Phải thu nội bộ gồm những khoản nào? Hướng dẫn chi tiết

Phải thu nội bộ là khoản mục quan trọng trong quản lý tài chính của các doanh nghiệp có nhiều chi nhánh hoặc đơn vị phụ thuộc. Việc hiểu rõ và hạch toán đúng theo Thông tư 200/2014/TT-BTC và Thông tư 133/2016/TT-BTC giúp kế toán viên kiểm soát hiệu quả các giao dịch nội bộ, quản lý dòng tiền minh bạch và nâng cao tính bền vững tài chính toàn hệ thống. Các khoản phải thu nội bộ thường bao gồm công nợ giữa trụ sở chính và chi nhánh, giữa các đơn vị nội bộ với nhau, hoặc tạm ứng, điều chuyển vốn, hàng hóa trong nội bộ doanh nghiệp.

Khái quát về phải thu nội bộ trong doanh nghiệp

Định nghĩa và vai trò của phải thu nội bộ

Phải thu nội bộ là các khoản nợ mà doanh nghiệp cấp trên hoặc một đơn vị trực thuộc phải thu từ các đơn vị cấp dưới, hoặc giữa các đơn vị nội bộ trong cùng một hệ thống. Đặc điểm quan trọng của các đơn vị này là không có tư cách pháp nhân độc lập.

Khái niệm này được quy định rõ tại Thông tư 200/2014/TT-BTC và Thông tư 133/2016/TT-BTC của Bộ Tài chính, áp dụng cho nhiều loại hình và quy mô doanh nghiệp khác nhau.

Phạm vi của phải thu nội bộ chỉ giới hạn trong các giao dịch giữa các đơn vị không có tư cách pháp nhân với nhau hoặc với công ty mẹ.

Việc hiểu rõ khái niệm này giúp kế toán viên phân biệt chính xác giữa phải thu nội bộ với các khoản phải thu từ bên ngoài (khách hàng) hoặc các khoản vay mượn thông thường, từ đó hạch toán đúng theo quy định pháp luật.

Tài khoản 136 và cấu trúc các khoản phải thu nội bộ

Trong hệ thống tài khoản kế toán, Tài khoản 136 – Phải thu nội bộ được dùng để theo dõi chi tiết các khoản công nợ nội bộ giữa công ty mẹ và các đơn vị trực thuộc không có tư cách pháp nhân.

Tài khoản này được mở chi tiết thành nhiều tài khoản cấp 2 để phản ánh cụ thể từng loại giao dịch. Ví dụ:

• TK 1361: Ghi nhận vốn kinh doanh hoặc kinh phí đã giao cho các đơn vị trực thuộc.

Việc sử dụng TK 136 giúp doanh nghiệp cấp trên theo dõi chặt chẽ các khoản đã cấp hoặc chi hộ cho đơn vị cấp dưới. Ngược lại, các đơn vị cấp dưới cũng có thể phản ánh các khoản phải nhận hoặc đã chuyển giao cho cấp trên một cách rõ ràng.

Phương pháp hạch toán các nghiệp vụ liên quan đến TK 136 sẽ phụ thuộc vào vị thế của đơn vị (cấp trên hay cấp dưới) cũng như bản chất của khoản phải thu, nhằm đảm bảo phản ánh chính xác trên báo cáo tài chính.

Những khoản phải thu nội bộ phổ biến trong doanh nghiệp

Khoản phải thu ở doanh nghiệp cấp trên

Doanh nghiệp cấp trên thường phát sinh các khoản phải thu nội bộ từ các đơn vị cấp dưới không có tư cách pháp nhân.

Các khoản này bao gồm vốn, quỹ hoặc kinh phí đã giao cho chi nhánh, đơn vị hạch toán phụ thuộc để phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh. Bên cạnh đó, cấp trên còn phải thu các khoản mà cấp dưới có nghĩa vụ nộp, chẳng hạn như lợi nhuận sau thuế của chi nhánh hạch toán phụ thuộc.

