Hạch toán chi phí bị loại sau quyết toán thuế

Chi phí bị loại sau quyết toán thuế là nỗi lo thường trực của kế toán khi cơ quan thuế thanh tra, kiểm tra thuế tại doanh nghiệp. Việc hạch toán sai chi phí không được trừ có thể dẫn tới tăng thuế TNDN phải nộp, phạt chậm nộp và ảnh hưởng đến báo cáo tài chính. Bài viết này sẽ giúp kế toán nắm rõ chi phí bị loại, cách xử lý trên sổ sách kế toán và thực hiện hạch toán chi phí bị loại sau quyết toán thuế chuẩn xác theo quy định mới nhất 2025.

1. Tổng quan

1.1 Khái niệm chi phí được trừ

Theo Khoản 5, Điều 1 của Luật số 32/2013/QH13 sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật thuế Thu nhập doanh nghiệp (TNDN) số 14/2008/QH12, và Khoản 3 Điều 1, Luật số: 71/2014/QH13 quy định như sau”

Trừ các khoản chi quy định tại khoản 2 Điều này, doanh nghiệp được trừ mọi khoản chi khi xác định thu nhập chịu thuế nếu đáp ứng đủ các điều kiện sau đây:

a) Khoản chi thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp; khoản chi cho hoạt động giáo dục nghề nghiệp; khoản chi thực hiện nhiệm vụ quốc phòng, an ninh của doanh nghiệp theo quy định của pháp luật;

b) Khoản chi có đủ hoá đơn, chứng từ theo quy định của pháp luật. Đối với hoá đơn mua hàng hoá, dịch vụ từng lần có giá trị từ hai mươi triệu đồng trở lên phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt, trừ các trường hợp không bắt buộc phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt theo quy định của pháp luật.

Chi phí được trừ

1.2 Chi phí kế toán đều được trừ?

Trong thực tế kế toán, không phải mọi chi phí ghi nhận trên sổ sách kế toán đều được xem là chi phí được trừ khi tính thuế TNDN.

+ Chi phí kế toán được ghi nhận theo Luật Kế toán, Chuẩn mực Kế toán Việt Nam và chế độ kế toán hiện hành, phản ánh đầy đủ các khoản chi thực tế phát sinh của doanh nghiệp.

+ Chi phí được trừ khi quyết toán thuế phải tuân thủ đúng các quy định của pháp luật thuế, bao gồm Luật Thuế TNDN, Nghị định và các Thông tư hướng dẫn liên quan.

👉 Điều này có nghĩa rằng, một số khoản chi hợp pháp trên sổ sách kế toán vẫn có thể không được trừ khi tính thu nhập chịu thuế nếu không đáp ứng đủ điều kiện về hóa đơn, chứng từ hoặc tính hợp lý, phục vụ hoạt động kinh doanh. Việc hiểu rõ sự khác biệt này giúp kế toán chủ động kiểm soát chi phí, tránh rủi ro bị loại chi phí sau quyết toán thuế và đảm bảo tính chính xác của báo cáo tài chính.

1.3 Ví dụ minh họa

Ví dụ 1:

Năm 2024, công ty ABC chi thưởng Tết dương lịch cho nhân viên bằng tiền mặt, mỗi nhân viên 3 triệu đồng. Tổng số nhân viên là 25 người, tổng chi phí đã chi ra là 75 triệu đồng.

Tuy nhiên, khoản thưởng này không được quy định cụ thể về điều kiện hưởng và mức chi trả trong bất kỳ văn bản nội bộ nào của công ty như Hợp đồng lao động, Thỏa ước lao động tập thể hoặc Quy chế tài chính.

👉 Như vậy, khoản chi 75 triệu đồng này được xác định là chi phí không được trừ khi tính thuế TNDN, theo hướng dẫn tại Điều 6, Thông tư 78/2014/TT-BTC.

Ví dụ 2:

Năm 2023, Công ty GHI chi tiền mặt cho mỗi nhân viên 7.000.000 đồng để mua đồng phục, với tổng số nhân viên là 15 người. Tổng chi phí công ty đã thanh toán cho khoản này là:

15 x 7.000.000 = 105.000.000 đồng

Kế toán công ty ghi nhận toàn bộ số tiền 105.000.000 đồng trên sổ sách kế toán.

