Lý do giải trình chậm nộp tờ khai thuế – Doanh nghiệp cần lưu ý

Chậm nộp tờ khai thuế là vi phạm hành chính thường gặp trong công tác kế toán, có thể khiến doanh nghiệp bị xử phạt từ vài triệu đến hàng chục triệu đồng. Để giảm nhẹ chế tài, doanh nghiệp cần nắm rõ các lý do giải trình chậm nộp tờ khai thuế được pháp luật chấp nhận. Bài viết cập nhật đầy đủ mức phạt chậm nộp tờ khai – đây là thông tin thiết yếu giúp kế toán, chủ doanh nghiệp chủ động tuân thủ và quản trị rủi ro thuế hiệu quả.

1. Tổng quát về tờ khai thuế

1.1 Tờ khai thuế là gì?

Theo Điều 3 Luật Quản lý thuế 2019, tờ khai thuế được định nghĩa là văn bản theo mẫu do Bộ trưởng Bộ Tài chính ban hành, được người nộp thuế sử dụng để kê khai các thông tin cần thiết nhằm xác định chính xác số tiền thuế phải nộp vào ngân sách Nhà nước.

Nói cách khác, mục đích của tờ khai thuế không chỉ là thủ tục hành chính bắt buộc mà còn là công cụ giúp cơ quan thuế quản lý chặt chẽ nghĩa vụ tài chính của tổ chức, cá nhân. Thông qua việc kê khai thuế đúng hạn, đúng quy định, người nộp thuế vừa thể hiện sự tuân thủ pháp luật, vừa tránh được các rủi ro về xử phạt hành chính do chậm nộp hoặc kê khai sai lệch.

👉  Như vậy, có thể khẳng định: tờ khai thuế là căn cứ pháp lý quan trọng để xác định nghĩa vụ thuế, đảm bảo tính minh bạch và công bằng trong việc thực hiện nghĩa vụ ngân sách Nhà nước của doanh nghiệp và cá nhân kinh doanh.

1.2 Tầm quan trọng của việc nộp tờ khai thuế đúng hạn

Việc nộp tờ khai thuế đúng hạn đóng vai trò đặc biệt quan trọng trong công tác quản lý tài chính và tuân thủ pháp luật của doanh nghiệp. Theo Luật Quản lý thuế 2019, người nộp thuế có trách nhiệm kê khai trung thực, đầy đủ và nộp tờ khai theo đúng thời hạn quy định. Điều này mang lại những lợi ích thiết thực:

+ Đảm bảo tuân thủ pháp luật: Doanh nghiệp thực hiện đúng hạn giúp tránh các vi phạm hành chính về thuế, đồng thời xây dựng hình ảnh uy tín với cơ quan thuế.

+ Tối ưu quản lý tài chính: Kê khai chính xác và kịp thời hỗ trợ doanh nghiệp chủ động trong kế hoạch dòng tiền, dự báo chi phí và lập kế hoạch kinh doanh.

+ Hạn chế rủi ro kiểm tra thuế: Những đơn vị nộp tờ khai thuế đúng hạn thường ít bị đưa vào diện thanh tra, kiểm tra đột xuất do mức độ rủi ro thấp.

+ Tạo dựng uy tín với đối tác và ngân hàng: Việc minh bạch trong báo cáo và nghĩa vụ thuế giúp doanh nghiệp thuận lợi hơn trong việc vay vốn, kêu gọi đầu tư hoặc ký kết hợp đồng.

2. Lý do giải trình chậm nộp tờ khai thuế

Trong quá trình thực hiện nghĩa vụ thuế, không ít doanh nghiệp rơi vào tình huống chậm nộp tờ khai thuế. Khi đó, doanh nghiệp bắt buộc phải có bản giải trình gửi cơ quan thuế để làm rõ nguyên nhân. Đây là cơ sở quan trọng giúp cơ quan thuế xem xét, giảm nhẹ hoặc miễn phạt trong một số trường hợp đặc biệt.

Những lý do chậm nộp thường gặp gồm:

+ Sự cố kỹ thuật: Vào đúng ngày hạn nộp, hệ thống kê khai thuế điện tử (Etax, iHTKK) bị lỗi hoặc gián đoạn, khiến doanh nghiệp không thể gửi hồ sơ. Trường hợp này, doanh nghiệp có thể nộp bổ sung ngay khi hệ thống hoạt động trở lại và giải trình kèm bằng chứng.

+ Thay đổi nhân sự kế toán: Khi có sự thay đổi kế toán trưởng hoặc nhân viên phụ trách, việc bàn giao công việc chưa kịp thời có thể dẫn đến chậm trễ.

+ Khối lượng công việc lớn: Cuối kỳ kế toán thường có nhiều báo cáo, chứng từ cần xử lý nên dễ dẫn đến việc nộp muộn tờ khai.

