Phải trả người bán là tài sản hay nguồn vốn? – Tài khoản

Tìm hiểu “Phải trả người bán là tài sản hay nguồn vốn” theo chuẩn mực kế toán và Luật Kế toán mới nhất 2025. Bài viết phân tích chi tiết bản chất, hạch toán, vai trò và ví dụ minh họa, giúp kế toán và doanh nghiệp quản lý công nợ hiệu quả.

I. Giới thiệu chung

Trong kế toán doanh nghiệp, nhiều người thường nhầm lẫn phải trả người bán là tài sản hay nguồn vốn. Việc phân loại chính xác khoản này không chỉ giúp lập báo cáo tài chính đúng chuẩn, mà còn ảnh hưởng trực tiếp đến quản lý dòng tiền, đánh giá nợ và vốn của doanh nghiệp.

Bài viết này sẽ giải thích chi tiết tài khoản 331 – Phải trả người bán, các nguyên tắc hạch toán, vai trò trong quản lý tài chính, và ví dụ thực tế theo quy định mới nhất.

II. Phải trả người bán là gì?

Phải trả người bán (hay còn gọi là công nợ phải trả cho nhà cung cấp) là khoản nợ ngắn hạn hoặc dài hạn mà doanh nghiệp có trách nhiệm thanh toán cho các đơn vị, cá nhân đã cung cấp hàng hóa, dịch vụ hoặc thực hiện hợp đồng.

Nói một cách đơn giản, đây là khoản tiền doanh nghiệp nợ người bán do:

+ Đã mua hàng hóa, dịch vụ nhưng chưa thanh toán.

+ Đã nhận khối lượng xây lắp, dịch vụ, hàng hóa nhưng còn đang trong thời gian thanh toán theo hợp đồng.

+ Đã ứng trước một phần tiền hàng nhưng chưa nhận đủ hàng hóa hoặc dịch vụ.

Đặc điểm của phải trả người bán

1. Là khoản nợ phát sinh từ giao dịch thương mại: Xuất hiện khi doanh nghiệp mua hàng hóa, nguyên vật liệu, dịch vụ phục vụ cho hoạt động kinh doanh.

2. Mang tính chất ngắn hạn: Phần lớn các khoản phải trả người bán thường có kỳ hạn thanh toán dưới 12 tháng. Tuy nhiên, cũng có trường hợp dài hạn nếu hợp đồng quy định.

3. Không có lãi suất (trong hầu hết các trường hợp): Đây là điểm khác biệt so với khoản vay ngân hàng. Người bán thường cho doanh nghiệp một thời gian ân hạn để thanh toán.

4. Phản ánh nghĩa vụ tài chính của doanh nghiệp: Đây là cơ sở để đánh giá khả năng thanh toán và tình hình tài chính trong báo cáo kế toán.

Ví dụ thực tế

+ Doanh nghiệp A mua nguyên vật liệu trị giá 500 triệu đồng từ nhà cung cấp B, theo hợp đồng thanh toán trong vòng 30 ngày. Khi nhận hàng, kế toán ghi nhận 500 triệu đồng vào “phải trả người bán”.

+ Doanh nghiệp C ký hợp đồng xây dựng hạ tầng với nhà thầu D. Nhà thầu đã hoàn thành 60% khối lượng công việc, được nghiệm thu trị giá 2 tỷ đồng, nhưng doanh nghiệp C chưa thanh toán ngay. Khoản nợ này được hạch toán vào TK 331 – Phải trả người bán.

Ý nghĩa

+ Giúp doanh nghiệp quản lý công nợ và lập kế hoạch dòng tiền hiệu quả.

+ Phản ánh trách nhiệm pháp lý của doanh nghiệp đối với nhà cung cấp.

+ Là một trong những chỉ tiêu quan trọng khi phân tích khả năng thanh toán và đánh giá rủi ro tài chính.

Lưu ý: Tài khoản 331 không dùng để phản ánh các nghiệp vụ mua trả tiền ngay. Ngoài ra, các khoản chi trả bảo hiểm, các khoản ứng trước, hoặc chiết khấu thương mại cũng được theo dõi chi tiết trên tài khoản này.

III. Phải trả người bán là tài sản hay nguồn vốn?

Theo Luật Kế toán 2015 và Thông tư 200/2014/TT-BTC, tài khoản 331 phản ánh nghĩa vụ thanh toán của doanh nghiệp, nên thuộc nguồn vốn – nợ phải trả, không phải tài sản.

Lý do:

1. Tài sản là những gì doanh nghiệp sở hữu và mang lại lợi ích kinh tế tương lai.

2. Nguồn vốn bao gồm vốn chủ sở hữu và các khoản nợ phải trả.

3. Phải trả người bán là nghĩa vụ thanh toán, tức là doanh nghiệp chưa sở hữu vật tư, hàng hóa hay dịch vụ mà đã phát sinh hợp đồng, nên là nợ phải trả – thuộc nguồn vốn.

IV. Nguyên tắc kế toán tài khoản 331

Theo Điều 51 Thông tư 200/2014/TT-BTC và Điều 15 Thông tư 177/2015/TT-BTC:

+ Phản ánh chi tiết các khoản nợ phải trả cho từng đối tượng;

+ Theo dõi chi tiết các khoản ứng trước;

+ Ghi nhận chi phí, tài sản hoặc các khoản đầu tư theo tỷ giá thực tế nếu thanh toán bằng ngoại tệ;

+ Sử dụng giá tạm tính khi chưa có hóa đơn và điều chỉnh khi nhận hóa đơn chính thức;

+ Phản ánh chiết khấu thương mại, chiết khấu thanh toán, giảm giá từ người bán.

Tham khảo thêm: Phải trả, phải nộp khác là tài sản hay nguồn vốn?

