Công ty cho cá nhân vay tiền có phải xuất hóa đơn không?

Công ty cho cá nhân vay tiền có phải xuất hóa đơn không là câu hỏi thường gặp trong thực tế kế toán. Trong hoạt động sản xuất – kinh doanh, nhiều doanh nghiệp có phát sinh giao dịch cho cá nhân vay tiền, đặc biệt trong các tập đoàn, công ty mẹ – công ty con, hoặc khi nhân viên, đối tác cần vay vốn tạm thời. Vậy trường hợp nào công ty bắt buộc phải xuất hóa đơn và cần lưu ý những gì?

Bài viết này sẽ phân tích chi tiết dưới góc nhìn pháp lý – kế toán, dựa trên Nghị định 70/2025/NĐ-CP (sửa đổi, bổ sung Nghị định 123/2020/NĐ-CP) và các quy định thuế hiện hành, giúp doanh nghiệp hiểu rõ nghĩa vụ của mình.

1. Căn cứ pháp lý về việc lập hóa đơn

Để xác định công ty có phải xuất hóa đơn khi phát sinh giao dịch cho cá nhân vay tiền hay không, cần dựa trên các quy định pháp luật hiện hành:

1.1. Quy định tại Nghị định 70/2025/NĐ-CP

Theo Điểm a Khoản 3 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP (sửa đổi, bổ sung Nghị định 123/2020/NĐ-CP):

“Khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, người bán phải lập hóa đơn để giao cho người mua (bao gồm cả các trường hợp hàng hóa, dịch vụ dùng để khuyến mại, quảng cáo, hàng mẫu; hàng hóa, dịch vụ dùng để cho, biếu, tặng, trao đổi, trả thay lương cho người lao động và tiêu dùng nội bộ…)”.

👉 Như vậy, đối tượng bắt buộc phải lập hóa đơn chỉ bao gồm:

+ Bán hàng hóa;

+ Cung cấp dịch vụ;

+ Một số trường hợp đặc biệt theo quy định (cho, biếu, tặng, khuyến mại, tiêu dùng nội bộ…).

Trong khi đó, khoản vay tiền là một giao dịch tài chính theo thỏa thuận vay vốn giữa doanh nghiệp và cá nhân, không phải hoạt động bán hàng hóa hay cung cấp dịch vụ, nên không thuộc đối tượng bắt buộc phải xuất hóa đơn.

1.2. Quy định về hoạt động cho vay và lãi vay

Theo Luật Thuế giá trị gia tăng (sửa đổi, bổ sung):

+ Các dịch vụ tín dụng, bao gồm hoạt động cho vay vốn, thu lãi vay, thuộc đối tượng không chịu thuế GTGT.

+ Tuy nhiên, phần lãi vay lại được coi là doanh thu hoạt động tài chính của doanh nghiệp.

Như vậy:

+ Nếu công ty cho cá nhân vay không tính lãi → không cần xuất hóa đơn.

+ Nếu công ty cho cá nhân vay có tính lãi → doanh nghiệp phải lập hóa đơn điện tử cho phần lãi vay thu được, nhưng không tính thuế GTGT (thuế suất 0%).

1.3. Quy định xử phạt khi không lập hóa đơn

Khoản 5 Điều 24 Nghị định 125/2020/NĐ-CP quy định:“Phạt tiền từ 10.000.000 đồng đến 20.000.000 đồng đối với hành vi không lập hóa đơn khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ cho người mua theo quy định…”

Do đó, nếu doanh nghiệp phát sinh doanh thu từ lãi vay mà không lập hóa đơn điện tử, có thể bị xử phạt hành chính.

2. Trường hợp nào công ty phải xuất hóa đơn?

Như đã phân tích ở phần căn cứ pháp lý, cho vay tiền bản chất không phải hoạt động bán hàng hóa hay cung cấp dịch vụ, nên về nguyên tắc không bắt buộc phải xuất hóa đơn. Tuy nhiên, trong một số trường hợp cụ thể, doanh nghiệp vẫn phải lập hóa đơn, đặc biệt liên quan đến lãi vay.

2.1. Trường hợp công ty cho vay có thu lãi

+ Khi công ty cho cá nhân vay tiền và có thỏa thuận thu lãi vay, khoản lãi thu được được ghi nhận là doanh thu hoạt động tài chính theo quy định tại Chuẩn mực kế toán số 14 và Điều 79 Thông tư 200/2014/TT-BTC.

+ Lãi vay không chịu thuế GTGT (theo Khoản 8 Điều 4 Luật Thuế GTGT sửa đổi), nhưng doanh nghiệp vẫn bắt buộc phải lập hóa đơn điện tử cho phần lãi phát sinh.

+ Trên hóa đơn, doanh nghiệp thể hiện:

Loại hóa đơn: Hóa đơn bán hàng điện tử (không kê khai thuế GTGT).

Nội dung: “Doanh thu lãi vay theo Hợp đồng số…”.

