Hạch toán phải thu khác: Hướng dẫn chi tiết cho kế toán

Hạch toán phải thu khác đúng đắn giúp doanh nghiệp, đặc biệt là SME, đảm bảo minh bạch tài chính và tuân thủ pháp luật trong môi trường kinh doanh năng động. Khác với khoản phải thu khách hàng, “phải thu khác” bao gồm nhiều nghiệp vụ như tài sản thiếu chờ xử lý, ký quỹ, chi hộ, bồi thường… Nếu không được quản lý chặt chẽ, các khoản này có thể gây sai lệch báo cáo tài chính và thất thoát. Bài viết hướng dẫn chi tiết cách hạch toán theo Thông tư 133/2016/TT-BTC, giúp kế toán SME áp dụng hiệu quả.

Khái niệm và phạm vi khoản phải thu khác (TK 138)

Giới thiệu tài khoản 138 – Phải thu khác và tài khoản cấp 2

Tài khoản 138 – Phải thu khác là tài khoản dùng để phản ánh các khoản phải thu của doanh nghiệp ngoài các khoản phải thu khách hàng (TK 131) và phải thu nội bộ (TK 136). Tài khoản này được quy định chi tiết trong Thông tư 133/2016/TT-BTC (dành cho SME) và Thông tư 200/2014/TT-BTC (dành cho doanh nghiệp lớn). TK 138 có kết cấu tương tự tài khoản tài sản, số dư Nợ phản ánh các khoản phải thu, số dư Có phản ánh các khoản đã thu hoặc xóa sổ.

Các loại khoản phải thu khác phản ánh trên TK 138

TK 138 được chia thành các tài khoản cấp 2 để phân loại cụ thể các nghiệp vụ:

+ Tài khoản 1381 – Tài sản thiếu chờ xử lý: Phản ánh giá trị tài sản thiếu chưa xác định rõ nguyên nhân hoặc đang chờ quyết định xử lý. Đây thường là các khoản phát sinh từ kiểm kê đột xuất hoặc định kỳ.

+ Tài khoản 1386 – Cầm cố, ký quỹ, ký cược: Ghi nhận các khoản tiền hoặc vật tư, tài sản mà doanh nghiệp đưa đi cầm cố, ký quỹ, ký cược để đảm bảo thực hiện hợp đồng.

+ Tài khoản 1388 – Phải thu khác: Bao gồm các khoản phải thu còn lại không thuộc 1381 và 1386, như bồi thường vật chất, các khoản chi hộ, cho mượn tài sản, lãi cho vay hoặc cổ tức chưa thu.

Vai trò của các khoản phải thu khác trong quản lý tài chính doanh nghiệp SME

Việc hạch toán phải thu khác chính xác giúp SME nắm rõ tình hình tài chính thực tế, tránh sai lệch trên báo cáo và tối ưu hóa quản lý dòng tiền. Nó đảm bảo mọi tài sản và khoản nợ đều được ghi nhận đầy đủ, minh bạch, phục vụ cho công tác kiểm soát nội bộ và các quyết định kinh doanh. Khi các khoản này không được theo dõi chặt chẽ, doanh nghiệp có thể đối mặt với rủi ro mất mát tài sản hoặc không thu hồi được các khoản đã chi.

Các nghiệp vụ hạch toán phổ biến với khoản phải thu khác

Ghi nhận tài sản thiếu chưa xác định nguyên nhân (TK 1381)

Khi kiểm kê phát hiện tài sản (tiền mặt, vật tư, TSCĐ) bị thiếu, nhưng chưa xác định được nguyên nhân hoặc trách nhiệm cụ thể, kế toán sẽ ghi nhận vào TK 1381. Mục đích là để theo dõi, quản lý tạm thời khoản thiếu hụt này trước khi có quyết định xử lý chính thức. Việc này giúp doanh nghiệp có thời gian điều tra, tránh bỏ sót hoặc làm mất dấu vết các tài sản thất thoát.

Hạch toán khoản cầm cố, thế chấp, ký quỹ, ký cược (TK 1386)

Các khoản cầm cố, thế chấp, ký quỹ, ký cược thường phát sinh khi doanh nghiệp tham gia các giao dịch đòi hỏi sự đảm bảo (ví dụ: thuê tài sản, đấu thầu, hợp đồng kinh tế). Kế toán ghi nhận các khoản này vào TK 1386 khi doanh nghiệp chuyển tiền hoặc tài sản đi, và ghi giảm khi nhận lại. Đây là những khoản mang tính chất tạm thời, cần được theo dõi sát sao để đảm bảo quyền lợi khi hợp đồng kết thúc.

Hạch toán các khoản cho mượn tài sản phi tiền tệ, chi hộ, bồi thường, lợi nhuận chưa thu (TK 1388)

Tài khoản 1388 tập hợp nhiều nghiệp vụ đa dạng, phổ biến nhất là các khoản chi hộ bên thứ ba mà doanh nghiệp cần thu hồi. Ngoài ra, còn có các khoản bồi thường do thiệt hại vật chất, các khoản cho mượn tài sản phi tiền tệ (vật tư, công cụ, dụng cụ) hoặc các khoản phải thu về cổ tức, lợi nhuận được chia chưa nhận được. Kế toán cần phân biệt rõ từng loại để theo dõi và đối chiếu chính xác.

