Bí quyết hạch toán và phân bổ chi phí mua hàng tối ưu trong doanh nghiệp 2025

Hướng dẫn hạch toán chi phí mua hàng và cách phân bổ chi phí hợp lý trong doanh nghiệp, giúp quản lý tài chính minh bạch, tiết kiệm chi phí và nâng cao hiệu quả kinh doanh.

Chi phí mua hàng

I. Chi phí mua hàng là gì?

1. Khái niệm chi phí mua hàng

Chi phí mua hàng là toàn bộ các khoản chi phí mà doanh nghiệp phải bỏ ra để có thể đưa nguyên vật liệu, hàng hóa về đến kho, sẵn sàng cho quá trình sản xuất hoặc bán ra thị trường.

2. Các loại chi phí mua hàng phổ biến

Các loại chi phí mua hàng

+ Chi phí vận chuyển, bốc dỡ: bao gồm các khoản chi phí vận chuyển hàng từ nơi mua về kho doanh nghiệp, chi phí bốc dỡ hàng hóa, phí lưu kho bãi tạm thời trong quá trình vận chuyển.

+ Chi phí bảo hiểm hàng hóa: doanh nghiệp thường mua bảo hiểm để phòng ngừa rủi ro trong quá trình vận chuyển, đặc biệt với hàng nhập khẩu hoặc hàng giá trị cao.

+ Chi phí hải quan và thuế nhập khẩu: áp dụng với hàng hóa nhập khẩu, bao gồm lệ phí hải quan, thuế nhập khẩu, thuế giá trị gia tăng (VAT) hàng nhập khẩu và các khoản phí liên quan khác.

+ Chi phí mua ngoài dịch vụ liên quan đến mua hàng: bao gồm phí kiểm định chất lượng, phí thuê tư vấn mua hàng, phí thuê kho lưu trữ, dịch vụ logistics.

+ Chi phí khấu hao tài sản liên quan đến mua hàng: Nếu doanh nghiệp có sử dụng phương tiện vận tải hoặc kho bãi của mình để phục vụ việc nhập hàng thì chi phí khấu hao tài sản cũng được tính vào chi phí mua hàng.

+ Chi phí khác liên quan trực tiếp đến quá trình mua hàng: Chẳng hạn như chi phí điện thoại, giao dịch, hoa hồng cho đơn vị trung gian, hoặc chi phí chứng từ phục vụ giao dịch.

II. Chi phí mua hàng đối với hàng hóa trong nước và hàng nhập khẩu

1. Chi phí mua hàng đối với hàng hóa trong nước

Khi doanh nghiệp mua hàng hóa từ thị trường nội địa, sẽ phát sinh nhiều khoản chi phí liên quan. Một số chi phí phổ biến có thể kể đến như: chi phí vận chuyển, bốc dỡ hàng hóa, thuê kho bảo quản, chi phí nhân công thực hiện việc mua hàng hoặc dịch vụ logistics trong nước.

Để những chi phí này được tính là chi phí hợp lý, hợp lệ trong doanh nghiệp, cần thỏa mãn các điều kiện sau:

+ Chi phí phải liên quan trực tiếp đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.

+ Có hóa đơn, chứng từ hợp pháp theo đúng quy định của pháp luật.

+ Với hóa đơn có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên, doanh nghiệp bắt buộc phải thực hiện thanh toán qua ngân hàng để được chấp nhận khi hạch toán.

2. Chi phí mua hàng đối với hàng nhập khẩu

Đối với hàng hóa nhập khẩu, ngoài các chi phí tương tự như hàng hóa trong nước (vận chuyển, bốc dỡ, lưu kho bãi…), doanh nghiệp còn phải chịu thêm nhiều khoản phát sinh đặc thù như:

+ Phí làm thủ tục hải quan, lệ phí hải quan.

+ Thuế nhập khẩu, thuế giá trị gia tăng (VAT) khâu nhập khẩu.

+ Thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế bảo vệ môi trường (nếu thuộc diện áp dụng).

+ Chi phí dịch vụ logistics quốc tế: vận tải biển, vận tải hàng không, bảo hiểm hàng hóa quốc tế.

Điều kiện để các chi phí nhập khẩu được ghi nhận là chi phí hợp lý cũng tương tự hàng hóa trong nước: cần chứng từ hợp pháp và liên quan trực tiếp đến hoạt động kinh doanh. Ngoài ra, với hàng nhập khẩu, doanh nghiệp bắt buộc phải có thêm tờ khai hải quan, chứng từ nộp thuế và lệ phí liên quan để hợp thức hóa chi phí.

