Công văn xử lý hóa đơn bất hợp pháp mới nhất 2025

Trong hoạt động kinh doanh, hóa đơn bất hợp pháp là một trong những rủi ro lớn ảnh hưởng đến thuế GTGT và thuế TNDN. Việc phát hiện và xử lý kịp thời hóa đơn này là nhiệm vụ quan trọng của bộ phận kế toán. Bài viết này của ANTA sẽ hướng dẫn chi tiết cách lập công văn xử lý hóa đơn bất hợp pháp, giúp doanh nghiệp tuân thủ pháp luật và tối ưu hóa quản lý thuế.

1. Tổng quan hóa đơn bất hợp pháp

1.1 Khái niệm hóa đơn bất hợp pháp

Hóa đơn bất hợp pháp là hóa đơn mà doanh nghiệp sử dụng không hợp lệ theo các quy định về chứng từ kế toán và thuế. Đây có thể là hóa đơn giả, hóa đơn chưa được phép sử dụng, hoặc hóa đơn đã hết hiệu lực. Việc xuất hiện hóa đơn bất hợp pháp trong doanh nghiệp có thể dẫn đến rủi ro về kê khai thuế, tính chi phí hợp lệ và tuân thủ quy định kế toán.

1.2 Các trường hợp hóa đơn, chứng từ bị coi là bất hợp pháp

Theo khoản 1 Điều 4 Nghị định 125/2020/NĐ-CP quy định hành vi sử dụng hóa đơn, chứng từ không hợp pháp; sử dụng không hợp pháp hóa đơn, chứng từ:

+ Hóa đơn giả;

+ Hóa đơn chưa có giá trị sử dụng, hết giá trị sử dụng;

+ Hóa đơn bị ngừng sử dụng trong thời gian bị cưỡng chế bằng biện pháp ngừng sử dụng hóa đơn, trừ trường hợp được phép sử dụng theo thông báo của cơ quan thuế;

+ Hóa đơn điện tử không đăng ký sử dụng với cơ quan thuế;

+ Hóa đơn điện tử chưa có mã của cơ quan thuế đối với trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế;

+ Hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ có ngày lập trên hóa đơn từ ngày cơ quan thuế xác định bên bán không hoạt động tại địa chỉ kinh doanh đã đăng ký với cơ quan nhà nước có thẩm quyền;

+ Hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ có ngày lập trên hóa đơn trước ngày xác định bên lập hóa đơn không hoạt động tại địa chỉ kinh doanh đã đăng ký với cơ quan nhà nước có thẩm quyền hoặc chưa có thông báo của cơ quan thuế về việc bên lập hóa đơn không hoạt động tại địa chỉ kinh doanh đã đăng ký với cơ quan có thẩm quyền nhưng cơ quan thuế hoặc cơ quan công an hoặc các cơ quan chức năng khác đã có kết luận đó là hóa đơn không hợp pháp.

2. Hình thức xử lý đối với hành vi sử dụng hóa đơn bất hợp pháp

2.1 Mức xử phạt hóa đơn bất hợp pháp

Căn cứ Điều 28 Nghị định 125/2020/NĐ-CP, hành vi sử dụng hóa đơn không hợp pháp hoặc sử dụng hóa đơn một cách không hợp pháp sẽ bị xử lý nghiêm khắc.

+ Mức phạt tiền: Doanh nghiệp hoặc cá nhân vi phạm sẽ bị phạt từ 20.000.000 đến 50.000.000 đồng tùy theo mức độ và tính chất vi phạm. Mức phạt này áp dụng cho tổ chức; với cá nhân, hộ gia đình hoặc hộ kinh doanh, mức phạt tương tự.

2.2 Biện pháp khắc phục hậu quả

Doanh nghiệp hoặc cá nhân vi phạm phải thực hiện các biện pháp khắc phục sau:

+ Hủy hóa đơn bất hợp pháp đã sử dụng. Đây là bước bắt buộc để loại bỏ các chứng từ không hợp lệ khỏi hệ thống kế toán.

+ Điều chỉnh sổ sách kế toán: Hạch toán lại chi phí, doanh thu, thuế GTGT và thuế TNDN để phản ánh đúng giá trị thực tế.

+ Lập công văn xử lý hóa đơn bất hợp pháp gửi cơ quan thuế: Giúp minh bạch hồ sơ, chứng minh doanh nghiệp chủ động xử lý và tuân thủ quy định pháp luật.

2.3 Nguyên tắc áp dụng mức phạt

Khi xác định mức phạt tiền, cần lưu ý:

+ Nếu vi phạm có tình tiết tăng nặng và giảm nhẹ, một tình tiết giảm nhẹ sẽ được trừ cho một tình tiết tăng nặng.

+ Các tình tiết đã sử dụng để xác định khung phạt không được tính lại khi xác định số tiền phạt cụ thể.

