Quyết toán thuế doanh nghiệp cần những giấy tờ gì ? Những điều cần lưu ý khi quyết toán thuế

Quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN) là một trong những thủ tục tài chính quan trọng mà bất kỳ doanh nghiệp nào cũng phải thực hiện vào cuối năm tài chính. Việc quyết toán thuế không chỉ giúp doanh nghiệp thực hiện đúng nghĩa vụ với ngân sách nhà nước mà còn đảm bảo tính minh bạch trong hoạt động tài chính. Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về thời hạn nộp, cách tính thuế, các khoản chi được trừ và không được trừ cũng như hồ sơ cần chuẩn bị khi quyết toán thuế TNDN.

1. Thời hạn quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp

Quyết toán thuế doanh nghiệp cần những giấy tờ gì ? Những điều cần lưu ý khi quyết toán thuế

Thời hạn nộp hồ sơ quyết toán thuế là một trong những yếu tố quan trọng cần được doanh nghiệp đặc biệt lưu ý để tránh bị xử phạt vi phạm hành chính về thuế.

Theo quy định hiện hành:

+ Doanh nghiệp phải nộp hồ sơ quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng thứ ba, kể từ ngày kết thúc năm dương lịch hoặc năm tài chính.

+ Trường hợp doanh nghiệp chấm dứt hoạt động, giải thể, hợp nhất, chia tách, chuyển đổi loại hình, thì thời hạn nộp hồ sơ khai thuế quyết toán là chậm nhất 45 ngày kể từ ngày xảy ra sự kiện đó.

Lưu ý đặc biệt khi nộp hồ sơ qua mạng:

Nếu doanh nghiệp nộp hồ sơ khai thuế qua giao dịch điện tử vào đúng ngày cuối cùng mà cổng thông tin điện tử của cơ quan thuế gặp sự cố, thì doanh nghiệp được phép nộp vào ngày làm việc tiếp theo ngay sau khi hệ thống hoạt động trở lại.

Trường hợp được gia hạn nộp hồ sơ

Doanh nghiệp có thể xin gia hạn thời gian nộp hồ sơ khai thuế nếu thuộc một trong các trường hợp bất khả kháng như:

+ Thiên tai

+ Dịch bệnh

+ Hỏa hoạn

+ Tai nạn bất ngờ

+ Thảm họa bất khả kháng khác

Điều kiện và thời hạn gia hạn:

+ Thời gian gia hạn không quá 30 ngày đối với các loại hồ sơ khai thuế tháng, quý, năm hoặc khai thuế theo từng lần phát sinh.

+ Thời gian gia hạn không quá 60 ngày đối với hồ sơ khai quyết toán thuế TNDN.

+ Doanh nghiệp cần gửi văn bản đề nghị gia hạn trước khi hết hạn nộp, trong đó nêu rõ lý do và có xác nhận của cơ quan có thẩm quyền.

2. Công thức tính thuế thu nhập doanh nghiệp

Để xác định được số thuế TNDN phải nộp cuối năm, doanh nghiệp cần thực hiện theo công thức dưới đây:

Công thức tổng quát:

Thuế TNDN phải nộp = (Thu nhập tính thuế – Phần trích lập Quỹ KH&CN nếu có) × Thuế suất TNDN

Trong đó:

+ Thu nhập tính thuế = Thu nhập chịu thuế – Thu nhập được miễn thuế + Các khoản lỗ được kết chuyển

+ Thu nhập chịu thuế = Doanh thu – Chi phí được trừ + Các khoản thu nhập khác

Các yếu tố này cần được xác định chính xác thông qua hệ thống sổ sách kế toán, báo cáo tài chính và hồ sơ chứng từ hợp lệ.

3. Các khoản chi được trừ và không được trừ khi quyết toán thuế

3.1. Các khoản chi được trừ

Theo Điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC, doanh nghiệp được trừ các khoản chi phí nếu đáp ứng đồng thời các điều kiện sau:

+ Chi phí thực tế phát sinh và có liên quan trực tiếp đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.

+ Có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định của pháp luật.

+ Đối với các khoản mua hàng hóa, dịch vụ từ 20 triệu đồng trở lên (đã bao gồm thuế GTGT), phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.

Các khoản chi đáp ứng đầy đủ ba điều kiện trên sẽ được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế.

3.2. Các khoản chi không được trừ

Một số khoản chi dù thực tế có phát sinh nhưng không đủ điều kiện pháp lý sẽ bị loại trừ khi quyết toán thuế, bao gồm:

+ Chi lương, thưởng cho người lao động nhưng không có chứng từ thanh toán hoặc không ghi rõ trong quy chế tài chính, hợp đồng lao động.

+ Chi trang phục không có chứng từ hợp lệ hoặc vượt quá 5 triệu đồng/năm/người nếu chi bằng tiền.

+ Đóng góp vào quỹ hưu trí tự nguyện, bảo hiểm nhân thọ vượt mức quy định 3 triệu đồng/tháng/người.

+ Chi phí lãi vay vốn vượt quá 150% lãi suất cơ bản do Ngân hàng Nhà nước công bố tại thời điểm vay.

