Rút tiền gửi ngân hàng về nhập quỹ tiền mặt căn chứng từ gì?

Rút tiền gửi ngân hàng về nhập quỹ tiền mặt căn chứng từ gì là thắc mắc phổ biến của nhiều kế toán, đặc biệt là người mới vào nghề. Đây là nghiệp vụ thường xuyên phát sinh trong doanh nghiệp, đòi hỏi chứng từ hợp lệ, quy trình đúng chuẩn và định khoản chính xác. Bài viết sẽ hướng dẫn chi tiết chứng từ cần có, cách thực hiện và những lưu ý quan trọng để bạn xử lý nghiệp vụ này đúng quy định.

Nghiệp vụ rút tiền gửi ngân hàng về nhập quỹ tiền mặt

Khái niệm và vai trò của nghiệp vụ trong quản lý dòng tiền

Rút tiền gửi ngân hàng về nhập quỹ tiền mặt là nghiệp vụ chuyển đổi một phần hoặc toàn bộ số dư tiền gửi từ tài khoản ngân hàng của doanh nghiệp sang quỹ tiền mặt tại két hoặc do thủ quỹ quản lý. Nghiệp vụ này có vai trò quan trọng trong việc đảm bảo doanh nghiệp có đủ tiền mặt để đáp ứng các khoản chi tiêu hàng ngày như thanh toán lương, chi phí mua hàng nhỏ lẻ, chi phí hành chính, hoặc các khoản chi khẩn cấp không thể thanh toán qua ngân hàng. Quản lý tốt nghiệp vụ này giúp duy trì sự linh hoạt và cân đối dòng tiền trong doanh nghiệp.

Tài khoản kế toán liên quan và định khoản nghiệp vụ cơ bản

Khi thực hiện nghiệp vụ rút tiền gửi ngân hàng về nhập quỹ tiền mặt, hai tài khoản kế toán chính được sử dụng là:

+ Tài khoản 111 – Tiền mặt: Dùng để phản ánh số tiền mặt hiện có tại quỹ doanh nghiệp (tăng khi nhận tiền).

+ Tài khoản 112 – Tiền gửi ngân hàng: Dùng để phản ánh số tiền gửi tại ngân hàng (giảm khi rút tiền).

Định khoản kế toán cơ bản:

Nợ TK 111 – Tiền mặt (số tiền rút về)

Có TK 112 – Tiền gửi ngân hàng (số tiền rút về)

Tác động tài chính và báo cáo liên quan nghiệp vụ

Nghiệp vụ này không làm thay đổi tổng tài sản của doanh nghiệp mà chỉ chuyển dịch cơ cấu giữa tiền mặt và tiền gửi. Tuy nhiên, nó ảnh hưởng đến các báo cáo tài chính như Bảng cân đối kế toán (thay đổi số dư TK 111 và TK 112) và Báo cáo lưu chuyển tiền tệ (ghi nhận trong mục lưu chuyển tiền từ hoạt động kinh doanh dưới dạng chuyển tiền nội bộ). Việc theo dõi sát sao giúp kế toán viên và ban lãnh đạo đánh giá khả năng thanh khoản và hiệu quả quản lý vốn của doanh nghiệp.

Các chứng từ cần thiết khi rút tiền gửi ngân hàng về nhập quỹ tiền mặt

Để nghiệp vụ rút tiền gửi ngân hàng về nhập quỹ tiền mặt được hợp lệ và minh bạch, cần có đầy đủ các chứng từ sau theo quy định của Luật Kế toán và các Thông tư liên quan (Thông tư 200/2014/TT-BTC, Thông tư 133/2016/TT-BTC):

Séc rút tiền và Giấy rút tiền mặt: công dụng và nội dung bắt buộc

– Séc rút tiền: Là chứng từ do doanh nghiệp lập, ủy quyền cho người được chỉ định rút tiền mặt từ tài khoản tại ngân hàng. Nội dung bắt buộc bao gồm tên đơn vị, số tài khoản, số tiền (bằng số và chữ), lý do rút, chữ ký của chủ tài khoản/kế toán trưởng và dấu doanh nghiệp.

– Giấy rút tiền mặt: Đối với các trường hợp không sử dụng séc (ví dụ, rút từ kho bạc hoặc ngân hàng yêu cầu), doanh nghiệp sẽ lập giấy rút tiền mặt theo mẫu của ngân hàng/kho bạc. Chứng từ này có nội dung tương tự séc, dùng để ngân hàng căn cứ chi tiền.