+ Mức phạt áp dụng cho tổ chức; cá nhân, hộ gia đình, hộ kinh doanh áp dụng tương tự.

2.4 Trường hợp được miễn hoặc giảm phạt

Doanh nghiệp hoặc cá nhân có thể không bị xử phạt hoặc được giảm nhẹ nếu thuộc các trường hợp sau:

+ Hóa đơn bất hợp pháp được sử dụng để hạch toán chi phí hợp pháp, nhưng lỗi thuộc về bên bán, và người mua đã hạch toán kế toán đầy đủ theo quy định.

+ Hóa đơn bất hợp pháp được dùng để khai thuế nhưng không làm giảm số thuế phải nộp hoặc không làm tăng số thuế được hoàn, miễn, giảm, đồng thời doanh nghiệp chứng minh lỗi không thuộc về mình.

3. Thời gian xử phạt vi phạm hành chính về hóa đơn

Trong kế toán – thuế, việc xác định đúng thời hiệu xử phạt vi phạm hành chính về hóa đơn giúp doanh nghiệp chủ động quản lý rủi ro và tránh bị truy thu thuế. Theo khoản 1 Điều 8 Nghị định 125/2020/NĐ-CP, sửa đổi bởi khoản 1 Điều 1 Nghị định 102/2021/NĐ-CP, thời hiệu xử phạt là 02 năm. Thời điểm tính thời hiệu được quy định cụ thể như sau:

+ Đối với hành vi vi phạm đang được thực hiện, thời hiệu được tính từ ngày cơ quan có thẩm quyền phát hiện hành vi vi phạm.

+ Đối với hành vi vi phạm đã kết thúc, thời hiệu được tính từ ngày chấm dứt hành vi vi phạm.

Việc nắm rõ thời hiệu xử phạt giúp doanh nghiệp tuân thủ pháp luật về hóa đơn và chứng từ kế toán, chủ động rà soát, điều chỉnh sổ sách và kê khai thuế GTGT, thuế TNDN, đồng thời lập hồ sơ xử lý vi phạm hóa đơn minh bạch, thuận tiện cho thanh tra hoặc kiểm toán.

4. Kết luận

Việc sử dụng hóa đơn bất hợp pháp là rủi ro lớn trong kế toán – thuế, có thể dẫn đến phạt hành chính, truy thu thuế GTGT, thuế TNDN và ảnh hưởng đến tính minh bạch của sổ sách kế toán. Do đó, doanh nghiệp cần chủ động phát hiện và xử lý kịp thời các hóa đơn không hợp pháp.

Để đảm bảo việc xử lý hóa đơn bất hợp pháp đúng quy định và tối ưu hóa quản lý thuế, doanh nghiệp có thể liên hệ với Dịch vụ kế toán ANTA để được tư vấn chi tiết về lập công văn xử lý hóa đơn, điều chỉnh sổ sách kế toán và hủy hóa đơn vi phạm. Việc này giúp doanh nghiệp minh bạch hồ sơ, giảm rủi ro về thuế, đồng thời nâng cao uy tín tài chính trên thị trường.

5. Các Câu Hỏi Thường Gặp (FAQ)

Câu 1: Hóa đơn bất hợp pháp là gì?
👉 Hóa đơn bất hợp pháp là hóa đơn được sử dụng không hợp lệ, bao gồm hóa đơn giả, hóa đơn chưa được phép sử dụng hoặc hóa đơn hết hiệu lực.

Câu 2: Doanh nghiệp bị xử phạt như thế nào khi sử dụng hóa đơn bất hợp pháp?
👉 Cá nhân hoặc doanh nghiệp vi phạm sẽ bị phạt từ 20.000.000 đến 50.000.000 đồng, buộc hủy hóa đơn đã sử dụng và phải điều chỉnh sổ sách kế toán.

Câu 3: Có trường hợp nào được miễn hoặc giảm phạt không?
👉 Có, nếu hóa đơn được sử dụng để hạch toán chi phí hợp pháp nhưng lỗi thuộc về bên bán, hoặc không làm giảm số thuế phải nộp/tăng số thuế được hoàn, miễn, giảm, và doanh nghiệp chứng minh lỗi không thuộc về mình.

Câu 4: Thời hiệu xử phạt vi phạm hành chính về hóa đơn là bao lâu?
👉 Thời hiệu xử phạt là 02 năm, tính từ ngày phát hiện hành vi vi phạm đối với hành vi đang thực hiện, hoặc từ ngày chấm dứt hành vi đối với hành vi đã kết thúc.

Câu 5: Làm thế nào để lập công văn xử lý hóa đơn bất hợp pháp?
👉 Doanh nghiệp cần liệt kê hóa đơn vi phạm, hướng dẫn xử lý từng hóa đơn, hủy hóa đơn nếu cần, và gửi công văn tới cơ quan thuế để minh bạch hồ sơ và tuân thủ quy định pháp luật.

Bài viết cùng chủ đề