Tuy nhiên, theo quy định tại Điều 6, Thông tư 78/2014/TT-BTC, chi phí tiền mặt mua đồng phục cho nhân viên được đưa vào chi phí được trừ tối đa là 6.000.000 đồng/người/năm.

👉 Như vậy, chi phí được trừ khi tính thuế TNDN năm 2023 chỉ là:

15 x 6.000.000 = 90.000.000 đồng

Phần chênh lệch: 105.000.000 – 90.000.000 = 15.000.000 đồng sẽ là chi phí không được trừ khi quyết toán thuế TNDN của công ty GHI.

👉 Điều này minh chứng rằng chi phí kế toán thực tế phát sinh nhưng không đáp ứng đủ các điều kiện pháp luật về thuế sẽ không được coi là chi phí được trừ. Kế toán cần chủ động tổng hợp và kê khai các khoản chi phí không được trừ trước khi cơ quan thuế kiểm tra để tránh rủi ro bị loại chi phí và phát sinh phạt thuế TNDN.

1.4 Chi phí bị loại sau quyết toán thuế

Chi phí bị loại sau quyết toán thuế là các khoản chi đáp ứng đồng thời ba điều kiện:

+ Chi phí kế toán không đủ điều kiện chi phí được trừ theo quy định của pháp luật về thuế TNDN.

+ Kế toán doanh nghiệp chưa tổng hợp và kê khai các khoản này vào mục “Các khoản chi không được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế” trên tờ khai quyết toán thuế TNDN.

+ Khi cơ quan thuế thực hiện kiểm tra, phát hiện ra các khoản chi phí chưa được kê khai và không hợp lệ.

Để hạn chế rủi ro bị loại chi phí và phát sinh phạt thuế, kế toán doanh nghiệp cần lưu ý một số điểm quan trọng:

+ Phân biệt rõ ràng giữa chi phí kế toán và chi phí được trừ theo thuế: Luôn cập nhật các thông tư, nghị định mới nhất, đặc biệt là:

– Thông tư 25/2018/TT-BTC

– Thông tư 96/2015/TT-BTC

– Thông tư 78/2014/TT-BTC

+ Chủ động tổng hợp và kê khai các khoản chi phí không được trừ trước khi cơ quan thuế thanh tra, kiểm tra, giúp giảm thiểu tối đa các khoản chi phí bị loại và các khoản phạt thuế TNDN liên quan.

+ Tư vấn và trao đổi với ban lãnh đạo doanh nghiệp về các khoản chi phí được trừ và không được trừ, nhằm nhận diện kịp thời rủi ro khi quyết toán thuế và đảm bảo tuân thủ pháp luật thuế.

👉 Việc nắm vững nguyên tắc và quy định về chi phí bị loại sau quyết toán thuế giúp kế toán không chỉ tối ưu hóa chi phí hợp lý mà còn bảo vệ doanh nghiệp khỏi các rủi ro pháp lý và tài chính.

Chi phí bị loại sau quyết toán thuế

2. Hạch toán chi phí bị loại sau quyết toán thuế

Đối với kế toán doanh nghiệp, hạch toán chi phí không được trừ là bước quan trọng để đảm bảo tuân thủ pháp luật thuế TNDN và tránh rủi ro bị loại chi phí khi cơ quan thuế kiểm tra. Có hai trường hợp chính mà kế toán cần lưu ý khi xử lý các khoản chi phí không hợp lệ:

Trường hợp 1: Kế toán chủ động loại ra chi phí bị loại trước kiểm tra

Kế toán rà soát các khoản chi phát sinh, xác định chi phí không được trừ, tổng hợp vào tờ khai quyết toán thuế TNDN. Việc này giúp giảm tối đa chi phí bị loại sau quyết toán thuế và hạn chế rủi ro phạt thuế.

