Tài khoản 331 dư nợ và dư có cách hạch toán – chuẩn Thông tư 133/2016

Trong hệ thống kế toán doanh nghiệp, Tài khoản 331 – Phải trả cho người bán là một trong những tài khoản trọng yếu thuộc nhóm Nợ phải trả. Đây là công cụ phản ánh toàn bộ tình hình thanh toán giữa doanh nghiệp và người bán vật tư, hàng hóa, dịch vụ, tài sản cố định, bất động sản đầu tư cũng như các khoản phải trả cho nhà thầu xây lắp.

Điểm quan trọng cần lưu ý: Tài khoản 331 không phản ánh các giao dịch mua trả tiền ngay, mà chỉ ghi nhận các khoản phát sinh công nợ. 

I. Tài khoản 331 là gì?

Tài khoản 331 là gì?

Theo Thông tư 200/2014/TT-BTC và Thông tư 177/2015/TT-BTC:

+ Tài khoản 331 dùng để phản ánh tình hình thanh toán nợ phải trả cho người bán, nhà cung cấp, nhà thầu xây lắp chính – phụ theo hợp đồng đã ký.

+ Ngoài ra, Tải khoản 331 cũng phản ánh số tiền đã ứng trước cho người bán nhưng chưa nhận được hàng hóa, dịch vụ.

+ Tài khoản này được sử dụng ở cả Trụ sở chính và các chi nhánh.

👉 Như vậy, Tài khoản 331 chính là “bức tranh” thể hiện mối quan hệ công nợ của doanh nghiệp với đối tác cung cấp.

II. Nguyên tắc kế toán Tài khoản 331 – Phải trả cho người bán

Căn cứ Khoản 1 Điều 51 Thông tư 200/2014/TT-BTC, bổ sung tại Khoản 1 Điều 15 Thông tư 177/2015/TT-BTC:

+ Chi tiết từng đối tượng: Nợ phải trả cho người bán, nhà thầu cần được hạch toán riêng, chi tiết cho từng đối tượng.

+ Ứng trước: Trong từng đối tượng, Tài khoản 331 cũng phản ánh số tiền ứng trước cho người bán/nhà thầu.

+ Ngoại tệ:

• • Phát sinh nợ phải trả: quy đổi theo tỷ giá giao dịch thực tế (tỷ giá bán của ngân hàng).

  • Thanh toán: sử dụng tỷ giá ghi sổ thực tế đích danh.

  • Định kỳ báo cáo tài chính: đánh giá lại công nợ ngoại tệ theo tỷ giá bán của ngân hàng nơi thường xuyên giao dịch.

+ Nhập khẩu ủy thác: Bên giao nhập khẩu ủy thác cũng phải ghi nhận trên Tài khoản 331 số tiền phải trả cho bên nhận nhập khẩu.

+ Hàng chưa có hóa đơn: Nếu cuối tháng chưa có hóa đơn, kế toán dùng giá tạm tính để ghi nhận và điều chỉnh khi có giá chính thức.

+ Chiết khấu, giảm giá: Phải hạch toán riêng biệt, rõ ràng.

+ Bảo hiểm tiền gửi (BHTG): Tài khoản 331 còn dùng để phản ánh khoản nợ phải trả cho người gửi tiền khi tổ chức tham gia BHTG mất khả năng chi trả.

👉 Các nguyên tắc trên đảm bảo rằng Tài khoản 331 luôn trung thực, minh bạch, phản ánh đúng thực trạng công nợ của doanh nghiệp.

III. Kết cấu và nội dung phản ánh của Tài khoản 331

IV. Hướng dẫn hạch toán tài khoản 331 – Phải trả người bán

1. Ghi nhận công nợ phải trả khi mua hàng hóa, vật tư, tài sản cố định mà chưa thanh toán

1.1. Đối với giao dịch trong nước

+ Trường hợp thuế GTGT đầu vào được khấu trừ:

Kế toán ghi nhận:

+ Nợ các TK: 152, 153, 156, 157, 211, 213 hoặc 611 (giá mua chưa bao gồm thuế GTGT)

+ Nợ TK 133: Thuế GTGT được khấu trừ

+ Có TK 331: Tổng giá thanh toán (đã bao gồm thuế GTGT)

+ Trường hợp thuế GTGT đầu vào không được khấu trừ:

Kế toán ghi:

+ Nợ các TK: 152, 153, 156, 157, 211, 213 hoặc 611 (giá trị đã bao gồm thuế GTGT)

+ Có TK 331: Tổng giá trị phải trả cho người bán

1.2. Đối với hàng nhập khẩu

+ Trường hợp thuế GTGT đầu vào được khấu trừ:

