Hạch toán điều chỉnh giảm thuế GTGT được khấu trừ sau quyết toán

Hạch toán điều chỉnh giảm thuế GTGT được khấu trừ sau quyết toán là nghiệp vụ quan trọng trong công tác kế toán thuế. Khi cơ quan thuế tiến hành quyết toán, nhiều doanh nghiệp phát hiện sai sót hoặc khoản chi không đáp ứng điều kiện khấu trừ, từ đó phải điều chỉnh giảm số thuế GTGT đầu vào. Bài viết này sẽ phân tích chi tiết các trường hợp, hướng dẫn hạch toán thực tế và cập nhật quy định pháp luật mới nhất năm 2025 để giúp kế toán viên xử lý chính xác, tránh rủi ro về thuế.

1. Tổng quan thuế giá trị gia tăng (GTGT)

1.1 Thuế khấu trừ GTGT là gì?

Thuế khấu trừ GTGT là số thuế giá trị gia tăng mà doanh nghiệp đã trả khi mua hàng hóa, dịch vụ (thuế GTGT đầu vào) và được phép trừ đi khi xác định nghĩa vụ thuế phải nộp cho Nhà nước. Đây là cơ chế quan trọng của phương pháp khấu trừ thuế GTGT, nhằm đảm bảo tính minh bạch, tránh đánh thuế trùng trong toàn bộ chuỗi cung ứng hàng hóa, dịch vụ.

+ Khi mua hàng: Doanh nghiệp thanh toán tiền hàng kèm theo thuế GTGT đầu vào. Số thuế này được ghi rõ trên hóa đơn GTGT hoặc chứng từ nộp thuế khi nhập khẩu.

+ Khi bán hàng: Doanh nghiệp xuất hóa đơn GTGT cho khách, trên đó thể hiện thuế GTGT đầu ra mà người mua phải chịu.

➡️ Như vậy, số thuế GTGT được khấu trừ = Thuế GTGT đầu ra – Thuế GTGT đầu vào đủ điều kiện khấu trừ.

1.2 Ví dụ minh họa

+ Doanh nghiệp mua nguyên liệu với số thuế GTGT đầu vào là 50 triệu đồng.

+ Khi bán sản phẩm, doanh nghiệp tính thuế GTGT đầu ra là 80 triệu đồng.

+ Khi đó, số thuế GTGT phải nộp thực tế = 80 – 50 = 30 triệu đồng.

👉 Có thể thấy, thuế khấu trừ GTGT giúp doanh nghiệp giảm gánh nặng thuế, phản ánh đúng bản chất thuế chỉ đánh vào phần giá trị tăng thêm của hàng hóa, dịch vụ.

2. Hạch toán điều chỉnh giảm thuế GTGT được khấu trừ sau quyết toán là gì?

Sau khi cơ quan thuế thực hiện quyết toán, nhiều doanh nghiệp buộc phải điều chỉnh giảm thuế GTGT đã kê khai khấu trừ trước đó. Nguyên nhân có thể đến từ:

+ Sai sót trong kê khai thuế.

+ Hóa đơn, chứng từ không hợp lệ hoặc ghi sai.

+ Khoản chi không đáp ứng điều kiện khấu trừ theo quy định pháp luật.

Khi đó, kế toán phải thực hiện kê khai bổ sung và hạch toán điều chỉnh giảm thuế GTGT được khấu trừ sau quyết toán để đảm bảo số liệu trên sổ sách kế toán khớp với kết quả quyết toán thuế. Kế toán doanh nghiệp có thể chia việc hạch toán điều chỉnh giảm thuế GTGT được khấu trừ sau quyết toán thành các trường hợp sau đây:

2.1 Trường hợp 1: Sai sót trong kê khai tờ khai thuế

Nếu cơ quan thuế chỉ ra sai sót do nhập nhầm số liệu trên tờ khai thuế GTGT, kế toán chỉ cần thực hiện kê khai bổ sung trên phần mềm kê khai, không cần hạch toán lại.

