Thời gian phân bổ công cụ dụng cụ theo thông tư 200
Công cụ dụng cụ (CCDC) là một phần không thể thiếu trong hoạt động sản xuất kinh doanh, góp phần trực tiếp vào quá trình vận hành của doanh nghiệp bên cạnh tài sản cố định. Tuy nhiên, không ít kế toán viên – đặc biệt là người mới vào nghề – vẫn còn lúng túng trong việc phân biệt công cụ dụng cụ với tài sản cố định, cũng như xác định thời gian phân bổ và cách hạch toán sao cho đúng quy định.
Bài viết này sẽ giúp bạn hiểu rõ:
Công cụ dụng cụ là gì theo chuẩn mực kế toán
Quy định mới nhất về ghi nhận và phân bổ theo Thông tư 200/2014/TT-BTC
Cách hạch toán công cụ dụng cụ với ví dụ minh họa dễ hiểu
Cùng tìm hiểu chi tiết để đảm bảo công việc kế toán của bạn được thực hiện chính xác, hợp lệ và tiết kiệm thời gian!
I. Công cụ dụng cụ là gì?
Trong kế toán, công cụ dụng cụ (CCDC) là những tư liệu lao động không đủ tiêu chuẩn ghi nhận là tài sản cố định (TSCĐ).
Theo Điều 3 Thông tư 45/2013/TT-BTC, để được ghi nhận là TSCĐ, tài sản phải đáp ứng đồng thời 3 điều kiện:
+ Chắc chắn thu được lợi ích kinh tế trong tương lai từ việc sử dụng tài sản.
+ Thời gian sử dụng từ 1 năm trở lên.
+ Nguyên giá từ 30.000.000 đồng trở lên và được xác định một cách đáng tin cậy.
👉 Như vậy, nếu tài sản không đáp ứng đủ cả 3 điều kiện trên thì sẽ được ghi nhận là công cụ dụng cụ.
Theo Điều 26 Thông tư 200/2014/TT-BTC và Điều 25 Thông tư 133/2016/TT-BTC:
Công cụ dụng cụ là những tư liệu lao động không đủ tiêu chuẩn về giá trị và thời gian sử dụng để ghi nhận là TSCĐ. Doanh nghiệp phải quản lý và hạch toán công cụ dụng cụ như nguyên liệu, vật liệu.
Các loại công cụ dụng cụ thường gặp:
+ Đà giáo, ván khuôn, dụng cụ gá lắp chuyên dùng cho xây lắp.
+ Bao bì luân chuyển, bao bì bán kèm hàng hóa có giá trị khấu hao.
+ Dụng cụ, đồ nghề bằng thủy tinh, sành, sứ.
+ Phương tiện quản lý, đồ dùng văn phòng.
+ Quần áo, giày dép, bảo hộ lao động chuyên dùng.
📌 Ví dụ: Ngày 01/08/2023, Công ty Anpha mua 01 bộ máy vi tính trị giá 16.500.000đ (đã gồm VAT).
+ Giá chưa thuế = 16.500.000 / (1+10%) = 15.000.000đ < 30.000.000đ.
➡ Bộ máy vi tính này được ghi nhận là công cụ dụng cụ, không phải TSCĐ.
II. Thời gian phân bổ công cụ dụng cụ
Theo khoản 2, Điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC:
Chi phí mua công cụ dụng cụ được phân bổ dần vào chi phí SXKD, nhưng tối đa không quá 3 năm.
👉 Tùy thuộc vào giá trị, đặc thù sử dụng và quyết định của doanh nghiệp, thời gian phân bổ có thể là:
12 tháng.
24 tháng.
36 tháng (tối đa).
