Định khoản nghiệp vụ rút tiền gửi ngân hàng về nhập quỹ tiền mặt

Định khoản nghiệp vụ rút tiền gửi ngân hàng về nhập quỹ tiền mặt là một trong những nghiệp vụ phổ biến trong quản lý tài chính doanh nghiệp. Với các SME, việc luân chuyển tiền giữa tài khoản ngân hàng và quỹ tiền mặt không chỉ để đáp ứng nhu cầu chi tiêu tức thời mà còn nhằm quản lý dòng tiền hiệu quả. Tuy nhiên, quy trình này đòi hỏi chứng từ và hạch toán chính xác để đảm bảo minh bạch, tuân thủ pháp luật và tránh sai sót. Bài viết sau sẽ hướng dẫn chi tiết từ chứng từ đến cách hạch toán, giúp kế toán viên mới và chủ doanh nghiệp dễ dàng thực hiện.

Tổng quan nghiệp vụ rút tiền gửi ngân hàng về quỹ tiền mặt

Mục đích và tính chất nghiệp vụ

Nghiệp vụ rút tiền gửi ngân hàng về nhập quỹ tiền mặt phát sinh khi doanh nghiệp có nhu cầu sử dụng tiền mặt cho các khoản chi tiêu hàng ngày như chi lương, tạm ứng, mua hàng hóa dịch vụ có giá trị nhỏ, hoặc các khoản chi khẩn cấp không thể thanh toán qua ngân hàng. Đây là một giao dịch luân chuyển nội bộ giữa hai loại tài sản có tính thanh khoản cao nhất của doanh nghiệp: tiền gửi ngân hàng và tiền mặt.

Tài khoản liên quan trong kế toán

Nghiệp vụ này chủ yếu liên quan đến hai tài khoản:

+ Tài khoản 111 – Tiền mặt: Phản ánh toàn bộ tiền mặt tại quỹ của doanh nghiệp (bao gồm tiền Việt Nam, ngoại tệ, vàng tiền tệ). Khi tiền mặt tăng, ghi Nợ TK 111. Chi tiết có TK 1111 (tiền Việt Nam), TK 1112 (ngoại tệ).

+ Tài khoản 112 – Tiền gửi ngân hàng: Phản ánh số tiền gửi không kỳ hạn tại các ngân hàng. Khi tiền gửi ngân hàng giảm, ghi Có TK 112. Chi tiết có TK 1121 (tiền Việt Nam), TK 1122 (ngoại tệ).

Tác động đến báo cáo tài chính và quản lý dòng tiền

Về mặt tổng thể, nghiệp vụ này không làm thay đổi tổng tài sản của doanh nghiệp vì nó chỉ là sự chuyển dịch giữa các khoản mục trong cùng nhóm tài sản. Tuy nhiên, nó ảnh hưởng trực tiếp đến cơ cấu và tính thanh khoản của tài sản ngắn hạn. Đối với báo cáo lưu chuyển tiền tệ, đây là một nghiệp vụ điều chuyển nội bộ, cần được quản lý chặt chẽ để đảm bảo số dư tiền mặt luôn đáp ứng nhu cầu chi tiêu mà không bị tồn đọng quá nhiều, gây lãng phí và rủi ro.

Chứng từ cần thiết khi rút tiền gửi ngân hàng về nhập quỹ tiền mặt

Để nghiệp vụ rút tiền được hợp lệ, kế toán cần chuẩn bị và lưu giữ đầy đủ các chứng từ sau:

Séc rút tiền và giấy rút tiền mặt

Đây là chứng từ do doanh nghiệp lập theo mẫu của ngân hàng hoặc Kho bạc Nhà nước để yêu cầu rút tiền từ tài khoản của mình. Séc hoặc giấy rút tiền phải có đầy đủ chữ ký của chủ tài khoản, kế toán trưởng (hoặc người được ủy quyền) và con dấu của doanh nghiệp.

Giấy báo nợ từ ngân hàng

Sau khi ngân hàng thực hiện giao dịch rút tiền, ngân hàng sẽ cấp Giấy báo nợ hoặc sao kê tài khoản để xác nhận rằng số tiền đã được trừ khỏi tài khoản của doanh nghiệp. Đây là căn cứ quan trọng để kế toán ghi giảm tiền gửi ngân hàng.

Phiếu thu tiền mặt và vai trò kiểm tra, lưu trữ

Đây là chứng từ nội bộ quan trọng nhất để ghi nhận việc nhập quỹ tiền mặt. Phiếu thu phải được lập thành 3 liên: một liên lưu tại cuống, một liên giao cho người nộp tiền (nếu có), và một liên giao cho thủ quỹ để ghi sổ. Phiếu thu cần có chữ ký của người lập, kế toán trưởng, thủ quỹ và thủ trưởng đơn vị (hoặc người ủy quyền).

