Hàng mua đang đi đường có phải hàng tồn kho không?

Hàng mua đang đi đường có phải hàng tồn kho không? Đây là câu hỏi khiến không ít kế toán viên, đặc biệt là những người mới vào nghề hoặc làm việc tại các doanh nghiệp nhỏ và vừa (SME), băn khoăn. Việc xác định đúng bản chất và hạch toán chính xác loại tài sản này không chỉ ảnh hưởng đến tính hợp lệ của báo cáo tài chính mà còn thể hiện năng lực quản lý tài sản của doanh nghiệp. Bài viết này sẽ cung cấp hướng dẫn chi tiết, bám sát các chuẩn mực kế toán Việt Nam, giúp bạn làm rõ vấn đề này và áp dụng vào thực tế một cách hiệu quả.

Hàng mua đang đi đường và vai trò trong quản lý kho

Định nghĩa và phạm vi hàng mua đang đi đường

Hàng mua đang đi đường là những loại vật tư, hàng hóa đã thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp, đã thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán nhưng thực tế chưa nhập kho tại doanh nghiệp. Chúng đang trong quá trình vận chuyển từ nhà cung cấp đến kho của doanh nghiệp. Tài khoản 151 là tài khoản được sử dụng để theo dõi giá trị của những hàng hóa, vật tư này, phản ánh rõ trạng thái tài sản đang trong quá trình lưu chuyển.

Phân biệt hàng mua đang đi đường và hàng tồn kho

Theo Chuẩn mực kế toán số 2 (VAS 02) và Thông tư 200/2014/TT-BTC, hàng tồn kho là tài sản được giữ để bán trong kỳ sản xuất, kinh doanh bình thường; đang trong quá trình sản xuất kinh doanh dở dang; hoặc nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ để sử dụng trong quá trình sản xuất kinh doanh hoặc cung cấp dịch vụ. Dưới đây là bảng so sánh cụ thể:

Mặc dù hàng mua đang đi đường chưa được xếp vào các loại hàng tồn kho cụ thể như nguyên vật liệu hay hàng hóa, nhưng về bản chất tài sản, nó là một phần không thể thiếu của hàng tồn kho khi xét về quyền sở hữu và mục đích sử dụng trong tương lai.

Ví dụ minh họa thực tế trong doanh nghiệp vừa và nhỏ

Một doanh nghiệp SME sản xuất bánh kẹo đặt mua 500kg đường từ nhà cung cấp ở tỉnh khác vào ngày 28/12/2023. Doanh nghiệp đã thanh toán tiền và nhận hóa đơn VAT, nhưng lô hàng dự kiến đến kho vào ngày 03/01/2024. Tại thời điểm lập báo cáo tài chính ngày 31/12/2023, 500kg đường này được xem là “hàng mua đang đi đường”, ghi nhận vào tài khoản 151, chứ không phải nguyên vật liệu trong kho (TK 152) vì chưa thực nhập kho.

Cách hạch toán và xử lý kế toán hàng mua đang đi đường theo Thông tư 200

Nguyên tắc ghi nhận theo giá gốc và các bút toán cơ bản

Hàng mua đang đi đường được ghi nhận theo giá gốc, bao gồm giá mua, thuế không hoàn lại, chi phí vận chuyển, bốc xếp, bảo quản, chi phí liên quan trực tiếp khác, trừ đi các khoản chiết khấu thương mại, giảm giá hàng mua.

+ Khi phát sinh hàng mua đang đi đường: Nợ TK 151 / Có TK 111, 112, 331 (số tiền chưa bao gồm VAT nếu được khấu trừ).

+ Khi hàng về nhập kho: Nợ TK 152, 153, 156 / Có TK 151.

Phương pháp kê khai thường xuyên và kiểm kê định kỳ

+ Phương pháp kê khai thường xuyên: Kế toán theo dõi liên tục tình hình nhập, xuất, tồn của hàng tồn kho. TK 151 được sử dụng để ghi nhận hàng mua đang đi đường và chuyển sang các tài khoản tồn kho khác khi nhập kho.

+ Phương pháp kiểm kê định kỳ: Cuối kỳ, kế toán tiến hành kiểm kê thực tế để xác định giá trị hàng tồn kho cuối kỳ. Theo phương pháp này, hàng mua đang đi đường thường được phản ánh trực tiếp vào các tài khoản tồn kho khi hàng về, không thông qua TK 151. Tuy nhiên, nếu có phát sinh đáng kể vào cuối kỳ kế toán mà chưa nhập kho, doanh nghiệp vẫn có thể sử dụng TK 151 để phản ánh kịp thời, đảm bảo nguyên tắc phù hợp.

