Hạch toán thuế GTGT không được khấu trừ vào tài khoản nào? – 05 lưu ý quan trọng

Hướng dẫn chi tiết hạch toán thuế GTGT không được khấu trừ theo quy định mới nhất, kèm ví dụ, số liệu và giải đáp các câu hỏi thường gặp.

I. Thuế GTGT không được khấu trừ là gì?

1.1. Định nghĩa

Thuế GTGT không được khấu trừ là khoản thuế giá trị gia tăng đầu vào của hàng hóa, dịch vụ mà doanh nghiệp mua vào nhưng không đủ điều kiện để được khấu trừ theo quy định pháp luật.

Nói cách khác, thay vì được bù trừ với số thuế GTGT đầu ra phải nộp, khoản thuế này buộc doanh nghiệp phải ghi nhận vào chi phí hoặc vào nguyên giá tài sản cố định. Đây chính là lý do khiến kế toán phải xử lý cẩn trọng, tránh hạch toán sai tài khoản.

1.2. Đặc điểm

+ Phát sinh từ hóa đơn, chứng từ không đủ điều kiện khấu trừ.

+ Không làm giảm nghĩa vụ thuế GTGT phải nộp, mà trở thành chi phí hợp lý nếu đáp ứng yêu cầu về hạch toán.

+ Có thể tính vào chi phí quản lý doanh nghiệp (TK 642) hoặc tính vào nguyên giá tài sản cố định (TK 211, 213).

1.3. Cơ sở pháp lý

Các văn bản pháp lý điều chỉnh trực tiếp việc hạch toán thuế GTGT không được khấu trừ gồm:

+ Luật Thuế GTGT 2008 (được sửa đổi, bổ sung).

+ Thông tư 219/201BTC3/TT– hướng dẫn thi hành Luật thuế GTGT.

+ Thông tư 26/2015/TT-BTC – bổ sung, sửa đổi một số quy định liên quan đến điều kiện khấu trừ.

+ Thông tư 200/2014/TT-BTC – chế độ kế toán doanh nghiệp, quy định hệ thống tài khoản.

Tham khảo thêm: Hạch toán thuế GTGT không được khấu trừ

II. Nguyên tắc hạch toán thuế GTGT không được khấu trừ

Theo khoản 9 Điều 14 Thông tư 219/2013/TT-BTC (đã được sửa đổi, bổ sung), nguyên tắc về thuế GTGT đầu vào không được khấu trừ được quy định như sau:

+ Số thuế GTGT đầu vào không được khấu trừ thì doanh nghiệp được hạch toán vào chi phí để tính thuế TNDN, hoặc tính vào nguyên giá của tài sản cố định.

+ Ngoại lệ: Trường hợp mua hàng hóa, dịch vụ từ 20 triệu đồng trở lên nhưng không có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt, thì thuế GTGT đầu vào này không được hạch toán vào chi phí hợp lý.

Nguyên tắc này giúp doanh nghiệp:

1. Ghi nhận đúng bản chất của chi phí.

2. Tránh việc “khai khống” khấu trừ thuế.

3. Đảm bảo chi phí tính thuế TNDN phù hợp và hợp pháp.

III. Các trường hợp phát sinh thuế GTGT không được khấu trừ

Kế toán cần nắm rõ những trường hợp mà thuế GTGT đầu vào không đủ điều kiện khấu trừ, từ đó có cơ sở để thực hiện hạch toán thuế GTGT không được khấu trừ chính xác.

3.1. Trường hợp không có hóa đơn, chứng từ hợp lệ

Hóa đơn GTGT không hợp pháp.

Hóa đơn bị tẩy xóa, sai sót nghiêm trọng.

Hóa đơn khống, hóa đơn giả.

3.2. Trường hợp không có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt

Hóa đơn từ 20 triệu đồng trở lên nhưng thanh toán bằng tiền mặt.

Không có chứng từ chuyển khoản hoặc phương thức thanh toán hợp pháp khác.

3.3. Trường hợp hàng hóa, dịch vụ dùng cho hoạt động không chịu thuế GTGT

Ví dụ: hàng hóa, dịch vụ sử dụng cho sản xuất kinh doanh hàng hóa dịch vụ không chịu thuế GTGT theo Điều 4 Thông tư 219/2013/TT-BTC.

3.4. Các trường hợp đặc thù khác

Chi phí mua vào không liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh.