Ngoài ra, các giao dịch vãng lai như nhờ cấp dưới thu hộ, chi trả hộ cho bên thứ ba hoặc các khoản giao khoán nội bộ chưa thanh toán cũng được phản ánh vào nhóm phải thu nội bộ.

Việc quản lý chặt chẽ các khoản này giúp doanh nghiệp cấp trên nắm bắt kịp thời tình hình tài chính của các đơn vị thành viên, từ đó hỗ trợ công tác điều hành và kiểm soát nội bộ hiệu quả hơn.

Khoản phải thu ở đơn vị cấp dưới không có tư cách pháp nhân

Đối với đơn vị cấp dưới không có tư cách pháp nhân, các khoản phải thu nội bộ phát sinh chủ yếu từ quan hệ với doanh nghiệp cấp trên và các đơn vị nội bộ khác trong cùng hệ thống.

Các khoản này bao gồm:

• Khoản được cấp trên cấp nhưng đơn vị chưa thực nhận, như vốn hoặc kinh phí được phân bổ.
• Giá trị sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ đã chuyển giao cho cấp trên hoặc các đơn vị nội bộ khác nhưng chưa được thanh toán.
• Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ giữa các đơn vị nội bộ.
• Khoản nhờ cấp trên hoặc đơn vị khác thu hộ, chi hộ cho bên thứ ba.

Việc ghi nhận đầy đủ và chính xác các khoản này giúp đơn vị cấp dưới phản ánh đúng tình hình công nợ nội bộ, hỗ trợ quá trình đối chiếu và quản lý tài chính thống nhất trong toàn hệ thống doanh nghiệp.

So sánh khoản phải thu nội bộ với các khoản nợ nội bộ khác

Để quản lý hiệu quả, cần phân biệt rõ phải thu nội bộ (Tài khoản 136) và phải trả nội bộ (Tài khoản 336). Mặc dù cùng phản ánh quan hệ nội bộ, chúng là hai mặt đối lập của cùng một giao dịch.

Việc bù trừ và thanh toán giữa các khoản phải thu, phải trả nội bộ là cần thiết để đơn giản hóa quy trình và giảm thiểu số dư công nợ.

Quản lý và hạch toán các khoản phải thu nội bộ

Phương pháp hạch toán và ghi nhận các khoản phải thu nội bộ

Nguyên tắc hạch toán tài khoản 136 phải tuân thủ nghiêm ngặt Thông tư 200 và Thông tư 133. Tài khoản này có kết cấu như tài khoản tài sản: phát sinh tăng ghi bên Nợ, phát sinh giảm ghi bên Có. Ví dụ, khi doanh nghiệp cấp trên cấp vốn cho đơn vị cấp dưới, kế toán ghi Nợ TK 136 / Có TK 111, 112. Ngược lại, khi đơn vị cấp dưới chuyển khoản phải nộp về cấp trên, kế toán ghi Nợ TK 111, 112 / Có TK 136. Quy trình ghi nhận, đối chiếu và điều chỉnh phải được thực hiện định kỳ để đảm bảo số liệu chính xác và kịp thời.

Công tác kiểm tra, đối chiếu và xử lý khoản phải thu nội bộ

Kiểm tra và đối chiếu các khoản phải thu nội bộ là nhiệm vụ quan trọng của công tác kế toán trong doanh nghiệp có nhiều đơn vị trực thuộc.

Doanh nghiệp cần định kỳ đối chiếu số dư giữa TK 136 (Phải thu nội bộ) và TK 336 (Phải trả nội bộ) của các đơn vị có quan hệ để đảm bảo số liệu khớp đúng.

Khi phát hiện chênh lệch số dư, kế toán phải xác minh nguyên nhân và xử lý kịp thời. Nguyên nhân có thể xuất phát từ việc ghi nhận sai sót hoặc do đơn vị đối ứng chưa thực hiện hạch toán.

Phương pháp xử lý phổ biến bao gồm:

• Thanh toán bù trừ công nợ nội bộ giữa các đơn vị.
• Điều chỉnh bút toán kế toán để sửa sai lệch.

