Hóa đơn thương mại và hóa đơn giá trị gia tăng: 7 lưu ý kế toán cần nắm rõ năm 2025

Khám phá 7 lưu ý quan trọng về hóa đơn thương mại và hóa đơn GTGT năm 2025, giúp kế toán tránh sai sót, tuân thủ luật và tối ưu quản lý thuế.

I. Hóa đơn thương mại là gì?

Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice) là chứng từ cơ bản trong giao dịch xuất nhập khẩu. Đây là tài liệu do bên bán lập, ghi nhận toàn bộ chi tiết về hàng hóa, điều kiện giao hàng, phương thức thanh toán và được sử dụng làm căn cứ quan trọng trong thủ tục hải quan.

Theo thông lệ quốc tế, hóa đơn thương mại có 2 vai trò chính:

• Là chứng từ thanh toán giữa người mua và người bán.

• Là cơ sở để tính thuế xuất nhập khẩu, phí bảo hiểm và các loại chi phí liên quan khác.

Nội dung bắt buộc trên hóa đơn thương mại

Theo UCP 600 – Quy tắc thực hành thống nhất về tín dụng chứng từ, hóa đơn thương mại không có mẫu cố định, nhưng cần đảm bảo những thông tin cốt lõi:

• Người xuất khẩu: Tên, địa chỉ, quốc gia.

• Người nhập khẩu: Tên, địa chỉ, thông tin liên hệ.

• Số hóa đơn và ngày phát hành: Cơ sở lưu trữ hồ sơ và đối chiếu.

• Phương thức vận chuyển: Ghi rõ loại hình (đường biển, đường hàng không…).

• Điều khoản giao hàng & thanh toán: Theo Incoterms (FOB, CIF…) và phương thức thanh toán (TT, L/C…).

• Thông tin hàng hóa: Số lượng, trọng lượng, tổng giá trị.

• Dấu và chữ ký của bên bán (có thể có cả bên mua).

Ngoài ra, tùy thỏa thuận, hóa đơn thương mại có thể bổ sung các thông tin khác phục vụ mục đích quản lý hoặc kiểm tra hải quan.

Vai trò trong nghiệp vụ kế toán – xuất nhập khẩu

• Chức năng thanh toán: Căn cứ để người mua thanh toán tiền hàng.

• Khai báo hải quan: Giá trị ghi trên hóa đơn được dùng để tính thuế xuất nhập khẩu.

• Cơ sở tính bảo hiểm: Doanh nghiệp bảo hiểm dựa vào giá trị trên hóa đơn để tính phí.

👉 Với kế toán xuất nhập khẩu, hóa đơn thương mại là chứng từ bắt buộc phải kiểm tra kỹ trước khi lập tờ khai hải quan, nhằm đảm bảo tính hợp pháp và hợp lệ.

II. Hóa đơn giá trị gia tăng (Hóa đơn đỏ)

Khái niệm

Hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT) là chứng từ do tổ chức, doanh nghiệp khai thuế theo phương pháp khấu trừ lập ra khi:

• Bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ trong nội địa.

• Thực hiện vận tải quốc tế.

• Bán vào khu phi thuế quan hoặc các trường hợp được coi như xuất khẩu.

Đây là căn cứ pháp lý để xác định nghĩa vụ thuế GTGT của doanh nghiệp đối với Nhà nước.

Nội dung bắt buộc trên hóa đơn GTGT

Theo Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP (sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 70/2025/NĐ-CP), hóa đơn GTGT phải có:

• Tên hóa đơn, ký hiệu mẫu số và ký hiệu hóa đơn.

• Số thứ tự hóa đơn.

• Thông tin người bán: Tên, địa chỉ, mã số thuế.

• Thông tin người mua: Tên, địa chỉ, mã số thuế (nếu có).

• Tên hàng hóa/dịch vụ, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền (bằng số và chữ).

• Thuế suất GTGT, số tiền thuế GTGT.

• Chữ ký số hoặc chữ ký người bán, người mua (nếu cần).

• Ngày, tháng, năm lập hóa đơn.

Các hình thức hóa đơn hiện nay

• Hóa đơn giấy: Đã chấm dứt hiệu lực từ 01/07/2022.

• Hóa đơn điện tử: Bắt buộc cho tất cả doanh nghiệp, theo quy định tại Luật Giao dịch điện tử và các văn bản hướng dẫn.

Chức năng của hóa đơn GTGT

• Chứng từ thanh toán: Xác nhận số tiền người mua phải trả.

• Căn cứ tính thuế: Doanh nghiệp dựa vào hóa đơn để kê khai và nộp thuế GTGT.

• Hạch toán kế toán: Là cơ sở ghi nhận doanh thu, chi phí, nghĩa vụ thuế trong báo cáo tài chính.

👉 Với kế toán, hóa đơn GTGT là chứng từ bắt buộc trong mọi giao dịch kinh doanh, đồng thời là tài liệu quan trọng khi quyết toán thuế.

III. So sánh hóa đơn thương mại và hóa đơn giá trị gia tăng

3.1 Điểm giống nhau

• Đều do người bán lập và giao cho người mua.

• Ghi nhận thông tin cơ bản của giao dịch mua bán.

• Là chứng từ để thanh toán và xác định số tiền mà bên mua phải trả cho bên bán.

3.2 Điểm khác nhau

 IV. 7 lưu ý quan trọng kế toán cần nắm rõ năm 2025

1. Phân biệt rõ hóa đơn thương mại và hóa đơn GTGT

• Hóa đơn thương mại chỉ dùng trong giao dịch quốc tế (xuất nhập khẩu).
• Hóa đơn GTGT được dùng cho giao dịch nội địa và là căn cứ kê khai, khấu trừ thuế.