Hóa đơn mang tên tổ chức, cá nhân khác (không đứng tên doanh nghiệp).

Hóa đơn điều chỉnh giảm giá trị thuế GTGT.

IV. Hạch toán thuế GTGT không được khấu trừ vào tài khoản nào?

Đây là câu hỏi quan trọng nhất: Hạch toán thuế GTGT không được khấu trừ vào tài khoản nào?

Căn cứ Thông tư 200/2014/TT-BTC, có 2 hướng xử lý chính:

4.1. Hạch toán vào chi phí sản xuất, kinh doanh

+ Nếu thuế GTGT không được khấu trừ liên quan đến hàng hóa, dịch vụ dùng cho hoạt động thường xuyên, thì kế toán ghi nhận vào:

Nợ TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp (chi phí quản lý chung).

Hoặc Nợ TK 641 – Chi phí bán hàng (nếu phát sinh trong hoạt động bán hàng).

Ví dụ bút toán:

Nợ TK 642: Số thuế GTGT không được khấu trừ

   Có TK 3331: Thuế GTGT phải nộp

4.2. Hạch toán vào nguyên giá tài sản cố định

+ Nếu thuế GTGT không được khấu trừ gắn liền với mua sắm tài sản cố định (TSCĐ), thì số thuế này được cộng vào nguyên giá của TSCĐ.

+ Tài khoản sử dụng:

Nợ TK 211 – TSCĐ hữu hình.

Nợ TK 213 – TSCĐ vô hình.

Ví dụ bút toán:

Nợ TK 211: Nguyên giá TSCĐ (bao gồm cả thuế GTGT không được khấu trừ)

   Có TK 3331: Thuế GTGT phải nộp

V. Quy trình hạch toán thuế GTGT không được khấu trừ

Để hạch toán thuế GTGT không được khấu trừ đúng chuẩn, kế toán cần thực hiện theo các bước sau:

Bước 1. Xác định khoản thuế GTGT không được khấu trừ

Kiểm tra hóa đơn, chứng từ.

Đối chiếu điều kiện khấu trừ theo Thông tư 219/2013/TT-BTC và Thông tư 26/2015/TT-BTC.

Bước 2. Xác định tài khoản phù hợp

Liên quan chi phí SXKD → ghi nhận TK 641, 642.

Liên quan TSCĐ → ghi nhận TK 211, 213.

Bước 3. Lập bút toán hạch toán

Ghi rõ số tiền thuế GTGT không được khấu trừ.

Gắn với chứng từ hợp lệ để tránh rủi ro khi quyết toán thuế.

Bước 4. Cập nhật vào báo cáo tài chính và báo cáo thuế

Ghi nhận chi phí hợp lý để tính thuế TNDN.

Theo dõi riêng để phục vụ đối chiếu với cơ quan thuế.

VI. Ví dụ cụ thể về hạch toán thuế GTGT không được khấu trừ

Ví dụ 1: Hạch toán vào chi phí

Công ty A mua văn phòng phẩm trị giá 22 triệu đồng (chưa VAT), VAT 10% là 2,2 triệu đồng. Công ty thanh toán bằng tiền mặt.

Vì hóa đơn trên 20 triệu đồng nhưng thanh toán tiền mặt, nên thuế GTGT 2,2 triệu đồng không được khấu trừ.

Bút toán:

Nợ TK 642: 2.200.000 (Chi phí quản lý doanh nghiệp)

   Có TK 3331: 2.200.000

Ví dụ 2: Hạch toán vào nguyên giá TSCĐ

Công ty B mua một máy in phục vụ hoạt động văn phòng:

+ Giá trị: 50 triệu đồng (chưa VAT).

+ VAT: 5 triệu đồng.

+ Thanh toán bằng tiền mặt.

→ Thuế GTGT 5 triệu đồng không được khấu trừ, phải cộng vào nguyên giá TSCĐ.

Bút toán:

Nợ TK 211: 55.000.000 (Nguyên giá máy in bao gồm VAT không khấu trừ)

   Có TK 3331: 5.000.000

   Có TK 111: 50.000.000

VII. Tác động của thuế GTGT không được khấu trừ đến doanh nghiệp

Việc phát sinh thuế GTGT không được khấu trừ ảnh hưởng đến nhiều khía cạnh:

1. Tăng chi phí: Thuế GTGT không được khấu trừ sẽ làm tăng chi phí hợp lý hoặc nguyên giá TSCĐ.

2. Ảnh hưởng lợi nhuận: Lợi nhuận kế toán và lợi nhuận tính thuế TNDN sẽ bị giảm.

