Tài khoản 138 số dư bên nào? Giải đáp chi tiết

Tài khoản 138 số dư bên nào là vấn đề quan trọng trong kế toán doanh nghiệp, đặc biệt với các SME.

Nhiều kế toán viên thường lúng túng khi tài khoản này phát sinh số dư bất thường. Tài khoản 138 – Phải thu khác phản ánh nhiều khoản nợ phải thu và tiềm ẩn rủi ro nếu không được theo dõi, xử lý đúng.

Bài viết sẽ làm rõ bản chất, kết cấu số dư và hướng dẫn cách hạch toán theo Thông tư 133 và 200.

1. Tài khoản 138 là gì và đặc điểm số dư

Khái niệm tài khoản 138 – Phải thu khác theo Thông tư 133 và Thông tư 200

Tài khoản 138 “Phải thu khác” dùng để phản ánh các khoản nợ phải thu của doanh nghiệp ngoài phạm vi các tài khoản 131 (Phải thu khách hàng) và 136 (Phải thu nội bộ). Các khoản này rất đa dạng, bao gồm tài sản thiếu chờ xử lý, các khoản phải thu về cổ phần hóa, lãi, cổ tức được chia, các khoản cho mượn không dùng tiền, hay các khoản chi hộ chưa thu lại được. Cơ sở pháp lý chính cho tài khoản này là Thông tư 133/2016/TT-BTC áp dụng cho doanh nghiệp nhỏ và vừa, cùng với Thông tư 200/2014/TT-BTC cho các doanh nghiệp lớn.

Kết cấu và bản chất số dư tài khoản 138

Tài khoản 138 được chi tiết thành ba tài khoản cấp 2: 1381 (Tài sản thiếu chờ xử lý), 1385 (Phải thu về cổ phần hóa) và 1388 (Phải thu khác). Thông thường, tài khoản 138 có số dư bên Nợ, thể hiện tổng giá trị các khoản nợ phải thu mà doanh nghiệp chưa thu được tại thời điểm báo cáo. Tuy nhiên, trong một số trường hợp đặc biệt, tài khoản này có thể phát sinh số dư bên Có, phản ánh số tiền đã thu vượt quá số phải thu hoặc các khoản điều chỉnh theo quyết định.

Ý nghĩa số dư bên Nợ và bên Có

Số dư bên Nợ của tài khoản 138 là chỉ tiêu quan trọng, phản ánh các khoản phải thu chưa được thu hồi. Điều này đồng nghĩa với việc doanh nghiệp đang bị chiếm dụng vốn hoặc chờ đợi các quyết định xử lý. Ngược lại, số dư bên Có thể hiện tình huống doanh nghiệp đã thu thừa tiền từ một đối tượng cụ thể hoặc đã thực hiện các bút toán kết chuyển sang tài khoản khác sau khi khoản phải thu đã được thanh toán hoặc xử lý. Ví dụ, một khoản ứng trước cho nhà cung cấp nhưng sau đó hợp đồng bị hủy và tiền hoàn lại được ghi nhận vào bên Có TK 138.

2. Phân biệt các tài khoản cấp 2 của tài khoản 138

Tài khoản 1381 – Tài sản thiếu chờ xử lý

Tài khoản 1381 dùng để phản ánh giá trị tài sản thiếu hụt chưa xác định được nguyên nhân hoặc nguyên nhân đã xác định nhưng đang chờ quyết định xử lý từ cấp có thẩm quyền. Khi kiểm kê phát hiện thiếu tài sản (nguyên vật liệu, hàng hóa, tiền mặt), kế toán ghi Nợ TK 1381 và Có các tài khoản tài sản tương ứng. Sau khi có quyết định, khoản này sẽ được xử lý vào chi phí, bồi thường hoặc các tài khoản liên quan khác.

Tài khoản 1385 – Phải thu về cổ phần hóa

Tài khoản 1385 ghi nhận các khoản phải thu phát sinh trong quá trình cổ phần hóa doanh nghiệp nhà nước. Các khoản này có thể là chi phí cổ phần hóa đã được cấp bù nhưng chưa sử dụng hết hoặc các khoản thu từ việc bán cổ phần. Kế toán sẽ hạch toán vào tài khoản này khi phát sinh quyền thu và xử lý khi có quyết toán chi phí cổ phần hóa, đảm bảo tính minh bạch trong quá trình chuyển đổi sở hữu.

Tài khoản 1388 – Phải thu khác

Tài khoản 1388 tập hợp tất cả các khoản phải thu khác ngoài phạm vi các TK 131, 136, 1381, 1385. Đây là một tài khoản tổng hợp cho nhiều loại giao dịch như các khoản chi hộ cho bên thứ ba, các khoản cho mượn tài sản phi tiền tệ, cổ tức và lợi nhuận được chia nhưng chưa thu, các khoản bồi thường thiệt hại phải thu, hoặc các khoản tạm ứng quá hạn. Tài khoản 1388 có thể có số dư bên Nợ (chưa thu) hoặc số dư bên Có (thu thừa hoặc điều chỉnh).

