3. Hóa đơn đầu vào bị bỏ sót thì kê khai bổ sung vào đâu?

Khi phát hiện hóa đơn đầu vào bị bỏ sót, kế toán cần phân biệt rõ bản chất của hóa đơn đó để lựa chọn phương thức kê khai đúng. Có hai tình huống chính:

3.1. Kê khai bổ sung vào kỳ phát sinh hóa đơn

Nếu hóa đơn đầu vào bị bỏ sót dẫn đến thay đổi nghĩa vụ thuế GTGT của kỳ phát sinh (tăng số thuế được khấu trừ hoặc giảm số thuế GTGT phải nộp), thì doanh nghiệp bắt buộc phải kê khai bổ sung trực tiếp vào kỳ phát sinh hóa đơn.

Ví dụ minh họa:

+ Tháng 9/2022, doanh nghiệp mua hàng hóa có thuế GTGT đầu vào 50 triệu đồng nhưng kế toán quên không kê khai.

+ Sau khi phát hiện, kế toán phải lập tờ khai bổ sung tháng 9/2022, điều chỉnh để được khấu trừ đúng số thuế GTGT.

+ Nếu không kê khai bổ sung kỳ này mà đưa vào kỳ hiện tại sẽ bị cơ quan thuế bác bỏ khi quyết toán.

3.2. Kê khai bổ sung tại kỳ hiện tại

Nếu hóa đơn đầu vào bị bỏ sót chỉ làm tăng hoặc giảm số thuế GTGT được khấu trừ chuyển kỳ sau (không làm thay đổi nghĩa vụ thuế phải nộp của kỳ phát sinh), thì doanh nghiệp có thể kê khai ngay trong kỳ tính thuế hiện tại.

Ví dụ minh họa:

+ Hóa đơn mua vào tháng 5/2024 với thuế GTGT đầu vào 20 triệu đồng.

+ Doanh nghiệp chưa kê khai, nhưng nếu kê khai thì số thuế này chỉ làm tăng số khấu trừ chuyển sang kỳ sau (không ảnh hưởng số thuế phải nộp tháng 5/2024).

+ Khi đó, kế toán có thể kê khai ngay trong kỳ hiện tại (tháng 9/2024) mà không cần quay lại tờ khai tháng 5/2024.

👉 Như vậy, để trả lời câu hỏi “Hóa đơn đầu vào bị bỏ sót thì kê khai bổ sung vào kỳ phát sinh hay kỳ hiện tại?”, ta cần xem xét:

+ Nếu ảnh hưởng đến nghĩa vụ thuế → kê khai vào kỳ phát sinh.

+ Nếu chỉ ảnh hưởng đến khấu trừ chuyển kỳ sau → kê khai tại kỳ hiện tại.

4. Hướng dẫn của cơ quan thuế về hóa đơn đầu vào bị bỏ sót

4.1. Công văn 2397/CTBNI-KKKTT năm 2023 – Cục Thuế Bắc Ninh

Cục Thuế tỉnh Bắc Ninh đã có hướng dẫn rõ về việc xử lý hóa đơn đầu vào bị bỏ sót:

+ Nếu phát hiện hóa đơn tháng nào bị bỏ sót thì phải khai bổ sung đúng tờ khai tháng đó.

+ Ví dụ:

Hóa đơn bỏ sót tháng 9/2022 → kê khai bổ sung tháng 9/2022.

Hóa đơn bỏ sót tháng 12/2022 → kê khai bổ sung tháng 12/2022.

Hóa đơn bỏ sót tháng 1/2023 → kê khai bổ sung tháng 1/2023.

Điều này thể hiện quan điểm thống nhất của cơ quan thuế: nguyên tắc kê khai bổ sung là theo kỳ phát sinh hóa đơn.

4.2. Các công văn hướng dẫn tương tự

Ngoài Bắc Ninh, nhiều Cục Thuế địa phương cũng có văn bản khẳng định: hóa đơn đầu vào bị bỏ sót phải kê khai bổ sung đúng kỳ, chỉ ngoại lệ nếu chỉ làm thay đổi số khấu trừ chuyển kỳ sau.

Ví dụ:

+ Công văn của Cục Thuế TP.Hà Nội năm 2022.

+ Công văn của Cục Thuế TP.HCM năm 2023.

Các công văn này đều nhấn mạnh: nếu kế toán đưa hóa đơn đầu vào bị bỏ sót vào kỳ hiện tại mà làm thay đổi nghĩa vụ thuế, thì rủi ro bị cơ quan thuế loại trừ rất cao.

5. Cách kê khai bổ sung khi hóa đơn đầu vào bị bỏ sót

Để xử lý đúng khi phát hiện hóa đơn đầu vào bị bỏ sót, kế toán cần thực hiện các bước sau:

5.1. Xác định kỳ phát sinh hóa đơn

+ Kiểm tra ngày lập hóa đơn.