2.2 Trường hợp 2: Hóa đơn, chứng từ có sai sót

Trong quá trình hạch toán, doanh nghiệp thường gặp tình huống hóa đơn bị sai sót về số lượng, giá bán hoặc thành tiền. Khi đó, số thuế GTGT đầu vào được khấu trừ cũng phải điều chỉnh giảm tương ứng. Việc này đồng nghĩa với việc giảm số tiền phải thanh toán cho nhà cung cấp và kế toán phải ghi nhận vào TK 331 – Phải trả người bán.

(1) Hóa đơn chỉ sai số thuế GTGT đầu vào

Nếu hóa đơn chỉ sai phần thuế GTGT mà không ảnh hưởng đến giá trị hàng hóa, dịch vụ hay chi phí, kế toán hạch toán:

Nợ TK 331

Có TK 1331

(2) Hóa đơn sai cả số lượng, giá bán hoặc thành tiền

Trường hợp này, kế toán phải điều chỉnh lại cả giá trị hàng hóa, dịch vụ, tài sản đầu vào và số thuế GTGT liên quan.

+ Hàng hóa, nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ, TSCĐ còn trong kho:

Nợ TK 331

Có TK 156, 211,…

Có TK 1331

+ Hàng đã bán (cần ghi giảm giá vốn hàng bán):

Nợ TK 331

Có TK 632

Có TK 1331

+ Dịch vụ mua trực tiếp, nguyên vật liệu hoặc công cụ dụng cụ đã xuất dùng (đã hạch toán chi phí):

Nợ TK 331

Có TK 154, 641, 642, 627, 622,…

Có TK 1331

(3) Trường hợp đã thanh toán nhưng không thu hồi được khoản điều chỉnh giảm

Nếu doanh nghiệp đã thanh toán đủ tiền cho nhà cung cấp nhưng sau đó mới phát hiện hóa đơn sai sót và không thể thu hồi phần điều chỉnh, kế toán phải ghi nhận khoản chênh lệch này vào chi phí khác:

Nợ TK 811 – Chi phí khác

Có TK 331 – Phải trả người bán

(4) Kết chuyển cuối kỳ

Cuối kỳ, doanh nghiệp phải thực hiện kết chuyển thuế GTGT đầu vào và đầu ra để xác định số thuế GTGT phải nộp hoặc còn được khấu trừ chuyển sang kỳ sau. Nếu phát sinh chậm nộp, kế toán ghi nhận theo quy định hiện hành.

👉 Như vậy, việc điều chỉnh thuế GTGT được khấu trừ khi phát hiện hóa đơn sai sót là bước rất quan trọng trong quản lý kế toán thuế GTGT, vừa đảm bảo tính chính xác của báo cáo tài chính, vừa tránh rủi ro bị xử phạt thuế.

2.3 Trường hợp 3: Khoản chi không đáp ứng điều kiện khấu trừ

Trong thực tế, có nhiều khoản chi phí không đáp ứng đủ điều kiện khấu trừ thuế GTGT đầu vào theo quy định tại Thông tư 130/2016/TT-BTC. Khi đó, doanh nghiệp bắt buộc phải điều chỉnh giảm thuế GTGT được khấu trừ và hạch toán vào chi phí hợp lý khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN).

(1) Trường hợp làm giảm số thuế GTGT còn được khấu trừ chuyển kỳ sau

Khi khoản chi không đủ điều kiện khấu trừ dẫn đến giảm số thuế GTGT được khấu trừ, kế toán ghi:

Nợ TK 811 – Chi phí khác

Có TK 1331 – Thuế GTGT được khấu trừ

(2) Trường hợp làm tăng số thuế GTGT phải nộp

Nếu việc điều chỉnh khiến doanh nghiệp phải nộp thêm thuế GTGT, kế toán hạch toán:

Nợ TK 811 – Chi phí khác

Có TK 3331 – Thuế GTGT phải nộp

(3) Tiền chậm nộp thuế GTGT

Ngoài phần chênh lệch phải nộp thêm, doanh nghiệp còn có thể phải chịu tiền chậm nộp thuế GTGT nếu quá hạn theo quy định tại Khoản 7 Điều 6 Luật Quản lý thuế sửa đổi 2024.