Lưu ý tránh nhập trùng chứng từ

Mỗi giao dịch chỉ được ghi nhận một lần với một bộ chứng từ duy nhất. Kế toán cần kiểm tra kỹ để tránh tình trạng nhập trùng dữ liệu từ séc rút tiền, giấy báo nợ và phiếu thu, dẫn đến sai lệch số liệu trên sổ sách.

Quy trình chi tiết rút tiền gửi ngân hàng nhập quỹ tiền mặt

Quy trình này đòi hỏi sự phối hợp giữa kế toán thanh toán và thủ quỹ:

Các bước chuẩn bị, phê duyệt chứng từ

+ Kế toán thanh toán căn cứ vào nhu cầu chi tiền mặt, lập Séc rút tiền hoặc Giấy rút tiền mặt và Phiếu thu tiền mặt.

+ Trình Kế toán trưởng và Giám đốc (hoặc người được ủy quyền) ký duyệt các chứng từ.

Thao tác rút tiền và xác nhận tại ngân hàng

+ Kế toán thanh toán hoặc người được ủy quyền mang Séc/Giấy rút tiền đến ngân hàng.

+ Ngân hàng kiểm tra tính hợp lệ của chứng từ và tiến hành chi tiền mặt.

+ Ngân hàng cung cấp Giấy báo nợ cho doanh nghiệp.

Ghi nhận kế toán, kiểm soát chứng từ và thủ quỹ

+ Thủ quỹ nhận tiền mặt từ ngân hàng, kiểm đếm kỹ lưỡng và ký xác nhận trên Phiếu thu, sau đó thực hiện nhập quỹ.

+ Kế toán thanh toán căn cứ vào Phiếu thu và Giấy báo nợ để ghi sổ kế toán (sổ tiền mặt, sổ tiền gửi ngân hàng) và định khoản nghiệp vụ.

+ Đảm bảo nguyên tắc bất kiêm nhiệm giữa người giữ quỹ và người ghi sổ để phòng tránh rủi ro.

Cách định khoản hạch toán nghiệp vụ

Định khoản chuẩn Nợ TK 111, Có TK 112

Căn cứ vào Thông tư 133/2016/TT-BTC (cho SME) hoặc Thông tư 200/2014/TT-BTC (cho doanh nghiệp lớn), định khoản cho nghiệp vụ rút tiền gửi ngân hàng về nhập quỹ tiền mặt được thực hiện như sau:

Ví dụ định khoản các trường hợp phổ biến

Ví dụ: Ngày 15/03/2024, Công ty A rút 50.000.000 VNĐ từ tài khoản tiền gửi ngân hàng tại Vietcombank về nhập quỹ tiền mặt để chi lương tạm ứng.

Định khoản:

Nợ TK 1111: 50.000.000 VNĐ (Tiền mặt Việt Nam)

Có TK 1121: 50.000.000 VNĐ (Tiền gửi ngân hàng Việt Nam)

(Ghi nhận việc rút tiền gửi ngân hàng về nhập quỹ tiền mặt)

Phân biệt với định khoản TK 113 và các khoản khác

Khác với TK 113 (Tiền đang chuyển), nghiệp vụ rút tiền gửi về nhập quỹ là giao dịch trực tiếp từ ngân hàng vào quỹ tiền mặt của doanh nghiệp mà không qua giai đoạn “tiền đang chuyển”. TK 113 chỉ sử dụng khi tiền đã chuyển đi nhưng chưa đến tài khoản đích hoặc quỹ tiền mặt của doanh nghiệp.

Sai sót phổ biến và xử lý trong nghiệp vụ hạch toán

Các lỗi trong chứng từ và định khoản

Các sai sót thường gặp bao gồm: thiếu chữ ký hoặc dấu, sai số tiền, thiếu chứng từ gốc, nhập trùng bút toán, hoặc ghi sai tài khoản kế toán. Những lỗi này có thể dẫn đến sai lệch số dư quỹ, tiền gửi và ảnh hưởng đến tính chính xác của báo cáo tài chính.

Cách kiểm tra, chỉnh sửa, điều chỉnh bút toán

Khi phát hiện sai sót, kế toán cần lập biên bản điều chỉnh hoặc sử dụng phương pháp bút toán đỏ (ghi âm) hoặc bút toán bổ sung để sửa chữa. Điều quan trọng là phải đối chiếu thường xuyên giữa sổ quỹ tiền mặt, sổ tiền gửi ngân hàng và số liệu trên giấy báo nợ/phiếu thu để kịp thời phát hiện và xử lý.

Phòng tránh rủi ro và tối ưu kiểm soát

Để giảm thiểu sai sót, doanh nghiệp nên xây dựng quy trình kiểm soát nội bộ chặt chẽ, phân công rõ ràng trách nhiệm giữa kế toán thanh toán và thủ quỹ. Thực hiện kiểm kê quỹ định kỳ và đối chiếu với sổ sách là điều cần thiết.