III. Hạch toán chi phí mua hàng

Hạch toán chi phí mua hàng

Trong kế toán doanh nghiệp, toàn bộ chi phí mua hàng phát sinh đều phải được cộng gộp vào giá gốc hàng hóa nhập kho. Trường hợp chi phí mua hàng liên quan đến nhiều mặt hàng khác nhau, kế toán cần thực hiện phân bổ chi phí theo hai tiêu thức chính:

+ Theo số lượng hàng hóa

+ Theo giá trị hàng hóa

Điều này giúp đảm bảo tính chính xác và công bằng trong việc phân bổ chi phí, phản ánh đúng giá trị thực tế của từng loại hàng tồn kho.

3.1. Hạch toán chi phí mua hàng nhập kho

Khi doanh nghiệp nhập hàng hóa hoặc nguyên vật liệu về kho và đã nhận hóa đơn từ nhà cung cấp nhưng chưa thanh toán, kế toán cần ghi nhận nghiệp vụ như sau:

Nợ các tài khoản:

+ TK 156: Hàng hóa (nếu hàng mua về dùng để kinh doanh, bán ra).

+ TK 152: Nguyên vật liệu (nếu là nguyên vật liệu phục vụ sản xuất hoặc chế biến);

+ TK 133: Thuế GTGT đầu vào (nếu có thuế GTGT được khấu trừ).

Có tài khoản:

+ TK 331: Phải trả người bán: phản ánh số tiền còn nợ nhà cung cấp.

Khi thanh toán cho nhà cung cấp:

Nợ tài khoản:

+ TK 331: Phải trả người bán.

Có các tài khoản:

+ TK 111: Tiền mặt;

+ TK 112: Tiền gửi ngân hàng.

3.2. Hạch toán chi phí vận chuyển, bốc dỡ hàng hóa

Trong quá trình mua hàng, doanh nghiệp thường phát sinh thêm chi phí vận chuyển, bốc dỡ. Các khoản chi phí này có thể được xử lý theo hai hướng tùy thuộc vào chính sách kế toán của doanh nghiệp:

a) Nếu chi phí vận chuyển được cộng vào giá trị hàng mua:

Nợ các tài khoản:

+ TK 156 – Hàng hóa: đối với hàng mua để kinh doanh.

+ TK 152 – Nguyên vật liệu: đối với nguyên vật liệu phục vụ sản xuất.

+ TK 133 – Thuế GTGT đầu vào (nếu có).

Có các tài khoản:

+ TK 331 – Phải trả người bán.

+ TK 111, 112 – Tiền mặt hoặc Tiền gửi ngân hàng, tùy phương thức thanh toán.

b) Nếu chi phí vận chuyển được ghi nhận riêng vào chi phí bán hàng:

Nợ các tài khoản:

+ TK 641 – Chi phí bán hàng.

+ TK 133 – Thuế GTGT đầu vào (nếu có).

Có các tài khoản:

+ TK 331 – Phải trả người bán.

+ TK 111, 112 – Tiền mặt hoặc Tiền gửi ngân hàng.

3.3. Hạch toán chi phí mua hàng không nhập kho

Trường hợp doanh nghiệp mua hàng hóa hoặc nguyên vật liệu nhưng không nhập kho (sử dụng ngay cho sản xuất hoặc quản lý), kế toán ghi nhận:

a) Nếu hàng hóa phục vụ sản xuất:

Nợ các tài khoản:

+ TK 621: Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp;

+ TK 133: Thuế GTGT đầu vào (nếu có).

Có các tài khoản:

+ TK 331: Phải trả người bán;

+ TK 111, 112: Tiền mặt, tiền gửi ngân hàng.

b) Nếu hàng hóa phục vụ quản lý doanh nghiệp:

Nợ các tài khoản:

+ TK 642: Chi phí quản lý doanh nghiệp;

+ TK 133: Thuế GTGT đầu vào (nếu có).

Có các tài khoản:

+ TK 331: Phải trả người bán;

+ TK 111, 112: Tiền mặt, tiền gửi ngân hàng.

IV. Cách phân bổ chi phí mua hàng

Trường hợp 1: Phân bổ tiêu thức giá trị hàng mua

Chi phí mua hàng phân bổ cho hàng nhập kho = (Tổng chi phí mua hàng/Tổng giá trị hàng mua) x Giá trị từng mặt hàng

Phân bổ chi phí mua hàng theo tiêu thức trị giá hàng mua có độ chính xác cao, nhưng tính toán phức tạp đối với số lượng nhập suất lớn.

