Nghị định 123 về hóa đơn điện tử: Cập nhật mới nhất và những điểm cần lưu ý 2025
Ngày 19/10/2020, Chính phủ đã ban hành Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về hóa đơn, chứng từ. Đây được xem là văn bản pháp luật quan trọng, đặt nền móng cho quá trình chuyển đổi số của các doanh nghiệp tại Việt Nam.
Với những cập nhật mới nhất và sự thay đổi không ngừng của chính sách, việc nắm vững Nghị định 123 về hóa đơn điện tử là điều kiện tiên quyết để các doanh nghiệp tuân thủ đúng pháp luật và tối ưu hóa quy trình kinh doanh. Bài viết này sẽ cung cấp một cái nhìn toàn diện về những điểm mới, các quy định quan trọng và những lưu ý cần thiết cho doanh nghiệp trong năm 2025.
I. Tổng quan về Nghị định 123 về hóa đơn điện tử
Trước khi đi sâu vào chi tiết, chúng ta cần hiểu rõ bản chất của Nghị định 123 và vai trò của nó. Nghị định 123 ra đời nhằm thay thế các quy định cũ về hóa đơn, chứng từ, đặc biệt là hóa đơn giấy, và thúc đẩy việc sử dụng hóa đơn điện tử. Mục tiêu chính là hiện đại hóa công tác quản lý thuế, chống gian lận, và tạo môi trường kinh doanh minh bạch, thuận lợi cho doanh nghiệp.
Một trong những điểm cốt lõi nhất của Nghị định 123 về hóa đơn điện tử là việc quy định rõ ràng về các loại hình hóa đơn, thời điểm lập, nội dung, và quy trình xử lý. Điều này giúp loại bỏ sự mơ hồ, tạo ra một khung pháp lý vững chắc cho việc sử dụng hóa đơn điện tử một cách đồng bộ trên cả nước.
II. Những cập nhật quan trọng và điểm mới cần chú ý trong năm 2025
Mặc dù Nghị định 123 đã được ban hành từ lâu, nhưng việc áp dụng thực tế và các văn bản hướng dẫn đi kèm vẫn có những thay đổi để phù hợp với tình hình kinh tế. Trong năm 2025, các doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý một số điểm sau:
Quy định về hóa đơn có mã và không có mã của cơ quan thuế
Nghị định 123 phân loại rõ hai loại hình hóa đơn điện tử:
- Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế: Áp dụng cho phần lớn các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế. Loại hóa đơn này phải được cấp mã xác thực từ Tổng cục Thuế trước khi gửi cho người mua. Quy định này giúp cơ quan thuế quản lý và kiểm soát chặt chẽ hơn.
- Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế: Dành cho các đối tượng đặc thù như doanh nghiệp kinh doanh xăng dầu, điện lực, bưu chính viễn thông, và một số tổ chức tín dụng. Các doanh nghiệp này phải đáp ứng đủ điều kiện về hạ tầng công nghệ và tuân thủ chặt chẽ các quy định về truyền dữ liệu đến cơ quan thuế.
Thời điểm lập hóa đơn điện tử theo Nghị định 123
Nghị định 123 đã quy định chi tiết về thời điểm lập hóa đơn, tùy thuộc vào từng ngành nghề và loại hình kinh doanh. Ví dụ, đối với bán hàng hóa, thời điểm lập là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu tiền hay chưa. Đối với dịch vụ, thời điểm lập là thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ. Việc tuân thủ đúng thời điểm lập hóa đơn điện tử là rất quan trọng để tránh các rủi ro về thuế.
Xử lý hóa đơn điện tử sai sót theo Nghị định 123
Một trong những vấn đề thường gặp nhất là việc xử lý hóa đơn sai sót. Nghị định 123 đã đưa ra các phương án xử lý rõ ràng tùy theo từng trường hợp:
- Hóa đơn chưa gửi cho người mua: Có thể hủy bỏ và lập hóa đơn mới.
- Hóa đơn đã gửi cho người mua nhưng chưa khai thuế: Lập hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế.
- Hóa đơn đã gửi cho người mua và đã kê khai thuế: Bắt buộc phải lập hóa đơn điều chỉnh với nội dung rõ ràng, ghi rõ các sai sót.
Các quy định này giúp doanh nghiệp có thể xử lý các sai sót một cách linh hoạt, minh bạch, đồng thời đảm bảo tuân thủ pháp luật về thuế.
