Tài khoản 151 được sử sụng khi nào: Hướng dẫn chi tiết

Tài khoản 151 được sử dụng khi nào là thắc mắc phổ biến của nhiều kế toán viên, đặc biệt là người mới vào nghề. Trong quản lý hàng tồn kho, việc hạch toán đúng tài khoản 151 – Hàng mua đang đi đường giúp doanh nghiệp phản ánh chính xác giá trị hàng hóa đã thanh toán nhưng chưa nhập kho, tối ưu vốn lưu động và đảm bảo tính minh bạch của báo cáo tài chính theo Thông tư 200/2014/TT-BTC.

Khái niệm và phạm vi sử dụng tài khoản 151

Tài khoản 151 là gì?

Tài khoản 151, tên đầy đủ là “Hàng mua đang đi đường”, được sử dụng để phản ánh giá trị của hàng hóa, vật tư (nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa) mà doanh nghiệp đã mua từ nhà cung cấp nhưng chưa về đến kho của mình hoặc chưa được nhập kho theo đúng quy trình. Đây là những tài sản đã chuyển quyền sở hữu sang doanh nghiệp nhưng đang trong quá trình vận chuyển, gửi ở kho bên ngoài, hoặc chờ kiểm nhận.

Nội dung phản ánh và kết cấu tài khoản 151

Tài khoản 151 có kết cấu tương tự các tài khoản tài sản khác:

+ Bên Nợ: Phản ánh giá trị thực tế của hàng hóa, vật tư đã mua đang trên đường đi hoặc ở kho ngoài, chờ nhập kho.

+ Bên Có: Phản ánh giá trị hàng hóa, vật tư trên đường đã về nhập kho, đã xuất thẳng cho khách hàng, hoặc phát sinh hao hụt, mất mát trong quá trình vận chuyển.

+ Số dư Nợ: Phản ánh giá trị hàng mua đang đi đường cuối kỳ.

Các trường hợp thực tế sử dụng tài khoản 151

Tài khoản 151 được sử dụng trong các tình huống sau:

+ Hàng hóa, vật tư đã mua nhưng chưa về nhập kho: Doanh nghiệp đã nhận hóa đơn và thanh toán (hoặc chấp nhận thanh toán) nhưng hàng chưa về đến kho của doanh nghiệp tại thời điểm cuối kỳ kế toán.

+ Hàng gửi bán thẳng cho khách hàng: Hàng hóa được chuyển thẳng từ người bán đến khách hàng của doanh nghiệp mà không qua kho của doanh nghiệp.

+ Hàng gửi đi gia công, chế biến: Trong một số trường hợp, nếu hàng gửi đi gia công chưa hoàn thành hoặc chưa được nhập kho thành phẩm.

Nguyên tắc kế toán và cách hạch toán tài khoản 151

Nguyên tắc ghi nhận giá gốc và nguyên tắc đối chứng chứng từ

Việc ghi nhận hàng mua đang đi đường phải tuân thủ nguyên tắc giá gốc, tức là giá trị hàng mua được phản ánh theo giá mua thực tế bao gồm các chi phí liên quan như chi phí vận chuyển, bốc xếp (nếu có) và trừ đi các khoản chiết khấu thương mại, giảm giá hàng mua. Mọi nghiệp vụ phải có đầy đủ chứng từ hợp lệ như hóa đơn VAT, hợp đồng mua bán, biên bản giao nhận.

Hạch toán khi nhận hóa đơn mua hàng nhưng hàng chưa về

Khi doanh nghiệp nhận được hóa đơn mua hàng nhưng hàng hóa, vật tư chưa về nhập kho, kế toán ghi nhận:

Nợ TK 151: Giá trị hàng mua chưa có thuế.

Nợ TK 133: Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có).

Có TK 111, 112, 331: Tổng giá thanh toán (tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, phải trả người bán).

Hạch toán khi hàng về nhập kho hoặc xử lý hao hụt

Khi hàng về nhập kho, kế toán ghi nhận:

Nợ TK 152, 153, 156… (Tùy loại hàng hóa, vật tư): Giá trị hàng thực nhập kho.

Có TK 151: Giá trị hàng đã nhập kho.

Trường hợp phát sinh hao hụt, mất mát trong quá trình vận chuyển (ngoài định mức và chưa xác định rõ nguyên nhân):

Nợ TK 1381: Giá trị hao hụt, mất mát chờ xử lý.

Có TK 151: Giá trị hao hụt, mất mát.

Minh họa ví dụ kế toán tài khoản 151

Ví dụ: Ngày 28/12/N, Công ty A mua 100 tấn vật liệu với giá 500.000 VNĐ/tấn (chưa VAT 10%), tổng giá trị 50.000.000 VNĐ. Công ty đã nhận hóa đơn và thanh toán bằng chuyển khoản, nhưng vật liệu dự kiến sẽ về kho vào ngày 03/01/N+1.