Giấy báo nợ ngân hàng: ý nghĩa và cách sử dụng trong kế toán

Sau khi ngân hàng thực hiện lệnh rút tiền, họ sẽ cung cấp “Giấy báo nợ” hoặc sao kê tài khoản ngân hàng. Giấy báo nợ là bằng chứng xác nhận số tiền đã bị ghi nợ (giảm) trên tài khoản của doanh nghiệp. Kế toán viên sẽ căn cứ vào giấy báo nợ này để đối chiếu với sổ phụ ngân hàng và ghi giảm tiền gửi ngân hàng trên sổ kế toán của mình.

Phiếu thu tiền mặt: vai trò trong kiểm soát quỹ tiền mặt

Khi tiền mặt đã được rút từ ngân hàng và nhập vào quỹ tiền mặt của doanh nghiệp, thủ quỹ hoặc kế toán sẽ lập “Phiếu thu” (Mẫu số 01-TT ban hành kèm theo Thông tư 200/2014/TT-BTC hoặc Thông tư 133/2016/TT-BTC). Phiếu thu này là chứng từ gốc quan trọng nhất để ghi nhận sự tăng lên của tiền mặt tại quỹ. Nó phải có chữ ký của người lập, kế toán trưởng, thủ quỹ, người nộp tiền (thường là người đi rút tiền về) và giám đốc duyệt. Lưu ý, Phiếu thu phải được đánh số thứ tự liên tục để tiện kiểm soát.

Các chứng từ bổ sung như ủy nhiệm chi, bảng kê thanh toán

Tùy thuộc vào quy định của ngân hàng hoặc mục đích sử dụng tiền, có thể có các chứng từ bổ sung:

+ Ủy nhiệm chi: Trong một số trường hợp, doanh nghiệp có thể cần lập ủy nhiệm chi để yêu cầu ngân hàng chuyển tiền nội bộ hoặc thanh toán cho bên thứ ba, sau đó rút phần còn lại về quỹ.

+ Bảng kê thanh toán/Tờ trình: Là các chứng từ nội bộ, ghi rõ lý do, số tiền cần rút và được các cấp có thẩm quyền phê duyệt trước khi lập séc/giấy rút tiền.

Quy trình thực hiện rút tiền gửi ngân hàng nhập quỹ tiền mặt

Chuẩn bị chứng từ và phê duyệt trong nội bộ doanh nghiệp

– Người đề nghị rút tiền (hoặc kế toán) lập Phiếu đề xuất rút tiền/Bảng kê thanh toán, trình Giám đốc/Kế toán trưởng phê duyệt về số tiền và mục đích.

– Kế toán căn cứ phê duyệt để lập Séc rút tiền hoặc Giấy rút tiền mặt.

– Các chứng từ này phải được ký bởi người lập, kế toán trưởng và Giám đốc (hoặc người được ủy quyền), đóng dấu doanh nghiệp.

Thủ tục rút tiền tại ngân hàng hoặc kho bạc

– Người được ủy quyền mang Séc rút tiền/Giấy rút tiền mặt và giấy tờ tùy thân đến ngân hàng.

– Ngân hàng kiểm tra tính hợp lệ của chứng từ, xác minh người rút tiền và tiến hành chi tiền mặt.

– Ngân hàng cung cấp Giấy báo nợ/Sao kê tài khoản làm bằng chứng cho giao dịch.

Ghi nhận và kiểm soát chứng từ tại quỹ tiền mặt doanh nghiệp

– Khi người rút tiền bàn giao tiền mặt cho thủ quỹ, thủ quỹ kiểm đếm và cùng kế toán lập Phiếu thu tiền mặt.

– Phiếu thu phải có chữ ký đầy đủ của người nộp tiền, thủ quỹ, kế toán trưởng, giám đốc.

– Kế toán căn cứ Phiếu thu và Giấy báo nợ để thực hiện định khoản Nợ TK 111 / Có TK 112.

– Lưu trữ đầy đủ các chứng từ gốc theo quy định để phục vụ công tác kiểm tra, đối chiếu sau này.

So sánh tài khoản 331 với các tài khoản 111, 112, 133, 152, 156 trong nghiệp vụ liên quan

Mặc dù nghiệp vụ rút tiền gửi ngân hàng về nhập quỹ tiền mặt chủ yếu liên quan đến TK 111 (Tiền mặt) và TK 112 (Tiền gửi ngân hàng), việc hiểu rõ mối quan hệ với các tài khoản khác giúp kế toán có cái nhìn toàn diện về dòng tiền và công nợ doanh nghiệp.

Chức năng và định khoản từng tài khoản

– TK 111 (Tiền mặt), TK 112 (Tiền gửi ngân hàng): Là tài khoản tài sản, phản ánh tiền mặt, tiền gửi tại ngân hàng. Rút tiền là chuyển tiền từ 112 sang 111.