Công thức tính:

👉 Tiền chậm nộp = Số tiền thuế nộp thiếu × 0,03% × Số ngày chậm nộp

Trong đó:

+ Thời gian tính chậm nộp được tính liên tục từ ngày tiếp theo sau hạn nộp đến ngày liền kề trước ngày thực tế nộp.

+ Doanh nghiệp phải tự xác định số thuế còn thiếu và số tiền phạt chậm nộp để hoàn tất nghĩa vụ thuế sớm nhất, tránh bị cơ quan thuế ấn định và xử phạt bổ sung.

Kế toán hạch toán khoản phạt này như sau:

+ Nợ TK 811 – Chi phí khác

+ Có TK 3339 – Phí, lệ phí và các khoản phải nộp khác

3. Hồ sơ bổ sung điều chỉnh sau quyết toán

3.1 Hồ sơ bao gồm những gì?

Để thực hiện hạch toán điều chỉnh giảm thuế GTGT được khấu trừ sau quyết toán, doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ hồ sơ:

+ Tờ khai bổ sung theo mẫu mới nhất ban hành kèm Thông tư 80/2021/TT-BTC.

+ Biên bản giải trình khai bổ sung, điều chỉnh theo mẫu 01-1/KHBS.

+ Tài liệu chứng minh số liệu điều chỉnh: hóa đơn, bảng kê, bảng lương, phụ lục liên quan.

3.2 Cách lập bản giải trình bổ sung thuế TNCN theo mẫu 01-1/KHBS

Trong trường hợp hồ sơ khai thuế TNCN có sai sót, người nộp thuế cần lập bản giải trình khai bổ sung thuế TNCN theo mẫu số 01-1/KHBS để điều chỉnh, theo quy định tại Thông tư 80/2021/TT-BTC.

(1) Phần thông tin chung

Người nộp thuế cần khai đầy đủ các chỉ tiêu cơ bản sau:

+ Chỉ tiêu [01]: Ký hiệu của tờ khai bổ sung.

+ Chỉ tiêu [02]: Mã giao dịch điện tử của tờ khai gốc có sai sót.

+ Chỉ tiêu [03]: Kỳ tính thuế của hồ sơ cần bổ sung.

+ Chỉ tiêu [04]: Thứ tự lần khai bổ sung.

+ Chỉ tiêu [05], [06]: Tên người nộp thuế và mã số thuế theo giấy phép đăng ký.

(2) Phần kê khai chi tiết các chỉ tiêu có chênh lệch

Người nộp thuế phải ghi rõ thông tin điều chỉnh tại các cột của mẫu 01-1/KHBS:

+ Cột (2), (3): Tên chỉ tiêu sai sót và mã số chỉ tiêu.

+ Cột (4): Số liệu đã kê khai trước đây.

+ Cột (5): Số liệu điều chỉnh đúng.

+ Cột (6): Phần chênh lệch giữa số liệu điều chỉnh và số đã kê khai.

+ Cột (7): Ảnh hưởng đến số thuế TNCN phải nộp, số được khấu trừ hoặc số đề nghị hoàn.

Các chỉ tiêu quan trọng cần lưu ý:

+ [07]: Tổng số thuế phải nộp điều chỉnh tăng/giảm.

+ [08]: Tổng số thuế được khấu trừ điều chỉnh.

+ [09]: Tổng số thuế đề nghị hoàn điều chỉnh.

👉 Ví dụ: Trường hợp khai bổ sung tờ khai thuế TNCN làm giảm số thuế được khấu trừ và đồng thời tăng số thuế phải nộp, kế toán phải ghi nhận tại chỉ tiêu [07] và [08].