+ Khấu hao tài sản cố định không phục vụ sản xuất kinh doanh, không đủ điều kiện về hồ sơ chứng minh quyền sở hữu, hoặc không hạch toán trong sổ sách kế toán.

+ Chi thuê tài sản của cá nhân nhưng không có hợp đồng thuê, chứng từ thanh toán, chứng từ nộp thuế thay cho bên cho thuê.

+ Các khoản phạt vi phạm hành chính như vi phạm giao thông, vi phạm thuế, vi phạm môi trường,… (ngoại trừ phạt vi phạm hợp đồng kinh tế).

+ Chi lập các khoản dự phòng không đúng hướng dẫn của Bộ Tài chính.

+ Chi đầu tư xây dựng cơ bản trong giai đoạn chưa hình thành tài sản cố định.

+ Lỗ chênh lệch tỷ giá hối đoái do đánh giá lại cuối kỳ mà không phát sinh giao dịch thực tế.

Việc nắm rõ các khoản chi được và không được trừ là yếu tố then chốt để giúp doanh nghiệp tính đúng số thuế phải nộp, tránh bị truy thu hoặc xử phạt sau kiểm tra thuế.

4. Hồ sơ quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp cần chuẩn bị

a. Hồ sơ pháp lý doanh nghiệp

• Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, Giấy chứng nhận đầu tư (nếu có);

• CMND/CCCD hoặc Hộ chiếu của người đại diện pháp luật;

• Điều lệ công ty;

• Quy chế tài chính và quy chế lương, thưởng;

• Văn bản đăng ký phương pháp khấu hao tài sản cố định với cơ quan thuế;

• Giấy xác nhận đăng ký tài khoản ngân hàng.

b. Hồ sơ khai thuế

• Tờ khai thuế GTGT theo tháng/quý;

• Tờ khai thuế vãng lai, thuế nhà thầu (nếu có);

• Bảng kê hóa đơn mua vào – bán ra;

• Thông báo phát hành hóa đơn, Hợp đồng in hóa đơn;

• Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn;

• Báo cáo tài chính các năm;

• Hồ sơ quyết toán thuế TNDN;

• Hồ sơ quyết toán thuế TNCN.

c. Hồ sơ liên quan đến lương, thưởng và phép

• Hồ sơ cá nhân của người lao động;

• Hợp đồng lao động;

• Quyết định bổ nhiệm, điều chuyển, tăng lương,…;

• Bảng chấm công;

• Bảng thanh toán tiền lương, thưởng;

• Giấy đăng ký giảm trừ gia cảnh;

• Bảng cam kết 02/CK-TNCN (nếu có);

• Giấy ủy quyền quyết toán thuế TNCN;

• Danh sách đăng ký mã số thuế cá nhân;

• Thông báo đóng bảo hiểm xã hội và chứng từ nộp bảo hiểm.

d. Hồ sơ công nợ

• Hợp đồng kinh tế với khách hàng và nhà cung cấp;

• Phụ lục hợp đồng kèm theo (nếu có);

• Biên bản đối chiếu công nợ.

e. Hồ sơ vay nợ

• Hợp đồng vay vốn;

• Chứng từ thanh toán nợ gốc và lãi vay.

f. Chứng từ kế toán

• Hóa đơn đầu vào, đầu ra;

• Tờ khai hải quan, giấy nộp NSNN;

• Phiếu thu – chi;

• Phiếu nhập – xuất kho;

• Phiếu kế toán khác;

• Bảng kê mua hàng không có hóa đơn theo mẫu 01/TNDN;

• Sổ phụ ngân hàng các tài khoản.

g. Hồ sơ sổ sách kế toán

• Sổ nhật ký chung;

• Sổ quỹ tiền mặt;

• Sổ nhật ký mua hàng, bán hàng;

• Sổ cái tài khoản (tất cả các tài khoản phát sinh);

• Sổ chi tiết tài khoản;

• Sổ tiền gửi ngân hàng (chi tiết từng tài khoản);

• Bảng trích khấu hao TSCĐ;

• Bảng phân bổ công cụ dụng cụ, chi phí trả trước;

• Bảng định mức nguyên vật liệu;

• Bảng dự toán – quyết toán công trình;

• Bảng chi tiết nhập – xuất – tồn hàng hóa;

• Sổ tổng hợp và chi tiết công nợ phải thu, phải trả;

• Sổ chi tiết tiền vay.

Kết luận

Quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp là thủ tục pháp lý bắt buộc nhưng cũng là cơ hội để doanh nghiệp rà soát lại toàn bộ hoạt động tài chính, đảm bảo tính minh bạch và tuân thủ quy định pháp luật về thuế. Doanh nghiệp cần đặc biệt chú ý đến thời hạn nộp hồ sơ, các khoản chi hợp lệ, và chuẩn bị đầy đủ chứng từ để tránh những rủi ro về sau.

Việc chủ động trang bị kiến thức và cập nhật kịp thời các văn bản pháp lý mới sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, chi phí và hạn chế rủi ro trong quá trình thực hiện quyết toán thuế.

Nộp lại báo cáo tài chính có phải nộp lại quyết toán thuế TNDN không cập nhật luật thuế 2025: Tìm hiểu tại đây

Bài viết cùng chủ đề