– TK 331 (Phải trả cho người bán): Tài khoản nợ phải trả, dùng để theo dõi các khoản công nợ với nhà cung cấp. Nếu tiền rút về dùng để trả nợ cho người bán bằng tiền mặt, nghiệp vụ sẽ là Nợ TK 331 / Có TK 111.

– TK 133 (Thuế GTGT được khấu trừ): Tài khoản tài sản, phản ánh số thuế GTGT đầu vào được khấu trừ. Không trực tiếp liên quan đến rút tiền mặt nhập quỹ mà liên quan đến các nghiệp vụ mua bán.

– TK 152 (Nguyên liệu, vật liệu), TK 156 (Hàng hóa): Tài khoản tài sản, phản ánh giá trị tồn kho nguyên vật liệu và hàng hóa. Nếu tiền mặt rút về dùng để mua vật liệu/hàng hóa, nghiệp vụ sẽ là Nợ TK 152/156 / Có TK 111.

Việc hiểu rõ chức năng từng tài khoản giúp kế toán hạch toán đúng mục đích sử dụng tiền mặt sau khi rút về.

Các sai sót thường gặp và cách xử lý khi rút tiền gửi ngân hàng về nhập quỹ tiền mặt

Sai sót liên quan chứng từ, kép định khoản, nhập liệu sai

– Thiếu hoặc sai chứng từ: Không có đủ séc, giấy báo nợ, phiếu thu hoặc các chứng từ này không hợp lệ (thiếu chữ ký, dấu).

– Kép định khoản: Hạch toán trùng lặp nghiệp vụ, ví dụ vừa ghi nhận theo Giấy báo nợ vừa ghi nhận theo Phiếu thu, dẫn đến sai số.

– Nhập liệu sai số tiền: Lỗi đánh máy hoặc nhầm lẫn số tiền khi ghi sổ.

Các bước kiểm tra và điều chỉnh bút toán

– Đối chiếu sổ quỹ tiền mặt với sổ phụ ngân hàng định kỳ và khi có giao dịch lớn.

– Kiểm tra tính logic và hợp lệ của toàn bộ bộ chứng từ gốc.

– Khi phát hiện sai sót, lập biên bản điều chỉnh, ghi bút toán điều chỉnh (bút toán đỏ hoặc ghi âm) để sửa chữa.

Biện pháp phòng tránh lỗi trong quản lý quỹ tiền mặt

– Thực hiện nguyên tắc bất kiêm nhiệm giữa kế toán và thủ quỹ.

– Xây dựng quy trình luân chuyển và kiểm soát chứng từ rõ ràng, chặt chẽ.

– Đào tạo và nâng cao nghiệp vụ cho đội ngũ kế toán, thủ quỹ.

Mẹo và công cụ hỗ trợ quản lý nghiệp vụ rút tiền gửi nhập quỹ tiền mặt

Áp dụng phần mềm kế toán tự động và lưu trữ chứng từ điện tử

Việc sử dụng các phần mềm kế toán phổ biến như MISA, Fast, Bravo… giúp tự động hóa quy trình nhập liệu, định khoản, và lập báo cáo. Phần mềm cũng hỗ trợ lưu trữ chứng từ điện tử, dễ dàng tra cứu và đối chiếu.

Phân quyền và kiểm soát chéo trong luân chuyển chứng từ

Thiết lập hệ thống phân quyền rõ ràng (người đề nghị, người lập chứng từ, người duyệt, thủ quỹ) để đảm bảo tính minh bạch và tránh sai sót, gian lận. Kiểm soát chéo là công cụ hữu hiệu để phát hiện và ngăn ngừa lỗi.

Báo cáo phân tích dòng tiền và đánh giá hiệu quả quản lý

Thường xuyên lập và phân tích báo cáo dòng tiền, đối chiếu số liệu tiền mặt và tiền gửi với kế hoạch chi tiêu. Điều này giúp đánh giá hiệu quả quản lý quỹ tiền mặt, đảm bảo doanh nghiệp luôn có đủ khả năng thanh toán.

Nghiệp vụ rút tiền gửi ngân hàng về nhập quỹ tiền mặt không phức tạp nhưng đòi hỏi sự cẩn trọng và tuân thủ chặt chẽ các quy định về chứng từ. Việc nắm vững “rút tiền gửi ngân hàng về nhập quỹ tiền mặt căn chứng từ gì” cùng quy trình thực hiện chuẩn xác sẽ giúp kế toán viên làm việc hiệu quả, đảm bảo tính hợp lệ của số liệu và sự minh bạch trong quản lý tài chính doanh nghiệp.

Bài viết cùng chủ đề