4. Quy định về thời hạn khai bổ sung sau quyết toán

Theo Khoản 6 Điều 6 Luật Quản lý thuế sửa đổi 2024, người nộp thuế được khai bổ sung trong vòng 10 năm kể từ ngày hết hạn nộp hồ sơ thuế. Tuy nhiên, việc khai bổ sung chỉ hợp lệ nếu:

+ Thực hiện trước khi cơ quan thuế ban hành quyết định thanh tra, kiểm tra.

+ Hoặc hồ sơ bổ sung không thuộc phạm vi đã được thanh tra, kiểm tra.

Trường hợp sai sót thuộc nội dung đã thanh tra, kiểm tra, người nộp thuế chỉ được bổ sung theo kết luận và yêu cầu của cơ quan thuế hoặc cơ quan chuyên ngành có thẩm quyền.

5. Ví dụ thực tế về hạch toán điều chỉnh giảm thuế GTGT được khấu trừ sau quyết toán

Công ty A trong năm 2024 có phát sinh khoản chi tiếp khách trị giá 110 triệu đồng (gồm 100 triệu chi phí + 10 triệu thuế GTGT). Khi hạch toán ban đầu, kế toán ghi nhận:

Nợ TK 642: 100.000.000

Nợ TK 1331: 10.000.000

Có TK 111/112: 110.000.000

Đến năm 2025, cơ quan thuế quyết toán và kết luận khoản chi tiếp khách này không đủ điều kiện khấu trừ thuế GTGT đầu vào. Do đó, doanh nghiệp phải điều chỉnh giảm số thuế GTGT được khấu trừ (10 triệu đồng).

👉 Kế toán ghi nhận bút toán điều chỉnh như sau:

Nợ TK 811 – Chi phí khác: 10.000.000

Có TK 1331 – Thuế GTGT được khấu trừ: 10.000.000

Ý nghĩa:

Số thuế GTGT 10 triệu đồng không được khấu trừ sẽ chuyển thành chi phí khác.

Đồng thời, số thuế GTGT được khấu trừ giảm đi, dẫn đến tăng số thuế GTGT phải nộp trong kỳ quyết toán.

6. Kết luận

Hạch toán điều chỉnh giảm thuế GTGT được khấu trừ sau quyết toán là bước quan trọng trong công tác kế toán thuế, giúp doanh nghiệp kịp thời xử lý sai sót, tuân thủ đúng quy định và tránh rủi ro bị xử phạt. Kế toán viên cần nắm vững các trường hợp phát sinh, định khoản chuẩn xác và chuẩn bị đầy đủ hồ sơ bổ sung theo quy định pháp luật.
👉 Nếu doanh nghiệp của bạn đang cần hỗ trợ về dịch vụ kế toán, quyết toán thuế chuyên nghiệp, hãy liên hệ ngay với chúng tôi để được tư vấn chi tiết nhé.

7. Câu hỏi thường gặp

Câu hỏi 1: Khi nào doanh nghiệp phải hạch toán điều chỉnh giảm thuế GTGT được khấu trừ sau quyết toán?
👉 Khi có sai sót trong kê khai, hóa đơn chứng từ không hợp lệ hoặc khoản chi không đủ điều kiện khấu trừ theo quy định pháp luật.

Câu hỏi 2: Thời hạn khai bổ sung hồ sơ thuế là bao lâu?
👉 Doanh nghiệp được khai bổ sung trong vòng 10 năm kể từ ngày hết hạn nộp hồ sơ của kỳ tính thuế có sai sót, miễn là chưa có quyết định thanh tra, kiểm tra thuế.

Câu hỏi 3: Trường hợp đã thanh toán cho nhà cung cấp nhưng không thể thu hồi khoản điều chỉnh thì xử lý thế nào?
👉 Khi đó doanh nghiệp phải ghi nhận phần chênh lệch vào chi phí khác (TK 811) theo đúng quy định kế toán.

Bài viết cùng chủ đề