Khi nào lập hóa đơn điều chỉnh khi nào lập hóa đơn thay thế

Hóa đơn điều chỉnh là một trong những giải pháp quan trọng khi doanh nghiệp phát hiện sai sót trong quá trình sử dụng hóa đơn điện tử, chẳng hạn như sai mã số thuế, sai số tiền, sai thuế suất hoặc mô tả hàng hóa dịch vụ chưa chính xác. Trong những trường hợp này, doanh nghiệp có thể lập hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế để khắc phục. Tuy nhiên, nếu không nắm rõ sự khác nhau giữa hai loại hóa đơn này, rất dễ dẫn đến sai sót tiếp theo trong quá trình xử lý và kê khai thuế.

Trong bài viết này, chúng tôi sẽ giúp bạn hiểu rõ sự khác nhau giữa hóa đơn điều chỉnh và hóa đơn thay thế, cách sử dụng đúng, đồng thời cập nhật các quy định pháp lý liên quan theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP – nền tảng pháp lý mới nhất về hóa đơn, chứng từ.

I. Cơ sở pháp lý

Căn cứ theo Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP của Chính phủ quy định về xử lý hóa đơn có sai sót, người bán có thể lựa chọn một trong hai phương pháp:

• Lập hóa đơn điều chỉnh
• Lập hóa đơn thay thế

Việc lựa chọn phương pháp nào phụ thuộc vào tính chất sai sót và sự thỏa thuận giữa bên bán – bên mua.

II. Hóa đơn điện tử theo quy định mới là gì?

Theo Điều 3 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, hóa đơn điện tử là chứng từ kế toán thể hiện bằng dữ liệu điện tử, có thể:

• Có mã của cơ quan thuế, hoặc
• Không có mã (do doanh nghiệp lập và gửi trực tiếp cho người mua)

Hóa đơn có sai sót dù thuộc loại có mã hay không có mã đều được xử lý theo hướng dẫn tại Điều 19 của Nghị định này.

III. Phân biệt hóa đơn điều chỉnh và hóa đơn thay thế

Dưới đây là bảng so sánh giúp bạn dễ dàng nhận biết sự khác nhau giữa hóa đơn điều chỉnh và hóa đơn thay thế:

IV. Khi nào nên sử dụng hóa đơn điều chỉnh?

Doanh nghiệp nên sử dụng hóa đơn điều chỉnh khi:

• Sai mã số thuế người mua
• Ghi sai số tiền, sai thuế suất
• Ghi thiếu thông tin về hàng hóa, quy cách, số lượng
• Cần điều chỉnh tăng hoặc giảm giá trị hàng hóa, dịch vụ sau khi hóa đơn đã phát hành

👉 Lưu ý: Có thể lập nhiều hóa đơn điều chỉnh cho cùng một hóa đơn sai sót ban đầu, nhưng mỗi lần điều chỉnh cần ghi rõ nội dung thay đổi và căn cứ gốc.

V. Khi nào nên sử dụng hóa đơn thay thế?

Hóa đơn thay thế được sử dụng khi:

• Toàn bộ nội dung trên hóa đơn cũ bị sai hoặc không còn giá trị sử dụng
• Có sự thay đổi lớn về tên hàng, số lượng, số tiền khiến hóa đơn cũ không thể điều chỉnh cục bộ
• Doanh nghiệp và khách hàng thỏa thuận hủy bỏ hóa đơn cũ, phát hành hóa đơn mới thay thế

👉 Lưu ý: Chỉ được phép lập 1 hóa đơn thay thế cho mỗi hóa đơn sai sót.

VI. Có cần gửi mẫu 04/SS-HĐĐT khi điều chỉnh hóa đơn?

Không cần gửi mẫu 04/SS-HĐĐT trong trường hợp hóa đơn điện tử đã gửi cho người mua và doanh nghiệp xử lý sai sót bằng hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế, theo Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP Tuy nhiên, doanh nghiệp phải thực hiện:

• Lập văn bản thỏa thuận giữa người bán và người mua (nếu có yêu cầu)
• Lập hóa đơn điều chỉnh/thay thế ghi rõ thông tin của hóa đơn sai gốc
• Gửi lại hóa đơn mới cho người mua (nếu không có mã), hoặc gửi cơ quan thuế để cấp mã mới (nếu sử dụng hóa đơn có mã)

VII. Hóa đơn đã điều chỉnh/thay thế có hủy được không?

Không. Hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế không được phép hủy.

Thay vào đó, doanh nghiệp cần:

• Tiếp tục lập hóa đơn điều chỉnh bổ sung, nếu đã chọn phương án điều chỉnh
• Tiếp tục lập hóa đơn thay thế mới, nếu đã chọn phương án thay thế

Việc lặp lại phương pháp xử lý ban đầu là bắt buộc, để đảm bảo tính nhất quán và truy vết đầy đủ thông tin hóa đơn sai sót.

• Tại sao không được hủy hóa đơn đã điều chỉnh/thay thế?

Có 3 lý do chính:

1. Tính pháp lý ràng buộc của hóa đơn điện tử

Hóa đơn sau khi ký số và phát hành là dữ liệu pháp lý, được lưu trữ trên hệ thống thuế. Không thể “xóa bỏ” như hóa đơn giấy truyền thống.

2. Đảm bảo truy xuất và minh bạch

Việc điều chỉnh hoặc thay thế từng bước cho phép cơ quan thuế, người mua, và doanh nghiệp kiểm soát được dòng thời gian phát sinh sai sót – điều chỉnh – khắc phục.

3. Phù hợp với nguyên tắc nhất quán theo Thông tư 78

Một khi doanh nghiệp đã chọn điều chỉnh hoặc thay thế, toàn bộ quy trình xử lý phải duy trì hình thức đó đến khi hoàn chỉnh, nhằm tránh nhầm lẫn trong kê khai thuế.

VIII. Trường hợp đặc biệt: Ngành hàng không

Theo quy định tại Điểm c, Khoản 2, Điều 19, với ngành hàng không:

• Hóa đơn đổi, hoàn chứng từ vận chuyển được coi là hóa đơn điều chỉnh, không bắt buộc ghi dòng “Điều chỉnh cho hóa đơn số…”
• Doanh nghiệp vận chuyển có thể xuất hóa đơn cho các trường hợp hoàn – đổi thay cho đại lý.

IX. Kết luận

• Hiểu đúng và phân biệt rõ hóa đơn điều chỉnh và hóa đơn thay thế là điều kiện quan trọng để doanh nghiệp xử lý sai sót hóa đơn đúng luật, kịp thời và không ảnh hưởng đến nghĩa vụ thuế.
• ✅ Hóa đơn điều chỉnh – dùng khi sai sót nhỏ, có thể cập nhật bổ sung
  ✅ Hóa đơn thay thế – dùng khi hóa đơn sai toàn bộ, cần phát hành lại từ đầu
• Doanh nghiệp nên xây dựng quy trình kiểm tra hóa đơn trước khi phát hành, phối hợp chặt chẽ giữa bộ phận kế toán – bán hàng và sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử tích hợp để giảm thiểu tối đa rủi ro sai sót.

Bài viết cùng chủ đề