Xử lý các tình huống đặc biệt: hàng bị hao hụt, hàng không nhập kho

Nếu hàng mua đang đi đường bị hao hụt, mất mát, kế toán cần xác định nguyên nhân và trách nhiệm. Phần hao hụt trong định mức được tính vào giá trị hàng nhập kho. Phần ngoài định mức sẽ được xử lý theo quy định, ví dụ như ghi nhận vào chi phí khác hoặc yêu cầu bồi thường. Trường hợp hàng không nhập kho vì lý do nào đó, kế toán cần điều chỉnh giảm TK 151 tương ứng và ghi nhận vào các tài khoản phù hợp (ví dụ: TK 1388 nếu chờ xử lý, TK 811 nếu mất mát).

Tác động của hàng mua đang đi đường đến báo cáo tài chính và quản lý doanh nghiệp

Ảnh hưởng đến bảng cân đối kế toán

Hàng mua đang đi đường được trình bày trên Bảng cân đối kế toán tại chỉ tiêu “Hàng tồn kho” trong phần tài sản ngắn hạn. Việc ghi nhận đúng giúp phản ánh chính xác tổng giá trị tài sản lưu động của doanh nghiệp, từ đó ảnh hưởng đến các chỉ số tài chính quan trọng như khả năng thanh toán ngắn hạn. Bỏ sót hàng mua đang đi đường có thể làm giảm tài sản và tăng nợ phải trả, gây sai lệch thông tin.

Vai trò trong quản lý chi phí và dòng tiền

Theo dõi hàng mua đang đi đường giúp doanh nghiệp quản lý tốt hơn chi phí phát sinh liên quan đến quá trình mua sắm, vận chuyển. Nó cũng ảnh hưởng đến dòng tiền khi các khoản thanh toán đã được thực hiện nhưng hàng hóa chưa mang lại giá trị sử dụng. Việc kiểm soát tốt giúp tối ưu hóa vốn lưu động và tránh tình trạng ứ đọng vốn không cần thiết.

Các sai sót phổ biến và cách khắc phục

Một sai sót thường gặp là không ghi nhận hàng mua đang đi đường, đặc biệt vào cuối kỳ kế toán. Điều này làm báo cáo tài chính không phản ánh đúng thực tế tài sản. Để khắc phục, doanh nghiệp cần rà soát kỹ các hợp đồng mua hàng, hóa đơn, chứng từ thanh toán và chứng từ vận chuyển. Thiết lập quy trình kiểm soát nội bộ chặt chẽ để đảm bảo mọi giao dịch mua hàng đều được theo dõi từ khi xuất phát đến khi nhập kho.

FAQ – Giải đáp thắc mắc thường gặp

Hàng mua đang đi đường có phải là hàng tồn kho không?

Về bản chất, hàng mua đang đi đường được coi là một bộ phận của hàng tồn kho xét về quyền sở hữu. Tuy nhiên, về mặt hạch toán, nó được theo dõi riêng biệt trên tài khoản 151 cho đến khi thực tế nhập kho thành nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ hoặc hàng hóa.

Khi nào ghi nhận hàng mua đang đi đường vào tài khoản 151?

Ghi nhận khi hàng hóa, vật tư đã thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp (thường là đã thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán, và đã có hóa đơn/chứng từ hợp lệ) nhưng chưa về đến kho của doanh nghiệp, đặc biệt khi doanh nghiệp áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên.

Phân biệt tài khoản 151 với các tài khoản hàng tồn kho khác như thế nào?

TK 151 theo dõi hàng đang trên đường về. Các tài khoản 152 (Nguyên vật liệu), 153 (Công cụ, dụng cụ), 155 (Thành phẩm), 156 (Hàng hóa) theo dõi hàng đã thực sự nhập kho và sẵn sàng cho các hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.

Việc hiểu rõ và hạch toán chính xác hàng mua đang đi đường là vô cùng quan trọng đối với mọi kế toán viên, đặc biệt là trong bối cảnh các doanh nghiệp SME cần tối ưu hóa quản lý tài sản và lập báo cáo tài chính minh bạch. Tuân thủ Chuẩn mực kế toán Việt Nam, cụ thể là Thông tư 200/2014/TT-BTC và Thông tư 133/2016/TT-BTC cho SME, sẽ giúp doanh nghiệp tránh những sai sót không đáng có và đưa ra quyết định kinh doanh hiệu quả. Hãy thường xuyên rà soát quy trình nội bộ và cập nhật kiến thức để đảm bảo công tác kế toán luôn chính xác và tuân thủ.

Bài viết cùng chủ đề