III. Cách tính và hạch toán phân bổ công cụ dụng cụ
3.1 Phương pháp phân bổ công cụ dụng cụ
Có 2 phương pháp chính:
| Trường hợp | Phương pháp hạch toán |
| Công cụ dụng cụ có giá trị nhỏ, sử dụng trong 1 kỳ kế toán | Hạch toán toàn bộ vào chi phí SXKD trong kỳ |
| Công cụ dụng cụ có giá trị lớn, sử dụng nhiều kỳ kế toán | Ghi nhận vào TK 242 – Chi phí trả trước, phân bổ dần vào chi phí SXKD |
3.2 Hạch toán công cụ dụng cụ
a. Khi mua công cụ dụng cụ:
Nợ TK 153: Giá trị chưa thuế
Nợ TK 1331: Thuế GTGT được khấu trừ
Có TK 111/112/331: Tổng giá thanh toán
b. Khi xuất công cụ dụng cụ sử dụng:
+ Nếu giá trị nhỏ, dùng trong 1 kỳ kế toán:
Nợ TK 623/627/641/642
Có TK 153
+ Nếu giá trị lớn, dùng nhiều kỳ kế toán:
Nợ TK 242
Có TK 153
Có TK 153
c. Khi phân bổ hàng tháng:
Nợ TK 623/627/641/642 (hoặc 154/6421/6422 – theo TT133)
Có TK 242
Có TK 242
3.3 Công thức tính phân bổ công cụ dụng cụ
Giá trị phân bổ hàng năm:
| Giá trị phân bổ | = | Giá trị công cụ dụng cụ/Thời gian phân bổ (≤ 3 năm) |
Giá trị phân bổ hàng tháng:
| Giá trị phân bổ hàng tháng | = | Giá trị phân bổ năm/12 |
Nếu không sử dụng trọn tháng:
| Giá trị phân bổ trong tháng phát sinh | = | Giá trị công cụ dụng cụ |
| (Thời gian phân bổ x 12 x Tổng số ngày trong tháng) x Số ngày sử dụng trong tháng |
IV. Những lưu ý quan trọng khi ghi nhận và phân bổ công cụ dụng cụ
Công cụ dụng cụ
Việc ghi nhận và phân bổ công cụ dụng cụ không chỉ là thao tác nghiệp vụ kế toán thông thường, mà còn ảnh hưởng đến tính hợp lý của chi phí, kết quả kinh doanh và tính tuân thủ theo quy định của pháp luật. Dưới đây là những điểm quan trọng mà kế toán cần đặc biệt lưu ý:
4.1. Xác định đúng bản chất của CCDC
CCDC không đủ tiêu chuẩn ghi nhận là tài sản cố định (về giá trị và thời gian sử dụng).
Việc đánh giá sai có thể dẫn đến hạch toán sai tài khoản, ảnh hưởng đến chi phí và thuế.
4.2. Chỉ ghi nhận khi có đầy đủ chứng từ
Phải có hóa đơn hợp lệ, biên bản giao nhận, phiếu xuất kho, bảng phân bổ CCDC, v.v.
Thiếu chứng từ hợp lệ có thể khiến chi phí bị loại khi quyết toán thuế.
4.3. Không bắt buộc phải qua TK 242 với CCDC giá trị nhỏ
Nếu công cụ dụng cụ có giá trị nhỏ và sử dụng trong một kỳ kế toán, kế toán có thể ghi nhận trực tiếp vào chi phí.
Không cần thiết phân bổ qua TK 242, giúp đơn giản hóa nghiệp vụ.
4.4. Phân bổ hợp lý theo thời gian sử dụng thực tế
+ Thời gian phân bổ nên căn cứ vào:
Loại CCDC
Tần suất sử dụng
Quy mô sản xuất
+ Không nên cố định thời gian phân bổ quá ngắn hay quá dài để né thuế hoặc làm đẹp báo cáo.
4.5. Theo dõi riêng từng loại CCDC
Kế toán nên lập bảng theo dõi riêng các CCDC đang phân bổ để dễ kiểm soát, tránh trùng lặp hoặc bỏ sót.
Cần lưu ý khi có thay đổi trong việc sử dụng, hỏng hóc hay điều chuyển nội bộ.
4.6. Không phân bổ phần giá trị chưa đưa vào sử dụng
Chỉ phân bổ khi CCDC đã được đưa vào sử dụng thực tế.
Nếu vẫn đang tồn kho hoặc chưa bàn giao thì chưa được ghi nhận chi phí.