– Ngày 28/12/N: Ghi nhận hàng mua đang đi đường và công nợ.

Nợ TK 151: 50.000.000 VNĐ

Nợ TK 133: 5.000.000 VNĐ

Có TK 112: 55.000.000 VNĐ

– Ngày 03/01/N+1: Vật liệu về nhập kho đầy đủ.

Nợ TK 152: 50.000.000 VNĐ

Có TK 151: 50.000.000 VNĐ

Quản lý và ảnh hưởng tài khoản 151 trong doanh nghiệp

Theo dõi hàng mua theo hợp đồng, lô hàng và chủng loại hàng hóa

Để quản lý tài khoản 151 hiệu quả, doanh nghiệp cần có hệ thống theo dõi chi tiết từng lô hàng, từng hợp đồng mua bán và chủng loại hàng hóa đang trên đường. Điều này giúp kế toán dễ dàng đối chiếu với hóa đơn và chứng từ vận chuyển, giảm thiểu sai sót, đồng thời cung cấp thông tin kịp thời cho bộ phận quản lý kho và mua hàng.

Ảnh hưởng của tài khoản 151 đến quản lý tài sản và vốn lưu động

Mặc dù hàng chưa về kho vật lý, nhưng giá trị hàng mua đang đi đường vẫn là một phần của tài sản lưu động của doanh nghiệp. Việc ghi nhận chính xác tài khoản 151 ảnh hưởng trực tiếp đến tổng tài sản trên Bảng cân đối kế toán và thể hiện lượng vốn đã được “đặt cọc” vào hàng hóa đang vận chuyển. Quản lý tốt giúp doanh nghiệp có cái nhìn đúng đắn về tình hình tài chính và luân chuyển vốn.

So sánh tài khoản 151 với các tài khoản hàng tồn kho khác

Để hiểu rõ hơn về tài khoản 151, cần phân biệt nó với các tài khoản hàng tồn kho khác như 152 (Nguyên vật liệu), 153 (Công cụ, dụng cụ), 156 (Hàng hóa) theo Thông tư 200/2014/TT-BTC:

FAQ – Các câu hỏi thường gặp về tài khoản 151 dùng khi nào

Tài khoản 151 dùng để phản ánh gì?

Tài khoản 151 dùng để phản ánh giá trị của các loại hàng hóa, vật tư, nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ mà doanh nghiệp đã mua và thuộc quyền sở hữu, nhưng tại thời điểm ghi nhận chưa thực sự nhập kho của doanh nghiệp, chúng đang trong quá trình vận chuyển hoặc nằm ở kho bên ngoài chờ xử lý.

Khi nào nên ghi nhận hàng mua vào tài khoản 151?

Doanh nghiệp nên ghi nhận hàng mua vào tài khoản 151 khi đã nhận được hóa đơn mua hàng và thanh toán (hoặc chấp nhận thanh toán), nhưng hàng hóa vật tư vẫn chưa về đến kho của doanh nghiệp, đặc biệt là vào cuối kỳ kế toán.

Cách ghi nhận hàng về nhập kho khi sử dụng tài khoản 151?

Khi hàng mua đang đi đường thực tế về đến kho và đã hoàn tất thủ tục nhập kho, kế toán sẽ ghi có cho tài khoản 151 và ghi nợ cho tài khoản hàng tồn kho phù hợp (ví dụ: TK 152 cho nguyên vật liệu, TK 156 cho hàng hóa).

Làm sao để quản lý và kiểm soát tài khoản 151 tốt?

Để quản lý tốt tài khoản 151, doanh nghiệp cần thiết lập quy trình đối chiếu chặt chẽ giữa hóa đơn, hợp đồng mua bán và chứng từ vận chuyển. Đồng thời, theo dõi chi tiết theo từng lô hàng, hợp đồng và thường xuyên kiểm tra, đối soát để kịp thời xử lý các trường hợp hao hụt, mất mát hoặc hàng chậm về.

Hy vọng qua bài viết này, bạn đọc đã nắm rõ hơn về vai trò và cách hạch toán tài khoản 151 – Hàng mua đang đi đường theo đúng các quy định hiện hành. Việc áp dụng chuẩn xác tài khoản này không chỉ giúp kế toán viên thực hiện công việc đúng pháp luật mà còn đảm bảo tính minh bạch và chính xác của các báo cáo tài chính doanh nghiệp. Kế toán viên cần luôn cập nhật các Thông tư và Chuẩn mực Kế toán Việt Nam mới nhất để đảm bảo các nghiệp vụ được ghi nhận một cách chính xác và hiệu quả.

Bài viết cùng chủ đề