Thuế suất GTGT: 0% (đối tượng không chịu thuế).

👉 Ví dụ minh họa:
Công ty A cho nhân viên B vay 200 triệu đồng, thời hạn 12 tháng, lãi suất 6%/năm.

+ Tiền lãi phải trả: 12 triệu đồng/năm.

+ Khi thu lãi, Công ty A phải xuất hóa đơn điện tử cho khoản 12 triệu đồng này, hạch toán:

Nợ TK 111/112 – 12.000.000

Có TK 515 – 12.000.000

2.2. Trường hợp công ty cho vay không lấy lãi

+ Nếu doanh nghiệp cho cá nhân vay tiền không có lãi suất (hỗ trợ tài chính nội bộ, tạm ứng cho nhân viên, hỗ trợ đối tác), thì không phát sinh doanh thu, do đó không phải xuất hóa đơn.

+ Doanh nghiệp chỉ cần lưu giữ:

Hợp đồng vay tiền hoặc thỏa thuận vay vốn.

Phiếu chi/ủy nhiệm chi hoặc chứng từ ngân hàng.

👉 Ví dụ minh họa:
Công ty X cho nhân viên vay 50 triệu đồng để giải quyết khó khăn tài chính, cam kết hoàn trả sau 6 tháng, không tính lãi.

+ Khi chi tiền: ghi nhận vào TK 1388 – Phải thu khác.

+ Khi thu hồi: hạch toán ngược lại, không phát sinh hóa đơn.

2.3. Trường hợp có phát sinh phí dịch vụ liên quan đến cho vay

+ Nếu ngoài khoản lãi vay, doanh nghiệp thu thêm các loại phí khác (ví dụ: phí xử lý hồ sơ, phí quản lý khoản vay), thì các khoản phí này được coi là dịch vụ cung cấp.

+ Trong trường hợp này, công ty phải xuất hóa đơn cho phần phí dịch vụ, kê khai thuế GTGT theo thuế suất 10%.

👉 Ví dụ minh họa:
Công ty T cho đối tác vay 1 tỷ đồng, thu phí dịch vụ quản lý khoản vay 5 triệu đồng.

+ Doanh nghiệp phải xuất hóa đơn cho khoản 5 triệu phí dịch vụ (thuế suất GTGT 10%).

+ Khoản lãi vay ấn định theo hợp đồng vẫn xuất hóa đơn nhưng thuộc đối tượng không chịu thuế GTGT.

3. Chứng từ kế toán cần có khi cho cá nhân vay tiền

3.1. Hợp đồng vay tiền hoặc thỏa thuận vay vốn

+ Văn bản bắt buộc phải có, được ký kết giữa công ty (bên cho vay) và cá nhân (bên vay).

+ Nội dung cơ bản:

Thông tin các bên (công ty, cá nhân).

Số tiền vay.

Thời hạn vay.

Lãi suất (nếu có).

Phương thức trả nợ (gốc và lãi).

Cam kết, chữ ký và dấu (nếu là doanh nghiệp).

👉 Đây là căn cứ pháp lý quan trọng để ghi nhận khoản phải thu trên sổ sách kế toán.

3.2. Phiếu chi/Ủy nhiệm chi hoặc chứng từ ngân hàng

+ Nếu chi bằng tiền mặt: phải có Phiếu chi, ký đầy đủ bởi người lập, kế toán trưởng (nếu có), giám đốc và người nhận tiền.

+ Nếu chi bằng chuyển khoản: cần có Ủy nhiệm chi kèm sao kê ngân hàng, thể hiện rõ nội dung chuyển tiền (ví dụ: “Cho vay theo HĐ số 05/2025/HĐVV ngày …”).

👉 Đây là chứng từ gốc để phản ánh bút toán:

Nợ TK 1388 (Phải thu khác)

Có TK 111/112 (Tiền mặt/tiền gửi ngân hàng)

3.3. Biên bản giao nhận tiền (nếu có)

Thường sử dụng khi công ty giao tiền mặt trực tiếp cho cá nhân.

Có chữ ký của người giao (thủ quỹ/kế toán) và người nhận.

Có thể đi kèm với Phiếu chi để tăng tính chặt chẽ.

3.4. Chứng từ hạch toán lãi vay (nếu có)

+ Trường hợp công ty cho vay có lãi: khi đến kỳ thu lãi phải lập:

Hóa đơn điện tử cho khoản lãi vay (thuộc đối tượng không chịu thuế GTGT).

Phiếu thu/giấy báo Có ngân hàng khi cá nhân trả lãi.

👉 Bút toán kế toán:

+ Khi phát sinh lãi vay:

Nợ TK 111/112 (Tiền mặt/Tiền gửi)

Có TK 515 (Doanh thu hoạt động tài chính)

3.5. Biên bản thanh lý hợp đồng vay

Lập khi cá nhân đã hoàn trả toàn bộ gốc và lãi.

Ghi nhận việc hai bên đã hoàn tất nghĩa vụ, tránh phát sinh tranh chấp sau này.