3. Ảnh hưởng dòng tiền: Doanh nghiệp phải chi thêm khoản thuế này mà không được khấu trừ.

4. Rủi ro pháp lý: Nếu hạch toán sai tài khoản hoặc kê khai không đúng, doanh nghiệp có thể bị phạt thuế.

VIII. Các câu hỏi thường gặp về hạch toán thuế GTGT không được khấu trừ

8.1. Thuế GTGT không được khấu trừ có được tính vào chi phí hợp lý không?

Có. Theo khoản 9 Điều 14 Thông tư 219/2013/TT-BTC, số thuế GTGT không được khấu trừ thì doanh nghiệp được hạch toán vào chi phí để tính thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN) hoặc cộng vào nguyên giá TSCĐ. Tuy nhiên, nếu hóa đơn có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên mà thanh toán bằng tiền mặt thì không được tính vào chi phí hợp lý.

8.2. Hạch toán thuế GTGT không được khấu trừ vào tài khoản nào?

Nếu phát sinh trong hoạt động SXKD thường xuyên → ghi nhận vào TK 641 (Chi phí bán hàng) hoặc TK 642 (Chi phí quản lý doanh nghiệp).

Nếu liên quan đến mua sắm TSCĐ → ghi nhận vào TK 211 (TSCĐ hữu hình) hoặc TK 213 (TSCĐ vô hình).

8.3. Khi nào thuế GTGT đầu vào không được khấu trừ?

Một số trường hợp phổ biến:

+ Hóa đơn không hợp lệ, hóa đơn khống, hóa đơn giả.

+ Hóa đơn từ 20 triệu đồng trở lên nhưng không có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.

+ Hàng hóa, dịch vụ sử dụng cho hoạt động không chịu thuế GTGT.

+ Hóa đơn đứng tên cá nhân, tổ chức khác, không mang tên doanh nghiệp.

8.4. Thuế GTGT không được khấu trừ của TSCĐ có cần phân bổ dần không?

Không. Số thuế GTGT không được khấu trừ liên quan đến TSCĐ sẽ được cộng thẳng vào nguyên giá TSCĐ và sau đó phân bổ chi phí qua khấu hao theo quy định.

8.5. Nếu doanh nghiệp hạch toán sai thuế GTGT không được khấu trừ thì có bị phạt không?

Có. Nếu doanh nghiệp hạch toán thuế GTGT không được khấu trừ vào TK 133 (Thuế GTGT được khấu trừ) sai quy định, cơ quan thuế có thể loại trừ chi phí này khi quyết toán, đồng thời phạt doanh nghiệp vì kê khai sai, chậm nộp hoặc trốn thuế.

9.6. Thuế GTGT không được khấu trừ có ảnh hưởng đến báo cáo tài chính không?

Có. Khi phát sinh thuế GTGT không được khấu trừ, chi phí của doanh nghiệp sẽ tăng lên, làm giảm lợi nhuận sau thuế. Ngoài ra, đối với TSCĐ, nguyên giá sẽ cao hơn và chi phí khấu hao hằng năm cũng tăng theo.

IX. Kết luận

Như vậy, để trả lời câu hỏi “Hạch toán thuế GTGT không được khấu trừ vào tài khoản nào?”, có thể tổng kết như sau:

+ Nếu liên quan đến chi phí SXKD → ghi nhận vào TK 641 hoặc TK 642.

+ Nếu liên quan đến mua sắm TSCĐ → ghi nhận vào TK 211 hoặc TK 213.

Việc thực hiện đúng nguyên tắc hạch toán thuế GTGT không được khấu trừ sẽ giúp doanh nghiệp:

+ Ghi nhận chi phí hợp lý, hợp lệ.

+ Tránh rủi ro khi quyết toán thuế.

+ Quản lý tài chính minh bạch, chính xác.

👉 Doanh nghiệp nên xây dựng quy trình kiểm tra chứng từ chặt chẽ, đồng thời đào tạo kế toán viên nắm chắc quy định pháp luật để xử lý đúng ngay từ đầu.

Bài viết cùng chủ đề