3. Ảnh hưởng của số dư tài khoản 138 đến báo cáo tài chính và quản lý doanh nghiệp

Vai trò số dư TK 138 trên bảng cân đối kế toán

Trên Bảng cân đối kế toán, số dư bên Nợ của tài khoản 138 được trình bày trong mục “Tài sản ngắn hạn” dưới dạng “Phải thu khác”. Sự tăng lên của số dư này làm tăng tổng tài sản của doanh nghiệp. Trong một số ít trường hợp có số dư bên Có, nó có thể làm giảm tài sản hoặc, nếu là khoản thu thừa chưa xác định, được xếp vào “Nợ phải trả” hoặc “Doanh thu chưa thực hiện” tùy theo bản chất khoản mục, ảnh hưởng đến cân đối tài sản và nguồn vốn.

Ảnh hưởng đến quản lý công nợ và dòng tiền

Số dư bên Nợ của tài khoản 138 phản ánh các khoản tiền đang bị chiếm dụng, gây rủi ro về dòng tiền và khả năng thanh toán của doanh nghiệp. Việc quản lý lỏng lẻo các khoản phải thu khác có thể dẫn đến thất thoát vốn. Đối với số dư bên Có, dù ít phổ biến hơn, nó đòi hỏi sự quản lý chi tiết để xác định rõ nguyên nhân thu thừa, tránh sai sót và đảm bảo hoàn trả hoặc điều chỉnh đúng đối tượng, tránh các vấn đề pháp lý.

Xử lý số dư ngoại tệ và chênh lệch tỷ giá

Trong trường hợp tài khoản 138 phát sinh các khoản phải thu bằng ngoại tệ, doanh nghiệp cần thực hiện đánh giá lại số dư cuối kỳ theo tỷ giá giao dịch thực tế tại thời điểm lập báo cáo tài chính (đối với Thông tư 200) hoặc tỷ giá ghi sổ bình quân (Thông tư 133) nếu có. Chênh lệch tỷ giá hối đoái phát sinh do đánh giá lại sẽ được ghi nhận vào doanh thu tài chính hoặc chi phí tài chính, ảnh hưởng trực tiếp đến kết quả kinh doanh của doanh nghiệp.

4. Sai sót thường gặp và hướng dẫn xử lý số dư tài khoản 138

Các sai sót phổ biến liên quan số dư bên Có tài khoản 138

Một sai sót thường gặp là ghi nhận số dư bên Có tài khoản 138 mà không rõ ràng nguyên nhân, thiếu các chứng từ xử lý cần thiết như biên bản đối chiếu, quyết định hoàn trả hay chứng từ chuyển khoản. Điều này có thể xuất phát từ việc hạch toán nhầm lẫn giữa các tài khoản, không theo dõi chi tiết đối tượng hoặc không kịp thời điều chỉnh các khoản thu thừa. Việc thiếu thông tin đầy đủ khiến số dư bên Có trở nên khó hiểu và tiềm ẩn rủi ro sai lệch báo cáo.

Phương pháp xử lý các trường hợp số dư tài khoản 138 không khớp

Khi phát hiện số dư tài khoản 138 không khớp hoặc có số dư bên Có bất thường, kế toán cần đối chiếu kỹ lưỡng các chứng từ gốc và sổ chi tiết của từng đối tượng. Xác định rõ nguyên nhân phát sinh số dư đó. Từ đó, thực hiện các bút toán điều chỉnh phù hợp: hoàn trả tiền cho đối tượng (nếu thu thừa), kết chuyển sang tài khoản phải trả phù hợp, hoặc ghi nhận vào thu nhập khác nếu khoản thu không cần hoàn trả và đã được xử lý theo quy định.

Giải pháp tối ưu quản lý và theo dõi tài khoản 138

Để quản lý tài khoản 138 hiệu quả, doanh nghiệp nên thực hiện kiểm kê, đối chiếu công nợ định kỳ và hạch toán chi tiết cho từng đối tượng. Việc sử dụng phần mềm kế toán hiện đại giúp tự động hóa quá trình ghi nhận, đối chiếu và cảnh báo các số dư bất thường. Điều này không chỉ nâng cao hiệu quả quản lý công nợ, giảm thiểu sai sót mà còn giúp doanh nghiệp đưa ra các quyết định kịp thời về thu hồi và xử lý các khoản phải thu, đảm bảo dòng tiền ổn định.

Việc hiểu rõ và quản lý chính xác tài khoản 138 là điều cần thiết để đảm bảo sự minh bạch và tuân thủ pháp luật trong kế toán. Nắm vững bản chất số dư bên Nợ, bên Có và áp dụng đúng các quy định của Thông tư 133 và Thông tư 200 sẽ giúp kế toán viên xử lý hiệu quả các tình huống phát sinh. Hãy thường xuyên rà soát, đối chiếu và sử dụng công nghệ để tối ưu hóa quy trình quản lý các khoản phải thu khác trong doanh nghiệp.

Bài viết cùng chủ đề