Việc quản lý và đối chiếu chặt chẽ giúp doanh nghiệp tránh tồn đọng công nợ, duy trì dòng tiền nội bộ minh bạch, đồng thời hỗ trợ công tác kiểm soát tài chính hiệu quả.

Tác động của khoản phải thu nội bộ đến báo cáo tài chính và quản trị doanh nghiệp

Khoản phải thu nội bộ có ảnh hưởng trực tiếp đến Bảng cân đối kế toán, phản ánh quyền đòi nợ của doanh nghiệp đối với các đơn vị nội bộ khác.

Mặc dù các khoản này không tác động trực tiếp đến dòng tiền tổng thể của tập đoàn (do được loại trừ khi lập báo cáo tài chính hợp nhất), nhưng chúng đóng vai trò quan trọng trong quản lý tài chính nội bộ.

Đối với doanh nghiệp có nhiều chi nhánh, việc quản lý tốt các khoản phải thu nội bộ giúp đánh giá hiệu quả hoạt động của từng đơn vị, đồng thời tối ưu hóa phân bổ nguồn lực trong toàn hệ thống.

Ngược lại, nếu hạch toán sai hoặc không kiểm soát chặt chẽ, các khoản phải thu nội bộ có thể dẫn đến báo cáo tài chính không chính xác, gây khó khăn cho quá trình ra quyết định quản trị và chiến lược của doanh nghiệp.

FAQ

Q1: Phải thu nội bộ gồm những khoản nào theo Thông tư 200?

Theo Thông tư 200, phải thu nội bộ bao gồm vốn, kinh phí cấp cho cấp dưới; các khoản cấp dưới phải nộp lại cấp trên; khoản nhờ thu hộ, chi trả hộ và các khoản phải thu vãng lai giữa các đơn vị nội bộ không có tư cách pháp nhân.

Q2: Các khoản phải thu nội bộ được theo dõi trên tài khoản nào?

Các khoản phải thu nội bộ được theo dõi trên Tài khoản 136 – Phải thu nội bộ, cùng với các tài khoản cấp 2 chi tiết để phản ánh từng loại khoản thu.

Q3: Làm sao để đối chiếu khoản phải thu nội bộ với khoản phải trả nội bộ?

Thực hiện đối chiếu định kỳ số dư tài khoản 136 và 336 giữa các đơn vị liên quan. Sau đó, tiến hành thanh toán bù trừ hoặc điều chỉnh kịp thời các khoản chênh lệch phát sinh để đảm bảo tính chính xác.

Q4: Phải thu nội bộ có ảnh hưởng như thế nào đến quản lý doanh nghiệp?

Quản lý tốt phải thu nội bộ giúp kiểm soát công nợ, dòng tiền nội bộ hiệu quả, tránh chồng chéo các khoản thu, giảm thiểu rủi ro tài chính và hỗ trợ việc ra quyết định trong doanh nghiệp có nhiều đơn vị.

Tổng kết, việc hiểu rõ các khoản phải thu nội bộ và nắm vững phương pháp hạch toán theo Thông tư 200/2014/TT-BTC và Thông tư 133/2016/TT-BTC là yếu tố quan trọng giúp kế toán viên và chủ doanh nghiệp quản lý hiệu quả tài chính nội bộ.

Từ khâu định nghĩa, phân loại khoản mục, đến quy trình hạch toán và đối chiếu công nợ, mỗi bước đều đòi hỏi sự chính xác và tuân thủ nghiêm ngặt các chuẩn mực kế toán.

Quản lý tốt phải thu nội bộ không chỉ đảm bảo tính minh bạch của báo cáo tài chính mà còn tạo nền tảng vững chắc cho hoạt động và phát triển bền vững, đặc biệt đối với các doanh nghiệp nhỏ và vừa (SME). Do đó, doanh nghiệp cần thường xuyên cập nhật quy định và tăng cường kiểm soát nội bộ để tối ưu hóa công tác quản lý tài chính.

Bài viết cùng chủ đề