Hạch toán như sau:

+ Nợ các TK: 152, 153, 156, 157, 211, 213 hoặc 611 (giá trị hàng chưa bao gồm thuế)

+ Có TK 331: Tiền hàng phải trả

+ Có các TK thuế khác (nếu có):

• • TK 3332: Thuế tiêu thụ đặc biệt

  • TK 3333: Thuế nhập khẩu

  • TK 33381: Thuế bảo vệ môi trường+

+ Nợ TK 133: Thuế GTGT nhập khẩu được khấu trừ

+ Có TK 33312: Thuế GTGT hàng nhập khẩu

+ Trường hợp thuế GTGT không được khấu trừ:

Hạch toán:

+ Nợ các TK: 152, 153, 156, 157, 211, 213 hoặc 611

+ Có các TK:

• • TK 331: Giá trị hàng nhập khẩu chưa có thuế

  • TK 33312: Thuế GTGT hàng nhập khẩu

  • TK 3332, 3333, 33381: Các loại thuế khác liên quan

2. Ghi nhận phải trả người bán khi đầu tư xây dựng cơ bản theo phương thức giao thầu

Nếu thuế GTGT được khấu trừ:

+ Nợ TK 241: Chi phí đầu tư xây dựng cơ bản chưa có thuế

+ Nợ TK 133: Thuế GTGT được khấu trừ

+ Có TK 331: Tổng giá trị thanh toán bao gồm thuế

Nếu thuế GTGT không được khấu trừ:

+ Nợ TK 241: Tổng chi phí đầu tư xây dựng cơ bản (đã bao gồm thuế)

+ Có TK 331: Tổng giá trị phải trả cho nhà thầu

3. Hạch toán các khoản ứng trước hoặc thanh toán cho người bán

3.1. Trường hợp thanh toán hoặc ứng trước bằng tiền Việt Nam đồng

Ghi sổ như sau:

Nợ TK 331: Giảm công nợ do đã ứng trước hoặc thanh toán

Có các TK:

+ TK 1111: Chi tiền mặt

+ TK 1121: Chuyển khoản

+ TK 341: Vay để trả trước người bán (nếu có)

3.2. Trường hợp ứng trước hoặc thanh toán cho người bán bằng ngoại tệ

a) Khi có khoản ứng trước:

Tại thời điểm ứng trước:

+ Ghi tăng công nợ phải trả:

• • • Nợ TK 331: Theo tỷ giá thực tế (tỷ giá bán của ngân hàng nơi doanh nghiệp thường xuyên giao dịch tại thời điểm ứng tiền).

    • Nợ TK 635: Chênh lệch lỗ tỷ giá nếu tỷ giá thực tế < tỷ giá ghi sổ TK tiền.

    • Có TK 1112, 1122: Ghi theo tỷ giá sổ kế toán của TK tiền.

    • Có TK 515: Chênh lệch lãi tỷ giá nếu tỷ giá thực tế > tỷ giá ghi sổ kế toán của TK tiền.

Tại thời điểm thanh toán phần còn lại:

+ Số tiền thanh toán tiếp theo được ghi nhận theo tỷ giá thực tế tại thời điểm phát sinh.

b) Khi thanh toán không qua bước ứng trước:

+ Nợ TK 331: Ghi theo tỷ giá sổ kế toán.

+ Nợ TK 635: Ghi nhận khoản lỗ chênh lệch tỷ giá nếu tỷ giá Tài khoản 331 < tỷ giá ghi sổ TK tiền.

+ Có TK 1112, 1122: Theo tỷ giá ghi sổ kế toán của TK tiền.

+ Có TK 515: Nếu tỷ giá Tài khoản 331 > tỷ giá ghi sổ TK tiền (ghi nhận lãi tỷ giá)

4. Xử lý công nợ khi được hoàn lại tiền đã ứng trước

a) Nhận lại bằng VND:

+ Nợ TK 111, 112,…: Ghi nhận tiền thực nhận.

+ Có TK 331: Giảm công nợ phải trả do đã hoàn ứng.

b) Nhận lại bằng ngoại tệ:

+ Nợ TK 111, 112,…: Theo tỷ giá thực tế nhận lại.

+ Nợ TK 635: Ghi nhận lỗ tỷ giá nếu tỷ giá thực tế < tỷ giá ghi sổ.

+ Có TK 331: Ghi theo tỷ giá sổ kế toán.

+ Có TK 515: Ghi nhận lãi tỷ giá nếu tỷ giá thực tế > tỷ giá sổ kế toán.

