không có hóa đơn là khoản tiền mà doanh nghiệp trả cho cá nhân hoặc nhóm cá nhân để thực hiện công việc theo khoán hoặc thời vụ, nhưng không có hóa đơn VAT đi kèm.

Các trường hợp thường gặp gồm:

• Thuê nhân công là cá nhân không đăng ký kinh doanh

• Tự tìm lao động phổ thông thời vụ

• Khoán việc ngắn hạn (bốc vác, vận chuyển, dọn dẹp…)

Vấn đề đặt ra:

Vì không có hóa đơn GTGT, nên chi phí dễ bị loại khi quyết toán thuế TNDN nếu thiếu chứng từ hoặc xử lý không đúng. Do đó, cần hiểu đúng pháp lý để lập hồ sơ đầy đủ và hạch toán đúng tài khoản theo quy định.

2. Cơ sở pháp lý liên quan đến chi phí thuê nhân công ngoài

Để hợp thức hóa chi phí thuê nhân công không có hóa đơn, doanh nghiệp cần căn cứ vào các văn bản pháp luật sau:

2.1 Thông tư 78/2014/TT-BTC: Hướng dẫn các khoản chi được trừ khi tính thuế TNDN

2.2 Thông tư 92/2015/TT-BTC: Hướng dẫn thuế GTGT và TNCN đối với cá nhân cư trú có hoạt động kinh doanh

2.3 Thông tư 111/2013/TT-BTC: Hướng dẫn khấu trừ thuế TNCN

2.4 Thông tư 200/2014/TT-BTC: Hướng dẫn chế độ kế toán doanh nghiệp

3. Các trường hợp thuê nhân công ngoài không có hóa đơn & cách xử lý

3.1. Thuê cá nhân không kinh doanh

Không có hóa đơn, nhưng chi phí được tính hợp lý nếu có đầy đủ chứng từ sau:

• Hợp đồng giao khoán

• Biên bản nghiệm thu công việc

• Chứng minh nhân dân của người lao động

• Chứng từ thanh toán

• Chứng từ khấu trừ 10% thuế TNCN

📌 Hạch toán kế toán:

• Ghi nhận chi phí: Nợ TK 622/627, Có TK 331

• Khấu trừ thuế TNCN 10%: Nợ TK 331, Có TK 3335

• Thanh toán thực nhận: Nợ TK 331, Có TK 111/112

Ưu điểm: Không phải đóng BHXH, chi phí thấp
Nhược điểm: Không có hóa đơn, phải khấu trừ 10% thuế TNCN

3.2. Tự tìm nhân công thời vụ

Trường hợp ký hợp đồng dưới 1 tháng hoặc khoán theo công việc nhỏ lẻ.

Chứng từ cần có:

• Hợp đồng khoán việc hoặc giấy cam kết (mẫu 02/CK-TNCN)

• Bảng chấm công, bảng tính lương

• Giấy tờ tùy thân của người lao động

• Chứng từ thanh toán

📌 Hạch toán kế toán:

• Ghi nhận chi phí: Nợ TK 622, Có TK 334

• Trích thuế TNCN (nếu có): Nợ TK 334, Có TK 3335

• Thanh toán: Nợ TK 334, Có TK 111/112

Ưu điểm: Chi phí thấp, dễ kiểm soát
Nhược điểm: Hồ sơ thủ tục phức tạp, dễ bị loại nếu không đủ chứng từ

4. Làm sao để chi phí không có hóa đơn được chấp nhận?

Để khoản chi phí thuê nhân công không có hóa đơn được tính vào chi phí hợp lý, doanh nghiệp cần:

✅ Ký hợp đồng khoán việc rõ ràng
✅ Có biên bản nghiệm thu hoặc xác nhận khối lượng hoàn thành
✅ Có chứng từ thanh toán (ưu tiên chuyển khoản)
✅ Khấu trừ và nộp thuế TNCN đúng quy định (nếu cần)
✅ Lưu trữ giấy tờ tùy thân của người lao động

👉 Mẫu hợp đồng khoán việc và bảng kê chi phí thuê nhân công ngoài là công cụ không thể thiếu. Bạn có thể tải về để sử dụng và lưu trữ khi quyết toán thuế.

5. Ưu – nhược điểm của việc thuê nhân công không hóa đơn

6. Kết luận: Có nên thuê nhân công không có hóa đơn?

Việc thuê nhân công ngoài không có hóa đơn là thực tế phổ biến, đặc biệt trong các ngành xây dựng, sản xuất, vận tải, logistics… Tuy nhiên, để tránh rủi ro về thuế TNDN và thuế TNCN, doanh nghiệp cần:

• Chuẩn bị đầy đủ hồ sơ ngay từ đầu

• Tuân thủ các quy định về khấu trừ thuế

• Tư vấn kế toán – thuế chuyên nghiệp để kiểm soát hồ sơ chứng từ

Bài viết cùng chủ đề