Trường hợp 2: Hạch toán chi phí bị loại sau quyết toán

Nếu cơ quan thuế phát hiện chi phí chưa kê khai, kế toán xử lý theo mức độ ảnh hưởng đến thuế TNDN phải nộp và các khoản phạt, áp dụng điều chỉnh phi hồi tố hoặc hồi tố BCTC tùy tính trọng yếu.

2.1 Trường hợp 1: Kế toán chủ động loại ra chi phí bị loại trước kiểm tra

Trước khi cơ quan thuế tiến hành kiểm tra, kế toán cần chủ động rà soát toàn bộ các khoản chi phí phát sinh trong năm để xác định những khoản có thể bị loại khi quyết toán thuế.

Các khoản chi phí không được trừ này sau đó được tổng hợp và kê khai trực tiếp vào chỉ tiêu B4: “Các khoản chi không được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế” trên Tờ khai quyết toán thuế TNDN (03/TNDN).

Lưu ý:  kế toán không thực hiện điều chỉnh bút toán kế toán đối với các khoản chi này, bởi bản chất chúng là chi phí thực tế phát sinh của doanh nghiệp, chỉ khác ở việc không được tính vào chi phí được trừ khi tính thuế TNDN.

2.2 Trường hợp 2: Hạch toán chi phí bị loại sau quyết toán

Khi cơ quan thuế hoàn tất quyết toán tại doanh nghiệp và phát hiện các khoản chi phí không được trừ mà kế toán chưa kê khai, các khoản này sẽ được nêu rõ trong biên bản kiểm tra thuế.

Trong trường hợp này, kế toán cần lưu ý:

+ Không điều chỉnh bút toán kế toán cho các khoản chi phí bị loại, tương tự nguyên tắc của trường hợp chủ động kê khai trước kiểm tra.

+ Xem xét và điều chỉnh thuế TNDN phải nộp tăng thêm, cùng với các khoản phạt chậm nộp nếu có, dựa trên số liệu tại biên bản kiểm tra thuế.

Lưu ý: Nhiều kế toán thường nhầm lẫn, hạch toán chi phí bị loại vào TK 811, dẫn đến phản ánh sai bản chất chi phí.

Việc chi phí bị loại khi quyết toán thuế có thể dẫn đến hai tình huống:

+ Không làm tăng thuế TNDN phải nộp.

+ Làm tăng thuế TNDN phải nộp, kèm theo phạt chậm nộp.

2.2.1 Chi phí bị loại không làm tăng thuế TNDN phải nộp.

Trong trường hợp này, kế toán không cần thực hiện thêm bất kỳ xử lý nào trên sổ sách kế toán. Tuy nhiên, cần lưu ý rằng số lỗ được kết chuyển sang các năm sau để tính thuế TNDN có thể thay đổi, ảnh hưởng đến việc xác định nghĩa vụ thuế trong các kỳ tiếp theo.

2.2.2 Chi phí bị loại Làm tăng thuế TNDN phải nộp, kèm theo phạt chậm nộp.

Trong nhiều doanh nghiệp, chi phí bị loại làm tăng thuế TNDN là tình huống phổ biến, dẫn tới việc phải nộp bổ sung thuế TNDN của năm quyết toán và phát sinh phạt chậm nộp theo số ngày ghi trong biên bản kiểm tra thuế.

Kế toán cần đánh giá tính trọng yếu của khoản thuế bổ sung để xác định phương pháp điều chỉnh: phi hồi tố hay hồi tố.

🔹 Trường hợp Tăng thuế TNDN phải nộp chỉ dẫn tới điều chỉnh phi hồi tố

Nếu khoản thuế bổ sung được đánh giá là không trọng yếu, kế toán thực hiện điều chỉnh phi hồi tố vào báo cáo tài chính năm hiện tại với bút toán như sau:

+ Hạch toán chi phí thuế TNDN phải nộp tăng:
Nợ TK 8211 – Chi phí thuế TNDN hiện hành
Có TK 3334 – Thuế thu nhập doanh nghiệp

+ Hạch toán khoản phạt chậm nộp thuế TNDN:
Nợ TK 811
Có TK 3339 – Phí, lệ phí và các khoản phải nộp khác

Việc nắm rõ cách xử lý chi phí bị loại làm tăng thuế TNDN giúp kế toán đảm bảo số liệu chính xác trên sổ sách và báo cáo tài chính, đồng thời hạn chế rủi ro pháp lý và phạt chậm nộp thuế.