V. Cấu trúc hạch toán tài khoản 331

5.1. Bên Có (nghĩa vụ phải trả)

• Số tiền phải trả cho người bán vật tư, hàng hóa, dịch vụ;
• Số tiền phải trả nhà thầu xây lắp;
• Giá trị giảm giá, chiết khấu thương mại từ nhà cung cấp;
• Số tiền phải trả bảo hiểm, hoặc các khoản đánh giá lại ngoại tệ.

5.2. Bên Nợ (giảm nợ)

• Số tiền đã thanh toán cho người bán;
• Số tiền ứng trước cho người bán;
• Điều chỉnh chênh lệch tỷ giá khi thanh toán ngoại tệ;
• Các khoản nhận lại từ người bán hoặc hưởng chiết khấu thanh toán.

VI. Hướng dẫn hạch toán một số nghiệp vụ phổ biến

6.1. Mua hàng chưa thanh toán

Trong nước, thuế GTGT khấu trừ được:

Nợ TK 152, 153, 156 (giá chưa thuế)

Nợ TK 1331 – Thuế GTGT được khấu trừ

  Có TK 331 – Phải trả người bán (tổng giá thanh toán)

Thuế GTGT không được khấu trừ:

Nợ TK 152, 153, 156 (bao gồm thuế)

  Có TK 331 – Phải trả người bán

6.2. Thanh toán bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản

Nợ TK 331 – Phải trả người bán

  Có TK 111, 112

6.3. Giao thầu xây lắp

Nợ TK 241 – XDCB dở dang

Nợ TK 1331 – Thuế GTGT được khấu trừ

  Có TK 331 – Phải trả người bán (tổng giá trị thanh toán)

6.4. Chiết khấu, giảm giá, hoàn trả

Nợ TK 331 – Phải trả người bán

  Có TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ

  Có TK 152/156/611 – giá trị chiết khấu

VII. Vai trò của tài khoản 331 trong quản lý tài chính doanh nghiệp

+ Quản lý dòng tiền: Giúp kiểm soát nghĩa vụ thanh toán đúng hạn;

+ Đánh giá hiệu quả sử dụng vốn: Theo dõi nợ phải trả giúp tối ưu chi phí tài chính;

+ Báo cáo tài chính chính xác: Số dư TK 331 phản ánh trong Bảng cân đối kế toán tại mục Các khoản phải trả ngắn hạn.

VIII. Những lưu ý khi hạch toán tài khoản 331

Khi hạch toán phải trả người bán, kế toán cần đặc biệt chú ý các vấn đề sau để đảm bảo chính xác và minh bạch:

8.1. Theo dõi chi tiết từng đối tượng

• Mỗi khoản nợ phải trả cần được ghi nhận chi tiết cho từng nhà cung cấp, người bán, nhà thầu phụ.
• Bao gồm cả các khoản đã ứng trước nhưng chưa nhận được hàng hóa, dịch vụ hoặc khối lượng xây lắp chưa bàn giao.

8.2. Ghi nhận ngoại tệ đúng tỷ giá

• Khi phát sinh hoặc thanh toán bằng ngoại tệ, phải quy đổi theo tỷ giá thực tế tại thời điểm phát sinh hoặc thanh toán.
• Đối với các giao dịch nội bộ tập đoàn, có thể áp dụng tỷ giá do công ty mẹ quy định, nhưng phải sát với thực tế.
• Khi đánh giá lại các khoản phải trả ngoại tệ cuối kỳ, thực hiện theo tỷ giá giao dịch thực tế tại thời điểm lập báo cáo tài chính.

8.3. Sử dụng giá tạm tính khi chưa có hóa đơn

• Nếu đã nhận hàng hoặc dịch vụ nhưng chưa có hóa đơn, ghi sổ theo giá tạm tính và điều chỉnh khi nhận được hóa đơn chính thức.

8.4. Chiết khấu và giảm giá

• Phải hạch toán rõ ràng chiết khấu thương mại, chiết khấu thanh toán hoặc giảm giá từ người bán, người cung cấp.
• Các khoản này giảm trực tiếp nợ phải trả trên tài khoản 331, đảm bảo số dư phản ánh đúng nghĩa vụ thực tế.

8.5. Thanh toán bảo hiểm và các khoản đặc biệt

• Khi chi trả tiền bảo hiểm cho người gửi tiền hoặc các khoản đặc biệt, phải ghi nhận chi tiết theo quyết định của cấp có thẩm quyền.
• Các khoản chưa có người nhận hoặc phải xử lý xóa nợ cần hạch toán chính xác để tránh sai lệch báo cáo.

8.6. Kiểm soát số dư cuối kỳ

• Số dư cuối kỳ của TK 331 cần đối chiếu với bảng kê chi tiết từng nhà cung cấp, nhà thầu để đảm bảo số liệu trong báo cáo tài chính phản ánh đúng nghĩa vụ nợ.
• Số dư bên có phản ánh nghĩa vụ còn phải trả; bên nợ nếu có, phản ánh khoản đã thanh toán hoặc ứng trước vượt mức.

IX. Kết luận

+ Phải trả người bán là nguồn vốn, thuộc nhóm nợ phải trả, không phải tài sản.

+ Quản lý và hạch toán tài khoản 331 chính xác giúp doanh nghiệp:

• • Duy trì thanh khoản,
  • Báo cáo tài chính trung thực,
  • Tối ưu nghĩa vụ thuế.

Việc hiểu đúng bản chất tài khoản 331 là nền tảng để kế toán doanh nghiệp tránh nhầm lẫn giữa tài sản và nợ, đồng thời nâng cao hiệu quả quản lý công nợ và dòng tiền.

Bài viết cùng chủ đề