4.7. Tuân thủ nhất quán và minh bạch trong phân bổ
Một khi đã chọn phương pháp phân bổ (theo tháng, theo sản phẩm…), cần áp dụng nhất quán trong cả kỳ kế toán.
Minh bạch và có cơ sở giải trình rõ ràng khi bị kiểm tra, thanh tra thuế.
V. Các câu hỏi thường gặp
1. Công cụ dụng cụ có cần lập sổ theo dõi riêng không?
Có. Doanh nghiệp cần lập sổ chi tiết CCDC để quản lý số lượng, nguyên giá, ngày nhập, ngày sử dụng, đảm bảo theo dõi đầy đủ và kiểm kê định kỳ.
2. Làm sao phân biệt giữa công cụ dụng cụ và vật tư tiêu hao?
CCDC: Sử dụng nhiều lần, giá trị nhỏ, thời gian dùng từ 1 tháng trở lên, được trích vào chi phí khi sử dụng hết.
Vật tư tiêu hao: Dùng một lần, không tái sử dụng, hạch toán trực tiếp vào chi phí khi mua.
3. Có bắt buộc ghi nhận CCDC theo Thông tư 200 không?
Có. Thông tư 200/2014/TT-BTC quy định doanh nghiệp cần quản lý và hạch toán CCDC đầy đủ, nhằm đảm bảo tính chính xác cho báo cáo tài chính.
4. Khi mua CCDC có cần hóa đơn VAT không?
Có. Hóa đơn hợp pháp là căn cứ để hạch toán vào tài khoản 153 và trích vào chi phí hợp lý.
5. Có nên mua CCDC online hay qua kênh trung gian không?
Được phép, nhưng cần lưu hóa đơn, chứng từ đầy đủ để đảm bảo hợp pháp và kiểm soát nội bộ.
6. Doanh nghiệp nhỏ có thể gộp nhiều CCDC vào một nhóm để theo dõi không?
Có thể, nhưng cần ghi rõ tên, số lượng, nguyên giá trong sổ theo dõi chi tiết để kiểm soát.
V. Kết luận
Công cụ dụng cụ (CCDC) là một phần không thể thiếu trong hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp. Việc ghi nhận và phân bổ CCDC đúng cách không chỉ giúp phản ánh chính xác chi phí mà còn đảm bảo tuân thủ quy định pháp luật, đặc biệt là theo hướng dẫn tại Thông tư 200/2014/TT-BTC.
Để tránh sai sót, kế toán cần hiểu rõ bản chất của CCDC, lựa chọn phương pháp phân bổ phù hợp và lưu trữ đầy đủ chứng từ liên quan. Đối với những doanh nghiệp có nhiều loại công cụ dụng cụ sử dụng dài hạn, việc theo dõi và phân bổ chi tiết qua tài khoản 242 là cần thiết để minh bạch và dễ kiểm soát.
THÔNG TIN LIÊN HỆ:
• Website: https://luatthue.net/
• Fanpage: https://www.facebook.com/ketoananta
Bài viết cùng chủ đề
- Tài khoản 711 tăng bên nào? Những điều mà kế toán cần biết
- Thuế Môn Bài Hộ Kinh Doanh Cá Thể: 5 Mức Nộp và 3 Điều Cần Biết
- Thu nhập khác 711 có tính thuế TNDN không? Giải đáp chi tiết theo Thông tư 200
- Tài khoản 711 theo Thông tư 200
- Tài khoản 811 theo Thông tư 133: Hướng dẫn hạch toán chi tiết chi phí khác
- Tài khoản 811 theo thông tư 200 – Những điều mà kế toán cần biết
- Chi phí 811 có được trừ khi tính thuế TNDN không?
- Tài khoản 811 tăng bên nào? Hướng dẫn chi tiết theo Thông tư 200/2014/TT-BTC
- Tài khoản 811 hạch toán như thế nào? Những điều kế toán cần biết
- [2025] Ký hiệu “không chịu thuế” trên hóa đơn điện tử (KCT) là gì?
