Quy trình xử lý công nợ khó đòi theo quy định mới nhất 2025

Trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, công nợ khó đòi là một vấn đề thường gặp và có thể ảnh hưởng trực tiếp đến dòng tiền cũng như kết quả tài chính. Việc quản lý, xử lý công nợ khó đòi đúng quy định pháp luật không chỉ giúp doanh nghiệp minh bạch sổ sách kế toán mà còn hạn chế rủi ro thuế và pháp lý. Bài viết này sẽ hướng dẫn chi tiết từ điều kiện, hồ sơ đến quy trình xử lý công nợ khó đòi, giúp kế toán và lãnh đạo doanh nghiệp thực hiện một cách chính xác, nhanh chóng và hiệu quả.

Quy trình xử lý công nợ khó đòi

I. Giới thiệu về công nợ khó đòi

Căn cứ Điều 3 Nghị định 206/2013/NĐ-CP quy định về nợ phải thu khó đòi như sau:

Nợ phải thu khó đòi là:

+ Các khoản nợ đã quá hạn thanh toán trên 06 tháng (so với thời hạn trả nợ ban đầu, không tính thời gian gia hạn).

+ Doanh nghiệp đã áp dụng các biện pháp xử lý như: đối chiếu công nợ, gửi thông báo, đôn đốc thanh toán… nhưng vẫn chưa thu hồi được.

+ Các khoản nợ chưa đến hạn thanh toán nhưng khách nợ rơi vào tình trạng đặc biệt, chẳng hạn:

Doanh nghiệp phá sản, giải thể.

Người nợ mất tích, bỏ trốn.

Người nợ bị truy tố, giam giữ, xét xử, thi hành án.

Người nợ đã qua đời.

Nguyên nhân phát sinh công nợ khó đòi:

+ Khách nợ có ý định chiếm dụng vốn để kinh doanh do không phải trả lãi.

+ Do hồ sơ công nợ còn tranh chấp

+ Do khả năng thanh toán của khách nợ yếu

+ Cách quản lý nợ của các doanh nghiệp không đúng phương pháp dẫn đến chuyển hóa thành nợ khó đòi.

+ Khách nợ có ý định lừa đảo, lạm dụng tín nhiệm chiếm đoạt tài sản ngay từ khi ký hợp đồng.

+ Lợi dụng thời hiệu yêu cầu tòa án giải quyết vụ việc đã hết.

Việc xoá nợ đúng quy trình không chỉ giúp doanh nghiệp “dọn dẹp” sổ sách kế toán mà còn đảm bảo tuân thủ các quy định về thuế và pháp lý, hạn chế rủi ro phát sinh trong tương lai.

II. Cơ sơ pháp lý về công nợ khó đòi

Việc xoá nợ phải thu khó đòi không phải là thủ tục tùy tiện mà phải thực hiện theo quy định pháp luật và chuẩn mực kế toán. Doanh nghiệp cần nắm rõ các văn bản pháp lý sau để đảm bảo thủ tục hợp pháp và tránh rủi ro:

1. Thông tư 200/2014/TT-BTC: Hướng dẫn chế độ kế toán doanh nghiệp, trong đó quy định rõ cách phân loại nợ phải thu, ghi nhận nợ xấu và các khoản nợ khó đòi, cũng như cách hạch toán khi xoá nợ.

2. Nghị định 59/2015/NĐ-CP: Quy định về quản lý, xử lý nợ xấu của tổ chức tín dụng; mặc dù chủ yếu áp dụng cho ngân hàng, nhưng các nguyên tắc về phân loại và xử lý nợ khó đòi cũng được doanh nghiệp tham khảo để áp dụng.

3. Chuẩn mực kế toán Việt Nam (VAS 10, VAS 11): Hướng dẫn việc ghi nhận, đánh giá và trích lập dự phòng nợ phải thu, giúp doanh nghiệp xác định chính xác khoản nợ nào đủ điều kiện để xoá.

4. Các quy định nội bộ doanh nghiệp: Hội đồng quản trị hoặc ban giám đốc thường ban hành các quy chế, quy định về quản lý công nợ và xử lý nợ khó đòi, làm cơ sở để thực hiện thủ tục xoá nợ.

III. Điều kiện để xử lý công nợ khó đòi

Điều kiện để xử lý công nợ khó đòi

Theo quy định tại Thông tư 200/2014/TT-BTC, doanh nghiệp chỉ được phép xoá nợ phải thu khó đòi khi đáp ứng các điều kiện sau:

1. Nợ đã quá hạn và không có khả năng thu hồi

+ Khoản nợ phải được xác định là công nợ khó đòi, tức là khách hàng hoặc đối tác không còn khả năng thanh toán, dù đã thực hiện nhiều biện pháp thu hồi.

2. Doanh nghiệp đã thực hiện các biện pháp thu hồi nợ

+ Bao gồm việc gửi thông báo nhắc nợ, thương lượng với khách hàng, hoặc sử dụng các biện pháp pháp lý để đòi nợ nhưng không thành công.

3. Có quyết định phê duyệt của lãnh đạo doanh nghiệp hoặc hội đồng quản trị

+ Xoá nợ phải được phê duyệt bằng văn bản, đảm bảo tính minh bạch và đúng trách nhiệm quản lý.

4. Hồ sơ, chứng từ đầy đủ và hợp lệ

+ Bao gồm báo cáo công nợ, biên bản xác nhận nợ khó đòi, quyết định phê duyệt, và các chứng từ liên quan.

IV. Hồ sơ, chứng từ cần chuẩn bị

Doanh nghiệp cần lưu giữ đầy đủ chứng từ minh chứng khoản nợ khó đòi để đảm bảo tính pháp lý và hạch toán chính xác.