5. Hạch toán công nợ khi mua dịch vụ

a) Nếu thuế GTGT đầu vào được khấu trừ:

Nợ các TK chi phí, tài sản như:

+ 1562 (dịch vụ liên quan hàng hóa)

+ 241 (xây dựng cơ bản dở dang)

+ 242 (trả trước dài hạn)

+ 623, 627, 641, 642, 635, 811 (các chi phí phát sinh)

• Nợ TK 133: Phần thuế GTGT được khấu trừ

• Có TK 331: Tổng số tiền phải thanh toán cho nhà cung cấp.

b) Nếu thuế GTGT đầu vào không được khấu trừ:

+ Ghi toàn bộ giá trị thanh toán (gồm cả thuế) vào các TK chi phí, tài sản tương ứng như trên.

+ Có TK 331: Ghi nhận công nợ.

6. Hưởng chiết khấu thanh toán từ người bán

+ Nợ TK 331: Giảm số phải trả

+ Có TK 515: Ghi nhận thu nhập từ chiết khấu thanh toán.

7. Chiết khấu thương mại, giảm giá hoặc trả lại hàng

+ Nợ TK 331: Ghi giảm công nợ theo giá trị được giảm, chiết khấu hoặc trả lại hàng

+ Có TK 133: Phần thuế GTGT (nếu có)

+ Có các TK hàng hóa, vật tư liên quan: 152, 153, 156, 611…

8. Công nợ không đòi được hoặc không xác định được người bán

• Nợ TK 331: Xóa sổ công nợ

• Có TK 711: Ghi nhận thu nhập bất thường.

9. Bán hàng đại lý (bán đúng giá, hưởng hoa hồng)

Khi nhận hàng từ bên giao đại lý:

+ Không ghi nhận vào sổ kế toán, chỉ theo dõi và trình bày trong thuyết minh báo cáo tài chính.

Khi hàng đại lý được bán ra:

+ Nợ TK 111, 112, 131…: Tổng số tiền thu về

+ Có TK 331: Giá giao bán + thuế GTGT

+ Thuyết minh báo cáo tài chính: Cập nhật tình trạng hàng đã bán

Khi xác định phần hoa hồng được hưởng:

+ Nợ TK 331: Tổng số tiền hoa hồng được hưởng

+ Có TK 511: Doanh thu hoa hồng đại lý

+ Có TK 3331: Thuế GTGT đầu ra phải nộp từ hoa hồng

Khi thanh toán cho đơn vị giao hàng:

+ Nợ TK 331: (Giá bán – hoa hồng đại lý)

+ Có TK 111, 112…: Số tiền thực thanh toán

10. Hạch toán công nợ đối với đơn vị nhận ủy thác nhập khẩu

a) Trường hợp thanh toán:

Bằng VND:

+ Nợ TK 331: Ghi nhận số phải trả

+ Có TK 1111, 1121,…: Số tiền chi trả

Bằng ngoại tệ:

+ Nợ TK 331: Ghi theo tỷ giá thực tế

+ Nợ TK 635: Lỗ tỷ giá nếu có

+ Có TK 1112, 1122: Ghi theo tỷ giá ghi sổ

+ Có TK 515: Ghi nhận lãi tỷ giá nếu có

b) Nhận hàng hóa từ bên nhận ủy thác giao:

Nợ TK 152, 153, 156, 157, 211, 213/611: Ghi giá mua chưa thuế

Có TK 331: Giá trị phải trả cho đơn vị ủy thác

Có các TK thuế phát sinh nếu có:

+ 3332: Thuế TTĐB

+ 3333: Thuế nhập khẩu

+ 33381: Thuế BVMT

Nợ TK 133: Thuế GTGT được khấu trừ

Có TK 33312: Thuế GTGT hàng nhập khẩu

c) Phí ủy thác nhập khẩu:

Nợ các TK 151, 152, 156, 211,…: Ghi nhận chi phí

Nợ TK 133: Thuế GTGT phí ủy thác

Có TK 331: Tổng số tiền phải trả cho phí ủy thác

11. Đánh giá lại công nợ ngoại tệ cuối kỳ

Tỷ giá giảm (lỗ tỷ giá):

+ Nợ TK 331: Chênh lệch do đánh giá lại

+ Có TK 413: Ghi nhận chênh lệch tỷ giá hối đoái

Tỷ giá tăng (lãi tỷ giá):

+ Nợ TK 413

+ Có TK 331

V. Ý nghĩa quản lý của Tài khoản 331

Ý nghĩa quản lý tài khoản 331

Tài khoản 331 – Phải trả cho người bán không chỉ là công cụ phản ánh các khoản công nợ phải thanh toán, mà còn mang giá trị quan trọng trong quản trị tài chính – kế toán của doanh nghiệp. Ý nghĩa quản lý của Tài khoản 331 thể hiện ở các khía cạnh sau:

1. Quản lý công nợ phải trả

Tài khoản 331 giúp doanh nghiệp theo dõi chi tiết tình hình thanh toán cho từng nhà cung cấp, nhà thầu. Qua đó, kế toán dễ dàng xác định:

+ Số tiền còn nợ chưa thanh toán.