+ Đối chiếu với sổ sách kế toán và tờ khai thuế GTGT.

+ Xác định hóa đơn thuộc tháng/quý nào bị bỏ sót.

5.2. Lập tờ khai bổ sung

+ Vào phần mềm HTKK hoặc hệ thống eTax.

+ Chọn mục Tờ khai bổ sung.

+ Nhập số liệu điều chỉnh để bổ sung hóa đơn đầu vào bị bỏ sót.

5.3. Nộp bản giải trình bổ sung

+ Trường hợp bổ sung không làm thay đổi nghĩa vụ thuế → nộp bản giải trình (mẫu 01/KHBS).

+ Trường hợp có thay đổi nghĩa vụ thuế → nộp tờ khai bổ sung kèm bản giải trình.

5.4. Nộp bổ sung tiền thuế và tiền chậm nộp (nếu có)

Nếu việc kê khai bổ sung làm tăng số thuế phải nộp, doanh nghiệp phải nộp đủ số thuế và tiền chậm nộp.

👉 Lưu ý: Nếu hóa đơn đầu vào bị bỏ sót thuộc loại không được khấu trừ thuế GTGT (ví dụ: hóa đơn tài sản cố định phải tính vào nguyên giá), thì không cần kê khai bổ sung, chỉ cần lưu trữ để phục vụ hạch toán kế toán.

6. Cách tra cứu hóa đơn đầu vào để tránh bỏ sót

Để hạn chế tình trạng hóa đơn đầu vào bị bỏ sót, kế toán nên thường xuyên tra cứu hóa đơn trên Cổng thông tin điện tử Tổng cục Thuế.

Các bước thực hiện:

1. Truy cập: https://hoadondientu.gdt.gov.vn.

2. Đăng nhập bằng mã số thuế và mật khẩu.

3. Chọn [Tra cứu] → [Tra cứu hóa đơn].

4. Chọn mục [Tra cứu hóa đơn điện tử mua vào].

5. Nhập khoảng thời gian cần tra cứu (tối đa 31 ngày/lần).

6. Chọn [Kết quả kiểm tra] gồm:

Đã cấp mã hóa đơn.

Tổng cục thuế đã nhận không mã.

7. Hệ thống trả về danh sách hóa đơn đầu vào có mã và không mã.

👉 Kế toán nên lập lịch định kỳ tra cứu hóa đơn đầu vào hàng tháng để tránh bỏ sót khi kê khai thuế.

7. Câu hỏi thường gặp (FAQ) về hóa đơn đầu vào bị bỏ sót

Câu 1: Hóa đơn đầu vào bị bỏ sót có được khấu trừ thuế GTGT không?

👉 Có, miễn là hóa đơn hợp pháp và kê khai bổ sung trước khi cơ quan thuế công bố quyết định kiểm tra, thanh tra.

Câu 2: Hóa đơn đầu vào bị bỏ sót nhiều tháng thì xử lý thế nào?

👉 Doanh nghiệp phải kê khai bổ sung từng tháng phát sinh hóa đơn. Không được gộp chung vào một kỳ hiện tại.

Câu 3: Hóa đơn đầu vào bị bỏ sót nhưng không làm thay đổi số thuế GTGT phải nộp thì có cần kê khai bổ sung không?

👉 Trường hợp này chỉ cần nộp bản giải trình bổ sung, không cần nộp tờ khai bổ sung.

Câu 4: Nếu kê khai sai, doanh nghiệp có bị xử phạt không?

👉 Nếu kê khai sai dẫn đến thiếu số thuế phải nộp thì doanh nghiệp bị truy thu và nộp tiền chậm nộp, có thể kèm phạt vi phạm hành chính.

Câu 5: Có thời hạn nào để kê khai bổ sung hóa đơn đầu vào bị bỏ sót không?

👉 Có, trong vòng 10 năm kể từ ngày hết hạn nộp hồ sơ khai thuế của kỳ có sai sót.

8. Kết luận

+ Hóa đơn đầu vào bị bỏ sót cần được xử lý đúng quy định để tránh rủi ro thuế.

+ Nếu ảnh hưởng đến nghĩa vụ thuế → kê khai bổ sung vào kỳ phát sinh.

+ Nếu chỉ ảnh hưởng đến số thuế khấu trừ chuyển kỳ sau → được kê khai tại kỳ hiện tại.

+ Cần thường xuyên tra cứu hóa đơn điện tử để hạn chế sai sót.

👉 Doanh nghiệp nên xây dựng quy trình kiểm soát hóa đơn đầu vào chặt chẽ, đồng thời trang bị kiến thức pháp lý cho kế toán để không gặp rắc rối khi xử lý tình huống hóa đơn đầu vào bị bỏ sót.

Bài viết cùng chủ đề