+ Chứng từ gốc xác nhận nợ: Hợp đồng kinh tế, khế ước vay nợ, biên bản thanh lý hợp đồng, bảng kê công nợ.

+ Hồ sơ chứng minh đối tượng nợ không có khả năng thanh toán: Quyết định phá sản, giấy chứng tử, xác nhận của cơ quan thi hành án, hoặc văn bản pháp lý khác.

+ Hồ sơ trích lập dự phòng nợ khó đòi: Quyết định trích lập, bảng kê chi tiết các khoản nợ đã trích lập, chứng từ liên quan.

+ Quyết định xử lý nợ: Quyết định bằng văn bản từ lãnh đạo doanh nghiệp.

+ Hồ sơ theo dõi khoản nợ đã xoá: Bảng kê chi tiết, sổ kế toán, thuyết minh báo cáo tài chính, lưu trữ tối thiểu 10 năm.

Nguồn tham khảo: Thông tư 200/2014/TT-BTC

4.1. Quy trình xử lý công nợ khó đòi

Bước 1: Xác định đối tượng nợ khó đòi

+ Phân loại khoản nợ theo tình trạng khách hàng hoặc cá nhân:

Doanh nghiệp nợ đã giải thể, phá sản.

Cá nhân nợ đã chết, mất tích, đang bị truy tố hoặc mất năng lực hành vi dân sự.

Khoản nợ đã được trích lập dự phòng 100% nhưng quá 3 năm (hoặc 1 năm với ngành viễn thông, bán lẻ) vẫn không thu hồi được.

+ Đây là bước quan trọng để xác định khoản nợ đủ điều kiện xoá theo pháp luật và chuẩn mực kế toán (Thông tư 200/2014/TT-BTC).

Bước 2: Chuẩn bị hồ sơ, chứng từ

Doanh nghiệp cần lưu giữ đầy đủ chứng từ minh chứng khoản nợ khó đòi:

Hợp đồng kinh tế, khế ước vay nợ, biên bản thanh lý hợp đồng.

Văn bản đối chiếu công nợ, văn bản đòi nợ có xác nhận chuyển phát.

Quyết định phá sản của Tòa án (nếu nợ là tổ chức).

Giấy chứng tử hoặc giấy tờ pháp lý liên quan (nếu nợ là cá nhân).

Hồ sơ trích lập dự phòng nợ khó đòi (nếu đã trích trước).

Bước 3: Thẩm quyền quyết định xoá nợ

+ Khoản nợ khó đòi chỉ được xử lý khi có quyết định hợp lệ từ:

Hội đồng quản trị, Hội đồng thành viên.

Chủ tịch công ty, Tổng giám đốc hoặc người đại diện theo pháp luật có thẩm quyền.

+ Quyết định phải dựa trên biên bản của Hội đồng xử lý nợ và các chứng từ liên quan.

Bước 4: Xử lý tài chính khi xoá nợ

+ Sử dụng nguồn dự phòng nợ phải thu khó đòi để bù đắp tổn thất.

+ Phần chênh lệch chưa được bù đắp hạch toán vào chi phí quản lý doanh nghiệp.

+ Các khoản nợ đã xoá vẫn cần theo dõi trong báo cáo tài chính tối thiểu 10 năm và tiếp tục biện pháp thu hồi nếu có khả năng.

Bước 5: Hạch toán nghiệp vụ xoá công nợ khó đòi

+ Căn cứ quyết định xoá nợ, kế toán ghi nhận:

Nợ TK 229 – Dự phòng nợ khó đòi đã lập.

Nợ TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp (phần chênh lệch chưa bù đắp).

Các tài khoản liên quan: 131, 138, 128, 244 tùy loại khoản nợ.

+ Trường hợp doanh nghiệp thu hồi lại khoản nợ đã xoá, ghi nhận thu nhập vào TK 711 – Thu nhập khác sau khi trừ các chi phí liên quan.

V. Lưu ý quan trọng khi xử lý công nợ khó đòi

1. Xác định chính xác đối tượng nợ: Tránh xoá nhầm nợ chưa đủ điều kiện.

2. Trích lập dự phòng đúng quy định: Dựa trên thời gian quá hạn và mức tổn thất dự kiến.

3. Quyết định xử lý phải hợp lệ: Có chữ ký lãnh đạo và dựa trên chứng từ đầy đủ.

4. Lưu trữ hồ sơ tối thiểu 10 năm: Phục vụ kiểm toán và thanh tra thuế.

5. Theo dõi khoản nợ đã xoá: Vẫn có thể thu hồi nếu khách nợ thay đổi tình hình tài chính.

VI. Kết luận

Quy trình xử lý công nợ khó đòi là một phần quan trọng trong quản lý công nợ và tài chính doanh nghiệp. Việc thực hiện đúng quy trình, từ xác định đối tượng nợ, chuẩn bị hồ sơ chứng từ đầy đủ, có quyết định hợp lệ từ lãnh đạo, đến hạch toán chính xác theo thông tư 200/2014/TT-BTC, giúp doanh nghiệp minh bạch tài chính, giảm thiểu rủi ro thuế và kiểm toán, đồng thời bảo vệ nguồn vốn hiệu quả.

Doanh nghiệp cũng cần lưu trữ hồ sơ tối thiểu 10 năm và tiếp tục theo dõi các khoản nợ đã xoá để áp dụng các biện pháp thu hồi nếu khả thi. Thực hiện thủ tục xoá nợ khó đòi một cách khoa học, minh bạch và tuân thủ pháp luật sẽ góp phần nâng cao hiệu quả quản trị tài chính, tạo nền tảng vững chắc cho hoạt động kinh doanh lâu dài. 

Bài viết cùng chủ đề