+ Thời hạn đến hạn trả nợ.

+ Các khoản đã trả hoặc ứng trước.

Điều này giúp doanh nghiệp chủ động kế hoạch chi trả, tránh tình trạng nợ quá hạn hoặc bị phạt lãi chậm thanh toán.

2. Đảm bảo cân đối vốn lưu động

Thông qua việc theo dõi tài khoản 331, doanh nghiệp có thể tận dụng hợp lý các khoản nợ phải trả như một nguồn vốn chiếm dụng hợp pháp từ nhà cung cấp. Đây là cách giúp cải thiện khả năng thanh toán ngắn hạn, đồng thời hỗ trợ cân đối dòng tiền trong sản xuất – kinh doanh.

3. Kiểm soát chi phí và giá vốn hàng hóa

Việc ghi nhận và hạch toán chính xác trên tài khoản 331 giúp phản ánh đúng giá trị hàng hóa, dịch vụ mua vào. Qua đó, doanh nghiệp có cơ sở tính toán chính xác giá vốn, chi phí sản xuất, và lợi nhuận.

4. Hỗ trợ minh bạch tài chính và kiểm toán

Tài khoản 331 cung cấp số liệu quan trọng để lập báo cáo tài chính, đặc biệt là Bảng cân đối kế toán. Các khoản phải trả minh bạch, rõ ràng giúp doanh nghiệp nâng cao uy tín với đối tác, cơ quan thuế, ngân hàng và nhà đầu tư.

5. Công cụ kiểm soát rủi ro

Việc thường xuyên phân tích số dư tài khoản 331 giúp doanh nghiệp:

• Phát hiện sớm các khoản nợ tồn đọng, chậm thanh toán.

• Đánh giá khả năng thanh toán và rủi ro tài chính.

• Có biện pháp xử lý kịp thời, tránh phát sinh tranh chấp với nhà cung cấp.

VI. Các câu hỏi thường gặp

1. Cần lưu ý gì khi hạch toán TK 331 cho doanh nghiệp vừa và nhỏ?

• Theo Thông tư 133, các doanh nghiệp vừa và nhỏ có thể áp dụng sổ sách kế toán đơn giản, nhưng vẫn phải đảm bảo:

  • Theo dõi chi tiết các khoản nợ theo từng nhà cung cấp.

  • Lập hóa đơn, chứng từ đầy đủ.

  • Phân loại rõ ràng hàng hóa, dịch vụ, chi phí để hạch toán chính xác.

2. Có cần kiểm kê TK 331 định kỳ không?
Có. Doanh nghiệp nên kiểm tra, đối chiếu công nợ với nhà cung cấp ít nhất hàng quý, tránh sai lệch và phát sinh tranh chấp.

3. TK 331 khác gì so với TK 338 hoặc TK 141?

• TK 331: Nợ phải trả nhà cung cấp, chủ yếu hàng hóa, dịch vụ.

• TK 338: Phải trả nội bộ, giữa các đơn vị trong cùng doanh nghiệp.

• TK 141: Nợ phải trả cho người nhận vốn hoặc ứng trước của khách hàng, không liên quan nhà cung cấp.

4. Có thể gộp nhiều nhà cung cấp vào 1 TK 331 không?
Có thể, nhưng nên ghi rõ chi tiết theo từng nhà cung cấp để quản lý công nợ và kiểm tra hóa đơn, tránh nhầm lẫn và thất thoát.

VII. Kết luận 

Tài khoản 331 – Phải trả cho người bán không chỉ phản ánh số liệu kế toán mà còn giữ vai trò quan trọng trong công tác quản lý công nợ của doanh nghiệp. Việc theo dõi chặt chẽ TK 331 giúp doanh nghiệp chủ động kế hoạch thanh toán, tận dụng nguồn vốn chiếm dụng hợp pháp, kiểm soát chi phí và đảm bảo tính minh bạch tài chính.

Trong bối cảnh cạnh tranh ngày càng gay gắt, quản lý hiệu quả TK 331 chính là chìa khóa để doanh nghiệp nâng cao uy tín, hạn chế rủi ro và duy trì sự ổn định trong hoạt động sản xuất – kinh doanh.

THÔNG TIN LIÊN HỆ:
• Website: https://luatthue.net/
• Fanpage: https://www.facebook.com/ketoananta