+ Chính sách thuế thay đổi: Một số quy định, mẫu biểu kê khai mới ban hành khiến doanh nghiệp chưa kịp cập nhật.

+ Nguyên nhân bất khả kháng: Ví dụ như dịch bệnh, thiên tai, hỏa hoạn… ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động của doanh nghiệp.

3. Thời gian nộp tờ khai thuế các loại

Căn cứ theo quy định tại Điều 44 Luật Quản lý thuế 2019 thì thời hạn nộp tờ khai khai thuế cụ thể như sau:

📌 Lưu ý quan trọng

Trường hợp người nộp thuế khai thuế thông qua giao dịch điện tử trong ngày cuối cùng của thời hạn nộp hồ sơ khai thuế mà cổng thông tin điện tử của cơ quan thuế gặp sự cố, thì người nộp thuế được phép nộp hồ sơ khai thuế và chứng từ nộp thuế điện tử trong ngày tiếp theo sau khi cổng thông tin điện tử hoạt động trở lại.

4. Mức xử phạt hành vi vi phạm về thời hạn nộp hồ sơ khai thuế

Căn cứ theo quy định tại Điều 13 Nghị định 125/2020/NĐ-CP thì mức xử phạt  vi phạm về thời hạn nộp hồ sơ khai thuế cụ thể như sau:

👉 Biện pháp khắc phục hậu quả: Buộc nộp đủ số tiền chậm nộp tiền thuế vào ngân sách nhà nước trong trường hợp nộp thuế chậm nộp theo quy định.

3. Thời hiệu xử phạt vi phạm

Căn cứ Điểm a Khoản 2 Điều 8 Nghị định 125/2020/NĐ-CP, được sửa đổi, bổ sung bởi Khoản 1 Điều 1 Nghị định 102/2021/NĐ-CP (có hiệu lực từ ngày 01/01/2022), thời hiệu xử phạt vi phạm hành chính về thuế là 02 năm, kể từ ngày thực hiện hành vi vi phạm.

Trong đó:

+ Đối với các trường hợp 1, 2, 3, 4.1, 4.2:
Thời điểm xác định ngày thực hiện hành vi vi phạm là ngày người nộp thuế thực hiện đăng ký thuế, thông báo với cơ quan thuế hoặc nộp hồ sơ khai thuế.

+ Đối với các trường hợp 4.3 và 4.4:
Thời điểm xác định ngày thực hiện hành vi vi phạm là ngày người có thẩm quyền thi hành công vụ phát hiện hành vi vi phạm.

5. Kết luận

Chậm nộp tờ khai thuế là hành vi vi phạm hành chính phổ biến nhưng hoàn toàn có thể phòng tránh nếu doanh nghiệp chủ động quản lý dòng thời gian kê khai, cập nhật quy định pháp luật và ứng dụng công nghệ hỗ trợ. Trong trường hợp phát sinh sự cố, việc lập công văn giải trình chậm nộp tờ khai thuế rõ ràng, trung thực và kèm chứng cứ cụ thể sẽ giúp doanh nghiệp giảm nhẹ hoặc miễn trừ mức xử phạt.

👉 Nếu doanh nghiệp của bạn đang gặp khó khăn trong việc kê khai và giải trình thuế, hãy liên hệ ngay với Dịch vụ kế toán ANTA để được tư vấn và hỗ trợ chuyên nghiệp. Đội ngũ chuyên gia nhiều năm kinh nghiệm sẽ đồng hành cùng bạn, đảm bảo tuân thủ pháp luật và tối ưu hóa quản trị tài chính.

6. Câu hỏi thường gặp (FAQ)

Câu 1: Chậm nộp tờ khai thuế có bị coi là trốn thuế không?

👉 Không. Chậm nộp tờ khai thuế được coi là vi phạm hành chính về thủ tục thuế, không phải hành vi trốn thuế. Tuy nhiên, nếu quá hạn 90 ngày và có phát sinh số thuế phải nộp, doanh nghiệp vẫn bị xử phạt khá nặng và buộc nộp đủ số tiền thuế cùng tiền chậm nộp.

Câu 2: Nếu hệ thống khai thuế điện tử bị lỗi vào ngày cuối cùng thì doanh nghiệp phải làm gì?

👉 Theo Luật Quản lý thuế 2019, nếu cổng thông tin điện tử của cơ quan thuế gặp sự cố trong ngày cuối cùng của hạn nộp, người nộp thuế được phép nộp hồ sơ và chứng từ điện tử vào ngày kế tiếp sau khi hệ thống hoạt động trở lại. Đây là trường hợp hợp lệ khi giải trình.

Bài viết cùng chủ đề