Mẹo và công cụ hỗ trợ tối ưu nghiệp vụ hạch toán

Sử dụng phần mềm kế toán tự động hóa và lưu trữ điện tử

Các phần mềm kế toán như MISA SME, FAST, Kế toán Việt Nam giúp tự động hóa quá trình lập chứng từ, ghi sổ và đối chiếu, giảm thiểu lỗi thủ công và tiết kiệm thời gian. Việc lưu trữ chứng từ điện tử cũng giúp dễ dàng tìm kiếm và truy xuất thông tin khi cần.

Phân quyền, kiểm soát chặt chẽ theo nguyên tắc thiết yếu

Thiết lập hệ thống phân quyền rõ ràng trong phần mềm và quy trình phê duyệt thủ công. Ví dụ, người lập phiếu thu không được là người ký duyệt và cũng không phải là thủ quỹ. Kế toán trưởng và Giám đốc cần có vai trò kiểm tra, giám sát cuối cùng.

Báo cáo dòng tiền và đánh giá hiệu quả quản lý

Thường xuyên lập và phân tích báo cáo lưu chuyển tiền tệ để đánh giá hiệu quả quản lý dòng tiền của doanh nghiệp. Đảm bảo quỹ tiền mặt luôn đủ để đáp ứng nhu cầu thanh toán mà không bị thiếu hụt hoặc tồn đọng quá mức.

So sánh TK 331 với các TK 111, 112, 133, 152 và 156

Chức năng và nhiệm vụ từng tài khoản

Trong khi TK 111 (Tiền mặt) và TK 112 (Tiền gửi ngân hàng) là tài khoản phản ánh các khoản mục tiền tệ có tính thanh khoản cao nhất của doanh nghiệp, chúng ta có các tài khoản khác với chức năng riêng biệt:

+ TK 331 – Phải trả cho người bán: Phản ánh các khoản nợ phải trả phát sinh từ việc mua hàng hóa, dịch vụ, tài sản.

+ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ: Phản ánh số thuế GTGT đầu vào mà doanh nghiệp được khấu trừ.

+ TK 152 – Nguyên liệu, vật liệu: Phản ánh giá trị hiện có và tình hình biến động của các loại nguyên liệu, vật liệu trong kho.

+ TK 156 – Hàng hóa: Phản ánh giá trị hiện có và tình hình biến động của các loại hàng hóa mua vào để bán.

Ví dụ cụ thể định khoản nghiệp vụ liên quan đến công nợ và tiền mặt

+ Thanh toán công nợ cho nhà cung cấp: Khi doanh nghiệp rút tiền mặt (TK 111) hoặc chuyển khoản ngân hàng (TK 112) để thanh toán cho người bán (TK 331), định khoản sẽ là: Nợ TK 331 / Có TK 111 (hoặc TK 112).

+ Mua nguyên vật liệu bằng tiền mặt: Khi doanh nghiệp mua nguyên vật liệu và thanh toán bằng tiền mặt, định khoản sẽ là: Nợ TK 152, Nợ TK 133 (nếu có) / Có TK 111.

+ Nhập kho hàng hóa mua về: Khi hàng hóa nhập kho, nếu chưa thanh toán thì ghi Nợ TK 156 / Có TK 331. Khi thanh toán thì lại liên quan đến TK 111 hoặc 112.

Ảnh hưởng đến dòng tiền và khả năng thanh toán

TK 111 và 112 trực tiếp phản ánh khả năng thanh khoản và dòng tiền của doanh nghiệp. Các tài khoản khác như 331, 152, 156 sẽ gián tiếp ảnh hưởng đến dòng tiền khi các giao dịch liên quan đến chúng được thanh toán bằng tiền mặt hoặc tiền gửi ngân hàng. Ví dụ, việc thanh toán công nợ (TK 331) bằng tiền sẽ làm giảm số dư TK 111 hoặc TK 112, ảnh hưởng trực tiếp đến dòng tiền ra.

Kết luận

Nghiệp vụ định khoản rút tiền gửi ngân hàng về nhập quỹ tiền mặt tuy đơn giản nhưng lại vô cùng quan trọng đối với hoạt động tài chính của doanh nghiệp. Việc nắm vững quy trình, chuẩn bị đầy đủ chứng từ và hạch toán chính xác không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ quy định pháp luật mà còn đảm bảo tính minh bạch, hỗ trợ quản lý dòng tiền hiệu quả. Bằng cách áp dụng các kiến thức và mẹo hữu ích đã chia sẻ, các kế toán viên và chủ doanh nghiệp SME hoàn toàn có thể tự tin quản lý nghiệp vụ này một cách chuyên nghiệp và chính xác nhất.

Bạn có cần thêm hỗ trợ về các nghiệp vụ kế toán khác? Hãy khám phá thêm các bài viết chuyên sâu của chúng tôi hoặc liên hệ với các chuyên gia để được tư vấn chi tiết!

Bài viết cùng chủ đề