Bút toán chi tiết các nghiệp vụ phải thu khác

Ví dụ 1 – Hạch toán tài sản cố định thiếu chưa rõ nguyên nhân

Doanh nghiệp A kiểm kê tài sản cố định (TSCĐ) phát hiện thiếu một máy móc có nguyên giá 100 triệu, hao mòn lũy kế 30 triệu. Nguyên nhân chưa xác định.

Bút toán:

Nợ TK 1381 – Tài sản thiếu chờ xử lý: 70.000.000 VNĐ (Giá trị còn lại)

Nợ TK 214 – Hao mòn TSCĐ: 30.000.000 VNĐ

    Có TK 211 – TSCĐ hữu hình: 100.000.000 VNĐ

Ví dụ 2 – Hạch toán chuyển tiền sai tài khoản và hoàn tiền

Ngày 15/03, doanh nghiệp B chuyển nhầm 20.000.000 VNĐ sang tài khoản không phải của nhà cung cấp. Ngày 20/03, ngân hàng hoàn trả số tiền này.

Khi chuyển tiền sai:

Nợ TK 1388 – Phải thu khác: 20.000.000 VNĐ

    Có TK 112 – Tiền gửi ngân hàng: 20.000.000 VNĐ

Khi nhận lại tiền hoàn trả:

Nợ TK 112 – Tiền gửi ngân hàng: 20.000.000 VNĐ

    Có TK 1388 – Phải thu khác: 20.000.000 VNĐ

Ví dụ 3 – Hạch toán chi hộ bên thứ ba, thu hồi các khoản chi phí

Doanh nghiệp C chi hộ 5.000.000 VNĐ tiền dịch vụ cho đối tác D theo thỏa thuận. Đối tác D cam kết hoàn trả trong tuần.

Khi chi hộ:

Nợ TK 1388 – Phải thu khác: 5.000.000 VNĐ

    Có TK 111 – Tiền mặt (hoặc TK 112): 5.000.000 VNĐ

Khi thu hồi tiền từ đối tác D:

Nợ TK 111 – Tiền mặt (hoặc TK 112): 5.000.000 VNĐ

    Có TK 1388 – Phải thu khác: 5.000.000 VNĐ

Hướng dẫn đánh giá lại các khoản bằng ngoại tệ

Các khoản phải thu khác có gốc ngoại tệ (ví dụ: cầm cố, ký quỹ bằng ngoại tệ) cần được đánh giá lại vào cuối kỳ kế toán theo tỷ giá giao dịch thực tế hoặc tỷ giá bình quân liên ngân hàng. Chênh lệch tỷ giá phát sinh (doanh thu hoặc chi phí) sẽ được ghi nhận vào TK 413 – Chênh lệch tỷ giá hối đoái hoặc TK 515/635 tùy thuộc vào bản chất nghiệp vụ và chính sách kế toán doanh nghiệp theo Thông tư 133/200.

Quy trình kiểm soát, xử lý và dự phòng khoản phải thu khác

Truy tìm nguyên nhân và xử lý tài sản thiếu

Sau khi ghi nhận tài sản thiếu vào TK 1381, doanh nghiệp cần khẩn trương truy tìm nguyên nhân và xác định trách nhiệm. Quá trình này bao gồm việc kiểm tra lại chứng từ, đối chiếu sổ sách, kiểm tra quy trình quản lý, và phỏng vấn các cá nhân liên quan. Mục tiêu là để có cơ sở rõ ràng cho việc xử lý tiếp theo, tránh để khoản thiếu hụt kéo dài và trở thành nợ khó đòi.

Lập biên bản, quyết định và chuyển số dư từ TK 1381 sang các tài khoản liên quan

Khi đã xác định được nguyên nhân và trách nhiệm, doanh nghiệp cần lập biên bản cụ thể và ra quyết định xử lý. Tùy thuộc vào kết quả, số dư trên TK 1381 sẽ được chuyển sang các tài khoản phù hợp:

+ Nếu do lỗi cá nhân: Nợ TK 334 (Phải trả người lao động) / TK 1388 (nếu chưa thu ngay) / TK 111, 112 (nếu thu ngay) – Có TK 1381.

+ Nếu do thiên tai, hỏa hoạn: Nợ TK 811 (Chi phí khác) – Có TK 1381.

+ Nếu chưa rõ nguyên nhân hoặc thuộc chi phí kinh doanh: Nợ TK 632 (Giá vốn hàng bán) / TK 642 (Chi phí quản lý doanh nghiệp) – Có TK 1381.

Trích lập dự phòng tổn thất cho khoản phải thu khó đòi

Đối với các khoản phải thu khác trên TK 1388 (trừ TK 1381, 1386) đã quá hạn thanh toán hoặc có khả năng không thu hồi được, doanh nghiệp cần xem xét trích lập dự phòng phải thu khó đòi. Việc này giúp phản ánh đúng giá trị thực của các khoản phải thu trên báo cáo tài chính. Kế toán sẽ ghi Nợ TK 642 (Chi phí quản lý doanh nghiệp) và Có TK 229 (Dự phòng tổn thất tài sản) theo quy định tại Thông tư 133/200.

Bài viết cùng chủ đề