👉 Kế toán cần nắm chắc để không nhầm lẫn khi hạch toán hoặc kê khai.

2. Quy định mới về kê khai thuế GTGT

Từ năm 2025, cơ quan thuế tăng cường kiểm tra việc kê khai thuế GTGT theo hóa đơn điện tử. Việc kê khai sai hoặc thiếu có thể dẫn đến phạt hành chính từ 2 – 5 triệu đồng.

3. Chữ ký điện tử trên hóa đơn

Hóa đơn GTGT phải có chữ ký số hợp lệ của người bán. Trong khi đó, hóa đơn thương mại có thể linh hoạt hơn, nhưng vẫn nên có xác nhận chữ ký để tránh tranh chấp quốc tế.

4. Thời điểm lập hóa đơn

• Hóa đơn thương mại lập theo thời điểm xuất hàng hoặc giao dịch quốc tế.
• Hóa đơn GTGT lập ngay khi cung cấp hàng hóa, dịch vụ trong nước.

Nếu lập sai thời điểm, doanh nghiệp có thể bị xử phạt từ 4 – 8 triệu đồng theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP.

5. Yêu cầu về nội dung bắt buộc

• Hóa đơn GTGT: phải thể hiện thuế suất, số tiền thuế, mã số thuế.
• Hóa đơn thương mại: có thể kèm thêm điều khoản về giao hàng, thanh toán, bảo hiểm.

6. Hóa đơn điện tử áp dụng đồng bộ

Năm 2025, 100% doanh nghiệp bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử. Điều này giúp giảm sai sót, tiết kiệm chi phí nhưng kế toán cần cập nhật phần mềm để đồng bộ dữ liệu.

7. Lưu trữ và xuất trình hóa đơn khi thanh – kiểm tra

Doanh nghiệp phải lưu trữ hóa đơn tối thiểu 10 năm. Khi có yêu cầu từ cơ quan hải quan hoặc thuế, kế toán phải xuất trình đầy đủ, đúng quy định.

📌 Kết luận: Việc nắm rõ sự khác biệt và quy định mới nhất về hóa đơn thương mại và hóa đơn GTGT trong năm 2025 không chỉ giúp kế toán tránh sai phạm, mà còn hỗ trợ doanh nghiệp quản lý tài chính minh bạch, tối ưu thuế và giảm thiểu rủi ro pháp lý.

V. Xử phạt khi nhầm lẫn hoặc sử dụng sai hóa đơn năm 2025

Việc nhầm lẫn hoặc sử dụng sai loại hóa đơn (giữa hóa đơn thương mại và hóa đơn giá trị gia tăng – GTGT) có thể khiến doanh nghiệp đối mặt với nhiều rủi ro pháp lý. Theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP và các văn bản sửa đổi bổ sung, mức xử phạt cụ thể như sau:

• ❌ Lập sai loại hóa đơn (ví dụ: dùng hóa đơn GTGT cho giao dịch xuất khẩu lẽ ra phải dùng hóa đơn thương mại): phạt từ 3 – 5 triệu đồng.

• ❌ Không lập hóa đơn khi bán hàng hóa, dịch vụ: phạt từ 10 – 20 triệu đồng tùy mức độ vi phạm.

• ❌ Ghi sai, thiếu, hoặc không đầy đủ nội dung bắt buộc trên hóa đơn GTGT: phạt từ 2 – 4 triệu đồng.

• ❌ Sử dụng hóa đơn giả, hóa đơn không hợp pháp: bị phạt nặng, có thể từ 20 – 50 triệu đồng, đồng thời truy cứu trách nhiệm hình sự nếu gây hậu quả nghiêm trọng.

• ❌ Chậm lập hóa đơn (sau thời điểm phát sinh nghĩa vụ): phạt từ 4 – 8 triệu đồng.

VI. Giải pháp cho doanh nghiệp

Để hạn chế tối đa rủi ro khi sử dụng hóa đơn thương mại và hóa đơn GTGT, doanh nghiệp cần xây dựng quy trình quản lý chặt chẽ:

• ✅ Đào tạo nhân sự kế toán: thường xuyên cập nhật các quy định mới nhất của pháp luật về hóa đơn, thuế.

• ✅ Sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử: giúp giảm sai sót, tự động hóa kê khai và quản lý hóa đơn.

• ✅ Phân công rõ trách nhiệm: kế toán lập – kế toán trưởng kiểm tra – giám đốc phê duyệt, tránh nhầm lẫn trong quy trình.

• ✅ Kiểm tra định kỳ: rà soát hóa đơn đã phát hành, hóa đơn lưu trữ và đối chiếu với báo cáo thuế.

• ✅ Thuê ngoài dịch vụ kế toán/thuế uy tín: nếu doanh nghiệp nhỏ chưa đủ điều kiện bố trí kế toán trưởng, đây là giải pháp tiết kiệm chi phí mà vẫn đảm bảo tuân thủ.

VII. Kết luận 

Hóa đơn thương mại và hóa đơn GTGT tuy có nhiều điểm giống nhau nhưng lại phục vụ những mục đích khác nhau trong quản lý tài chính và thuế. Việc nắm rõ sự khác biệt, các quy định pháp luật cũng như 7 lưu ý quan trọng sẽ giúp kế toán doanh nghiệp tránh nhầm lẫn, hạn chế rủi ro bị xử phạt và đảm bảo tuân thủ đúng quy định.

Tham khảo thêm: Hóa đơn điện tử

Bài viết cùng chủ đề