Chi phí tiếp khách hạch toán vào tài khoản nào?

Chi phí tiếp khách là một khoản chi phổ biến trong hoạt động kinh doanh của hầu hết doanh nghiệp. Tuy nhiên, việc hạch toán và giải trình đúng quy định không phải lúc nào cũng dễ dàng với mọi kế toán viên. Vậy chi phí tiếp khách được hiểu như thế nào, và cần lưu ý gì khi hạch toán? Bài viết sau sẽ cung cấp cái nhìn toàn diện, chính xác và dễ hiểu về vấn đề này.

1. Chi phí tiếp khách là gì?

Chi phí tiếp khách bao gồm các khoản chi phát sinh khi doanh nghiệp tổ chức các hoạt động tiếp đón khách hàng, đối tác hoặc cơ quan chức năng nhằm thiết lập, duy trì và phát triển mối quan hệ phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh. Những khoản chi này có thể là: chi phí ăn uống, quà tặng, hoa, vé sự kiện, chi phí lưu trú, di chuyển…

Theo Thông tư 200/2014/TT-BTC và Thông tư 133/2016/TT-BTC, chi phí tiếp khách được hạch toán vào tài khoản 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp.

2. Quy định cần nắm về chi phí tiếp khách

2.1 Điều kiện để chi phí tiếp khách được tính là chi phí hợp lý

Theo Điều 6, Thông tư 96/2015/TT-BTC, chi phí tiếp khách chỉ được coi là chi phí hợp lý khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp nếu đáp ứng đồng thời các điều kiện sau:

+ Khoản chi thực tế phát sinh có liên quan trực tiếp đến hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.

+ Có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định.

+ Với khoản chi có hóa đơn từ 20 triệu đồng (gồm thuế GTGT) trở lên, phải thanh toán không dùng tiền mặt.

Lưu ý: Nếu doanh nghiệp khoán chi tiếp khách cho nhân viên, khoản tiền này được tính vào thu nhập chịu thuế thu nhập cá nhân.

2.2 Định mức chi phí tiếp khách

Theo quy định tại Luật số 71/2014/QH13 và Thông tư 96/2015/TT-BTC, mức khống chế 15% chi phí tiếp khách đã được bãi bỏ. Do đó, doanh nghiệp có thể chi tiếp khách theo nhu cầu thực tế, miễn là khoản chi đáp ứng đủ điều kiện hợp lý nêu trên.

2.3 Chứng từ cần thiết cho chi phí tiếp khách hợp lý

Để khoản chi tiếp khách được tính vào chi phí hợp lý, hồ sơ cần có:

+ Hóa đơn hợp lệ (GTGT hoặc hóa đơn bán hàng thông thường).

+ Phiếu thu tiền hoặc chứng từ thanh toán.

+ Hợp đồng dịch vụ, biên bản thanh lý nếu có đặt trước.

+ Đơn đặt hàng, thư mời, bảng kê chi tiết nếu cần.

Chi phí tiếp khách hạch toán vào tài khoản nào?

3. Hướng dẫn hạch toán chi phí tiếp khách

Chi phí tiếp khách là một phần trong chi phí quản lý doanh nghiệp, được ghi nhận tùy theo hệ thống kế toán doanh nghiệp đang áp dụng:

3.1 Theo Thông tư 200/2014/TT-BTC:

Nợ TK 642: Chi phí quản lý doanh nghiệp

Nợ TK 1331: Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ

     Có TK 111, 112, 131: Tổng số tiền thanh toán

3.2 Theo Thông tư 133/2016/TT-BTC:

Nợ TK 6421, 6422: Chi phí quản lý kinh doanh

Nợ TK 1331: Thuế GTGT đầu vào được trừ

     Có TK 111, 112, 141, 331: Tổng số tiền thanh toán

3.3 Theo Quyết định 48/2006/QĐ-BTC:

Nợ TK 6421, 6422: Chi phí quản lý doanh nghiệp

Nợ TK 1331: Thuế GTGT đầu vào

     Có TK 111, 112, 131: Tổng số tiền chi trả

3.4 Hạch toán chi phí tiếp khách không có hóa đơn:

Trường hợp không có hóa đơn, doanh nghiệp cần lập chứng từ thay thế như phiếu chi, bảng kê chi tiết có chữ ký xác nhận. Việc ghi nhận vẫn thực hiện vào TK 641 hoặc TK 642 tùy vào mục đích sử dụng. Đồng thời cần lưu giữ tài liệu chứng minh sự liên quan đến hoạt động kinh doanh như thư mời, danh sách khách mời.

4. Một số lưu ý quan trọng về hóa đơn tiếp khách

Theo Thông tư 78/2021/TT-BTC, để hóa đơn chi phí tiếp khách hợp lệ:

+ Phải ghi rõ tên hàng hóa/dịch vụ, số lượng, đơn giá và thành tiền.

+ Hóa đơn tạo từ máy tính tiền của nhà hàng có mã số thuế đầy đủ là hợp lệ.

+ Nên sử dụng mô tả như “Dịch vụ ăn uống”, tránh ghi “Tiếp khách” chung chung. Không cần đính kèm bảng kê món ăn nếu mô tả rõ ràng.

5. Giải đáp một số thắc mắc thường gặp

Câu 1: Doanh nghiệp khoán chi tiếp khách cho nhân viên có được tính là chi phí hợp lý không?

Trả lời: Khoản chi này phải được tính vào thu nhập chịu thuế của người lao động. Về phía doanh nghiệp, nếu có chứng từ đầy đủ và đã chi thực tế, vẫn được tính là chi phí hợp lý.

Câu 2: Chi phí tiếp khách có bị khống chế không?

Trả lời: Hiện tại, không còn giới hạn về định mức chi tiếp khách. Tuy nhiên, khoản chi phải phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh và có chứng từ hợp lệ.

Câu 3: Chi phí chơi golf tiếp khách có hóa đơn hợp lệ có được tính không?

Trả lời: Không. Chi phí chơi golf thường được xem là chi mang tính cá nhân, giải trí nên không được khấu trừ thuế GTGT và không được trừ khi tính thuế TNDN. Nếu ghi rõ tên cá nhân trong hóa đơn, khoản này sẽ tính vào thu nhập chịu thuế TNCN.

Tìm hiểu thêm cách hạch toán chi phí nghỉ mát cho nhân viên: Hạch toán chi phí nghỉ mát và các quy định liên quan

Bài viết cùng chủ đề