III. Hướng dẫn áp dụng Nghị định 123 về hóa đơn điện tử cho doanh nghiệp
Để áp dụng thành công Nghị định 123, doanh nghiệp cần thực hiện một lộ trình cụ thể:
Chuẩn bị về mặt kỹ thuật và phần mềm
Doanh nghiệp cần lựa chọn một phần mềm hóa đơn điện tử uy tín, được Tổng cục Thuế công nhận. Phần mềm này phải đáp ứng đầy đủ các tiêu chuẩn kỹ thuật về định dạng hóa đơn (XML), quy trình ký số, và khả năng truyền dữ liệu.
Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử
Doanh nghiệp cần nộp Tờ khai đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử (Mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT) cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp. Quy trình này có thể thực hiện online thông qua Cổng thông tin của Tổng cục Thuế.
Đào tạo nhân sự
Đảm bảo rằng đội ngũ kế toán, bán hàng và các bộ phận liên quan được đào tạo đầy đủ về quy trình lập, phát hành, và xử lý hóa đơn điện tử theo đúng quy định của Nghị định 123.
Áp dụng hóa đơn điện tử từ máy tính tiền
Đối với các doanh nghiệp kinh doanh bán lẻ, nhà hàng, quán ăn, Nghị định 123 khuyến khích áp dụng hóa đơn điện tử từ máy tính tiền có kết nối với cơ quan thuế. Đây là một giải pháp hiệu quả để đảm bảo sự minh bạch và thuận lợi trong việc quản lý doanh thu.
IV. Lợi ích khi tuân thủ Nghị định 123 về hóa đơn điện tử
Việc tuân thủ Nghị định 123 không chỉ là nghĩa vụ mà còn mang lại nhiều lợi ích thiết thực cho doanh nghiệp:
Tiết kiệm chi phí: Giảm chi phí in ấn, lưu trữ, và vận chuyển hóa đơn giấy.
Tăng tính bảo mật: Hóa đơn điện tử được lưu trữ an toàn trên hệ thống, hạn chế rủi ro thất lạc, hư hỏng.
Tối ưu hóa quy trình: Rút ngắn thời gian lập, phát hành, và gửi hóa đơn, giúp quy trình kế toán trở nên nhanh chóng và hiệu quả hơn.
Minh bạch và tuân thủ: Đảm bảo doanh nghiệp hoạt động đúng pháp luật, tạo dựng uy tín với đối tác và cơ quan quản lý.
V. Những lưu ý đặc biệt cho năm 2025 và giải đáp thắc mắc thường gặp
Trong năm 2025, do có một số văn bản pháp luật mới liên quan như Nghị định 70/2025/NĐ-CP sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định 123, doanh nghiệp cần theo dõi sát sao để có những điều chỉnh kịp thời.
Nghị định 123 về hóa đơn điện tử cho hộ kinh doanh cá thể
Nghị định 123 cũng có những quy định cụ thể cho hộ kinh doanh cá thể. Các hộ kinh doanh này sẽ sử dụng hóa đơn điện tử theo từng lần phát sinh và được cấp mã của cơ quan thuế.
Cách tra cứu hóa đơn điện tử theo Nghị định 123
Doanh nghiệp và người mua có thể tra cứu hóa đơn điện tử một cách dễ dàng trên Cổng thông tin của Tổng cục Thuế bằng cách nhập mã số hóa đơn hoặc mã bí mật.
Nếu bạn còn băn khoăn về quy trình kế toán và cách áp dụng các quy định mới, bạn có thể tham khảo thêm thông tin chuyên sâu từ các chuyên gia.
Kết luận
Nghị định 123 về hóa đơn điện tử không chỉ là một quy định pháp luật mà còn là một bước tiến quan trọng trong hành trình chuyển đổi số của Việt Nam. Việc nắm vững và tuân thủ Nghị định 123 sẽ giúp doanh nghiệp không chỉ tránh được các rủi ro pháp lý mà còn tận dụng được những lợi ích to lớn mà hóa đơn điện tử mang lại.
Để tìm hiểu chi tiết hơn về toàn bộ nội dung của Nghị định này, bạn có thể tham khảo tại thư viện pháp luật. Nếu bạn còn bất kỳ thắc mắc nào về Nghị định 123 hoặc cần hỗ trợ về kế toán, thuế, hãy liên hệ ngay với chúng tôi tại đây để được hỗ trợ chuyên nghiệp.
Bài viết cùng chủ đề