Ví dụ 1: Ngày 05/10/2023, Công ty Minh Long mua:

• Điện thoại iPhone 14: 20 chiếc, đơn giá chưa VAT 18.000.000 đồng/chiếc.
• Điện thoại Samsung Galaxy S23: 30 chiếc, đơn giá chưa VAT 15.000.000 đồng/chiếc.

➡ Tổng giá trị hàng hóa chưa VAT:

• iPhone: 20 × 18.000.000 = 360.000.000 đồng
• Samsung: 30 × 15.000.000 = 450.000.000 đồng
• Tổng cộng = 810.000.000 đồng.

Công ty phát sinh chi phí vận chuyển lô hàng về kho là 9.000.000 đồng (chưa VAT 10%), thanh toán bằng chuyển khoản.

• Chi phí vận chuyển cho iPhone:
  000.000 × (360.000.000 / 810.000.000) = 4.000.000 đồng
• Chi phí vận chuyển cho Samsung:
  000.000 × (450.000.000 / 810.000.000) = 5.000.000 đồng

👉 Giá trị ghi nhận:

• iPhone: 360.000.000 + 4.000.000 = 364.000.000 đồng
• Samsung: 450.000.000 + 5.000.000 = 455.000.000 đồng

Bút toán:

• Nợ TK 156 – iPhone: 364.000.000
• Nợ TK 156 – Samsung: 455.000.000
• Nợ TK 1331: (810.000.000 + 9.000.000) × 10% = 81.900.000
• Có TK 112: 900.900.000

Trường hợp 2: Phân bổ theo số lượng hàng nhập kho

Chi phí mua hàng phân bổ cho hàng nhập kho = (tổng chi phí mua hàng/tổng số lượng hàng mua) x số lượng từng mặt hàng

Ví dụ 2: Dữ liệu của ví dụ 1, nhưng phân bổ chi phí mua hàng theo tiêu thức số lượng.

Như vậy, kế toán thực hiện phân bổ chi phí mua hàng theo tiêu thức số lượng như sau:

• Tổng số lượng hàng: 20 + 30 = 50 chiếc.
• Chi phí vận chuyển cho iPhone:
  9.000.000 × (20 / 50) = 3.600.000 đồng
• Chi phí vận chuyển cho Samsung:
  9.000.000 × (30 / 50) = 5.400.000 đồng

Qua ví dụ 1 và ví dụ 2, chúng ta có thể nhận thấy việc phân bố theo tiêu thức “số lượng” thường mang lại giá trị tính không chính xác bằng tiêu thức phân bổ theo “giá trị”. Tuy nhiên, tùy đặc thù mỗi doanh nghiệp mà có thể chọn tiêu thức phân bổ sao cho phù hợp.

V. Những sai lầm thường gặp khi hạch toán chi phí mua hàng

+ Không cộng chi phí vận chuyển, bốc dỡ vào giá trị nhập kho.

+ Hạch toán nhầm chi phí mua hàng vào TK 641 – Chi phí bán hàng.

+ Không phân bổ chi phí khi một chi phí chung liên quan nhiều lô hàng.

+ Ghi nhận sai kỳ kế toán → làm lệch giá vốn và lợi nhuận.

VI. Các câu hỏi thường gặp về chi phí mua hàng

❓ Chi phí vận chuyển hàng hóa hạch toán vào đâu?
👉 Hạch toán vào TK 156 (nếu hàng đã nhập kho) hoặc TK 151 (nếu hàng đang đi đường).

❓ Thuế nhập khẩu có phải chi phí mua hàng không?
👉 Có. Thuế nhập khẩu không được khấu trừ, phải tính vào chi phí mua hàng.

❓ Khác nhau giữa chi phí mua hàng và chi phí bán hàng?
👉 Chi phí mua hàng phát sinh khi nhập nguyên liệu/hàng hóa về kho, còn chi phí bán hàng phát sinh trong quá trình tiêu thụ sản phẩm đến tay khách hàng.

❓ Doanh nghiệp nhỏ áp dụng Thông tư 133 thì dùng tài khoản nào?
👉 Sử dụng TK 611 – Mua hàng để phản ánh toàn bộ chi phí mua hàng.

VII. Kết luận

Chi phí mua hàng là một phần quan trọng trong công tác kế toán, ảnh hưởng trực tiếp đến giá vốn và lợi nhuận doanh nghiệp. Việc hạch toán và phân bổ chi phí mua hàng đúng chuẩn giúp:

• Quản lý tài chính minh bạch.
• Tính toán chính xác giá vốn.
• Đáp ứng đúng yêu cầu pháp luật về kế toán – thuế.

Bài viết cùng chủ đề