Ví dụ minh họa: Điều chỉnh phi hồi tố thuế TNDN phải nộp theo Biên bản kiểm tra thuế

Theo Biên bản kiểm tra thuế ngày 15/03/2025 của cơ quan thuế tại Công ty TNHH DNT cho Báo cáo thuế năm 2023, công ty bị loại 120.000.000 đồng chi phí không liên quan đến hoạt động kinh doanh, dẫn đến thuế TNDN năm 2023 phải nộp tăng thêm 25.000.000 đồng và phạt chậm nộp thuế TNDN số tiền: 7.500.000 đồng.

Kế toán đánh giá khoản phạt này là không trọng yếu đến báo cáo tài chính của công ty. Do đó, kế toán thực hiện điều chỉnh phi hồi tố vào sổ sách kế toán năm 2025 như sau:

+ Hạch toán chi phí thuế TNDN phải nộp tăng thêm:
Nợ TK 8211 – Chi phí thuế TNDN hiện hành
Có TK 3334 – Thuế thu nhập doanh nghiệp: 25.000.000 đồng

+ Hạch toán khoản phạt chậm nộp thuế TNDN tương ứng:
Nợ TK 811
Có TK 3339 – Phí, lệ phí và các khoản phải nộp khác: 7.500.000 đồng

4. Hướng dẫn xử lý các khoản chi phí không được trừ khi quyết toán thuế TNDN

Để quản lý và xử lý chi phí không được trừ khi quyết toán thuế TNDN hiệu quả, kế toán cần thực hiện đồng bộ các bước sau:

+ Xác định chi phí không được trừ: Dựa trên Luật Thuế TNDN và các thông tư hướng dẫn, liệt kê các khoản chi không đáp ứng điều kiện khấu trừ, ví dụ: chi phí khấu hao vượt mức quy định, chi phí không có hóa đơn hợp pháp hoặc chi phí không liên quan trực tiếp đến hoạt động sản xuất kinh doanh.

+ Theo dõi chi tiết: Lập file tổng hợp hoặc bảng Excel để theo dõi các khoản chi phí không được trừ trong suốt năm tài chính, đảm bảo dữ liệu minh bạch và dễ kiểm tra.

+ Nhập số liệu vào tờ khai thuế: Cuối năm, tổng hợp các khoản chi phí này và kê khai vào chỉ tiêu B4 trên Tờ khai quyết toán thuế TNDN 03/TNDN, giúp báo cáo thuế chính xác và tuân thủ quy định.

+ Kiểm tra định kỳ: Thường xuyên rà soát các khoản chi phí phát sinh để không bỏ sót bất kỳ khoản chi nào, đồng thời đảm bảo việc hạch toán và kê khai luôn phù hợp với pháp luật thuế hiện hành.

5. Kết luận

Việc nắm vững hạch toán chi phí bị loại sau quyết toán thuế TNDN là bước quan trọng giúp kế toán doanh nghiệp đảm bảo tuân thủ pháp luật thuế, hạn chế rủi ro bị truy thu thuế, phạt chậm nộp và sai lệch báo cáo tài chính. Bằng cách chủ động rà soát, tổng hợp và kê khai các khoản chi phí không được trừ khi quyết toán thuế TNDN, doanh nghiệp có thể tối ưu hóa chi phí hợp lý, bảo vệ quyền lợi và uy tín tài chính.

Để được hướng dẫn chi tiết và hỗ trợ quy trình hạch toán chi phí bị loại sau quyết toán thuế 2025, quý doanh nghiệp có thể liên hệ với Dịch vụ kế toán ANTA – đơn vị tư vấn thuế và kế toán uy tín, chuyên nghiệp, giúp tối ưu hóa quản lý chi phí, kê khai thuế TNDN chính xác và an toàn.

Bài viết cùng chủ đề