4. Hạch toán kế toán khi công ty cho cá nhân vay tiền

4.1. Nguyên tắc chung

• Khoản tiền cho cá nhân vay không được coi là chi phí của doanh nghiệp, mà ghi nhận là khoản phải thu.

• Sử dụng TK 1388 – Phải thu khác để theo dõi.

• Nếu có phát sinh lãi vay, doanh nghiệp phải ghi nhận vào TK 515 – Doanh thu hoạt động tài chính.

4.2. Các bút toán hạch toán

🔹 Khi cho vay

• Nợ TK 1388 – Phải thu khác (tên cá nhân vay)

• Có TK 111 – Tiền mặt / 112 – Tiền gửi ngân hàng

👉 Đây là nghiệp vụ ghi nhận số tiền đã cho cá nhân vay.

🔹 Khi thu hồi nợ gốc

• Nợ TK 111 – Tiền mặt / 112 – Tiền gửi ngân hàng

• Có TK 1388 – Phải thu khác

👉 Ghi nhận cá nhân hoàn trả số tiền vay.

🔹 Khi phát sinh và thu tiền lãi vay (nếu có)

1. Khi lập hóa đơn tiền lãi:

Nợ TK 1388 – Phải thu khác

Có TK 515 – Doanh thu hoạt động tài chính

2. Khi cá nhân trả lãi:

Nợ TK 111/112

Có TK 1388 – Phải thu khác

🔹 Trường hợp cá nhân không trả được nợ (xử lý nợ khó đòi)

+ Sau khi công ty thực hiện các thủ tục đòi nợ và có quyết định xử lý:

Nợ TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp (hoặc 811 – Chi phí khác)

Có TK 1388 – Phải thu khác

4.3. Ví dụ minh họa

Công ty A cho nhân viên B vay 100.000.000 VNĐ, chuyển khoản qua ngân hàng, lãi suất 6%/năm, thời hạn 6 tháng.

1. Ngày 01/03/2025 – Cho vay:

• • Nợ TK 1388 (B): 100.000.000

  • Có TK 112: 100.000.000

2. Ngày 31/08/2025 – Nhân viên B hoàn trả cả gốc và lãi 3.000.000 (100.000.000 x 6% x 6/12):

• • Thu nợ gốc:

    • Nợ TK 112: 100.000.000

    • Có TK 1388 (B): 100.000.000

  • Ghi nhận lãi phải thu:

    • Nợ TK 1388 (B): 3.000.000

    • Có TK 515: 3.000.000

  • Thu tiền lãi:

    • Nợ TK 112: 3.000.000

    • Có TK 1388 (B): 3.000.000

5. Lưu ý quan trọng đối với doanh nghiệp

+ Cho vay tiền cần có hợp đồng rõ ràng để tránh tranh chấp.

+ Nếu có lãi vay, doanh nghiệp phải lập hóa đơn theo đúng quy định tại Nghị định 70/2025/NĐ-CP.

+ Trường hợp vay không lãi, chỉ cần chứng từ kế toán hợp lệ, không phải lập hóa đơn.

+ Khi quyết toán thuế, cơ quan thuế có thể yêu cầu cung cấp hợp đồng và chứng từ thanh toán để chứng minh tính hợp pháp của giao dịch.

6. Giải đáp một số thắc mắc thường gặp

Câu hỏi 1: Công ty cho nhân viên vay tiền có phải xuất hóa đơn không?
→ Không. Đây là khoản vay nội bộ, chỉ cần hợp đồng vay và chứng từ chi tiền. Nếu có thu lãi vay, công ty mới phải lập hóa đơn cho phần lãi đó.

Câu hỏi 2: Lãi vay công ty thu từ cá nhân có phải kê khai thuế GTGT không?
→ Không. Dịch vụ tín dụng thuộc đối tượng không chịu thuế GTGT. Tuy nhiên, khoản lãi này vẫn tính vào thu nhập chịu thuế TNDN.

Câu hỏi 3: Nếu cá nhân không trả được nợ thì xử lý kế toán thế nào?
→ Doanh nghiệp có thể trích lập dự phòng phải thu khó đòi theo quy định tại Thông tư 48/2019/TT-BTC để phản ánh đúng giá trị tài sản và chi phí.

7. Kết luận

Tóm lại, công ty cho cá nhân vay tiền không phải xuất hóa đơn, trừ trường hợp phát sinh lãi vay thì phải lập hóa đơn cho phần doanh thu lãi đó. Doanh nghiệp cần chuẩn bị hợp đồng vay vốn, chứng từ chi/thu tiền đầy đủ để hợp thức hóa giao dịch và tránh rủi ro khi cơ quan thuế kiểm tra.

Đây là nội dung quan trọng mà kế toán và doanh nghiệp cần nắm vững để đảm bảo tuân thủ đúng pháp luật, đồng thời quản lý hiệu quả hoạt động tài chính nội bộ.

Bài viết cùng chủ đề